Nouvelles règles en matière de photos biométriques numériques pour les passeports à l'Office de l'immigration de Berlin à partir de mai 2025 pour les permis de séjour

Nouvelles exigences en matière de photo numérique pour les documents relatifs au permis de séjour à Berlin : Ce que les RH doivent savoir

À partir du 1er mai 2025, une nouvelle réglementation modifiera le traitement des photos d'identité biométriques pour les permis de séjour et les documents de voyage à Berlin. Cette mise à jour, qui vise à améliorer la sécurité de la délivrance des documents d'identité, affecte les processus du Landesamt für Einwanderung (LEA). En tant que professionnels des ressources humaines gérant la documentation des employés, voici ce que vous devez savoir pour garantir la conformité de votre personnel.

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Principaux changements pour les photos biométriques

En vertu de la nouvelle loi, les photos biométriques pour les permis de séjour électroniques et les documents de voyage doivent être prises soit :

• dans les administrations publiques lors d'un rendez-vous, ou
• Dans des studios photo certifiés, avec transmission numérique sécurisée aux autorités via un nuage de haute sécurité.

Cette règle s'applique à la plupart des documents de séjour traités par la LEA. Il existe toutefois des exceptions:

• Permis de séjour pour les réfugiés ukrainiens,
• Permis de tolérance (Duldungen),
• Autorisations de séjour temporaire (Aufenthaltsgestattungen).

Il est important de le noter : 

• Des photographes certifiés ou des kiosques à photos (par exemple, dans les magasins dm ou au Bürgeramt) téléchargent la photo sur un système sécurisé et fournissent un code QR. Les demandeurs doivent apporter ce code QR à leur rendez-vous LEA au lieu de se fier uniquement aux photos imprimées.
• Le code QR permet la transmission et le téléchargement sécurisés de la photo par la LEA, garantissant ainsi le respect des normes biométriques (35 mm x 45 mm, expression neutre, fond clair, pas d'ombres).

Ces exemptions signifient que les employés titulaires de ces permis peuvent suivre des protocoles de soumission de photos différents. Les équipes RH doivent vérifier les exigences spécifiques pour ces cas sur le site officiel de l'autorité locale de l'emploi.

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Terminaux photo en libre-service à LEA

• La LEA a mis en place des bornes photographiques en libre-service dans ses locaux de la Keplerstraße à partir du 1er mai 2025. Ces bornes permettent aux demandeurs de prendre une photo biométrique numérique sur place pour un montant de 6 euros (payable en espèces avec des pièces de monnaie ou des billets de 5 euros, pas de paiement par carte).
• Les terminaux sont automatisés, ajustent la hauteur de l'appareil photo, prennent plusieurs photos et permettent aux demandeurs d'en sélectionner une, qui est ensuite téléchargée dans le système de la LEA. Il se peut que les candidats doivent encore fournir des informations personnelles (par exemple, leur date de naissance) pour le traitement.
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Notes importantes pour les rendez-vous après le 1er mai 2025 :

• Au cours de la phase initiale de déploiement, des irrégularités techniques peuvent survenir avec les terminaux en libre-service.
• Il est vivement conseillé aux visiteurs de se munir d'une photo d'identité biométrique en cours de validité afin de faciliter le traitement de leur demande.
  
  

Rester informé

• La LEA fournira des mises à jour sur la mise en œuvre de ces changements.
• Les équipes RH peuvent consulter le site web de la LEA ou la page dédiée sur https://www.berlin.de/einwanderung/ueber-uns/aktuelles/artikel.1541531.php pour obtenir les dernières informations.
• Un suivi proactif de ces ressources vous aidera à guider efficacement les employés.
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Exceptions

• Les nouvelles exigences en matière de photos numériques ne s'appliquent pas à certains permis, tels que les permis de séjour pour les réfugiés ukrainiens, la suspension temporaire de l'expulsion (Duldung) ou les certificats confirmant l'autorisation de rester dans l'attente d'une décision en matière d'asile (Aufenthaltsgestattung). Ces cas peuvent suivre des protocoles de soumission de photos différents, autorisant éventuellement des photos imprimées.
• Les candidats doivent vérifier les conditions spécifiques de ces exemptions sur le site web de la LEA.

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Mesures à prendre par les RH

1. Informer les employés: Donnez des détails sur les nouvelles règles et exceptions concernant les photos, en particulier pour ceux qui ont un rendez-vous avec la LEA.
2. Conseils sur les photos: Il est recommandé de se munir d'une photo biométrique pour éviter les retards, même si l'on utilise les terminaux en libre-service.
3. Suivre les mises à jour: Consultez régulièrement le site web de la LEA pour vous tenir au courant des fonctionnalités des terminaux et des autres changements.
4. Prévoyez un budget pour les coûts: Notez les frais de 6 euros pour les photos prises sur place lorsque vous planifiez le soutien des employés à la documentation.

En prenant ces mesures, les RH peuvent aider les employés à naviguer dans le nouveau système en toute confiance, garantissant ainsi une expérience transparente à la LEA.