Différence entre le code d'action britannique et les registres internes

Résumé

Le code de partage UKVI (eVisa) constitue la preuve légalement reconnue pour les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni. Les dossiers RH internes, les copies de la carte BRP ou les anciens documents de visa ne peuvent se substituer à une vérification numérique valide du statut.
Si la date d'expiration indiquée sur le « Share Code » de l'UKVI est antérieure à celle figurant dans vos registres internes, les employeurs doivent se fier au statut numérique jusqu'à ce que cette divergence soit résolue et qu'une nouvelle vérification du droit au travail ait été effectuée.
Les employeurs ne peuvent pas demander, au nom d'un salarié, la correction de son dossier d'immigration numérique. Le salarié doit contacter le Centre de résolution de l'UKVI pour faire mettre à jour les informations relatives à son eVisa.
Les corrections de statut en ligne pouvant prendre un certain temps, les équipes des ressources humaines doivent anticiper d'éventuels retards et effectuer les vérifications de suivi relatives au droit au travail avant l'expiration de l'autorisation numérique actuelle du salarié.

Nos dossiers RH indiquent que le visa expire en novembre 2029, mais le code UKVI Share de l'employé indique février 2029. Quelle date prévaut pour déterminer le droit au travail ?

Réponse: Le « UKVI Share Code » (e-Visa) constitue la source légale faisant autorité pour la vérification du droit au travail au Royaume-Uni. Les employeurs doivent s’y fier pour établir une justification légale contre le travail illégal ; les dossiers RH internes, les copies de la carte BRP ou les données du CoS n’ont aucune valeur juridique dans ce contexte.
Si l’employé estime que le code Share comporte une erreur, il doit contacter directement le Centre de résolution de l’UKVI afin de corriger son profil numérique.
Le service des ressources humaines ne peut pas effectuer cette démarche au nom de l’employé. Tant que le code Share n’est pas corrigé et qu’une nouvelle vérification par l’employeur n’a pas été effectuée, la justification légale permettant de maintenir l’emploi est compromise.

⚠️ Important : utilisez toujours le code UKVI Share (eVisa) de l'employé comme référence officielle pour les vérifications du droit au travail. S'il diffère de vos registres internes, vérifiez son statut numérique avant d'autoriser la poursuite de l'emploi.

En bref : scénario de divergence concernant le droit au travail

Champ	Détails
Destination	Royaume-Uni
Type de permis	eVisa (statut d'immigration numérique de l'UKVI)
Scénario	Le code « UKVI Share » d'un salarié indique une date d'expiration du visa antérieure à celle enregistrée dans le système interne de ressources humaines ou de paie de l'employeur.
Autorisation de travail	L'embauche doit se fonder sur le statut d'immigration confirmé par la dernière vérification du droit au travail effectuée par l'employé à l'aide du code Share de l'UKVI.
Principales contraintes	Seul le salarié peut demander des corrections à son dossier d'immigration numérique auprès de l'UKVI. Les employeurs ne peuvent pas modifier le profil eVisa d'un salarié en son nom.
Complexité	Élevé, car les divergences entre le code d'action UKVI et les registres internes nécessitent une intervention rapide afin de garantir le respect des règles relatives au droit au travail.
Risques liés à l'intégration	Élevé, car les divergences non résolues peuvent retarder l'intégration ou le maintien en poste jusqu'à ce que le statut d'immigration numérique du salarié soit vérifié.
Risque lié au calendrier	Élevé, car le temps nécessaire à la correction des dossiers numériques de l'UKVI varie et peut avoir une incidence sur le recrutement ou la planification des effectifs.
Risques liés aux dépendances	Le salarié doit contacter le Centre de résolution de l'UKVI, et le service des ressources humaines doit procéder à une nouvelle vérification du droit au travail une fois que le dossier numérique aura été mis à jour.
Chronologie type	L'employé signale le problème au Centre de résolution de l'UKVI, reçoit une confirmation une fois le dossier mis à jour, et le service des ressources humaines procède immédiatement à une nouvelle vérification du code de partage.
Pouvoir de soumission	Centre de résolution de l'UKVI pour les corrections de statut en ligne ; les employeurs vérifient le statut mis à jour à l'aide du service en ligne de vérification du droit au travail de l'UKVI.
Principaux défis	Résoudre les divergences relatives au statut numérique, tenir à jour un dossier valide concernant le droit au travail, assurer le suivi des contrôles de vérification et consigner les mesures de mise en conformité.
Exemples de scénarios	La prolongation d'un visa de travailleur qualifié a été approuvée, mais l'eVisa n'a pas été mis à jour ; le statut d'immigration numérique d'un salarié indique une date d'expiration erronée ; les informations historiques relatives à la carte BRP diffèrent du code UKVI Share actuel.
Résultats attendus	Le dossier d'immigration numérique du salarié est corrigé, un nouveau code de partage UKVI est généré, et l'employeur procède à une nouvelle vérification du droit au travail à l'aide des documents conformes.

Ce qu'exige la loi et ce que les RH doivent faire avant la date d'entrée en vigueur du code des actions

Situation juridique – Différence entre les codes boursiers au Royaume-Uni

Le « Share Code » de l'UKVI (eVisa) est la source officielle à laquelle les employeurs doivent se référer pour vérifier le droit d'un salarié à travailler au Royaume-Uni. Si les informations figurant sur le « Share Code » diffèrent de celles des dossiers internes des ressources humaines, les employeurs doivent se fier au statut d'immigration numérique jusqu'à ce que cette divergence soit résolue.

Utilisez le « Share Code » comme référence officielle : la date d'expiration indiquée sur le « Share Code » de l'UKVI est celle que les employeurs doivent prendre en compte pour vérifier le droit au travail.
Les données historiques n'ont aucune valeur juridique en cas de divergence : même si votre système RH indique une date d'expiration postérieure sur la base d'un ancien certificat de parrainage (CoS) ou d'un ancien enregistrement BRP, ces données historiques ne constituent pas un motif légal valable.
Conservez un historique clair de conformité : consignez la date à laquelle l'anomalie a été identifiée, celle à laquelle l'employé a contacté le Centre de résolution de l'UKVI, ainsi que celle à laquelle le « Share Code » mis à jour a été vérifié. Cette piste d'audit permet de démontrer la conformité lors d'un contrôle du Home Office.
Vérifiez attentivement les dates d'expiration : toute divergence entre le code d'action et les registres internes doit faire l'objet d'une enquête immédiate.

La voie corrective - Différence entre les codes d'actions au Royaume-Uni

Si un salarié estime que son statut d'immigration numérique est erroné, c'est à lui qu'il revient d'entamer la procédure de rectification. Le service des ressources humaines doit accompagner ce processus en suivant son avancement et en mettant à jour les dossiers une fois le problème résolu.

L'employé doit contacter l'UKVI : seul le titulaire du visa peut demander des corrections à son dossier d'immigration numérique.
Conservez la preuve de la demande : demandez à l'employé de conserver la confirmation attestant qu'une demande de rectification a été soumise.
Prévoyez un délai de traitement : la mise à jour des dossiers d'immigration numériques peut prendre du temps ; prévoyez donc d'éventuels retards.
Nouvelle vérification après correction : une fois que le salarié a validé la mise à jour, effectuez une nouvelle vérification en ligne du droit au travail et enregistrez le résultat mis à jour.

Conseils RH - Différence entre les codes d'actions au Royaume-Uni

La mise en place d'un processus interne clair permet de réduire les risques liés à la conformité lorsque les dossiers relatifs au droit au travail présentent des divergences. Le service des ressources humaines doit agir sans délai et consigner chaque étape jusqu'à ce que la divergence soit résolue.

Enregistrez la date d'expiration numérique : utilisez la date d'expiration indiquée sur le code de partage UKVI à des fins de contrôle de conformité.
Informez rapidement le salarié : demandez-lui par écrit de contacter le Centre de résolution de l'UKVI en cas de divergence.
Planifier un contrôle de suivi : programmez des rappels pour effectuer un nouveau contrôle du droit au travail avant l'expiration de l'autorisation numérique actuelle.
Conserver des archives complètes : conserver des copies des chèques « Share Code » et de la correspondance associée dans le dossier de conformité de l'employé.

Principaux risques - Différence entre les codes boursiers au Royaume-Uni

Le fait de ne pas résoudre une divergence entre les registres internes et le « Share Code » de l'UKVI peut entraîner des difficultés inutiles en matière de conformité. Une intervention rapide permet de protéger à la fois l'employeur et le salarié.

Un visa valide ne suffit pas : si le code de partage n'est pas corrigé avant sa date d'expiration, les employeurs risquent de perdre leur excuse légale, même si le visa du salarié reste valide. Cela peut entraîner des sanctions civiles importantes.
Corrections tardives : la lenteur du traitement des dossiers d'immigration numériques peut avoir des répercussions sur l'intégration des nouveaux arrivants ou sur la planification de l'emploi à long terme.
Documentation incomplète : des dossiers relatifs au droit au travail manquants ou obsolètes peuvent être identifiés lors d'un contrôle de conformité mené par le Home Office.
Contrôles de suivi omis : le fait de ne pas renouveler le contrôle du droit au travail après une correction peut entraîner des lacunes dans les dossiers de conformité.

Clause de non-responsabilité

Les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre une décision.

À propos de Jobbatical Expertise au Royaume-Uni

Jobbatical a accompagné plus de 17 000 mutations internationales dans plus de 45 pays, en aidant les équipes RH à gérer les démarches d'immigration, la continuité de l'intégration, le suivi des autorisations et la coordination en matière de conformité. Au Royaume-Uni, notre équipe aide les employeurs à gérer les transitions vers le visa électronique (eVisa), la conformité aux exigences relatives au droit au travail, ainsi que les dossiers complexes impliquant des divergences de données auprès de l'UKVI et des recours devant le Resolution Centre.

Foire aux questions : divergence concernant le code de partage UKVI et nouvelle vérification du droit au travail

Pouvons-nous nous fier à nos dossiers RH internes s'ils indiquent une date d'expiration du visa postérieure à celle figurant sur le « Share Code » UKVI de l'employé ?

Non. Les employeurs doivent se baser sur le « Share Code » UKVI de l'employé lorsqu'ils effectuent un contrôle du droit au travail. Les dossiers internes des ressources humaines, les copies d'anciens visas, les cartes BRP ou les certificats de parrainage ne remplacent pas le statut d'immigration numérique utilisé pour établir une excuse légale.

Le service des ressources humaines peut-il contacter l'UKVI pour corriger les informations relatives au visa électronique ou au code de partage d'un salarié ?

Non. Seul le salarié peut demander la modification de son dossier d'immigration numérique via le Centre de résolution de l'UKVI. Le service des ressources humaines peut expliquer la procédure, suivre l'avancement du dossier et conserver les pièces justificatives, mais ne peut pas soumettre la demande au nom du salarié.

Que devons-nous faire si le Centre de résolution de l'UKVI n'a pas corrigé le dossier avant la date d'expiration du code d'action ?

Suivez de près ce dossier et assurez-vous que le salarié a bien demandé la rectification. Si une vérification supplémentaire s'avère nécessaire, envisagez de recourir au service de vérification des employeurs du Home Office, le cas échéant, et demandez l'avis d'un spécialiste en droit de l'immigration avant de prendre toute décision relative à l'emploi.

Un code « Share » UKVI erroné a-t-il une incidence sur le statut de visa d'un salarié ou sur sa future demande d'ILR ?

Pas nécessairement. Une anomalie dans le dossier d'immigration numérique ne modifie pas automatiquement le statut d'immigration de l'employé. Elle doit toutefois être corrigée sans délai afin d'éviter toute complication lors de futures prolongations de visa, de vérifications du droit au travail ou de demandes de permis de séjour à durée indéterminée (ILR).

Que se passe-t-il si nous ne constatons cette anomalie qu'après la date d'expiration du code de partage ?

Prenez immédiatement les mesures nécessaires pour vérifier le statut migratoire de l'employé. Demandez à l'employé de contacter sans délai le Centre de résolution de l'UKVI et examinez s'il convient de recourir au service de vérification des employeurs du Home Office pendant que le problème est en cours de résolution.

Les salariés bénéficiant du statut de résident permanent ou du statut provisoire au sein de l'UE sont-ils confrontés à des problèmes similaires concernant le code d'action ?

Oui. Bien que le statut délivré dans le cadre du dispositif d’enregistrement des ressortissants de l’UE ait toujours été géré par voie numérique, des inexactitudes peuvent néanmoins survenir. Si le statut en ligne est erroné, le salarié doit demander une correction auprès du Centre de résolution de l’UKVI avant qu’une nouvelle vérification du droit au travail ne soit effectuée.

Pendant combien de temps les employeurs doivent-ils conserver les registres mis à jour relatifs au « Share Code » de l'UKVI ?

Les employeurs doivent conserver les documents relatifs aux vérifications du « droit au travail » pendant toute la durée de l'emploi, ainsi que pendant la période de conservation requise après la fin du contrat. Ils doivent conserver à la fois les résultats originaux et mis à jour de la vérification du « Share Code », ainsi que des notes précisant quand l'anomalie a été identifiée et résolue.

Cela couvre les cas d'utilisation suivants :

Que se passe-t-il lorsque le système eVisa de l'UKVI affiche une date d'expiration différente de celle figurant sur la vignette de visa ou la carte BRP que nous avons dans nos dossiers ?
Un employeur peut-il continuer à employer un salarié pendant la correction d'une erreur dans les données du « Share Code » de l'UKVI ?
Comment puis-je contacter le Centre de résolution de l'UKVI au nom d'un salarié dont le profil numérique comporte des erreurs ?
Qu'est-ce que le Centre de résolution de l'UKVI, et combien de temps faut-il pour corriger une erreur sur un eVisa ?
Le code d'identification de notre titulaire de visa de travailleur qualifié indique que son visa a expiré le mois dernier, mais selon les dossiers des ressources humaines, son contrat court jusqu'à l'année prochaine. Que devons-nous faire ?
Comment rétablir une excuse légale après l'expiration de la date limite prévue par le Share Code en raison d'une erreur dans les données de l'UKVI ?
Un scan BRP ou un dossier RH interne prévaut-il sur une date d'expiration erronée du « Share Code » de l'UKVI ?
Quels documents le service des ressources humaines doit-il conserver pendant la période de rectification du Centre de résolution de l'UKVI ?
Le service de vérification des employeurs du ministère de l'Intérieur peut-il confirmer le statut migratoire d'une personne pendant la résolution d'un problème lié au « Share Code » ?
Quelle est la procédure à suivre en matière de droit au travail pour un ressortissant indien titulaire d'un visa de travailleur qualifié dont le profil eVisa présente une erreur ?
L'un de nos employés originaire du Nigeria présente une incohérence dans son profil UKVI suite au renouvellement de son visa de travailleur qualifié. Qui est chargé de résoudre ce problème ?
En quoi un écart au niveau du « Share Code » influe-t-il sur le calcul de la période d'éligibilité à l'autorisation de séjour à durée indéterminée (ILR) d'un salarié parrainé ?

Révisé par :

Georgiy Serdiukov

Georgiy Serdiukov est expert en mobilité internationale chez Jobbatical. Spécialisé dans l’immigration d’entreprise vers l’Allemagne, il traite activement des dossiers de visa pour travailleurs qualifiés au Royaume-Uni. Trilingue (allemand, anglais et ukrainien), il gère l’ensemble du cycle de vie des dossiers vers l’Allemagne, depuis l’évaluation du dossier et le dépôt de la demande de visa jusqu’à la délivrance du titre de séjour, l’obtention du statut de résident permanent et l’accompagnement à l’installation, y compris la recherche d’un logement. Son domaine d’activité couvre la Carte bleue européenne (Blaue Karte EU), les titres de séjour pour travailleurs qualifiés au titre des articles 18a et 18b de la loi allemande sur le séjour (AufenthG), les renouvellements de titres de séjour via le portail de services LEA de Berlin, la reconnaissance des qualifications via le système Anabin, ainsi que le régime de protection temporaire de l’UE pour les ressortissants ukrainiens. Fort de plus de 200 dossiers notés cinq étoiles et de plus de 1 500 déménagements accompagnés, il publie régulièrement des guides à l’intention des employeurs sur les règles obligatoires relatives aux demandes en ligne en Allemagne et sur la conformité en matière de parrainage au Royaume-Uni.

Droit au travail au Royaume-Uni : en cas de divergence entre vos données et le code partagé par l'UKVI