Abweichung zwischen britischem Aktiencode und internen Aufzeichnungen

Zusammenfassung

Der UKVI-Share-Code (eVisa) ist der gesetzlich anerkannte Nachweis für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung im Vereinigten Königreich. Interne Personalunterlagen, Kopien der BRP oder frühere Visumdokumente können eine gültige digitale Statusüberprüfung nicht ersetzen.
Sollte das auf dem UKVI-Share-Code angegebene Ablaufdatum früher liegen als das in Ihren internen Unterlagen vermerkte Datum, sollten Arbeitgeber sich auf den digitalen Status verlassen, bis die Diskrepanz geklärt ist und eine neue Überprüfung der Arbeitsberechtigung durchgeführt wurde.
Arbeitgeber können keine Korrekturen an den digitalen Einwanderungsdaten eines Arbeitnehmers in dessen Namen beantragen. Der Arbeitnehmer muss sich an das UKVI Resolution Centre wenden, um seine eVisa-Daten aktualisieren zu lassen.
Da digitale Statuskorrekturen einige Zeit in Anspruch nehmen können, sollten Personalabteilungen mögliche Verzögerungen einkalkulieren und die anschließenden Überprüfungen der Arbeitsberechtigung abschließen, bevor die aktuelle digitale Berechtigung des Mitarbeiters abläuft.

In unseren Personalunterlagen ist als Ablaufdatum des Visums November 2029 angegeben, im UKVI-Share-Code des Mitarbeiters ist jedoch Februar 2029 vermerkt. Welches Datum ist für die Beurteilung der Arbeitsberechtigung maßgebend?

Antwort: Der UKVI-Share-Code (E-Visum) ist die rechtlich verbindliche Quelle für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung im Vereinigten Königreich. Arbeitgeber müssen sich darauf stützen, um eine gesetzliche Entlastungsgrundlage gegen illegale Beschäftigung zu begründen; interne Personalunterlagen, Kopien der BRP oder CoS-Daten haben in diesem Zusammenhang keine rechtliche Bedeutung.
Wenn der Arbeitnehmer der Ansicht ist, dass der Share Code einen Fehler enthält, muss er sich eigenständig an das UKVI Resolution Centre wenden, um sein digitales Profil korrigieren zu lassen.
Die Personalabteilung kann dies nicht im Namen des Arbeitnehmers vorbringen. Solange der Share Code nicht korrigiert und eine neue Arbeitgeberprüfung abgeschlossen ist, ist die gesetzliche Entlastungsgrundlage für die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses gefährdet.

⚠️ Wichtig: Verwenden Sie für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung stets den UKVI-Share-Code (eVisa) des Mitarbeiters als maßgeblichen Nachweis. Sollte dieser von Ihren internen Unterlagen abweichen, überprüfen Sie den digitalen Status, bevor Sie die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses genehmigen.

Auf einen Blick: Szenario zu Diskrepanzen beim Recht auf Arbeit

Feld	Einzelheiten
Reiseziel	Vereinigtes Königreich
Genehmigungsart	eVisa (UKVI Digital Immigration Status)
Szenario	Der UKVI-Share-Code eines Mitarbeiters weist ein früheres Ablaufdatum des Visums aus als das Datum, das im internen Personal- oder Lohnabrechnungssystem des Arbeitgebers erfasst ist.
Arbeitserlaubnis	Die Beschäftigung sollte auf dem Einwanderungsstatus basieren, der durch die letzte Überprüfung der Arbeitserlaubnis anhand des UKVI-Share-Codes des Arbeitnehmers bestätigt wurde.
Wesentliche Einschränkungen	Nur der Arbeitnehmer selbst kann Korrekturen an seinen digitalen Einwanderungsdaten bei der UKVI beantragen. Arbeitgeber können das eVisa-Profil eines Arbeitnehmers nicht in dessen Namen ändern.
Komplexität	Hoch, da Abweichungen zwischen dem UKVI-Share-Code und den internen Aufzeichnungen umgehende Maßnahmen erfordern, um die Einhaltung der Arbeitserlaubnisvorschriften zu gewährleisten.
Risiken bei der Einarbeitung	Hoch, da ungelöste Unstimmigkeiten die Einarbeitung oder die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses verzögern können, bis der digitale Einwanderungsstatus des Mitarbeiters überprüft wurde.
Zeitplanrisiko	Hoch, da der Zeitaufwand für die Korrektur digitaler UKVI-Datensätze variiert und sich auf die Personalbeschaffung oder die Personalplanung auswirken kann.
Abhängigkeitsrisiken	Der Mitarbeiter muss sich an das UKVI Resolution Centre wenden, und die Personalabteilung sollte eine neue Überprüfung der Arbeitsberechtigung durchführen, sobald die digitalen Daten aktualisiert wurden.
Typischer Zeitplan	Der Mitarbeiter meldet das Problem beim UKVI Resolution Centre, erhält eine Bestätigung, sobald der Datensatz aktualisiert wurde, und die Personalabteilung führt umgehend eine neue Überprüfung des Share-Codes durch.
Einreichungsbefugnis	UKVI Resolution Centre für digitale Statusberichtigungen; Arbeitgeber überprüfen den aktualisierten Status mithilfe des Online-Dienstes der UKVI zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung.
Zentrale Herausforderungen	Behebung von Unstimmigkeiten bei digitalen Statusangaben, Führung einer gültigen Arbeitsberechtigungsakte, Nachverfolgung von Folgeprüfungen und Dokumentation von Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften.
Beispiel-Szenarien	Die Verlängerung eines Fachkräftevisums wurde genehmigt, das eVisa wurde jedoch nicht aktualisiert; der digitale Einwanderungsstatus eines Mitarbeiters weist ein falsches Ablaufdatum auf; die historischen BRP-Daten weichen vom aktuellen UKVI-Share-Code ab.
Erwartetes Ergebnis	Die digitale Einwanderungsakte des Arbeitnehmers wird korrigiert, ein neuer UKVI-Share-Code wird generiert, und der Arbeitgeber führt anhand der konformen Unterlagen eine aktualisierte Überprüfung der Arbeitsberechtigung durch.

Was das Gesetz vorschreibt und was die Personalabteilung vor dem Stichtag für die Aktiencode-Erfassung tun muss

Die rechtliche Lage – Abweichungen bei den Aktiencodes im Vereinigten Königreich

Der UKVI-Share-Code (eVisa) ist die offizielle Quelle, auf die sich Arbeitgeber stützen müssen, um die Arbeitserlaubnis eines Mitarbeiters im Vereinigten Königreich zu überprüfen. Sollten die im Share-Code angezeigten Informationen von den internen Personalunterlagen abweichen, sollten sich Arbeitgeber auf den digitalen Einwanderungsstatus stützen, bis die Unstimmigkeit geklärt ist.

Verwenden Sie den Share-Code als maßgebliche Quelle: Das auf dem UKVI-Share-Code angegebene Ablaufdatum ist das Datum, das Arbeitgeber für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung heranziehen sollten.
Historische Daten haben bei Unstimmigkeiten keine rechtliche Bedeutung: Selbst wenn Ihr HR-System auf der Grundlage einer früheren Sponsorship-Bescheinigung (CoS) oder eines früheren BRP-Eintrags ein späteres Ablaufdatum anzeigt, schützen diese historischen Daten Ihre gesetzliche Entschuldigungsgrundlage nicht.
Führen Sie genaue Aufzeichnungen zur Einhaltung der Vorschriften: Halten Sie fest , wann die Unstimmigkeit festgestellt wurde, wann der Mitarbeiter das UKVI Resolution Centre kontaktiert hat und wann der aktualisierte Share Code überprüft wurde. Dieser Prüfpfad hilft dabei, die Einhaltung der Vorschriften bei einer Prüfung durch das Innenministerium nachzuweisen .
Überprüfen Sie die Gültigkeitsdaten sorgfältig: Jede Abweichung zwischen dem Aktiencode und den internen Aufzeichnungen sollte unverzüglich untersucht werden.

Der Korrekturkurs – Unstimmigkeit bei den Aktiencodes im Vereinigten Königreich

Wenn ein Mitarbeiter der Ansicht ist, dass sein digitaler Einwanderungsstatus falsch ist, muss er selbst die Korrektur veranlassen. Die Personalabteilung sollte diesen Prozess unterstützen, indem sie den Fortschritt überwacht und die Unterlagen aktualisiert, sobald das Problem behoben ist.

Der Arbeitnehmer muss sich an die UKVI wenden: Nur der Visuminhaber selbst kann Korrekturen an seinen digitalen Einwanderungsdaten beantragen.
Bewahren Sie den Nachweis über die Anfrage auf: Bitten Sie den Mitarbeiter, den Nachweis darüber aufzubewahren, dass ein Antrag auf Berichtigung gestellt wurde.
Planen Sie genügend Zeit für die Bearbeitung ein: Die Aktualisierung digitaler Einwanderungsdaten kann einige Zeit in Anspruch nehmen; rechnen Sie daher mit möglichen Verzögerungen.
Nach der Korrektur erneut prüfen: Sobald der Mitarbeiter die Aktualisierung bestätigt hat, führen Sie eine neue Online-Prüfung der Arbeitsberechtigung durch und speichern Sie das überarbeitete Ergebnis.

HR-Leitfaden – Abweichung bei der Aktienkennnummer im Vereinigten Königreich

Ein klar definierter interner Prozess trägt dazu bei, Compliance-Risiken zu minimieren, wenn die Unterlagen zum Arbeitsrecht nicht übereinstimmen. Die Personalabteilung sollte umgehend handeln und jeden Schritt dokumentieren, bis die Unstimmigkeit behoben ist.

Notieren Sie das digitale Ablaufdatum: Verwenden Sie das auf dem UKVI-Share-Code angegebene Ablaufdatum zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften.
Den Mitarbeiter umgehend benachrichtigen: Bitten Sie den Mitarbeiter schriftlich, sich bei Unstimmigkeiten an das UKVI Resolution Centre zu wenden.
Folgeprüfung planen: Richten Sie Erinnerungen ein, um eine weitere „Right-to-Work“-Prüfung durchzuführen, bevor die aktuelle digitale Genehmigung abläuft.
Vollständige Unterlagen führen: Bewahren Sie Kopien der „Share Code“-Schecks und der dazugehörigen Korrespondenz in der Compliance-Akte des Mitarbeiters auf .

Wesentliche Risiken – Abweichung bei der britischen Aktienkennnummer

Werden Unstimmigkeiten zwischen den internen Unterlagen und dem UKVI-Share-Code nicht behoben, kann dies zu unnötigen Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen. Ein frühzeitiges Handeln trägt dazu bei, sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer zu schützen.

Ein gültiges Visum allein reicht nicht aus: Wird der Share-Code nicht vor seinem Ablaufdatum korrigiert, können Arbeitgeber ihren gesetzlichen Schutz verlieren, selbst wenn das Visum des Arbeitnehmers weiterhin gültig ist. Dies kann erhebliche zivilrechtliche Strafen nach sich ziehen.
Verspätete Korrekturen: Eine langsame Bearbeitung digitaler Einwanderungsunterlagen kann sich auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder die laufende Personalplanung auswirken.
Unvollständige Unterlagen: Bei einer Compliance-Prüfung durch das Innenministerium können fehlende oder veraltete Unterlagen zum Recht auf Arbeit festgestellt werden .
Versäumte Nachkontrollen: Wird die Überprüfung des Arbeitsrechts nach einer Korrektur nicht wiederholt, kann dies zu unvollständigen Compliance-Aufzeichnungen führen.

Haftungsausschluss

Die Einreisebestimmungen ändern sich recht häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Über Jobbatical Expertise im Vereinigten Königreich

Jobbatical hat bereits über 17.000 internationale Versetzungen in mehr als 45 Ländern begleitet und Personalabteilungen dabei unterstützt, Einwanderungsangelegenheiten, die Kontinuität beim Onboarding, die Nachverfolgung von Genehmigungen und die Koordination der Compliance-Anforderungen zu bewältigen. In Großbritannien unterstützt unser Team Sponsoren bei der Umstellung auf das eVisa-Verfahren, der Einhaltung der Arbeitserlaubnisvorschriften sowie bei komplexen Fällen im Zusammenhang mit Datenabweichungen bei der UKVI und Eskalationen an das Resolution Centre.

Häufig gestellte Fragen: Unstimmigkeiten beim UKVI-Share-Code und erneute Überprüfung der Arbeitserlaubnis

Können wir uns auf unsere internen Personalunterlagen verlassen, wenn darin ein späteres Ablaufdatum des Visums angegeben ist als im UKVI-Share-Code des Mitarbeiters?

Nein. Arbeitgeber sollten sich bei der Überprüfung der Arbeitsberechtigung auf den UKVI-Share-Code des Arbeitnehmers stützen. Interne Personalunterlagen, Kopien früherer Visa, BRPs oder Sponsoring-Bescheinigungen ersetzen nicht den digitalen Einwanderungsstatus, der zur Begründung einer gesetzlich vorgesehenen Entschuldigung herangezogen wird.

Kann die Personalabteilung sich an UKVI wenden, um die Angaben zum eVisa oder zum Share Code eines Mitarbeiters zu korrigieren?

Nein. Nur der Mitarbeiter selbst kann über das UKVI Resolution Centre Änderungen an seinen digitalen Einwanderungsdaten beantragen. Die Personalabteilung kann den Ablauf erläutern, den Fortschritt überwachen und die entsprechenden Unterlagen aufbewahren, darf den Antrag jedoch nicht im Namen des Mitarbeiters einreichen.

Was sollen wir tun, wenn das UKVI Resolution Centre den Eintrag nicht vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Share Code korrigiert hat?

Behalten Sie den Fall genau im Auge und lassen Sie sich bestätigen, dass der Mitarbeiter die Berichtigung beantragt hat. Falls eine zusätzliche Überprüfung erforderlich ist, ziehen Sie gegebenenfalls die Inanspruchnahme des „Employer Checking Service“ des Innenministeriums in Betracht und holen Sie fachkundigen Rat in Einwanderungsfragen ein, bevor Sie Entscheidungen bezüglich der Beschäftigung treffen.

Hat ein falscher UKVI-Share-Code Auswirkungen auf den Visastatus eines Arbeitnehmers oder dessen künftigen Antrag auf eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung (ILR)?

Nicht unbedingt. Eine Unstimmigkeit in den digitalen Einwanderungsunterlagen hat nicht automatisch Auswirkungen auf die zugrunde liegende Aufenthaltsgenehmigung des Mitarbeiters. Sie sollte jedoch umgehend korrigiert werden, um Komplikationen bei künftigen Visumsverlängerungen, Überprüfungen der Arbeitserlaubnis oder Anträgen auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) zu vermeiden.

Was passiert, wenn wir die Unstimmigkeit erst nach Ablauf der Gültigkeitsdauer des Share-Codes feststellen?

Ergreifen Sie unverzüglich Maßnahmen, um den Aufenthaltsstatus des Mitarbeiters zu überprüfen. Bitten Sie den Mitarbeiter, sich unverzüglich an das UKVI Resolution Centre zu wenden, und prüfen Sie, ob während der Klärung der Angelegenheit eine Überprüfung durch den „Employer Checking Service“ des Innenministeriums angebracht ist.

Haben Arbeitnehmer mit dem „EU Settled“- oder „Pre-Settled“-Status ähnliche Probleme mit dem Share Code?

Ja. Auch wenn der Status im Rahmen des EU Settlement Scheme stets digital erfasst wurde, können dennoch Ungenauigkeiten auftreten. Sollte der Online-Status falsch sein, sollte der Arbeitnehmer über das UKVI Resolution Centre eine Korrektur beantragen, bevor eine neue Überprüfung der Arbeitsberechtigung durchgeführt wird.

Wie lange müssen Arbeitgeber die aktuellen Aufzeichnungen zum UKVI-Share-Code aufbewahren?

Arbeitgeber sollten die Unterlagen zu den „Right-to-Work“-Prüfungen für die Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Bewahren Sie sowohl die ursprünglichen als auch die aktualisierten Ergebnisse der Share-Code-Prüfung auf, zusammen mit Notizen, aus denen hervorgeht, wann die Unstimmigkeit festgestellt und behoben wurde.

Dies betrifft die folgenden Anwendungsfälle:

Was passiert, wenn das UKVI-eVisa-System ein anderes Ablaufdatum anzeigt als die Visummarke oder die BRP, die wir in unseren Unterlagen haben?
Kann ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer weiterhin beschäftigen, während ein Datenfehler im UKVI-Share-Code korrigiert wird?
Wie kann ich mich im Namen eines Mitarbeiters, dessen digitales Profil fehlerhaft ist, an das UKVI Resolution Centre wenden?
Was ist das UKVI Resolution Centre, und wie lange dauert es, einen Fehler im eVisa zu korrigieren?
Der Mitarbeitercode unseres Inhabers eines Fachkräftevisums zeigt an, dass das Visum letzten Monat abgelaufen ist, doch laut den Unterlagen der Personalabteilung hat er noch bis zum nächsten Jahr Urlaub. Was sollen wir tun?
Wie können wir eine gesetzliche Entschuldigungsgrundlage wiederherstellen, nachdem das Ablaufdatum des Share Code aufgrund eines Datenfehlers der UKVI bereits verstrichen ist?
Hat ein BRP-Scan oder ein interner HR-Eintrag Vorrang vor einem falschen Ablaufdatum des UKVI-Share-Codes?
Welche Unterlagen sollte die Personalabteilung während eines Korrekturzeitraums des UKVI Resolution Centre aufbewahren?
Kann der Arbeitgeberüberprüfungsdienst des Innenministeriums den Einwanderungsstatus bestätigen, während eine Unstimmigkeit beim Share-Code geklärt wird?
Wie sieht das Verfahren zur Arbeitserlaubnis für einen indischen Staatsangehörigen mit einem Visum für Fachkräfte aus, bei dem in seinem eVisa-Profil ein Fehler angezeigt wird?
Bei unserem Mitarbeiter aus Nigeria ist nach der Verlängerung seines Visums für Fachkräfte eine Profilabweichung bei UKVI aufgetreten. Wer ist für die Behebung dieses Problems zuständig?
Wie wirkt sich eine Abweichung beim Share-Code auf die Berechnung der Wartezeit für die unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) eines gesponserten Arbeitnehmers aus?

Rezensiert von:

Georgij Serdjukow

Georgiy Serdiukov ist Experte für globale Mobilität bei Jobbatical und hat sich auf die Einwanderung von Fachkräften nach Deutschland spezialisiert, wobei er aktiv Fälle im Zusammenhang mit dem britischen Visum für Fachkräfte betreut. Er spricht dreisprachig Deutsch, Englisch und Ukrainisch und betreut den gesamten Prozess der Einwanderung nach Deutschland – von der Fallprüfung über die Visumantragstellung bis hin zur Erteilung der Aufenthaltserlaubnis, der Erlangung einer dauerhaften Aufenthaltserlaubnis und der Unterstützung bei der Eingewöhnung, einschließlich der Wohnungssuche. Sein Tätigkeitsbereich umfasst die Blaue Karte EU, Fachkräftegenehmigungen gemäß § 18a und § 18b AufenthG, die Verlängerung von Aufenthaltsgenehmigungen über das Berliner LEA-ServicePortal, die Anerkennung von Anabin-Qualifikationen sowie das EU-Programm zum vorübergehenden Schutz für ukrainische Staatsangehörige. Mit über 200 Fällen mit Fünf-Sterne-Bewertung und mehr als 1.500 unterstützten Umzügen veröffentlicht er regelmäßig Leitfäden für Arbeitgeber zu den in Deutschland geltenden Vorschriften für Online-Bewerbungen und zur Einhaltung der Sponsoring-Vorschriften im Vereinigten Königreich.

Arbeitsrecht im Vereinigten Königreich: Wenn Ihre Unterlagen und der UKVI-Share-Code voneinander abweichen