La lista de apoyo esencial para la inmigración y la reubicación de empleados

El traslado de empleados a un nuevo país es un paso importante, tanto para la persona que se traslada como para la empresa. Para que el proceso sea menos estresante y más llevadero, es importante ofrecer un paquete de apoyo que ayude al empleado a asentarse y centrarse en su nueva función, asegurándose al mismo tiempo de que todo se gestiona correctamente desde el punto de vista legal y de cumplimiento de la normativa.

Esta guía desglosa los servicios de apoyo más importantes que los equipos de RR.HH. deben gestionar con éxito para que la inmigración y la reubicación de los empleados se produzcan sin contratiempos.

¿Qué es un paquete de ayuda a la inmigración y la reubicación?

Tradicionalmente considerado como un "paquete de reubicación", el apoyo moderno a la contratación internacional es fundamentalmente un conjunto de servicios de inmigración empresarial diseñados para garantizar el cumplimiento de la legislación y una transición sin problemas. 

Aunque también puede implicar ayuda con cuestiones como el alojamiento o el registro local, el objetivo principal es gestionar el aspecto legal del traslado. Estos servicios de inmigración corporativa reducen el riesgo y la carga administrativa de los equipos de RRHH, garantizando que todos los aspectos del proceso de inmigración para la movilidad global se gestionen correctamente desde el principio. Si se hacen correctamente, estos servicios de apoyo a la inmigración sientan las bases para un comienzo con éxito en un nuevo país.

¿Qué incluyen estos servicios de apoyo?

Aunque los paquetes de apoyo pueden adaptarse a cada situación, un programa sólido centrado en servicios de inmigración y visados suele incluir:

• Servicios de inmigración y visados: Gestión integral de permisos de trabajo y solicitudes de visado, gestionada por asesores expertos en inmigración.
• Cumplimiento y documentación: Servicios de asesoramiento experto en inmigración para garantizar que toda la documentación, desde las solicitudes hasta las pruebas justificativas, cumpla los estrictos requisitos locales. Esto incluye servicios de preparación de documentos de inmigración.
• Gestión continua de visados y permisos: Seguimiento y gestión proactivos de las renovaciones de visados para garantizar la continuidad de la situación laboral legal del empleado.
• Registros locales: Orientación sobre pasos importantes como el registro en la Agencia Tributaria, la Seguridad Social u otros sistemas locales obligatorios.
• Apoyo a familiares y dependientes: Servicios especializados de visado familiar e inmigración para gestionar las solicitudes de cónyuges e hijos, garantizando que toda la familia pueda trasladarse junta sin problemas.
• Servicios básicos de instalación: Asistencia en aspectos esenciales como abrir una cuenta bancaria, acceder a la atención sanitaria y registrar un domicilio.

El papel de un proveedor de servicios de inmigración especializado

Trasladar empleados a otro país implica mucho más que reservar vuelos o enviar pertenencias. Los empresarios tienen que lidiar con normas de inmigración, obligaciones fiscales y trámites de registro, todo ello dentro de sistemas jurídicos con los que pueden no estar familiarizados. Aquí es donde resulta fundamental asociarse con un proveedor de servicios de inmigración especializado.

A diferencia de los coordinadores generales, estos expertos en inmigración corporativa se centran específicamente en los aspectos legales y de cumplimiento de la movilidad global. Al externalizar los servicios de inmigración a una empresa de consultoría de inmigración especializada, los equipos de RRHH pueden evitar errores costosos y reducir la cantidad de trabajo interno necesario.
Estos proveedores suelen utilizar herramientas como una plataforma de movilidad global para realizar un seguimiento de los plazos y gestionar la documentación de forma eficaz, ofreciendo a los equipos una única fuente de información para cada caso. En definitiva, las soluciones de inmigración global son una forma inteligente de estar al tanto de todos los movimientos internacionales y, al mismo tiempo, mantener la conformidad y el control.

¿Qué define un paquete de ayuda razonable?

Lo que se considera un paquete de apoyo "razonable" puede variar en función de factores como el destino, la duración de la misión y la función y antigüedad del empleado.
En esencia, un paquete razonable ofrece suficiente apoyo para ayudar al empleado a establecerse sin tensiones legales o administrativas innecesarias. Esto incluye la tramitación de permisos y el acceso a servicios esenciales como la asistencia sanitaria y el registro bancario. 

Un paquete de apoyo sólido debe ser:

• Clara: indica qué servicios están cubiertos.
• En consonancia con las necesidades de los trabajadores: Se tiene en cuenta el tamaño de la familia, el nivel profesional y la ubicación.
• Apoyo más allá del traslado: Ayuda a los empleados a integrarse con éxito.
• Conformes: Todos los permisos, impuestos y asuntos de seguridad social se gestionan correctamente.

¿Qué esperan los empleados del apoyo a la movilidad global?

Las expectativas de los empleados están cambiando hacia un apoyo flexible y personalizado.
A partir de 2025, los profesionales esperan:

• Flexibilidad: La capacidad de elegir los servicios de apoyo que más necesitan.
• Apoyo continuo: Ayuda con la integración y las renovaciones legales tras el traslado inicial.
• Inclusión familiar: Asistencia integral a cónyuges e hijos.
• Herramientas digitales: Seguimiento en tiempo real de su caso de inmigración y sus tareas a través de una única plataforma.
• Apoyo al bienestar: Recursos para gestionar los aspectos emocionales de una mudanza internacional.

Simplificar los traslados internacionales de empleados

Una estrategia de apoyo integral demuestra que una empresa se toma en serio tanto el cumplimiento de la normativa como la experiencia de los empleados. Con el socio de servicios de inmigración adecuado que se encargue de la parte legal, los equipos de RRHH pueden centrarse en hacer que los traslados internacionales sean más sencillos y apoyen a todos los implicados.

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