Mensajería y comunicación seguras para equipos de inmigración

Para los responsables de RR. HH., los gestores de movilidad internacional y los especialistas en inmigración, los fallos de comunicación son la causa subyacente de muchos retrasos en los trámites, incumplimientos de plazos y deficiencias en el cumplimiento normativo. Cuando los detalles de los visados, las solicitudes de documentación y los plazos de los permisos se reparten entre bandejas de entrada de correo electrónico, aplicaciones de chat y herramientas genéricas en la nube, nadie puede elaborar un registro claro y auditable de lo que se acordó y cuándo. Jobbatical subsana esa carencia al integrar un chat de inmigración seguro y conforme al RGPD en el propio flujo de trabajo de inmigración, de modo que la conversación se mantenga en el mismo lugar donde se gestiona el expediente, en lugar de en la primera herramienta a la que alguien haya recurrido.

Centralizar los mensajes dentro de la plataforma significa que cada nota, archivo y actualización de estado queda vinculado al expediente de inmigración al que pertenece. Los responsables de RR. HH., los empleados que se trasladan y los expertos en inmigración de Jobbatical trabajan en un hilo de conversación continuo con marcas de tiempo, indicadores de participantes e historial consultable, en lugar de tener que buscar el contexto en varias herramientas. La visibilidad basada en roles garantiza que cada hilo de conversación solo sea visible para las personas que deben verlo, lo cual es importante cuando se trata de una copia escaneada del pasaporte o de un umbral salarial, en lugar de una actualización rutinaria de un proyecto.

La gestión de archivos es donde se pone de manifiesto el valor del cumplimiento normativo. Cuando se comparte un documento en un hilo de conversación —ya sea una copia escaneada de un pasaporte, una carta de aprobación de visado o una factura justificativa—, la plataforma solicita al remitente que lo clasifique y lo vincule al expediente o al registro de la empresa correspondientes. A continuación, se almacena en el sistema de gestión de archivos, se etiqueta, se somete a control de versiones y se protege mediante las mismas normas de acceso que la conversación. Ningún documento crítico para los trámites de inmigración acaba como un archivo adjunto sin control en el buzón personal de una persona.

No todos los interesados cambiarán de herramienta, ni tienen por qué hacerlo. Se envían notificaciones por correo electrónico cuando hay mensajes nuevos o actualizaciones de los expedientes, y las respuestas enviadas desde el correo electrónico se redirigen al hilo de la plataforma segura, de modo que se mantiene la continuidad de la conversación en los flujos de trabajo híbridos. Esto, junto con el acceso desde ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles y las notificaciones push en tiempo real, permite que los expertos en RR. HH., talento e inmigración mantengan una respuesta ágil a lo largo de las distintas fases de un proceso de inmigración, en el que un día de silencio puede suponer una semana de retraso en el plazo previsto.