Lancement de l'autorisation électronique de voyage (ETA) au Royaume-Uni en 2026 : guide à l'intention des employeurs

Alors que la mobilité internationale devient un élément central du recrutement et des opérations clients, même les changements réglementaires mineurs peuvent avoir un impact considérable sur la manière dont les entreprises gèrent les voyages et la conformité. Le prochain système britannique d'autorisation électronique de voyage (ETA), qui sera lancé le 25 février 2026, est l'un de ces changements auxquels les responsables des ressources humaines et de la mobilité doivent se préparer, en particulier si leur entreprise envoie régulièrement des employés au Royaume-Uni pour des visites ou des missions de courte durée.

Qu'est-ce que l'autorisation électronique de voyage (ETA) au Royaume-Uni ?

L'autorisation électronique de voyage (ETA) est un nouveau permis d'entrée numérique conçu pour renforcer la sécurité aux frontières du Royaume-Uni tout en simplifiant l'entrée des visiteurs de courte durée provenant de pays exemptés de visa. Il ne s'agit pas d'un visa, mais d'une autorisation numérique simplifiée qui permet de voyager au Royaume-Uni pour une durée maximale de six mois.

Le concept est quelque peu similaire à l'ESTA (Electronic System for Travel Authorization) américain ou à l'eTA canadien, et s'inscrit dans l'objectif plus large du Royaume-Uni de numériser les processus d'immigration et de contrôle des frontières.

Une fois accordée, l'ETA sera liée électroniquement au passeport, ce qui signifie qu'il n'y aura plus de document physique à transporter. Les compagnies aériennes et les transporteurs vérifieront le statut de l'ETA avant l'embarquement, afin de s'assurer que seuls les voyageurs autorisés peuvent se rendre au Royaume-Uni.

Qui doit demander une ETA ?

L'ETA sera obligatoire pour les ressortissants des pays exemptés de visa, c'est-à-dire les voyageurs qui n'ont actuellement pas besoin de visa pour effectuer des séjours de courte durée au Royaume-Uni. Cela concerne les citoyens des pays suivants :

• Les États-Unis
• Canada
• Pays de l'Union européenne (UE) et de l'espace Schengen
• Pays membres du Conseil de coopération du Golfe (CCG) (dont les Émirats arabes unis, l'Arabie saoudite, le Qatar, Oman, le Koweït et Bahreïn)
• Autres partenaires exemptés de visa désignés par le gouvernement britannique

Ceux qui n'auront pas besoin d'une ETA :

• Citoyens britanniques et irlandais
• Les personnes titulaires d'un visa britannique valide ou d'un statut d'immigration existant, telles que les titulaires d'un visa de travailleur qualifié ou les travailleurs frontaliers.

Si une organisation fait régulièrement venir des collègues ou des clients provenant de régions exemptées de visa pour des engagements professionnels au Royaume-Uni, ce changement à venir devrait déjà figurer sur la liste de contrôle pour la planification des voyages début 2026.

Quand commence l'ETA ?

Le gouvernement britannique a confirmé que le système ETA entrera pleinement en vigueur à partir du 25 février 2026. Ce déploiement fait suite à des programmes pilotes qui ont débuté avec les ressortissants des pays du Golfe en 2024 et qui ont été progressivement étendus à d'autres régions.

D'ici mi-2026, tous les voyageurs provenant de pays exemptés de visa devront disposer d'une ETA pour entrer au Royaume-Uni, quel que soit leur mode de transport (avion, bateau ou voie terrestre, par exemple si vous passez la frontière terrestre irlandaise).

Il est fortement recommandé de consulter le site Web dédié à l'ETA du gouvernement britannique ou la page d'informations de voyage de votre compagnie aérienne avant de réserver votre vol afin de vous assurer que vous répondez aux nouvelles exigences.

Comment fonctionne l'application ETA ?

Le processus de demande ETA est entièrement numérique et conçu pour être simple et efficace :

• Postulez en ligne – Les candidats doivent remplir un formulaire en ligne via le portail officiel du gouvernement britannique ou l'application mobile.
  
• Fournissez vos informations personnelles – Cela comprend votre nom complet, votre date de naissance, vos coordonnées et les informations figurant sur votre passeport.
  
• Répondez à de brèves questions relatives à la sécurité et au voyage – Elles permettent aux autorités britanniques d'évaluer votre éligibilité et d'identifier tout problème potentiel en matière de sécurité.
  
• Payer les frais de dossier – Les frais ETA s'élèvent à 16 £ par demandeur.
  
• Attendez le traitement – La plupart des demandes sont traitées rapidement, souvent en quelques heures ; toutefois, il est conseillé aux demandeurs de présenter leur demande au moins trois jours ouvrables avant leur départ.
  

Une fois approuvée, la confirmation est émise par voie électronique. L'autorisation est liée numériquement au passeport du demandeur, ce qui évite d'avoir à imprimer ou à transporter un document séparé.

Quelle est la durée de validité de l'ETA ?

L'ETA britannique est valable deux ans ou jusqu'à l'expiration du passeport du titulaire, selon la première éventualité. Pendant sa période de validité, il permet d'effectuer plusieurs voyages au Royaume-Uni, chaque séjour pouvant durer jusqu'à six mois à des fins telles que 

• tourisme ou visite à des amis et à la famille, 
• voyage d'affaires de courte durée, 
• transiter par le Royaume-Uni, 
• programmes d'études courts.

Si une personne a l'intention de séjourner au Royaume-Uni pendant plus de six mois, ou à des fins telles que l'emploi ou des études de longue durée, elle doit demander le visa britannique approprié.

Pourquoi le Royaume-Uni introduit-il l'ETA ?

Le programme ETA s'inscrit dans la vision britannique des « frontières intelligentes » et d'un contrôle modernisé de l'immigration. Plusieurs motivations clés sous-tendent ce déploiement :

• Renforcement de la sécurité aux frontières : l'ETA permet au Royaume-Uni de contrôler les voyageurs avant leur arrivée, réduisant ainsi le risque d'entrée de personnes inadmissibles ou à haut risque.
• Accès plus rapide aux ports : grâce à la préautorisation numérique, les retards sont réduits dans les aéroports et les terminaux de ferry.
• Gestion basée sur les données : les autorités peuvent collecter et analyser plus efficacement les données relatives aux déplacements, ce qui améliore la prise de décision en matière d'immigration et de sécurité.
• Cohérence avec les systèmes mondiaux : des programmes d'autorisation similaires sont déjà en place dans de nombreuses régions du monde (comme l'ESTA aux États-Unis, l'eTA au Canada et le futur ETIAS dans l'Union européenne), contribuant ainsi à harmoniser les normes en matière de voyage.

Pour les voyageurs, cela signifie une procédure d'entrée plus simple et plus rapide, mais uniquement si l'ETA est correctement remplie avant le départ.

Que se passe-t-il si vous n'avez pas d'ETA ?

De la même manière que les compagnies aériennes vérifient actuellement les visas avant d'autoriser les passagers à embarquer sur des vols à destination du Royaume-Uni, elles vérifieront également la validité de l'autorisation ETA. Si l'ETA est manquante ou a été refusée, le passager ne sera pas autorisé à embarquer.

Cela fait de l'ETA un élément essentiel de votre liste de contrôle avant le départ. Avant le voyage :

• Vérifiez si vous avez besoin d'une ETA en fonction de votre nationalité.
• Faites votre demande bien à l'avance, idéalement une semaine avant votre vol.
• Assurez-vous que les informations fournies dans le passeport correspondent exactement à celles figurant sur l'ETA. 

Même de petites erreurs (comme des noms ou des numéros de passeport qui ne correspondent pas) peuvent entraîner des problèmes d'embarquement ou des retards à la frontière.

Impact sur les entreprises : pourquoi les employeurs doivent se préparer dès maintenant

Bien que l'ETA ne soit qu'une simple formalité administrative pour les voyageurs, elle a des implications opérationnelles importantes pour les employeurs qui gèrent les voyages internationaux, les missions professionnelles de courte durée ou les visites liées à des projets.

1. Évitez les perturbations de dernière minute

Les voyageurs d'affaires sans ETA approuvée ne seront pas autorisés à embarquer sur leur vol à destination du Royaume-Uni. Cela signifie qu'une autorisation manquante pourrait retarder des réunions importantes, le lancement de projets ou des visites chez des clients.

Disposer d'une liste de contrôle standard à remplir avant le départ, similaire à celle utilisée pour la gestion des visas, vous aidera à éviter ce genre de problèmes de dernière minute.

2. Mettre à jour les politiques en matière de déplacements et les communications avec les employés

Il sera essentiel de veiller à ce que les employés soient informés de l'obligation d'obtenir une ETA, en particulier ceux qui ont l'habitude de voyager sans visa. Les équipes RH et mobilité doivent :

• Mettre à jour les documents relatifs à la politique interne en matière de déplacements.
• Ajouter l'exigence ETA aux workflows de planification des déplacements.
• Fournir des conseils sur les étapes et les délais de candidature.

3. Conformité et suivi des données

La conformité en matière de mobilité internationale ne consiste pas seulement à éviter les sanctions, mais aussi à conserver un registre clair des déplacements transfrontaliers des employés. L'ETA introduit une nouvelle couche de données de voyage qui peut être suivie dans les systèmes de mobilité de votre entreprise. L'intégration des données ETA pourrait faciliter à la fois la déclaration de conformité et la prévision des coûts de déplacement.

4. Assistance aux voyageurs fréquents

L'ETA étant valable deux ans, les voyageurs fréquents vers le Royaume-Uni n'auront besoin d'en faire la demande qu'une seule fois au cours de cette période. Encourager les inscriptions anticipées en 2026 permettra d'assurer des cycles de voyage plus fluides à l'avenir et de réduire la charge administrative plus tard dans l'année.

Meilleures pratiques pour les équipes RH et mobilité

Pour préparer le déploiement, voici quelques mesures que les services RH et mobilité internationale peuvent prendre d'ici à la date de lancement prévue en février 2026 :

• Vérifier les projets de voyages d'affaires à venir : identifier les employés ou les sous-traitants susceptibles d'avoir besoin d'un ETA au cours des premier et deuxième trimestres 2026.
• Mettre à jour les listes de contrôle pour les voyages : ajouter l'ETA comme étape obligatoire pour tous les visiteurs provenant de pays exemptés de visa.
• Communiquez tôt et clairement : envoyez des rappels à l'ensemble de l'organisation afin d'éviter toute confusion à l'approche de la date du voyage.
• Planifiez les remboursements : décidez si votre entreprise prendra en charge les frais de 16 £ ou si elle attendra que les voyageurs demandent leur remboursement.
• Coordonnez-vous avec les prestataires de gestion des voyages : assurez-vous qu'ils connaissent l'exigence relative à l'ETA et qu'ils peuvent vous aider à remplir les demandes lors de la réservation des vols.
• Restez informé : le ministère britannique de l'Intérieur pourrait publier des mises à jour dans les mois précédant le lancement. Abonnez-vous aux mises à jour officielles ou faites appel à votre partenaire en matière d'immigration pour suivre ces changements.

Pourquoi cela est important pour les employeurs internationaux

Les voyages fréquents de courte durée font partie intégrante des activités commerciales internationales, qu'il s'agisse de réunions avec des clients, de formations ou de collaboration interne. L'ETA garantit une entrée plus fluide et plus sûre pour ces visites, mais cela implique également une planification supplémentaire au niveau de l'employeur.

Pour les équipes RH et immigration, c'est l'occasion de :

• Renforcer la gouvernance interne en matière de déplacements.
• Améliorer les procédures de documentation relatives à la conformité.
• Créer un cadre cohérent de soutien aux applications pour les employés.

Les employeurs qui prennent dès maintenant des mesures proactives seront probablement moins touchés par les perturbations liées aux déplacements lorsque l'ETA deviendra obligatoire.

Conclusion

Le passage du Royaume-Uni à un ETA numérique s'inscrit dans une tendance mondiale plus large vers des systèmes d'autorisation préalable au voyage, complétant son cadre actuel de visas électroniques. Pour les employeurs multinationaux et les responsables RH, cette évolution souligne la nécessité d'une gestion agile et conforme de la mobilité.

Bien que l'ajout de l'ETA à la liste de contrôle préalable au voyage puisse sembler mineur, il s'agit d'une mesure de sécurité pratique qui permet de s'assurer que les employés atteignent leur destination au Royaume-Uni sans retard inutile. À l'approche de février 2026, il est conseillé aux organisations de se préparer en revoyant leurs procédures de voyage, en communiquant les changements en interne et en se coordonnant avec les prestataires de services d'immigration afin de rester à l'avant-garde des développements en cours.

Bien que l'ETA puisse sembler être une simple formalité administrative, elle joue un rôle essentiel pour permettre un voyage sans encombre et sans stress vers le Royaume-Uni. En faisant votre demande à l'avance et en vous assurant que vos documents sont exacts, vous éviterez des perturbations inutiles à l'aéroport et pourrez vous concentrer sur vos objectifs professionnels ou vos projets de voyage.

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