Nouvelles règles relatives aux photos d'identité biométriques numériques au bureau de l'immigration de Berlin pour les permis de séjour

En 2026, une nouvelle réglementation a modifié les modalités de traitement des photos d'identité biométriques pour les titres de séjour et les documents de voyage à Berlin. Cette mise à jour, qui vise à renforcer la sécurité lors de la délivrance des documents d'identité, a des répercussions sur les procédures du Landesamt für Einwanderung (LEA). En tant que responsables RH chargés de la gestion des documents des employés, voici ce que vous devez savoir pour garantir la conformité de votre personnel.

What Is a Biometric Photo for a German Visa or Residence Permit?

A biometric photo is a passport-standard photo that meets Germany's technical specification for identity documents used for visas, residence permits, and travel documents nationwide.

• National standard: All German biometric photos must be 35mm × 45mm with a neutral expression, closed mouth, and a plain light background.
• Digital submission in Berlin: For electronic residence permits, Berlin's LEA now requires the photo to reach them digitally either via a certified studio's QR code or an on-site terminal, not a loose print.
• Where it differs by document: Visa applications at consulates may still accept printed biometric photos; the QR-code rule is specific to LEA-processed residence documents.
• Who it applies to: Most employees applying for or renewing an electronic residence permit through Berlin's LEA fall under the new digital process.

Principaux changements pour les photos biométriques

En vertu de la nouvelle loi, les photos biométriques pour les permis de séjour électroniques et les documents de voyage doivent être prises soit :

• dans les administrations publiques lors d'un rendez-vous, ou
• Dans des studios photo certifiés, avec transmission numérique sécurisée aux autorités via un nuage de haute sécurité.

How Does the Biometric Photo QR Code Process Work in Berlin?

Certified studios now transmit your biometric photo to the LEA digitally you bring a QR code to your appointment, not a print.

• Get the photo taken: Visit a certified studio or photo kiosk (e.g. at a dm store or Bürgeramt) that supports digital transmission.
• Receive a QR code: The studio uploads your photo to a secure high-security cloud and issues you a QR code linked to it.
• Bring the QR code to your LEA appointment: Present the QR code instead of a printed photo  the LEA downloads the image directly from the secure system.
• Standards still apply: The photo must meet biometric specs 35mm × 45mm, neutral expression, light background, no shadows.

Prefer not to visit a studio? The self-service terminals at the LEA's Keplerstraße office are covered in the section below.

Terminaux photo en libre-service à LEA

• La LEA a mis en place des bornes photographiques en libre-service dans ses locaux de la Keplerstraße à partir du 1er mai 2025. Ces bornes permettent aux demandeurs de prendre une photo biométrique numérique sur place pour un montant de 6 euros (payable en espèces avec des pièces de monnaie ou des billets de 5 euros, pas de paiement par carte).
• The terminals are automated, adjust camera height, take multiple photos, and allow applicants to select one, which is then uploaded to the LEA’s system. Applicants may still need to provide personal details (e.g., birthdate) for processing.

What Are the German Biometric Photo Size Requirements?

German biometric photos follow one fixed specification across visa and residence permit applications.

Which Permits Are Exempt From the Digital Photo Rules?

Berlin's digital biometric photo requirement does not apply to every permit type three categories may still follow traditional printed-photo submission.

• Ukrainian refugee residence permits: Residence permits issued to Ukrainian refugees are exempt from the new digital submission process.
• Toleration permits (Duldung): Holders of a Duldung a temporary suspension of deportation are not covered by the QR-code requirement.
• Temporary residence authorizations (Aufenthaltsgestattung): Certificates confirming permission to remain while an asylum decision is pending fall outside the new rules.
• What this means for these cases: These permits may allow printed photo submission, but the exact protocol can vary HR should confirm the current requirement per case.

Because exemption handling changes, verify the specifics for these permit types on the LEA's official website before the appointment.

Notes importantes pour les rendez-vous après le 1er mai 2025 :

• Au cours de la phase initiale de déploiement, des irrégularités techniques peuvent survenir avec les terminaux en libre-service.
• Visitors are strongly advised to bring a current biometric passport photo to ensure smooth processing.‍

Mesures à prendre par les RH

1. Informer les employés: Donnez des détails sur les nouvelles règles et exceptions concernant les photos, en particulier pour ceux qui ont un rendez-vous avec la LEA.
2. Conseils sur les photos: Il est recommandé de se munir d'une photo biométrique pour éviter les retards, même si l'on utilise les terminaux en libre-service.
3. Suivre les mises à jour: Consultez régulièrement le site web de la LEA pour vous tenir au courant des fonctionnalités des terminaux et des autres changements.
4. Prévoyez un budget pour les coûts: Notez les frais de 6 euros pour les photos prises sur place lorsque vous planifiez le soutien des employés à la documentation.

En prenant ces mesures, les RH peuvent aider les employés à naviguer dans le nouveau système en toute confiance, garantissant ainsi une expérience transparente à la LEA.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.