Cómo gestionar un retraso en la fecha de incorporación y la norma de los 28 días para las contrataciones patrocinadas en el Reino Unido

1. El marco jurídico y la norma de los 28 días

La gestión de un retraso en el calendario se divide en dos fases jurídicas distintas:

• Antes de que se tome la decisión sobre el visado: si el Ministerio del Interior aún está tramitando la solicitud, puedes modificar la fecha de inicio sin que ello suponga ninguna penalización. Solo tienes que actualizar el borrador del Certificado de Patrocinio (CoS) o añadir una nota del patrocinador en el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS).
• Una vez concedido el visado: Cuando se aprueba el visado, entra en vigor la norma oficial de los 28 días. El empleado debe comenzar a trabajar en un plazo de 28 días a partir de la última de estas fechas: la fecha de inicio de su CoS, la fecha de «válido desde» de su visado o el día en que recibió la aprobación oficial. Un retraso superior a 28 días no supone automáticamente una infracción, pero sí da lugar a la obligación de notificarlo.

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2. La solución provisional para los retrasos en la fecha de inicio

• Solución rápida: si te das cuenta del retraso de seis semanas antes de que el Ministerio del Interior tome su decisión definitiva, inicia sesión en el SMS, actualiza la fecha y el riesgo de incumplimiento desaparecerá por completo.
• Modificación de última hora: Si el retraso se produce tras la aprobación y va a superar los 28 días, debes comunicar la nueva fecha de inicio y aportar una razón válida a través del SMS. Dispones de un plazo estricto de 10 días laborables para presentar este informe una vez transcurrido el plazo inicial de 28 días.

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3. Orientaciones sobre cumplimiento normativo para los equipos de RR. HH.

• Determina el momento exacto: identifica cuándo descubriste el retraso en relación con la aprobación del visado. Esto determina si puedes realizar un ajuste rutinario o si debes presentar un informe oficial de cumplimiento.
• Documenta el motivo: el Ministerio del Interior examina los casos de inicio tardío caso por caso. Asegúrate de dejar constancia de pruebas claras y aceptables que justifiquen el retraso, como un plazo de preaviso obligatorio estipulado en el contrato, retrasos en la tramitación de la salida del país o una enfermedad personal.
• Coordinación de la incorporación: Actualiza tus archivos de nóminas y de incorporación para que coincidan con la nueva fecha de inicio comunicada. Realiza siempre una comprobación del derecho al trabajo conforme a la normativa antes de su primer día efectivo de trabajo.

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4. Principales riesgos de apresurarse o omitir la elaboración de informes

• Cumplimiento de la licencia de patrocinador: Considerar un retraso tras la concesión como un asunto privado e interno de la empresa constituye un incumplimiento directo de tus obligaciones. No respetar el plazo de 10 días para la notificación puede dar lugar a una rebaja inmediata de categoría o a la suspensión de tu licencia de patrocinador corporativo.
• Cancelación del visado: Si alegas un motivo impreciso o poco convincente para el retraso en el inicio de la actividad (como, por ejemplo, «retrasos empresariales» en general), el Ministerio del Interior puede rechazar el informe y cancelar por completo tu visado de trabajo.
• Registros discordantes: Mantener la fecha original de CoS en tu nómina cuando, en realidad, el empleado empieza a trabajar semanas más tarde genera una discrepancia en los datos activos. Esta discrepancia volverá a salir a la luz rápidamente y provocará importantes sanciones por incumplimiento normativo durante tu próxima auditoría del UKVI.

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