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Los equipos de RRHH pueden incluir tanto los días de negocios como los de turismo cuando preparen los documentos para una solicitud de visado de negocios. Las visitas turísticas no requieren mención aparte en la carta de invitación o del empleador, siempre que el motivo principal del viaje sean los negocios.
Carta de invitación al visado de negocios
La pregunta
La respuesta
No es necesario que RRHH destaque por separado los días de turismo en la carta del empleador o de invitación. Estos días pueden incluirse en el periodo total de estancia para la solicitud de visado de negocios, siempre que el propósito empresarial siga siendo el motivo principal del viaje y la agenda lo refleje en todos los documentos presentados.
Descripción de los días de viaje en el documento de visado de negocios
Contexto y antecedentes: El reto
Los responsables de RR.HH. a menudo se enfrentan a la incertidumbre de documentar correctamente el tiempo personal breve, como las visitas turísticas, durante los viajes de negocios de los empleados. Las explicaciones incorrectas o demasiado detalladas de la agenda pueden dar lugar a un escrutinio innecesario o a una falta de correspondencia documental.
Enfoque de Jobbatical
Jobbatical recomienda un proceso simplificado: combinar todo el período de estancia -incluidos los días de ocio- bajo el total de la visita de negocios en todos los documentos de solicitud de visado, siempre que esto se ajuste a las directrices aplicables del consulado y la agenda principal siga estando relacionada con el trabajo.
Resultados
Para el formulario VIDEX y las cartas de apoyo, RRHH deberá indicar el periodo total (negocios + visitas turísticas) y reflejarlo en las reservas de vuelos/trenes y hoteles. Evita separar o detallar explícitamente los días de ocio a menos que las autoridades lo exijan específicamente.
Pasos para el empleador o el talento
- Especifique el periodo de estancia completo en todos los documentos
- Asegurarse de que el objetivo principal del orden del día son los negocios
- Evite dividir los negocios y las visitas turísticas en cartas
Principales conclusiones
- Las visitas turísticas pueden incluirse en el periodo total de la visita
- No dividir los días a menos que lo exija la embajada o el consulado
- Una documentación coherente reduce el riesgo administrativo
Cubre los siguientes casos de uso:
- ¿Necesita RRHH enumerar los días de turismo por separado en las cartas de invitación o de empleador para las solicitudes de visado de negocios?
- ¿Pueden incluirse los días de ocio en el periodo total de estancia de un visado de negocios sin que se mencione explícitamente en la documentación?
- ¿Cuál es la mejor manera de que las empresas documenten el tiempo libre o los días personales al solicitar visados de negocios para empleados?
- ¿Es aconsejable que RRHH separe los días laborables de los no laborables en los documentos de solicitud de visado de negocios?
- ¿Deben coincidir los datos de la agenda en las cartas oficiales de visado con las reservas de vuelos y alojamiento para los viajeros de negocios?
- ¿Cuáles son las prácticas habituales de RRHH para gestionar los días de viaje mixtos de negocios y personales para las solicitudes de visado?
- ¿Exigen los consulados que se mencione explícitamente la visita turística en los documentos justificativos del visado de negocios?
- ¿Puede RH combinar los periodos de negocios y de turismo en un solo periodo de estancia para los formularios VIDEX y las cartas justificativas?
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