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Résumé
- Avant que la décision relative au visa ne soit prise, modifiez la date de début de la lettre d'accueil (CoS) ou ajoutez une note du parrain dans le SMS ; ce retard n'entraîne aucune conséquence en matière de conformité.
- Une fois l'autorisation accordée, le délai de 28 jours court à compter de la date la plus tardive parmi la date de début du CoS, la date de début de validité du visa ou la date d'octroi.
- Tout retard supérieur à 28 jours doit être signalé par SMS dans un délai de 10 jours ouvrés, en fournissant une justification valable et acceptable.
- Tout retard non signalé ou inexpliqué peut entraîner un déclassement de la licence, sa suspension ou l'annulation de l'autorisation du travailleur.
La date d'entrée en fonction de notre salarié parrainé a été repoussée de six semaines après la rédaction de son CoS. Quels sont les risques en matière de conformité, et comment s'applique la règle des 28 jours si ce retard survient après l'octroi du visa ?
Réponse : Votre processus de mise en conformité dépend entièrement de la durée du retard :
- Avant la décision relative au visa : si le ministère de l'Intérieur n'a pas encore rendu sa décision, la procédure à suivre est simple. Connectez-vous au système de gestion des parrains (SMS) et ajoutez une note de parrainage au CoS afin de mettre à jour la date de début prévue.
- Une fois le visa accordé : dès que la demande est approuvée, la règle officielle des 28 jours s'applique. L'employé doit légalement commencer à travailler dans les 28 jours suivant la dernière des trois dates suivantes : la date de début initialement indiquée dans la CoS, la date de « début de validité » du visa ou le jour où l'autorisation lui a été officiellement accordée.
Que faire en cas de retard de six semaines ?
Un retard de six semaines fait dépasser à votre candidat le délai légal de 28 jours. Afin de préserver votre licence de sponsor d'entreprise, votre équipe chargée de la mobilité internationale doit suivre les étapes suivantes :
- Signaler le changement : envoyez une notification par SMS dans les 10 jours ouvrables suivant l'expiration du délai de 28 jours. Indiquez la nouvelle date de début et précisez une raison claire et valable justifiant ce retard (par exemple, le respect d'un préavis contractuel, des perturbations dans les transports ou une maladie).
- Gérer le risque : le Home Office examine au cas par cas les retards dans la prise de fonction. S'il juge que la raison invoquée par votre entreprise n'est pas valable, il peut annuler le visa du salarié, ce qui signifie que vous devrez délivrer un tout nouveau certificat de parrainage et recommencer la procédure de demande.
Aperçu du report de la date de début
| Champ | Détails |
|---|---|
| Destination | Royaume-Uni |
| Type de permis | Travailleur qualifié (parrainé), CoS attribué par SMS |
| Scénario | Le cahier des charges a été rédigé, la date de lancement a été repoussée d'environ six semaines |
| Autorisation de travail | Aucun travail ne peut être effectué tant que l'autorisation n'a pas été accordée et que la date de début n'est pas valide. |
| Principales contraintes | Règle des 28 jours ; délai de 10 jours ouvrés pour l'envoi des SMS d'information |
| Complexité | Dans ce cas, l'issue dépend du moment où la décision concernant le visa sera prise |
| Risques liés à l'intégration | Le support, la date de début et l'alignement de la paie doivent correspondre à la date déclarée |
| Risque lié au calendrier | Le délai de déclaration est fixé à 10 jours ouvrables ; la décision de l'UKVI concernant un démarrage tardif relève de son pouvoir discrétionnaire |
| Chronologie type | La modification ou la notification par SMS est effectuée le jour même ; le délai d'examen du motif par l'UKVI peut varier |
| Pouvoir de soumission | UKVI via le système de gestion des parrains (SMS) |
| Principaux défis | Qualification du retard, justification par un motif valable, alignement des paies, calendrier relatif au « droit au travail » |
| Exemples de scénarios | Dépassement du délai de préavis ; en attente de l'autorisation de sortie du pays d'origine ; retard dans l'organisation du déménagement |
| Résultats attendus | Prise en charge sans difficulté si traitée avant la décision ; conforme si signalée dans les 10 jours ouvrables suivant la délivrance |
Comment la règle des 28 jours s'applique-t-elle en cas de report de la date de début ?
1. Le cadre juridique et la règle des 28 jours
La gestion d'un retard dans le calendrier se divise en deux phases juridiques distinctes :
- Avant la décision relative au visa : si le ministère de l'Intérieur est encore en train d'examiner la demande, vous pouvez modifier la date de début sans aucune pénalité. Il vous suffit de mettre à jour le projet de certificat de parrainage (CoS) ou d'ajouter une note de parrainage dans le système de gestion des parrains (SMS).
- Une fois le visa accordé : dès que le visa est approuvé, la règle officielle des 28 jours s'applique. Le salarié doit commencer à travailler dans les 28 jours suivant la dernière des dates suivantes : la date de début de son CoS, la date de « validité à partir de » de son visa ou le jour où il a reçu son accord officiel. Un retard supérieur à 28 jours ne constitue pas automatiquement une infraction, mais il donne lieu à une obligation de déclaration.
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2. Solution de contournement en cas de retard dans la date de début
- Solution rapide : si vous vous rendez compte de ce retard de six semaines avant que le ministère de l'Intérieur ne rende sa décision finale, connectez-vous au SMS, mettez la date à jour, et le risque de non-conformité disparaîtra complètement.
- Modification de dernière minute : si le retard survient après l'approbation et qu'il dépasse 28 jours, vous devez signaler la nouvelle date de début et fournir une raison valable par SMS. Vous disposez d'un délai strict de 10 jours ouvrés pour envoyer ce signalement une fois que le délai initial de 28 jours est écoulé.
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3. Conseils en matière de conformité à l'intention des équipes RH
- Déterminez précisément le moment : identifiez exactement à quel moment vous avez constaté ce retard par rapport à la date d'approbation du visa. Cela permettra de déterminer si vous pouvez procéder à un ajustement de routine ou si vous devez déposer un rapport officiel de conformité.
- Justifier le motif : le ministère de l'Intérieur examine au cas par cas les retards dans la prise de fonction. Veillez à consigner des éléments justificatifs clairs et valables expliquant ce retard, tels qu'un délai de préavis contractuel obligatoire, des retards dans l'obtention de l'autorisation de sortie du territoire ou une maladie personnelle.
- Alignement des procédures d'intégration : mettez à jour vos fichiers de paie et d'intégration afin qu'ils correspondent à la nouvelle date de prise de fonction communiquée. Veillez à toujours effectuer une vérification de conformité relative au « droit au travail » avant le premier jour effectif de travail du salarié.
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4. Principaux risques liés au fait de précipiter ou de ne pas établir certains rapports
- Application des règles relatives à la licence de promoteur : le fait de considérer un retard survenu après l'octroi de la licence comme une affaire interne et privée à l'entreprise constitue un manquement direct à vos obligations. Le non-respect du délai de déclaration de 10 jours peut entraîner une rétrogradation immédiate ou la suspension de votre licence de promoteur.
- Annulation du visa : si vous invoquez une raison vague ou peu convaincante pour justifier ce retard (comme de simples « retards liés à l’activité »), le Home Office peut rejeter votre déclaration et annuler purement et simplement le visa de votre salarié.
- Données discordantes : le fait de conserver la date d'entrée en fonction initiale dans votre système de paie alors que l'employé commence effectivement à travailler plusieurs semaines plus tard entraîne une incohérence dans les données actives. Cette incohérence resurgira rapidement et entraînera des sanctions importantes en matière de conformité lors de votre prochain contrôle de l'UKVI.
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Clause de non-responsabilité
Les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre une décision.
À propos de Jobbatical Expertise au Royaume-Uni
Jobbatical a accompagné plus de 17 000 mutations internationales dans plus de 45 pays, aidant ainsi les équipes RH à gérer les obligations liées aux licences de parrainage britanniques, l'attribution des certificats de soutien (CoS), les rapports SMS, ainsi que la coordination en matière de conformité dont dépendent les reports de dates de prise de fonction.
Foire aux questions : Report de la date de prise de fonction d'un salarié parrainé au Royaume-Uni
Cela couvre les cas d'utilisation suivants :
- Que se passe-t-il si un salarié parrainé par une entreprise britannique ne peut pas prendre ses fonctions à la date indiquée sur son CoS ?
- Comment puis-je signaler un report de la date de début à l'Intérieur via le SMS ?
- La règle des 28 jours s'applique-t-elle avant ou après l'octroi du visa de travailleur qualifié ?
- Puis-je modifier la date de début figurant sur un certificat de parrainage après son attribution ?
- Quelle raison peut être considérée comme valable pour justifier un retard de plus de 28 jours dans la prise de fonction d'un salarié parrainé ?
- Dans quel délai devons-nous signaler un changement de situation dans le SMS ?
- Qu'advient-il de notre licence de sponsor si nous ne respectons pas le délai de 10 jours ouvrés pour la déclaration ?
- Un salarié parrainé originaire d'Inde peut-il commencer à travailler avant la date indiquée sur son CoS ?
- Au Royaume-Uni, le dépassement du délai de préavis constitue-t-il un motif valable justifiant un report de la date de prise de fonction ?
- La règle des 28 jours applicable au début de l'emploi d'un travailleur parrainé est-elle la même que celle de l'ILR concernant les demandes de 28 jours ?
- Que doivent faire les RH si le déménagement d'un nouveau collaborateur prend du retard et repousse sa date d'entrée en fonction d'un mois ?
- Quelles sont les conséquences d'un report de la date de prise de fonction pour un salarié parrainé qui déménage depuis les Philippines ?
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