Alemanha: Autorização ao abrigo da Secção 16b com validade até meados do ano: os 140 dias úteis são calculados proporcionalmente?

O desafio: dois limites distintos, um funcionário

As equipas de RH que gerem colaboradores titulares da autorização de residência para estudantes ao abrigo da Secção 16b da Alemanha deparam-se com uma questão recorrente em matéria de conformidade: quando a autorização está prestes a expirar, durante quantos dias mais o colaborador pode efetivamente trabalhar?

A confusão surge porque se aplicam simultaneamente dois parâmetros legais distintos — a data de validade da autorização e o limite anual de dias de trabalho. Estes são regidos por regras diferentes e não interagem da forma como a maioria dos profissionais de RH supõe. Muitas equipas acreditam, erradamente, que uma autorização que expira, digamos, daqui a quatro meses, significa que apenas uma fração da quota de 140 dias está disponível, uma vez que a autorização não abrange um ano completo.

Essa suposição está incorreta. O n.º 3 do artigo 16.º-B da Lei da Residência fixa o limite de trabalho em 140 dias úteis completos por ano civil — um contingente anual fixo que decorre de 1 de janeiro a 31 de dezembro. Nem o Serviço de Estrangeiros nem a Agência Federal de Emprego calculam este limite proporcionalmente com base na data de emissão ou de validade da autorização. Se o estudante tiver utilizado, por exemplo, 60 dias no início do ano, restam 80 dias úteis — e esses 80 dias podem ser trabalhados na totalidade antes do termo da validade da autorização, mesmo que faltem apenas quatro meses para o seu termo.

O risco prático é precisamente o contrário: por vezes, os empregadores permitem que o trabalho continue após o termo da validade da autorização, partindo do princípio de que o saldo de dias remanescentes confere autorização para continuar. Mas não é assim. Assim que a autorização expira, a autorização de trabalho cessa — independentemente do número de dias não utilizados do saldo anual.

A abordagem da Jobbatical

O Jobbatical ajuda as equipas de RH a acompanhar, em paralelo, tanto o número de dias trabalhados como a validade da autorização, garantindo que nenhum dos limites seja ultrapassado. No caso dos colaboradores cuja autorização esteja prestes a expirar, a equipa de imigração do Jobbatical aconselha a iniciar o processo de pedido da Autorização de Trabalho Qualificada na Alemanha ou de outra autorização subsequente adequada com bastante antecedência em relação à data de expiração — normalmente com 8 a 12 semanas de antecedência — para que a continuidade do emprego não seja interrompida.

Como funciona na prática a regra dos 140 dias

Nos termos do n.º 3 do artigo 16.º-B da AufenthG, os estudantes internacionais na Alemanha estão autorizados a trabalhar até 140 dias úteis completos (definidos como dias com mais de quatro horas de trabalho) ou 280 meios dias úteis (quatro horas ou menos) por ano civil. Estas duas categorias podem ser combinadas.

O ano civil é o período de referência. Isto foi confirmado pelas orientações oficiais das autoridades de imigração, incluindo o Landesamt für Einwanderung (LEA) de Berlim. Um estudante que comece em setembro, por exemplo, tem à sua disposição o período total de 140 dias, de setembro a dezembro — e não um período reduzido proporcionalmente.

O que conta e o que não conta. Os dias em que não se exerce atividade profissional (por motivo de doença ou férias) não são contabilizados. As ausências remuneradas também são excluídas. Os estágios obrigatórios que fazem parte do programa de estudos não contam para o limite de 140 dias. Os cargos de assistente estudantil (Hiwi) em organizações ligadas à universidade também são normalmente excluídos, desde que exista uma ligação académica clara.

A obrigação de registo por parte do empregador. Os empregadores são obrigados a registar o total de horas trabalhadas, incluindo qualquer trabalho simultâneo para outros empregadores. Quando um trabalhador exerce várias funções, todos os dias de trabalho junto de todos os empregadores contam para o limite anual único de 140 dias.

O termo da validade da autorização constitui um limite absoluto. O período de 140 dias e a data de validade da autorização são variáveis independentes, mas o termo da validade funciona como um limite máximo: não é autorizado qualquer trabalho após o termo da validade da autorização, mesmo que ainda restem dias não utilizados. As equipas de RH devem considerar a data de validade e a contagem de dias como fatores de conformidade distintos, que requerem um acompanhamento separado.

Para empregadores / equipas de RH

1. Verifique os dias utilizados desde o início do ano. Antes de agendar mais turnos de trabalho, confirme quantos dos 140 dias já foram utilizados desde 1 de janeiro. Isto deve incluir qualquer trabalho que o colaborador possa ter com outros empregadores.
2. Calcule os dias autorizados restantes. Subtraia os dias utilizados de 140 (dias inteiros) ou 280 (meios dias). Este é o volume máximo de trabalho disponível antes do final do ano civil ou do termo da validade da autorização — o que ocorrer primeiro.
3. Identifique o prazo limite. Confirme a data exata de validade da licença. Todos os trabalhos autorizados devem cessar nessa data ou antes dela, independentemente do saldo de dias restantes.
4. Inicie o processo de renovação ou de obtenção de uma nova autorização com antecedência. Se o funcionário continuar os estudos, solicite uma prorrogação da autorização 16b pelo menos 8 a 12 semanas antes do termo da validade. Se a conclusão dos estudos estiver próxima, comece a avaliar a possibilidade de obter a Autorização de Trabalho Qualificada na Alemanha ou o Cartão Azul da UE.
5. Registe os dados em simultâneo. Mantenha um registo atualizado dos dias trabalhados por empregador durante o ano civil. Este registo é exigido pela Agência Federal de Emprego e protege o empregador em caso de qualquer auditoria de conformidade.

Para Colaboradores / Talentos

1. Verifique o seu saldo diário. Some todos os dias que trabalhou desde 1 de janeiro, em todos os empregadores. Este total aplica-se a um orçamento anual comum — não por empregador.
2. Confirme a data de validade da sua autorização. Anote a data exata que consta na sua autorização de residência. O trabalho não autorizado após essa data constitui uma infração, independentemente do número de dias que ainda restem da sua quota anual.
3. Informe o seu empregador sobre as funções que desempenha em simultâneo. Se trabalhar para mais do que um empregador, informe cada um deles sobre o total de horas em todas as funções, para que possam controlar o cumprimento das regras com precisão.
4. Solicite a renovação ou a mudança de estatuto com antecedência. Contacte a Autoridade para Estrangeiros (Ausländerbehörde) competente para prorrogar a sua autorização 16b ou para mudar para uma autorização de procura de emprego pós-licenciatura, pelo menos 8 a 10 semanas antes do termo da validade.
5. Mantenha um registo dos seus dias de trabalho. Guarde os recibos de vencimento, contratos e folhas de ponto que comprovem os dias de trabalho por entidade patronal durante o ano civil, para o caso de ser necessário apresentar esses documentos.

Principais aprendizagens / Conclusões

• O limite de 140 dias é anual e não é calculado proporcionalmente. É contabilizado com base no ano civil (janeiro a dezembro) e não no período de validade da autorização. Uma autorização que expire a meio do ano não reduz o número de dias disponíveis.
• A data de validade da autorização constitui um limite definitivo para a autorização de trabalho. O saldo de dias não utilizados do período de 140 dias não confere qualquer direito de trabalho após o termo da validade da autorização.
• Acompanhe dois limites independentes em simultâneo. É necessário monitorizar tanto os dias utilizados no acumulado do ano como a data de validade da licença; nenhum deles, por si só, permite avaliar a situação completa em termos de conformidade.
• Os dias em que não se realizou efetivamente qualquer trabalho não são contabilizados. As baixas por doença, os feriados e as férias pagas não são descontados do limite de 140 dias — apenas os dias em que se realizou efetivamente trabalho.
• Vários empregadores partilham um único orçamento anual. O limite de 140 dias é individual, não por empregador. As funções exercidas simultaneamente em diferentes empresas são todas contabilizadas no mesmo limite anual.
• Estágios obrigatórios no âmbito do curso e a maioria dos HiWi (Hilfswissenschaftler) estão isentos. Os estágios obrigatórios integrados no programa de licenciatura e a maioria dos cargos de assistente estudantil em instituições afiliadas à universidade não contam para o limite de 140 dias.
• Inicie o processo de renovação da autorização 8 a 12 semanas antes do prazo de validade. Os pedidos de renovação apresentados em atraso podem causar interrupções na autorização de trabalho, mesmo que seja emitido um Fiktionsbescheinigung (certificado provisório) — certifique-se de que os direitos de trabalho estão explicitamente indicados em qualquer documento de prorrogação.