GBM Overseas PAYE sur CoS : guide d'enregistrement des SMS

Résumé

Pour les travailleurs relevant du programme « Global Business Mobility » (GBM) rémunérés par le biais d'une paie à l'étranger, c'est la référence PAYE de l'employeur étranger, et non celle de l'entité britannique, qui doit être enregistrée dans le système de gestion des parrainages (SMS) et sur le certificat de parrainage (CoS).
L'utilisation d'une référence PAYE erronée ou le fait de laisser ce champ vide peut entraîner des divergences entre les dossiers de parrainage et les données de paie de l'HMRC, ce qui augmente le risque de problèmes de conformité et de retards de traitement.
Des informations erronées concernant le système PAYE peuvent entraîner des retards dans l'octroi des visas, soulever des problèmes de conformité pour le parrain lors des contrôles du Home Office, voire donner lieu à des mesures coercitives si les obligations liées au parrainage ne sont pas respectées.
Avant d'attribuer le certificat de parrainage (CoS), le service des ressources humaines doit vérifier la référence PAYE de l'employeur étranger auprès de l'équipe chargée de la paie et s'assurer que cette même référence est saisie de manière cohérente à la fois dans le système de gestion des parrains (SMS) et dans le certificat de parrainage (CoS).

Un salarié muté au sein de notre entité britannique dans le cadre du programme « Global Business Mobility » (GBM), en tant que cadre supérieur ou spécialiste, continuera à être rémunéré via une paie à l'étranger déclarée au HMRC par le biais d'un régime PAYE à l'étranger. Comment cela doit-il être consigné dans le système de gestion des parrainages (SMS) et sur le certificat de parrainage (CoS) ?

Réponse: Vous devez ajouter la référence PAYE spécifique de l'entité étrangère à vos dossiers de licence de parrainage britannique via le système de gestion des parrains (SMS) et l'indiquer explicitement sur le certificat de parrainage (CoS). L'omettre ou utiliser la référence PAYE de la succursale britannique à la place de celle de l'entité étrangère peut entraîner l'échec du recoupement automatisé des données par le HMRC (His Majesty's Revenue and Customs).
Cela peut entraîner le rejet du CoS, des retards dans le traitement des visas ou un déclassement de votre licence de parrainage. Cette exigence s'applique même si le régime PAYE étranger est déjà enregistré auprès du HMRC : la référence PAYE étrangère doit être saisie explicitement à la fois dans le dossier SMS et dans le CoS.

⚠️ Important : veillez à toujours utiliser la référence PAYE de l'employeur étranger, et non celle de la succursale britannique, lorsque vous remplissez le dossier du Sponsor Management System (SMS) et le certificat de parrainage (CoS). Des informations PAYE non concordantes peuvent entraîner des retards dans l'obtention du visa et des problèmes de conformité pour le parrain.

Transfert des salaires à l'étranger chez GBM : aperçu du scénario, des obligations réglementaires et du profil de risque

Champ	Détails
Destination	Royaume-Uni
Type de permis	Mobilité professionnelle internationale (GBM) – Cadre supérieur ou spécialiste
Scénario	Un salarié est muté au sein d'une entité britannique tout en restant inscrit sur la liste de paie de la société mère étrangère, son salaire étant déclaré au HMRC dans le cadre d'un dispositif PAYE étranger.
Autorisation de travail	Visa GBM « Senior » ou « Specialist Worker » conférant l'intégralité des droits de travail au Royaume-Uni à compter de la date d'octroi du visa.
Principales contraintes	C'est le numéro de référence PAYE de l'employeur étranger, et non celui de l'entité britannique, qui doit être enregistré dans le système de gestion des parrainages (SMS) et sur le certificat de parrainage (CoS). Le seuil salarial GBM applicable doit également être respecté.
Complexité	Élevé, nécessitant une coordination entre les RH britanniques, l'équipe de paie à l'étranger, le service financier et les acteurs concernés par les questions d'immigration avant l'attribution du CoS.
Risques liés à l'intégration	Important, car des informations erronées concernant le système PAYE peuvent nécessiter la correction des dossiers de parrainage, ce qui retarderait le traitement des visas et la date d'entrée en fonction des salariés.
Risque lié au calendrier	Moyen, car les corrections apportées au dossier PAYE ou au dossier de parrainage peuvent retarder le dépôt de la demande de visa et, éventuellement, repousser l'intégration de plusieurs semaines.
Risques liés aux dépendances	Le dispositif PAYE à l'étranger doit être actif, et la référence PAYE utilisée dans les registres de paie doit correspondre aux informations saisies dans le SMS et le CoS.
Chronologie type	Délivrance du CoS : généralement entre 24 et 48 heures. Traitement de la demande de visa : environ 3 à 8 semaines. Les employeurs doivent prévoir un délai d'environ 10 à 12 semaines entre le début des démarches de parrainage et la date d'entrée en fonction du salarié.
Pouvoir de soumission	Certificat de parrainage délivré via le système de gestion des parrains (SMS) ; demande de visa déposée auprès du service des visas et de l'immigration du Royaume-Uni (UKVI).
Principaux défis	Vérifier l'exactitude de la référence PAYE à l'étranger, garantir la cohérence de la gestion des salaires, coordonner plusieurs équipes et conserver les documents justificatifs relatifs à la conformité.
Exemples de scénarios	Un ingénieur en informatique finlandais muté dans une filiale britannique tout en restant sur la liste de paie finlandaise ; un directeur financier suédois détaché au Royaume-Uni, dont le salaire est versé par une entité nordique chargée de la gestion de la paie ; un spécialiste allemand muté dans le cadre du dispositif GBM tout en restant sur la liste de paie de la société mère allemande.
Résultats attendus	Des informations précises sur les salaires permettent d'attribuer en temps voulu le code de statut (CoS), de faciliter le traitement des demandes de visa et d'assurer la conformité continue de la licence de parrainage.

Ce qu'exige la loi et ce que le HMRC vérifie réellement

Situation juridique - Référence GBM Overseas relative au système PAYE

Lorsqu'ils parrainent un salarié relevant du programme Global Business Mobility (GBM) qui continue de figurer sur une liste de paie à l'étranger, les employeurs sont tenus d'enregistrer des informations de paie exactes tout au long du processus de parrainage. La cohérence des informations relatives au prélèvement à la source (PAYE) entre les dossiers de parrainage et les registres de paie permet de démontrer la conformité et de réduire le risque de retards de traitement.

Utilisez la référence PAYE étrangère : indiquez la référence PAYE de l'employeur étranger chargé de rémunérer le salarié, et non celle de l'entité britannique.
Veiller à la cohérence : assurez-vous que la même référence PAYE figure à la fois dans le système de gestion des parrains (SMS) et dans le certificat de parrainage (CoS).
Veillez à l'exactitude de vos registres : des informations relatives au système PAYE incorrectes ou incomplètes peuvent entraîner des problèmes de conformité qui auraient pu être évités lors des contrôles relatifs au parrainage.
Respect des obligations du parrain : la fourniture d'informations précises relatives à la paie fait partie de vos responsabilités permanentes en tant que parrain agréé.

Le processus pratique - Référence GBM Overseas relative au système PAYE

Avant de délivrer un certificat de parrainage, le service des ressources humaines doit travailler en étroite collaboration avec l'équipe chargée de la paie ou des finances afin de vérifier l'exactitude des informations relatives au prélèvement à la source (PAYE). La vérification préalable de ces informations permet d'éviter les modifications, les retards et les risques de non-conformité inutiles.

Vérification auprès du service de paie : obtenez le numéro de référence PAYE de l'employeur étranger directement auprès du service de paie international ou du service financier.
Saisissez les informations correctes : notez la référence PAYE indiquée dans le SMS avant d'attribuer le certificat de parrainage.
Vérification de la cohérence : assurez-vous que la référence PAYE saisie dans le SMS correspond à celle indiquée sur le CoS.
Vérification avant envoi : procédez à une dernière vérification des informations relatives à la paie avant d'envoyer le dossier de parrainage.

Conseils RH - Référence GBM relative au système PAYE à l'étranger

Un simple processus de vérification interne peut réduire considérablement les erreurs liées à la prise en charge. La définition de responsabilités claires entre les RH et le service de la paie garantit l'exactitude des informations relatives au prélèvement à la source tout au long du processus de demande.

Vérifier la référence PAYE : Vérifiez la référence PAYE de l'employeur étranger avant de créer le dossier de parrainage du salarié.
Vérifier les informations salariales : s'assurer que le salaire indiqué sur le CoS correspond bien à la paie effective de l'employé à l'étranger.
Conserver la documentation : conserver les relevés de paie et les pièces justificatives en vue de futurs contrôles de conformité.
Coordination entre les équipes : veillez à ce que les équipes des ressources humaines, de la paie et de l'immigration soient toutes sur la même longueur d'onde concernant tous les détails du parrainage avant le dépôt de la demande.

Principaux risques - Référence GBM relative au système PAYE à l'étranger

La plupart des problèmes liés au système PAYE découlent d'une saisie erronée des données plutôt que de problèmes liés à l'éligibilité du salarié. Identifier ces risques à un stade précoce aide les employeurs à éviter les retards et à garantir la conformité de l'employeur.

Référence PAYE incorrecte : l'utilisation de la référence PAYE de l'entité britannique à la place de celle de l'employeur étranger peut entraîner des incohérences dans les dossiers de parrainage.
Données incohérentes : les divergences entre le SMS et le CoS peuvent nécessiter des corrections avant que la demande puisse être traitée.
Constatations en matière de conformité : des erreurs récurrentes dans l'enregistrement des données relatives à la paie peuvent être mises en évidence lors d'un audit de conformité mené par le Home Office.
Retard dans le traitement : des informations erronées concernant le système PAYE peuvent entraîner des vérifications supplémentaires et allonger les délais de traitement des visas.

Clause de non-responsabilité

Les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre une décision.

À propos de Jobbatical Expertise au Royaume-Uni

Jobbatical a accompagné plus de 17 000 mutations internationales dans plus de 45 pays, aidant ainsi les équipes RH et de mobilité internationale à gérer le parrainage GBM, les demandes de certificat de parrainage, la conformité aux normes SMS et la comptabilisation des salaires conforme aux exigences du HMRC pour les transferts intra-entreprises.

Foire aux questions : SMS de référence PAYE de GBM Overseas et enregistrement des CoS

Notre société mère étrangère dispose déjà d'un dispositif PAYE à l'étranger enregistré auprès du HMRC. Devons-nous tout de même indiquer la référence sur le CoS ?

Oui. Même si le dispositif PAYE étranger est déjà enregistré auprès du HMRC, vous devez tout de même saisir la référence PAYE de l'employeur étranger à la fois dans le système de gestion des parrainages (SMS) et dans le certificat de parrainage (CoS). L'enregistrement seul ne suffit pas à remplir le dossier de parrainage ; le service des ressources humaines doit donc toujours saisir la référence correcte lors du processus d'attribution du CoS.

Que se passe-t-il si nous nous rendons compte que nous avons utilisé une référence PAYE erronée après l'attribution du CoS ?

Si l'erreur est détectée avant que le salarié ne dépose sa demande de visa, corrigez-la dès que possible via le système de gestion des parrainages. Si la demande de visa a déjà été déposée, demandez immédiatement conseil à un spécialiste de l'immigration, car des informations erronées concernant le parrainage peuvent retarder le traitement de la demande ou nécessiter des démarches supplémentaires.

Nous disposons de plusieurs entités à l'étranger ayant chacune un numéro PAYE différent. Lequel devons-nous utiliser ?

Utilisez la référence PAYE de l'entité étrangère chargée de verser le salaire du salarié et de déclarer celui-ci. Si les responsabilités en matière de paie diffèrent de celles de l'employeur légal du salarié, vérifiez que les modalités sont correctes auprès de vos équipes chargées de la paie et de l'immigration avant d'attribuer le CoS.

Est-il possible de transmettre la déclaration CoS d'un salarié GBM sans référence PAYE ?

Dans la plupart des cas de mobilité professionnelle internationale, les salariés rémunérés dans le cadre d'un régime PAYE au Royaume-Uni ou à l'étranger doivent voir leur référence PAYE correspondante renseignée. Si votre structure de paie est atypique, demandez confirmation à votre conseiller en paie ou en immigration avant de laisser ce champ vide.

La même obligation relative au régime PAYE à l'étranger s'applique-t-elle au parcours « GBM Graduate Trainee » ?

Oui. Lorsqu'un stagiaire diplômé continue de figurer sur une liste de paie à l'étranger, les employeurs doivent enregistrer la référence PAYE étrangère appropriée dans le système de gestion des parrainages (Sponsor Management System) et sur le certificat de parrainage, en suivant la même procédure que celle utilisée pour les autres voies d'accès au programme GBM.

Notre régime PAYE à l'étranger est toujours en cours d'enregistrement. Pouvons-nous attribuer le CoS dès maintenant ?

Il est généralement préférable d'attendre que le dispositif PAYE à l'étranger soit pleinement mis en place et que le numéro de référence PAYE correct soit disponible. La vérification des informations relatives à la paie avant l'attribution du CoS permet d'éviter des modifications et des retards inutiles plus tard dans le processus.

En quoi des erreurs répétées dans l'enregistrement des retenues à la source (PAYE) peuvent-elles affecter notre licence de sponsor ?

Des inexactitudes répétées dans les registres relatifs au parrainage peuvent être constatées lors d'une visite de contrôle du Home Office et pourraient avoir une incidence sur la note attribuée à votre licence de parrain. Le fait de tenir à jour des informations précises relatives au système PAYE et de conserver des pièces justificatives claires permet de démontrer que vous respectez vos obligations en tant que parrain.

Cela couvre les cas d'utilisation suivants :

1. Comment dois-je indiquer une référence PAYE étrangère sur un certificat de parrainage britannique dans le cadre d'un transfert GBM ?

2. Quelle référence PAYE notre société mère étrangère doit-elle indiquer sur le CoS pour le salarié muté ?

3. Pour un salarié figurant sur la liste de paie d'un groupe suédois et faisant l'objet d'un transfert dans le cadre du programme GBM « Senior » ou « Specialist Worker », que devons-nous indiquer dans le SMS ?

4. Un CoS GBM peut-il être rejeté en raison d'une référence PAYE erronée ?

5. Qu'est-ce qu'un régime PAYE à l'étranger et quel est son impact sur le parrainage GBM au Royaume-Uni ?

6. Paie de la société mère allemande : dans le cadre d'un visa GBM au Royaume-Uni, la référence PAYE à l'étranger doit-elle figurer sur le certificat de parrainage ?

7. Le recoupement des données par le HMRC a échoué pour notre déclaration GBM CoS. Quelle en est la cause et comment y remédier ?

8. Notre dispositif PAYE à l'étranger n'est pas encore opérationnel. Pouvons-nous tout de même soumettre un GBM CoS ?

9. Un stagiaire diplômé du programme GBM figurant sur la liste des salariés de la société mère norvégienne est-il soumis à l'obligation de fournir une attestation PAYE étrangère ?

10. Quel est le risque de déclassement en matière de conformité si nous omettons la référence au système PAYE à l'étranger dans le SMS destiné à un travailleur GBM ?

11. Un ressortissant indien muté au Royaume-Uni dans le cadre du programme GBM, rémunéré par sa société mère indienne via le dispositif PAYE à l'étranger de l'HMRC : comment cela doit-il être comptabilisé ?

12. Comment puis-je trouver la référence PAYE correcte que notre entité employeuse à l'étranger doit indiquer sur un CoS britannique ?

Révisé par :

Georgiy Serdiukov

Georgiy Serdiukov est expert en mobilité internationale chez Jobbatical. Spécialisé dans l’immigration d’entreprise vers l’Allemagne, il traite activement des dossiers de visa pour travailleurs qualifiés au Royaume-Uni. Trilingue (allemand, anglais et ukrainien), il gère l’ensemble du cycle de vie des dossiers vers l’Allemagne, depuis l’évaluation du dossier et le dépôt de la demande de visa jusqu’à la délivrance du titre de séjour, l’obtention du statut de résident permanent et l’accompagnement à l’installation, y compris la recherche d’un logement. Son domaine d’activité couvre la Carte bleue européenne (Blaue Karte EU), les titres de séjour pour travailleurs qualifiés au titre des articles 18a et 18b de la loi allemande sur le séjour (AufenthG), les renouvellements de titres de séjour via le portail de services LEA de Berlin, la reconnaissance des qualifications via le système Anabin, ainsi que le régime de protection temporaire de l’UE pour les ressortissants ukrainiens. Fort de plus de 200 dossiers notés cinq étoiles et de plus de 1 500 déménagements accompagnés, il publie régulièrement des guides à l’intention des employeurs sur les règles obligatoires relatives aux demandes en ligne en Allemagne et sur la conformité en matière de parrainage au Royaume-Uni.

Comment indiquer une référence PAYE étrangère sur un certificat de parrainage GBM