Cumplimiento de la normativa I-9 y comprobación del derecho al trabajo de los empleados patrocinados por el Reino Unido

Introducción

Para los equipos jurídicos y los profesionales de la gestión de riesgos, garantizar el cumplimiento de la verificación I-9 y los controles del derecho al trabajo en el Reino Unido es fundamental para mantener el empleo legal de los empleados patrocinados. Si bien el cumplimiento de la I-9 es un requisito específico de los Estados Unidos, los controles del derecho al trabajo en el Reino Unido son obligatorios para los empleadores que patrocinan a ciudadanos no británicos en virtud de vías como los visados para trabajadores cualificados o de movilidad empresarial global. Con la plena aplicación en 2026, tras la finalización de la transición al visado electrónico antes del 31 de diciembre de 2026, y las medidas cada vez más estrictas del Libro Blanco sobre Inmigración, Restoring Control over the Immigration System(Restablecimiento del control sobre el sistema de inmigración), es esencial comprender estos procesos para mitigar los riesgos de sanciones y perturbaciones operativas. Esta guía compara los requisitos del formulario I-9 y del derecho al trabajo en el Reino Unido, describe los pasos para cumplir con la normativa y ofrece estrategias para gestionar a los empleados patrocinados en el Reino Unido.

Comprender el cumplimiento del I-9 (contexto de EE.UU.)

El formulario I-9, exigido por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de EE.UU. de 1986, verifica la identidad y la autorización de trabajo de todos los empleados contratados en EE.UU., incluidos los no ciudadanos. Aunque no es directamente aplicable a las operaciones en el Reino Unido, entender el cumplimiento del I-9 es relevante para las empresas multinacionales con operaciones duales en el Reino Unido y Estados Unidos que emplean a trabajadores patrocinados.

• Finalidad: Confirmar que los empleados están autorizados a trabajar en EE.UU.
• Proceso:
  • Los trabajadores cumplimentan la sección 1 (datos personales) antes de su primer día de trabajo.
  • Los empleadores verifican la Sección 2 (documentos, por ejemplo, pasaporte, visado) en un plazo de 3 días laborables.
  • Conserve los formularios I-9 durante 3 años después de la contratación o 1 año después del despido.
• Documentos: Los documentos aceptables incluyen pasaportes estadounidenses, documentos de autorización de empleo o combinaciones como permisos de conducir y tarjetas de la Seguridad Social.
• Sanciones: Las multas oscilan entre 288 y 2841 dólares por infracción en caso de errores administrativos y entre 2507 y 25 008 dólares por contratar a sabiendas a trabajadores no autorizados (tarifas de 2026).

Importancia para el Reino Unido: Para las empresas con sede en el Reino Unido que operan en EE.UU., el cumplimiento de la normativa I-9 garantiza la coherencia en la verificación de la mano de obra global, informando a los procesos de derecho al trabajo del Reino Unido.

Controles del derecho al trabajo en el Reino Unido

Las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido son obligatorias en virtud de la Ley de Inmigración, Asilo y Nacionalidad de 2006 para confirmar el derecho legal de los empleados a trabajar. En el caso de los empleados patrocinados (por ejemplo, titulares de un visado de trabajador cualificado), estas comprobaciones son fundamentales para el cumplimiento de la licencia de patrocinio.

Requisitos clave

• Quién: Todos los empleados, incluidos los ciudadanos no británicos patrocinados, deben someterse a controles antes de comenzar a trabajar y periódicamente durante el empleo.
• Cuándo: Antes de comenzar el empleo y durante la vigencia del visado, con revisiones anuales para los permisos de duración limitada.
• Cómo:
  • Comprobaciones digitales (después de 2026): utilice el servicio en línea del Ministerio del Interior para verificar los visados electrónicos mediante los códigos compartidos proporcionados por los empleados.
  • Servicio de verificación del empleador: Para casos complejos (por ejemplo, solicitudes pendientes), verificar el estado a través del correo electrónico del Ministerio del Interior.
• Documentos:
  • Código compartido eVisa vinculado a una cuenta UKVI (los BRP quedarán totalmente obsoletos a partir del 31 de diciembre de 2026).
  • Pasaporte con permiso de entrada (sin viñetas físicas tras la transición).
  • Número de referencia del Certificado de Patrocinio (CdS) para los trabajadores patrocinados.
• Conservación: Conservar los registros durante la duración del empleo más 2 años.

Actualizaciones de 2026

• Implementación completa del visado electrónico: A partir del 31 de diciembre de 2026, todos los documentos físicos, como las tarjetas BRP y las etiquetas adhesivas de visado, serán sustituidos por visados electrónicos, lo que obligará al uso exclusivo de la verificación en línea a través de las cuentas UKVI.
• Ampliación de las medidas de control: Las auditorías del Ministerio del Interior continúan intensificándose en 2026, con la ampliación de los controles del derecho al trabajo a otros sectores y el aumento de las visitas sin previo aviso a los patrocinadores.
• Requisito de nivel B2 de inglés: A partir del 8 de enero de 2026, las vías para trabajadores cualificados, empresas en expansión y personas con alto potencial requerirán un nivel B2 de inglés, lo que afectará a la elegibilidad y verificación del patrocinio.
• ETA obligatoria: A partir del 25 de febrero de 2026, los viajeros exentos de visado de 85 países deberán obtener una autorización electrónica de viaje (ETA) antes de viajar, lo que afectará a los controles de los trabajadores temporales.

Medidas legales: Transición completa de los procesos de verificación a códigos compartidos eVisa e integración de comprobaciones ETA para los empleados pertinentes; formación del personal en sistemas digitales para gestionar el aumento de las exigencias de cumplimiento normativo.

Comparación de los controles I-9 y del derecho al trabajo en el Reino Unido

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de los controles del derecho al trabajo en el Reino Unido conlleva graves consecuencias, que se agravarán aún más en 2026:

• Sanciones civiles: hasta 45 000 £ por cada trabajador ilegal en caso de primera infracción y 60 000 £ en caso de reincidencia (en vigor desde febrero de 2024, con aplicación continua).
• Licencia de patrocinio Sanciones:
  • Rebaja: calificación B con un plan de acción de 1.476 £, que prohíbe la emisión de nuevos CoS.
  • Suspensión: Detiene las actividades de patrocinio, con el riesgo de que se reduzcan los visados.
  • Revocación: Pone fin a todos los visados patrocinados, con una prohibición de volver a solicitarlos durante 12 meses.
• Sanciones penales: hasta 5 años de prisión y multas ilimitadas por contratar a sabiendas a trabajadores ilegales.
• Daños a la reputación: Inclusión pública en el registro de patrocinadores no conformes del Ministerio del Interior.

Acción legal: cuantificar los riesgos de sanciones (por ejemplo, más de 300 000 £ por 5 infracciones) en las evaluaciones de riesgos y dar prioridad al cumplimiento digital para evitar repercusiones financieras y operativas.

Estrategias de cumplimiento para 2026

Garantizar un cumplimiento estricto de la normativa I-9 y del derecho al trabajo en el Reino Unido:

1. Implantar sistemas digitales:
   • Utilice software de recursos humanos para realizar un seguimiento del estado de los visados electrónicos, compartir códigos y comprobar los plazos.
   • Automatice los recordatorios para las comprobaciones periódicas del derecho al trabajo y las verificaciones de la ETA.
2. Realizar auditorías periódicas:
   • Realizar auditorías internas trimestrales de los registros de visados electrónicos, los detalles del CoS y el cumplimiento de las condiciones laborales (por ejemplo, los umbrales salariales actualizados para los puestos de trabajadores cualificados).
   • Prepárese para visitas sin previo aviso de la Oficina del Interior, asegurándose de que los registros digitales sean accesibles al instante.
3. Formar al personal:
   • Formar a los equipos jurídicos y de recursos humanos sobre los procesos de verificación I-9 y del Reino Unido, haciendo hincapié en la verificación de visados electrónicos y autorizaciones de viaje electrónicas.
   • Impartir formación sobre las actualizaciones de 2026, incluidos los requisitos de inglés B2 y la ampliación de los controles sectoriales.
4. Gestionar las transiciones de eVisa y ETA:
   • Asegúrese de que todos los empleados tengan cuentas UKVI activas y códigos compartidos válidos; supervise el cumplimiento de la ETA para puestos de corta duración.
   • Actualizar los procesos para que se basen completamente en verificaciones en línea, sin recurrir a documentos físicos.
5. Contratar a expertos en inmigración:
   • Consulte a asesores para casos complejos (por ejemplo, disputas sobre ETA), con un presupuesto de entre 2500 y 6000 libras esterlinas para obtener apoyo ante el aumento de las tarifas.
6. Documentación rigurosa:
   • Conserve copias digitales de los códigos compartidos de eVisa, pasaportes y registros CoS.
   • Utilice plantillas normalizadas para agilizar la verificación y la preparación de auditorías.

Medida de gestión de riesgos: Desarrollar una lista de verificación de cumplimiento y asignar un equipo dedicado a supervisar los procesos de derecho al trabajo y I-9, reduciendo los riesgos de sanciones en un entorno totalmente digital.

Retos y estrategias de mitigación

• Confianza en la visa electrónica: los fallos técnicos en las cuentas UKVI pueden detener la verificación. Mitigue este problema proporcionando asistencia informática continua, servicios de comprobación de copias de seguridad y programas de asistencia a los empleados.
• Ampliación de los controles y la carga de trabajo: la aplicación más amplia de las normas sobre el derecho al trabajo aumenta la carga de trabajo de los recursos humanos. Invierta en herramientas automatizadas para gestionar el cumplimiento de las normas ETA y B2 sin sobrecargar el trabajo manual.
• Limitaciones de recursos: Las pequeñas empresas pueden tener dificultades con la frecuencia de las auditorías. Opte por plataformas SaaS de RR. HH. asequibles para automatizar el seguimiento y la presentación de informes de eVisa.
• Errores de los empleados: los problemas con los códigos compartidos o las ETA pueden dar lugar a incumplimientos. Proporcione a los empleados listas de verificación digitales detalladas, guías de configuración y líneas directas de verificación.

Acción legal: Crear un centro de cumplimiento centralizado con recursos, módulos de formación y preguntas frecuentes para abordar los retos posteriores a la transición y garantizar la preparación para las auditorías.

Conclusión

El cumplimiento de la norma I-9 y las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido son fundamentales para los equipos jurídicos y los profesionales de la gestión de riesgos que supervisan a los empleados patrocinados en 2026. Con la implantación completa del visado electrónico, la ampliación de las medidas de control y las sanciones de hasta 60 000 libras esterlinas por trabajador, es esencial contar con sistemas digitales robustos y estrategias proactivas para garantizar el cumplimiento y evitar multas. Al alinear los procesos, aprovechar la tecnología y formar al personal sobre actualizaciones como el inglés B2 y las ETA obligatorias, los equipos pueden salvaguardar las operaciones y apoyar a una plantilla que cumpla con la ley.

Descargo de responsabilidad

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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