Exigences en matière d'archivage pour les promoteurs de visas britanniques

Introduction

Tout parrain agréé au Royaume-Uni a deux obligations parallèles : tenir les registres appropriés et les tenir correctement. Le Home Office considère les lacunes dans la documentation comme une preuve de non-conformité, que l'activité sous-jacente ait été légale ou non. Avec près de 2 000 licences révoquées en 2024-2025 et une augmentation des contrôles de conformité, ce guide explique précisément ce que vous devez conserver, pendant combien de temps, ainsi que les erreurs les plus courantes en matière de tenue des registres qui entraînent des mesures coercitives.

1. Documents que l'employeur doit conserver - Exigences de l'annexe D

L'annexe D du guide du Home Office destiné aux employeurs parrainant des travailleurs et des travailleurs temporaires définit les documents obligatoires pour chaque travailleur parrainé. Il existe quatre catégories principales :

Documents relatifs au droit au travail

• Une copie lisible du passeport actuel du salarié (page avec la photo et tous les visas ou tampons d'entrée pertinents).
• Fiche de vérification du code de partage eVisa, comprenant la date de vérification et la référence du service de vérification. À compter du 31 décembre 2026, ce document remplacera le BRP en tant que titre de travail valide pour les ressortissants non britanniques.
• Pour les travailleurs titulaires d'une autorisation à durée déterminée, date de la prochaine vérification (les codes de partage expirent tous les 90 jours).

Dossiers relatifs au certificat de parrainage (CoS)

• Le numéro de référence CoS attribué au salarié.
• L'intitulé du poste, le code SOC, le salaire et la date d'entrée en fonction indiqués sur le certificat de travail.
• Tout certificat de travail délivré ultérieurement en cas de changement de poste ou d'employeur de la part du salarié.

Documents relatifs à l'emploi et à la paie

• Contrat de travail signé ou conditions d'emploi écrites.
• Les bulletins de paie ou les registres de paie attestant du salaire versé à chaque période de paie revêtent une importance particulière, car le salaire fera désormais l'objet d'un suivi par période de paie à compter d'avril 2026.
• Les documents attestant de tout changement concernant les horaires de travail, le salaire ou le lieu de travail, ainsi que la preuve que ces informations ont été communiquées à l'UKVI dans le délai de 10 jours ouvrables.
• Les relevés d'absences des travailleurs parrainés, y compris tout congé sans solde ayant entraîné l'obligation de déclarer une modification salariale.

Coordonnées et informations personnelles

• Adresse et numéro de téléphone actuels du salarié au Royaume-Uni – mis à jour à chaque déménagement.
• Coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence pour le salarié.
• Numéro de sécurité sociale (une fois attribué).

L'annexe D est mise à jour régulièrement. Consultez gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers pour consulter la version actuelle ; ne vous fiez pas à une copie imprimée datant de plus de six mois.

2. Pendant combien de temps l'employeur doit-il conserver les dossiers relatifs au parrainage ?

3. La transition vers l'eVisa et ses implications pour la tenue des registres

À compter du 31 décembre 2026, les cartes de séjour biométriques (BRP) physiques ne seront plus valables pour les contrôles du droit au travail. Cela modifie les informations que vous devez enregistrer et la manière de le faire :

• Cessez de conserver des copies du BRP comme principale preuve de votre droit au travail. Après la transition, les registres de vérification du code de partage eVisa constituent le document requis.
• Notez la date de chaque vérification de l'eVisa, le code de partage utilisé et le résultat. Cela constituera votre preuve légale si le statut d'un travailleur venait à être remis en cause ultérieurement.
• Mettez en place un calendrier de vérification périodique tous les 90 jours : les codes de partage eVisa expirent, et une vérification périmée ne constitue pas une excuse légale.
• Assurez-vous que votre système d'archivage de documents permet d'enregistrer des rapports de vérification comportant des horodatages et les coordonnées de l'utilisateur : une simple entrée dans un tableur sans date ne constitue pas une preuve suffisante en cas d'audit.

Les travailleurs qui n'ont pas encore créé de compte en ligne auprès de l'UKVI ne peuvent pas générer de code de partage. Intégrez la création d'un compte UKVI à votre liste de contrôle d'intégration ; n'attendez pas le moment du renouvellement du visa pour le faire.

4. Les erreurs de tenue des registres des sponsors et comment y remédier

Voici les manquements que le ministère de l'Intérieur constate le plus souvent lors de ses contrôles de conformité. Chacun d'entre eux peut être évité grâce à la mise en place de systèmes adaptés.

Erreur : conserver des copies du BRP au lieu des justificatifs de l'eVisa après la transition.

✔ Mesure corrective : procédez à un audit complet de vos dossiers relatifs au droit au travail avant le 31 décembre 2026. Remplacez toute copie du BRP par un enregistrement de vérification du code de partage de l'eVisa pour chaque travailleur parrainé actuellement.

Problème : les documents stockés dans les boîtes de réception individuelles ou sur des disques durs locaux deviennent inaccessibles lorsque la personne concernée quitte l'entreprise.

✔ Mesure corrective : tous les dossiers relatifs à la conformité des sponsors doivent être conservés dans un système cloud partagé et soumis à des contrôles d'accès. Lorsqu'un utilisateur de niveau 1 ou un responsable des ressources humaines quitte l'entreprise, ces dossiers doivent rester accessibles.

Erreur : aucune mention de la date à laquelle la vérification du droit au travail a été effectuée – seulement une copie numérisée du document.

✔ Mesure corrective : chaque contrôle du droit au travail doit être consigné en précisant la date à laquelle il a été effectué, le ou les documents ou le code d'action vérifiés, ainsi que le nom de la personne qui l'a effectué.

Erreur : les relevés de paie ne correspondent pas au salaire indiqué sur le CoS ; des primes ou des retenues ont fait passer le salaire net en dessous du seuil.

✔ Correction : la conformité salariale est désormais évaluée par période de paie. Effectuez chaque mois une comparaison entre le salaire réel et le seuil salarial fixé par le CoS pour chaque travailleur parrainé. Signalez immédiatement tout écart constaté.

Erreur : l'adresse et les coordonnées de l'employé n'ont pas été mises à jour depuis son embauche, alors qu'il a déménagé il y a 18 mois.

✔ Mesure corrective : ajoutez une étape de reconfirmation annuelle des coordonnées à votre calendrier de conformité pour les travailleurs parrainés. L'UKVI attend de vous que vous disposiez d'informations à jour.

Erreur : les dossiers des salariés ayant quitté l'entreprise sont supprimés dès la fin de leur contrat.

✔ Solution : Conservez tous les documents pendant la période requise (durée du parrainage + au moins 1 an). Définissez des dates de suppression dans votre système de gestion documentaire ; ne supprimez pas les documents au moment du départ.

Erreur : partage des identifiants de connexion par SMS entre plusieurs membres du personnel des ressources humaines.

✔ Solution : chaque utilisateur du service SMS doit disposer de ses propres identifiants de connexion. Le partage d'identifiants constitue une violation des règles de conformité. Supprimez immédiatement l'accès lorsqu'un utilisateur quitte l'entreprise ; les comptes inactifs disposant de droits d'accès actifs sont signalés lors de l'audit.

5. Préparer les dossiers des promoteurs en vue d'un audit

Une visite de contrôle du Home Office, annoncée ou inopinée, peut avoir lieu à tout moment. Les sponsors qui gèrent ces visites sans encombre sont ceux qui considèrent leurs dossiers comme des documents évolutifs, et non comme de simples archives.

Liste de contrôle trimestrielle pour la tenue des registres

• Tous les dossiers des travailleurs parrainés contiennent : la référence CoS actuelle, le document attestant du droit au travail (eVisa, daté), le contrat signé, les bulletins de paie des 12 derniers mois et les coordonnées actuelles.
• Les enregistrements des codes de partage eVisa sont datés et se situent dans la période de validité de 90 jours.
• Les fiches de paie de chaque salarié parrainé confirment que le salaire est égal ou supérieur au seuil fixé par le CoS pour chaque période de paie.
• Les registres d'absences sont à jour et tous les rapports générés par les absences ont été établis dans le SMS dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Les dossiers des anciens travailleurs parrainés sont conservés et accessibles ; ils ne sont ni archivés sur des disques durs personnels ni supprimés.
• L'accès au stockage des documents est réservé au personnel actuel et désigné : pas de comptes partagés, pas d'accès pour les anciens employés.

Si vous constatez une lacune lors d'un audit interne, signalez-la de manière proactive via le SMS et consignez cette démarche. Les lacunes signalées de manière volontaire sont considérées plus favorablement que celles identifiées par le ministère de l'Intérieur.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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