Quand et comment externaliser les services d'immigration des entreprises

Les tâches liées à l'immigration atterrissent souvent sur le bureau des RH avec peu d'avertissement - et encore moins de soutien. Qu'il s'agisse de déplacer une seule personne ou d'en gérer des dizaines, les demandes s'accumulent rapidement : recherche de visas, préparation de documents, suivi des mises à jour, suivi de l'évolution des règles dans plusieurs pays.

Ce n'est pas que les équipes ne peuvent pas s'en charger, c'est qu'elles ne devraient pas avoir à le faire seules. À mesure que les recrutements internationaux se généralisent, de nombreuses entreprises repensent la place de l'immigration dans leur stratégie de recrutement. L'externalisation de certaines parties du processus peut alléger la pression sur les équipes internes, réduire les risques juridiques et aider les personnes recrutées à l'étranger à démarrer plus rapidement.

Dans ce guide, nous examinerons les signes indiquant qu'il est temps de faire appel à une aide extérieure, ce qu'il faut rechercher chez un partenaire en matière d'immigration et comment préparer votre équipe pour qu'elle réussisse.

Quelle est la procédure d'immigration pour les personnes recrutées à l'étranger ?

Faire venir des talents internationaux ne s'arrête pas à l'offre d'emploi. L'immigration est un processus légal, et chaque pays a ses propres règles, catégories de visas et normes en matière de documentation.
Une stratégie d'immigration commerciale solide garantit qu'une fois le bon candidat embauché, il pourra être transféré légalement et efficacement vers son nouveau lieu de travail.

La procédure d'immigration comprend au minimum

• Déterminer la bonne catégorie de visa en fonction du rôle, de la nationalité et de la destination.
• Préparer et soumettre les documents d'immigration conformément à la législation locale.
• Coordonner les équipes RH, juridiques et de conformité afin d'éviter les retards.
• Suivre le calendrier des demandes et s'assurer qu'aucune étape n'est manquée, jusqu'à l'approbation des visas.

L'omission d'une étape ou l'utilisation d'un formulaire erroné est plus qu'un désagrément : cela peut retarder l'intégration ou même mettre votre entreprise en danger. Et à moins que vous ne disposiez d'une expertise interne en matière d'immigration, la réalisation de ce travail avec précision peut prendre beaucoup de temps et de ressources.

C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises se tournent vers des spécialistes externes de l'assistance et de l'immigration pour prendre en charge tout ou partie du processus.

Quand votre stratégie en matière de talents internationaux a besoin d'un soutien externalisé en matière d'immigration

Certaines équipes gèrent l'immigration en interne pendant des années sans problème majeur. D'autres constatent qu'une seule embauche internationale suffit à pousser les systèmes internes à leur limite.
Envisagez d'externaliser les services d'immigration si votre équipe est confrontée à ces éléments déclencheurs :

• Expansion internationale rapide : L'expansion rapide dans plusieurs pays introduit un grand nombre de réglementations et de processus d'immigration différents qui peuvent submerger même les équipes bien organisées.
• parrainage de visas complexes ou pour la première fois : Si vous recrutez régulièrement pour des postes nécessitant des visas complexes, si vous entrez dans de nouvelles juridictions ou si vous parrainez des visas pour la première fois, le manque d'expertise interne en matière d'immigration légale présente des risques importants.
• Des ressources limitées et des objectifs d'efficacité : Lorsque les ressources RH internes sont mises à rude épreuve par le suivi manuel, le remplissage de formulaires et la coordination constante, l'externalisation des services d'immigration permet à votre équipe de se concentrer sur les initiatives stratégiques en matière de ressources humaines.
• Besoin de prévisibilité et de réduction des risques : Pour atténuer les coûts élevés des erreurs de conformité ou des sanctions juridiques liées à l'évolution des règles d'immigration, travailler avec un prestataire spécialisé signifie disposer d'une expertise cohérente et actualisée.

Comment externaliser efficacement les services d'immigration

Externaliser le travail d'immigration ne signifie pas le confier à quelqu'un d'autre en espérant que tout ira bien. Un bon prestataire doit se sentir comme une extension de votre équipe, apportant structure, expertise et visibilité à chaque dossier.

Voici comment établir un partenariat efficace pour les services d'externalisation de l'immigration :

1. Évaluez vos besoins : Avant de faire appel à des prestataires, réfléchissez à vos défis spécifiques en matière d'immigration, à votre volume actuel d'embauches internationales et à vos lacunes en matière de ressources internes. Comprenez le niveau des services d'aide à l'immigration dont vous avez besoin - des services de base de préparation des documents d'immigration à la gestion de bout en bout.
   
   
2. Choisissez le bon prestataire de services d'immigration : Recherchez un partenaire de solutions d'immigration globale qui se spécialise spécifiquement dans l'immigration d'affaires. Privilégiez les fournisseurs dont les experts en immigration d'entreprise proposent non seulement des technologies, mais aussi des services pratiques de conseil en matière d'immigration et des services consultatifs en matière d'immigration internationale. Vérifiez leur portée mondiale, leur expérience (taux d'approbation des visas) et leur capacité à fournir des services complets en matière d'immigration et de visa.
   
   
3. Intégrez votre partenaire externalisé : Établissez des canaux de communication clairs et intégrez les processus du prestataire à vos flux de travail internes en matière de ressources humaines, de droit et de recrutement. Une bonne plateforme de mobilité mondiale de votre fournisseur peut faciliter cette intégration en centralisant les données et la communication.
   
   
4. Gérer le partenariat en cours : Veillez à une communication claire, définissez des indicateurs de performance et tirez parti de la technologie du prestataire pour une visibilité en temps réel. Un bon prestataire disposera de tableaux de bord permettant de suivre l'état de conformité, les renouvellements de visa à venir et la conformité globale en matière d'immigration.
   
   
5. Maintenir la conformité grâce à l'externalisation : Travaillez en étroite collaboration avec votre prestataire pour vous assurer que toutes les règles d'immigration et les exigences légales sont respectées en permanence. Leur expertise est essentielle pour minimiser les risques dans toutes les juridictions.

Immigration ou relocalisation : qu'est-ce qui compte le plus pour les RH ?

L'aide à la réinstallation - comme la recherche d'un logement ou l'intégration culturelle - est importante, mais elle ne commence qu'une fois l'immigration réglée. Les services d'immigration et de visa constituent la première étape, et la plus essentielle, de tout déménagement international. Sans le visa adéquat, aucune relocalisation légale ne peut avoir lieu. 

Les équipes RH devraient considérer les services de préparation des documents d'immigration comme un élément essentiel et précoce de leur plan d'embauche international. Les experts en immigration veillent à ce que toutes les étapes légales soient respectées, fournissent des mises à jour en temps réel sur le traitement des visas et aident à éviter les contretemps de dernière minute. Une fois l'immigration gérée, la logistique de la relocalisation peut suivre. C'est là qu'une solution combinée telle que l'assistance intégrée de Jobbatical en matière d'immigration et de relocalisation fait la différence.

Conclusion

L'embauche à l'échelle mondiale est synonyme d'opportunités, mais aussi de responsabilités supplémentaires. L'immigration n'est pas seulement une tâche à cocher ; c'est un processus juridique qui affecte directement votre capacité à attirer, déplacer et retenir les talents internationaux.

L'externalisation et la collaboration avec un prestataire de services d'immigration peuvent permettre à votre équipe de se concentrer sur votre personnel, tout en vous donnant l'assurance que chaque exigence juridique est traitée par des experts.

Jobbatical offre un soutien complet en matière d'immigration et de relocalisation, en fournissant des solutions d'immigration et des services de soutien à l'immigration, afin que les équipes de RH puissent se concentrer sur les talents - pendant que nous nous occupons du reste.