.svg)
Principaux enseignements
- Lorsque des ressortissants indiens demandent un permis de séjour en Allemagne avec des membres de leur famille, certaines municipalités exigent que le certificat de mariage soit vérifié par les services consulaires allemands en Inde.
- Cette procédure propre à chaque ville - qui n'est pas obligatoire à l'échelle nationale - prend généralement de 2 à 8 semaines et coûte de 500 à 600 euros, le dossier du demandeur principal étant souvent traité tandis que la demande du conjoint reste en suspens.
- La préparation proactive des documents, y compris la certification par apostille avant le départ, aide les employeurs à minimiser les délais de relocalisation pour les talents internationaux et leurs familles.
Tableau récapitulatif : Vérification du certificat de mariage pour les Indiens
Un employé indien s'est inscrit à Idstein, en Allemagne, et le bureau de l'immigration l'a informé que le certificat de mariage devait être vérifié avant le 20 octobre. L'employé est inquiet : ce processus de vérification ne prend-il pas généralement des mois et ne coûte-t-il pas cher ? Comment cela fonctionne-t-il réellement et cela retardera-t-il le permis de séjour de son conjoint ?
La réponse
Les exigences en matière de vérification des actes de mariage varient considérablement d'une ville allemande à l'autre et ne constituent pas une pratique standard à l'échelle nationale. Voici ce que les équipes RH doivent savoir :
Comment fonctionne le processus
Dans la plupart des cas, la présentation d'un certificat de mariage apostillé en provenance de l'Inde suffit pour les demandes de permis de séjour. Toutefois, certaines municipalités allemandes - en particulier celles qui traitent un grand nombre de demandes indiennes - exigent des vérifications supplémentaires.
Lorsqu'une vérification est nécessaire, le bureau local de l'immigration (Ausländerbehörde) contacte le consulat allemand en Inde, qui fait appel à une agence de vérification pour examiner l'authenticité du document à sa source. Ce processus implique une vérification auprès de l'autorité qui a délivré le document original en Inde.
Réalité de la ligne du temps
Bien que certaines villes comme Leipzig soient connues pour leurs longues procédures de vérification (plusieurs mois), les délais varient considérablement d'un endroit à l'autre. Si le bureau d'immigration d'Idstein a communiqué un délai de "avant le 20 octobre", cela signifie que la procédure est plus efficace ou que la vérification est déjà en cours.
Attentes en matière de coûts
La vérification coûte généralement entre 500 et 600 euros, payés par l'employé. Les demandes de paiement légitimes sont envoyées par courrier électronique officiel du Bürgeramt ou de l'Ausländerbehörde - vérifiez toujours l'authenticité en appelant directement le bureau.
Impact sur les demandes des familles
En règle générale, la demande de permis de séjour du demandeur principal peut être traitée, tandis que la demande du conjoint est mise en attente jusqu'à ce que la vérification soit terminée. Toutefois, certaines villes peuvent retarder le traitement de la demande de toute la famille jusqu'à ce que la vérification soit terminée.
Contexte et historique
L'Allemagne est signataire de la Convention de La Haye sur l'apostille, ce qui signifie que les documents indiens apostillés sont généralement acceptés à des fins d'immigration. Toutefois, le système d'immigration décentralisé de l'Allemagne accorde aux autorités locales (Ausländerbehörden) une grande autonomie en ce qui concerne les exigences de vérification des documents.
Les villes qui reçoivent un plus grand nombre de demandes en provenance de l'Inde, comme Leipzig, ont mis au point des protocoles de vérification supplémentaires dans le cadre desquels le consulat allemand en Inde fait appel à des agences tierces pour vérifier les actes de mariage à leur source d'origine. Cette pratique propre à chaque ville entraîne une variabilité des exigences et des délais de traitement dans toute l'Allemagne.
Le défi
Les équipes RH sont confrontées à plusieurs défis lorsqu'il est nécessaire de vérifier un acte de mariage :
Imprévisibilité : Il n'existe pas de base de données publique indiquant quelles villes allemandes doivent faire l'objet d'une vérification, ce qui rend difficile la planification préalable à la relocalisation.
Incertitude quant aux délais : Les employés reçoivent des informations contradictoires : certains bureaux d'immigration communiquent des délais précis (comme "avant le 20 octobre"), tandis que les ressources en ligne suggèrent des processus de plusieurs mois, ce qui crée une certaine confusion.
Impact financier : Les frais de vérification inattendus de 500 à 600 euros peuvent ne pas être inclus dans les forfaits de réinstallation standard.
Séparation familiale : Les conjoints ne peuvent pas déposer de demande de permis de séjour pendant la vérification, ce qui prolonge la séparation familiale au-delà des délais prévus.
Lacunes en matière de communication : Les employés ont du mal à déterminer si les courriels de demande de vérification sont légitimes, ce qui entraîne des retards ou des fraudes potentielles.
Règlements applicables
La Convention de La Haye sur l'apostille (1961) : L'Inde et l'Allemagne sont toutes deux signataires de cette convention, qui prévoit que les documents apostillés par le ministère indien des affaires extérieures (MEA) sont acceptés en Allemagne.
Loi allemande sur la résidence (articles 27 à 36) : Régit les exigences en matière de regroupement familial, y compris la présentation d'un certificat de mariage et la vérification de l'authenticité de la relation.
Discrétion administrative locale : Le droit administratif allemand autorise les bureaux locaux de l'immigration à mettre en place des procédures de vérification supplémentaires au-delà des exigences fédérales de base, ce qui explique les variations d'une ville à l'autre.
Autorité de vérification : Les consulats allemands de Chennai et de New Delhi travaillent en coordination avec des agences de vérification agréées en Inde pour mener des enquêtes sur le terrain afin de confirmer l'authenticité des documents à la source.
Résultat/explication détaillée
Le processus de vérification
- Dépôt de la demande : L'employé soumet une demande de permis de séjour accompagnée d'un certificat de mariage apostillé, de traductions et de photos de mariage.
- Examen des documents : Dans les villes dotées de protocoles de vérification, l'agent d'immigration signale le cas et contacte le bureau d'enregistrement local (Standesamt).
- Engagement consulaire : Le consulat allemand en Inde reçoit une demande de vérification accompagnée de copies de documents.
- Vérification sur place : Une agence agréée par le consulat mène une enquête sur le terrain au bureau d'enregistrement indien d'origine, en vérifiant le document par rapport aux registres officiels.
- Confirmation : Une fois la vérification réussie, une lettre de confirmation est envoyée à l'office allemand de l'immigration par la voie diplomatique.
- Le traitement reprend : Le rendez-vous pour le permis de séjour du conjoint est fixé une fois la vérification reçue.
Facteurs temporels :
- Efficacité du traitement des demandes des villes : 2 à 4 semaines pour les villes rationalisées
- Charge de travail consulaire : Jusqu'à 6-8 semaines en haute saison
- Complexité du document : Les certificats plus anciens ou les enregistrements ruraux peuvent nécessiter plus de temps.
Ventilation des coûts : Les frais de 500 à 600 euros couvrent les coûts d'enquête en Inde, les déplacements des agents de terrain, les rapports officiels et les communications diplomatiques.
Démarches auprès des employeurs et des talents
Pour les employeurs/équipes RH :
Avant la relocalisation
- Inclure des scénarios de vérification potentiels dans les séances d'information sur la réinstallation destinées aux employés indiens.
- Budget de 500 à 600 euros pour les coûts de vérification dans les paquets de relocalisation
- Liste de contrôle des documents à fournir : certificat apostillé, 6 à 8 photos de mariage, traductions certifiées.
Pendant l'application
- Établir une communication avec l'Ausländerbehörde local pour suivre l'évolution de la situation.
- Vérifier la légitimité des demandes de vérification en appelant directement le bureau.
- Apporter un soutien aux employés confrontés à une séparation familiale prolongée
Pour les employés/talents :
Avant de quitter l'Inde
- Obtenir l'apostille du certificat de mariage auprès du MEA (7-15 jours de traitement)
- Rassembler 6 à 8 photos de mariage
- Obtenir des traductions certifiées en anglais ou en allemand
- Faire plusieurs copies certifiées conformes
Sur demande de vérification
- Vérifier l'authenticité du courriel en appelant l'Ausländerbehörde au numéro de contact du site officiel.
- Répondre rapidement à la demande de documentation
- Conserver l'ensemble de la correspondance et des reçus de paiement
Pendant la période d'attente
- Tenir les RH informées de l'impact du calendrier
- S'assurer que le conjoint en Inde est joignable pour un contact potentiel avec l'agence.
- Envisager les possibilités de visa de visite temporaire si la séparation se prolonge de manière significative
Principaux enseignements
- Exigence spécifique à la ville : La vérification n'est pas universelle en Allemagne - renseignez-vous sur votre ville de destination spécifique lorsque vous planifiez vos déménagements.
- Une documentation proactive est importante : Obtenez l'apostille et les documents justificatifs avant de quitter l'Inde afin de minimiser les retards.
- Vérifiez toutes les communications : Confirmez toujours les demandes de vérification en appelant directement les bureaux d'immigration à l'aide des coordonnées officielles.
- Le traitement primaire se poursuit : Le permis de séjour de l'employé principal est généralement délivré pendant que la demande du conjoint est en attente de vérification.
- Prévoyez un budget pour les coûts : Inclure les frais de vérification de 500 à 600 euros dans les offres de relocalisation afin de réduire le stress financier des employés.
- Développer la connaissance des villes : Suivre les expériences de vérification par lieu afin d'améliorer l'orientation des futures délocalisations.
.svg)
