Cumplimiento de la normativa I-9 y comprobación del derecho al trabajo de los empleados patrocinados por el Reino Unido

Introducción

Para los equipos jurídicos y los profesionales de la gestión de riesgos, garantizar el cumplimiento de la verificación I-9 y las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido es fundamental para mantener el empleo legal de los empleados patrocinados. Mientras que el cumplimiento del I-9 es un requisito específico de Estados Unidos, las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido son obligatorias para los empleadores que patrocinan a ciudadanos no británicos a través de vías como los visados Skilled Worker o Global Business Mobility. Con una aplicación más estricta en 2025, impulsada por el Libro Blanco sobre Inmigración de mayo de 2025, Restablecer el control sobre el sistema de inmigración, y la transición a eVisas para el 31 de diciembre de 2026, comprender estos procesos es esencial para mitigar los riesgos de sanciones e interrupciones operativas. Esta guía compara los requisitos del I-9 y del derecho al trabajo en el Reino Unido, describe los pasos para su cumplimiento y ofrece estrategias para gestionar a los empleados patrocinados en el Reino Unido.

Comprender el cumplimiento del I-9 (contexto de EE.UU.)

El formulario I-9, exigido por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de EE.UU. de 1986, verifica la identidad y la autorización de trabajo de todos los empleados contratados en EE.UU., incluidos los no ciudadanos. Aunque no es directamente aplicable a las operaciones en el Reino Unido, entender el cumplimiento del I-9 es relevante para las empresas multinacionales con operaciones duales en el Reino Unido y Estados Unidos que emplean a trabajadores patrocinados.

• Finalidad: Confirmar que los empleados están autorizados a trabajar en EE.UU.
• Proceso:
  
  • Los trabajadores cumplimentan la sección 1 (datos personales) antes de su primer día de trabajo.
  • Los empleadores verifican la Sección 2 (documentos, por ejemplo, pasaporte, visado) en un plazo de 3 días laborables.
  • Conserve los formularios I-9 durante 3 años después de la contratación o 1 año después del despido.
• Documentos: Los documentos aceptables incluyen pasaportes estadounidenses, documentos de autorización de empleo o combinaciones como permisos de conducir y tarjetas de la Seguridad Social.
• Sanciones: Las multas oscilan entre 272 y 2.717 dólares por infracción por errores de papeleo y entre 2.360 y 23.607 dólares por emplear a sabiendas a trabajadores no autorizados (tipos de 2025).

Importancia para el Reino Unido: Para las empresas con sede en el Reino Unido que operan en EE.UU., el cumplimiento de la normativa I-9 garantiza la coherencia en la verificación de la mano de obra global, informando a los procesos de derecho al trabajo del Reino Unido.

Controles del derecho al trabajo en el Reino Unido

Las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido son obligatorias en virtud de la Ley de Inmigración, Asilo y Nacionalidad de 2006 para confirmar el derecho legal de los empleados a trabajar. En el caso de los empleados patrocinados (por ejemplo, titulares de un visado de trabajador cualificado), estas comprobaciones son fundamentales para el cumplimiento de la licencia de patrocinio.

Requisitos clave

• Quién: Todos los empleados, incluidos los nacionales no británicos patrocinados, deben someterse a controles antes de empezar a trabajar y anualmente.
• Cuándo: Antes de que comience el empleo y durante la validez del visado (especialmente para las transiciones con eVisa antes de 2026).
• Cómo:
  
  • Comprobaciones manuales (anteriores a 2026): Verificar los documentos físicos (por ejemplo, BRP, pasaporte con viñeta de visado) y conservar copias.
  • Verificaciones en línea: Utilice el servicio en línea del Ministerio del Interior para verificar los eVisas o los BRP a través de los códigos de compartición facilitados por los empleados.
  • Servicio de verificación del empleador: Para casos complejos (por ejemplo, solicitudes pendientes), verificar el estado a través del correo electrónico del Ministerio del Interior.
• Documentos:
  
  • BRP válido (hasta el 31 de diciembre de 2026).
  • Código de acción eVisa vinculado a una cuenta UKVI.
  • Pasaporte con viñeta de visado o autorización de entrada.
  • Número de referencia del Certificado de Patrocinio (CdS) para los trabajadores patrocinados.
• Conservación: Conservar los registros durante la duración del empleo más 2 años.

2025 Actualizaciones

• Transición al eVisa: Antes del 31 de diciembre de 2026, los BRP serán sustituidos por eVisas, que requerirán verificación en línea a través de las cuentas de UKVI.
• Aplicación más estricta: Aumento de las auditorías del Ministerio del Interior en 2025 sobre el cumplimiento del derecho al trabajo, con un mayor escrutinio de los trabajadores patrocinados.
• Normas del RQF Nivel 6: Las funciones patrocinadas deben cumplir las normas de nivel de titulación o los criterios de la Lista Temporal de Escasez, lo que afecta a la verificación.

Acción legal: Actualizar los procesos de verificación para dar prioridad a las comprobaciones del eVisa y formar al personal en los sistemas de código de acción digital.

Comparación de los controles I-9 y del derecho al trabajo en el Reino Unido

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de los controles del derecho al trabajo en el Reino Unido acarrea graves consecuencias, que se amplifican en 2025:

• Sanciones civiles: Hasta 20.000 libras por trabajador ilegal por no realizar o documentar controles (incrementadas un 10% en abril de 2025).
• Licencia de patrocinio Sanciones:
  
  • Rebaja: calificación B con un plan de acción de 1.476 £, que prohíbe la emisión de nuevos CoS.
  • Suspensión: Detiene las actividades de patrocinio, con el riesgo de que se reduzcan los visados.
  • Revocación: Pone fin a todos los visados patrocinados, con una prohibición de volver a solicitarlos durante 12 meses.
• Sanciones penales: Hasta 7 años de prisión por emplear a sabiendas a trabajadores ilegales.
• Daños a la reputación: Inclusión pública en el registro de patrocinadores no conformes del Ministerio del Interior.

Acciones legales: Cuantificar los riesgos de sanción (por ejemplo, más de 100.000 libras por 5 infracciones) en las evaluaciones de riesgos y priorizar el cumplimiento para evitar impactos financieros y operativos.

Estrategias de cumplimiento para 2025

Garantizar un cumplimiento estricto de la normativa I-9 y del derecho al trabajo en el Reino Unido:

1. Implantar sistemas digitales:
   
   • Utilice el software de RRHH para realizar un seguimiento de la situación de los visados, los detalles del BRP/eVisa y comprobar los plazos.
   • Automatizar los recordatorios para los controles anuales del derecho al trabajo y las transiciones al visado electrónico para 2026.
2. Realizar auditorías periódicas:
   
   • Realice auditorías internas trimestrales de los registros de derecho al trabajo, los detalles del CdS y el cumplimiento del puesto (por ejemplo, el salario de 41.700 £ para las funciones de trabajador cualificado).
   • Prepararse para las visitas sin previo aviso del Ministerio del Interior, garantizando que los registros sean accesibles.
3. Formar al personal:
   
   • Formar a los equipos jurídicos y de RR.HH. en los procesos de verificación I-9 y UK, haciendo hincapié en la verificación eVisa.
   • Impartir formación sobre las actualizaciones de 2025, incluido el nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones y los requisitos de auditoría.
4. Verificar las transiciones eVisa:
   
   • Ayudar a los empleados a crear cuentas UKVI para los códigos de acción eVisa para el primer trimestre de 2026.
   • Actualizar los procesos del derecho al trabajo para que se basen en comprobaciones en línea, eliminando progresivamente la dependencia del BRP.
5. Contratar a expertos en inmigración:
   
   • Consultar a asesores para casos complejos (por ejemplo, visados pendientes), presupuestando entre 2.000 y 5.000 £ de apoyo.
6. Documentación rigurosa:
   
   • Conserve copias digitales de los BRP, códigos de compartición eVisa, pasaportes y registros de CoS.
   • Utilice plantillas normalizadas para agilizar la verificación y la preparación de auditorías.

Acción de gestión de riesgos: Elaborar una lista de comprobación del cumplimiento y asignar un equipo dedicado a supervisar los procesos de derecho al trabajo e I-9, reduciendo los riesgos de sanción.

Retos y estrategias de mitigación

• Complejidad de la transición al eVisa: Los problemas técnicos con las cuentas de UKVI pueden interrumpir la verificación. Se pueden mitigar proporcionando soporte informático y orientación para la configuración temprana de la cuenta.
• Cumplimiento del trabajo híbrido: Los lugares de trabajo a distancia deben coincidir con los registros del CdS. Documente las pautas de trabajo en los contratos e informe de los cambios en un plazo de 10 días.
• Limitaciones de recursos: Las pequeñas empresas pueden carecer de recursos de auditoría. Invierta en un software de RRHH rentable para automatizar el cumplimiento.
• Errores de los empleados: La documentación incompleta puede dar lugar a denegaciones. Proporcione a los empleados listas de comprobación claras y ayuda para la verificación.

Acción legal: Crear un núcleo centralizado de cumplimiento con recursos, formación y preguntas frecuentes para abordar los retos y garantizar la preparación para las auditorías.

Conclusión

El cumplimiento de la normativa I-9 y las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido son fundamentales para los equipos jurídicos y los profesionales de gestión de riesgos que supervisan a los empleados patrocinados en 2025. Con la transición al visado electrónico, las auditorías más estrictas y el aumento de las sanciones, los sistemas robustos y las estrategias proactivas son esenciales para garantizar el cumplimiento y evitar multas de hasta 20.000 libras por trabajador. Alineando los procesos, aprovechando la tecnología y formando al personal, los equipos pueden salvaguardar las operaciones y respaldar una mano de obra legal.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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