Comment éviter les pièges courants du système de gestion des sponsors au Royaume-Uni : Conseils de conformité pour les employeurs

Le système britannique de gestion des sponsors (SMS) exige des employeurs qu'ils se conforment strictement aux règles afin d'éviter des sanctions telles que des amendes, la suspension ou le retrait de leur licence. Les principaux écueils sont l'absence de déclaration des changements, la tenue inadéquate des dossiers et l'utilisation incorrecte des certificats de parrainage (CoS). Tous ces écueils peuvent être atténués par des politiques de ressources humaines structurées, la formation du personnel et la gestion numérique des dossiers.

Pièges courants et stratégies de conformité

L'un des manquements les plus fréquents à l'obligation de conformité est le retard ou l'absence de déclaration des changements. Les employeurs doivent signaler les changements liés au travailleur - tels que le rôle, le salaire, le lieu de travail ou une absence de plus de quatre semaines - dans un délai de 10 jours ouvrables. Les changements organisationnels, y compris les changements de taille, de propriété ou de personnel clé de l'entreprise, doivent être signalés dans un délai de 20 jours ouvrables. La mise en place de rappels automatisés dans le logiciel RH peut aider à respecter ces délais de manière cohérente.

La tenue inadéquate des dossiers reste l'une des principales causes de retrait de licence. Les promoteurs sont tenus de conserver des dossiers complets pour chaque travailleur parrainé, y compris les descriptions de poste, les fiches de paie, les vérifications du droit au travail et les preuves de qualification, pendant toute la durée de l'emploi plus un an. L'intégration des exigences de l'annexe D dans les systèmes d'information des ressources humaines garantit que la documentation est collectée de manière proactive plutôt que réactive lors des audits.

La délivrance de certificats de parrainage (CoS) pour des postes non authentiques ou non éligibles présente un autre risque important. Les postes doivent correspondre au niveau de compétence requis (niveau 3 du RQF ou supérieur) et aux seuils de salaire - 41 700 livres sterling pour les travailleurs qualifiés et 48 500 livres sterling pour les postes de Senior/Specialist dans le cadre de la mobilité globale des entreprises. Les employeurs doivent vérifier les détails du poste par rapport aux critères du ministère de l'intérieur avant de délivrer le certificat de sécurité, afin d'éviter toute non-conformité.

Les contrôles relatifs au droit au travail doivent être effectués en ligne à l'aide de codes de partage pour tous les titulaires d'un permis de séjour biométrique (BRP), les BRP physiques n'étant plus valables. Les employeurs doivent conserver les preuves de ces vérifications, y compris la date et le nom de la personne qui les a effectuées. Des formations régulières pour le personnel des ressources humaines garantissent une conformité continue avec les processus de vérification numérique mis à jour.

Construire un cadre RH conforme

• Il est essentiel d'établir des politiques de parrainage claires en matière de ressources humaines pour maintenir la conformité. Ces politiques doivent couvrir la tenue des dossiers, les procédures de délivrance des CdS, les vérifications du droit au travail et les délais de déclaration des changements. Les politiques doivent être facilement accessibles à l'ensemble du personnel concerné et mises à jour régulièrement afin de refléter les modifications apportées à la législation sur l'immigration.
• La désignation et la formation du personnel clé, notamment de l'ordonnateur, du contact clé et des utilisateurs de niveau 1, garantissent la responsabilité au sein du SGS. La vérification des antécédents du personnel clé contribue à maintenir l'intégrité de l'organisation, car tout problème de casier judiciaire peut entraîner un refus ou un retrait de licence.
• La réalisation régulière d'audits internes ou fictifs avec un soutien juridique externe en matière d'immigration permet d'identifier les lacunes en matière de conformité avant les audits officiels du ministère de l'intérieur. Ces audits devraient porter sur l'utilisation du CdS, l'exhaustivité des dossiers et le respect des délais de déclaration, ce qui permet d'apporter des corrections de manière proactive.

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