Module de suivi des renouvellements et de la conformité des employés

La gestion des renouvellements de visas des employés dans plusieurs pays est l’un des aspects les plus complexes de la mobilité internationale. Les titres de séjour, les autorisations de travail et les passeports expirent tous à des dates différentes, et un simple tableur ne suffit généralement pas lorsque les effectifs ne cessent de croître. Jobbatical remplace ce système par une gestion centralisée du renouvellement des titres de séjour : toutes les échéances sont regroupées dans un seul système, filtrées par pays, service ou type de titre, avec des vues mensuelles indiquant précisément quels renouvellements sont à venir. Les équipes RH et de mobilité peuvent ainsi planifier à l’avance, au lieu de devoir réagir à une date d’expiration que quelqu’un a remarquée trop tard.

La conformité est intégrée au mode de conservation des dossiers. Les passeports, visas, titres de séjour et dossiers justificatifs sont stockés dans un système de stockage de documents d’immigration crypté et conforme au RGPD, qui répond aux exigences européennes en matière de protection des données tout en permettant de les récupérer facilement en cas d’audit ou de contrôle interne. Le tableau de bord centralisé dédié à la conformité des visas transforme ces dossiers en indicateurs en temps réel, ce qui permet aux dirigeants de visualiser d’un seul coup d’œil la conformité des titres de séjour des employés à travers l’Europe et au-delà, et de générer des rapports de conformité sans avoir à les compiler manuellement à partir d’une douzaine de sources différentes.

L'automatisation du renouvellement des visas pour les employeurs permet de ne plus dépendre des rappels manuels. Des notifications automatisées sont envoyées aux RH, aux responsables et à l’employé avant chaque date d’expiration ; les processus de renouvellement se lancent d’un simple clic, et les outils de collaboration intégrés permettent aux experts en immigration de Jobbatical, aux équipes RH et aux employés de traiter ensemble chaque dossier depuis une seule et même plateforme. Il en résulte une approche proactive de la conformité plutôt qu’une gestion réactive des urgences : moins de sanctions et de risques juridiques, une charge administrative allégée, et des employés qui conservent leur autorisation légale de travail sans avoir à se charger eux-mêmes des démarches administratives.