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Les équipes des ressources humaines peuvent inclure à la fois les jours d'affaires et les jours de tourisme lorsqu'elles préparent les documents pour une demande de visa d'affaires. Les visites touristiques ne doivent pas être mentionnées séparément dans la lettre d'invitation ou de l'employeur, tant que la raison principale du voyage est d'ordre professionnel.
Lettre d'invitation pour un visa d'affaires
La question
La réponse
Les RH n'ont pas besoin de mettre en évidence séparément les journées touristiques dans l'employeur ou la lettre d'invitation. Ces journées peuvent être incluses dans la durée totale du séjour pour la demande de visa d'affaires, à condition que l'objectif professionnel reste la principale raison du voyage et que l'agenda le reflète dans tous les documents soumis.
Description des jours de voyage dans le document du visa d'affaires
Contexte et historique : Le défi
Les responsables des ressources humaines sont souvent confrontés à l'incertitude quant à la documentation correcte du temps personnel de courte durée, comme les visites touristiques, lors des voyages d'affaires des employés. Des explications incorrectes ou trop détaillées sur l'agenda peuvent conduire à un examen minutieux inutile ou à une non-concordance des documents.
L'approche de Jobbatical
Jobbatical recommande une procédure simplifiée : regrouper l'ensemble de la période de séjour - y compris les jours de loisirs - sous le total de la visite d'affaires dans tous les documents de demande de visa, à condition que cela soit conforme aux lignes directrices du consulat et que le programme principal reste lié à l'activité professionnelle.
Le résultat
Pour le formulaire VIDEX et les lettres d'accompagnement, les RH doivent indiquer la période totale (affaires + tourisme) et en tenir compte dans les réservations de vols, de trains et d'hôtels. Évitez de séparer ou de détailler explicitement les jours de loisirs, sauf si les autorités l'exigent expressément.
Étapes pour les employeurs ou les talents
- Indiquer la durée totale du séjour dans tous les documents
- Veiller à ce que l'objectif premier de l'ordre du jour soit professionnel
- Éviter de séparer les affaires et les visites touristiques dans les lettres
Principaux enseignements
- Les visites touristiques peuvent être incluses dans la durée totale de la visite.
- Ne pas fractionner les jours, sauf si l'ambassade ou le consulat l'exige.
- Une documentation cohérente réduit le risque administratif
Cela couvre les cas d'utilisation suivants :
- Le service du personnel doit-il indiquer séparément les jours de visite dans les lettres d'invitation ou d'employeur pour les demandes de visa d'affaires ?
- Les jours de loisirs peuvent-ils être inclus dans la durée totale du séjour pour un visa d'affaires sans mention explicite dans la documentation ?
- Quelle est la meilleure façon pour les entreprises de documenter le temps libre ou les jours personnels lorsqu'elles demandent des visas d'affaires pour les employés ?
- Est-il conseillé aux RH de séparer les jours ouvrables et non ouvrables dans les documents de demande de visa d'affaires ?
- Les détails de l'agenda figurant dans les lettres de visa officielles doivent-ils correspondre aux réservations de vol et d'hébergement pour les voyageurs d'affaires ?
- Quelles sont les pratiques courantes en matière de ressources humaines pour gérer les jours de voyage professionnel et personnel dans le cadre des demandes de visa ?
- Les consulats exigent-ils que les visites touristiques soient explicitement mentionnées dans les documents justificatifs des visas d'affaires ?
- Les RH peuvent-ils combiner les périodes d'affaires et de tourisme en une seule période de séjour pour les formulaires VIDEX et les lettres d'accompagnement ?
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