Services d'aide à la relocalisation des salariés : comment choisir le bon prestataire

Un service d'aide à la relocalisation des collaborateurs prend en charge les aspects pratiques du déménagement d'un collaborateur international dans un nouveau pays : visas et permis de travail, logement, opérations bancaires, inscription auprès des services de santé, ainsi que l'installation du collaborateur (et souvent de sa famille) dans la vie quotidienne. Le choix du bon prestataire fait toute la différence entre un collaborateur qui prend ses fonctions à temps et un autre qui se retrouve bloqué dans les démarches d'immigration.

Ce guide présente les prestations proposées par les services d'aide à la relocalisation des collaborateurs, les différences par rapport aux logiciels de gestion de la relocalisation, ainsi que les questions à poser avant de choisir un partenaire pour répondre à vos besoins en matière de relocalisation de talents.

Qu'est-ce qu'un service d'aide à la relocalisation des salariés ?

Un service de relocation d'employés, également appelé « relocation d'entreprise », « relocation du personnel » ou « relocation de la main-d'œuvre », est un partenaire externe qui prend en charge tout ou partie des démarches liées au déménagement transfrontalier des employés dans le cadre de leur travail. L'accompagnement peut aller des formalités d'immigration et de demande de visa à une aide complète à l'installation une fois que l'employé est arrivé.

La plupart des équipes chargées des ressources humaines et de la mobilité internationale s'appuient sur l'un des deux modèles suivants, ou sur une combinaison des deux :

• Service géré « full-stack » : le prestataire prend en charge l'ensemble du processus, de bout en bout, afin que votre équipe puisse se décharger de toutes les tâches, depuis les démarches relatives aux visas et à l'immigration jusqu'à l'enregistrement auprès des autorités locales.
• Gestion autonome via un logiciel : vous conservez le processus en interne et utilisez une plateforme de gestion des déménagements pour suivre les dossiers, les documents et les échéances.

Les entreprises qui recrutent sur plusieurs marchés européens combinent souvent ces deux aspects. Si vous affectez du personnel en Allemagne, en Espagne, aux Pays-Bas, en France ou au Royaume-Uni, l'expertise locale dans chaque pays est tout aussi importante que la technologie.

En quoi consistent les services d'aide à la relocalisation des salariés ?

Une prise en charge complète de la relocalisation combine généralement l'accompagnement en matière d'immigration, la logistique et l'aide à l'installation. Ce processus peut notamment inclure les éléments suivants :

• Enregistrement de l'emploi et de la résidence ;
• Demande de visa ou de permis de travail ;
• Soutien à la famille et au conjoint ;
• Déplacement d'animaux de compagnie ;
• Prise en charge à l'aéroport ;
• Trouver un logement temporaire ;
• Trouver un logement à long terme ;
• Ouverture d'un compte bancaire ;
• S'inscrire auprès d'un prestataire de soins de santé ;
• Enregistrement fiscal ;
• Recherche d'écoles ;
• Guides et recommandations sur les villes ;
• Aide et conseils d'ordre général.

Un prestataire expérimenté devrait vous conseiller sur le type de prise en charge de la relocation le mieux adapté à votre équipe et vous signaler les éventuelles lacunes. Vous ne savez pas par où commencer ? Une brève consultation en matière de relocation vous permettra de cerner vos besoins avant de vous engager.

D'après une histoire vraie, cette conversation pourrait ressembler à peu près à ça :

Vous, l'employeur: « On n'a pas besoin d'aider nos nouveaux employés à trouver un médecin. Ils s'en sortiront tout seuls, non ? »

Un bon prestataire de services de relocation: « D’après notre expérience, il est pratiquement impossible pour un expatrié de s’en sortir sans aide dans notre pays. S’il doit prendre un congé maladie par la suite, vous gagnerez du temps et de l’argent en l’intégrant dès maintenant dans le forfait de relocation. »

Vous, l'employeur: « Le temps et l'argent font partie des choses que j'aime le plus économiser. J'en suis convaincu ! »

Demander des références et des témoignages

Rares sont les équipes RH qui choisiraient un prestataire sans consulter au préalable les avis clients. Un service d'aide à la relocalisation comporte de nombreux aspects à prendre en compte ; c'est pourquoi les références sont importantes.

Commencez par lire quelques études de cas sur le site web de l'entreprise afin de vous faire une idée de ce que représente une collaboration avec elle et des valeurs qui la guident. Consultez ensuite des avis indépendants sur ses services et demandez à votre entourage de vous recommander quelqu'un dont les besoins en matière de relocation sont similaires aux vôtres : cela vaut bien plus que n'importe quelle brochure. Vous pouvez également comparer côte à côte les prestataires spécialisés dans la relocation et l'immigration.

N'oubliez pas les témoignages des employés

L'expérience des employés est primordiale lorsqu'il s'agit de muter une personne. L'un des moyens les plus sûrs d'évaluer la qualité réelle d'une entreprise de mutation ? Demandez aux personnes qu'elle a aidées à déménager.

Dans un article précédent, nous avions souligné que les salariés mutés qui bénéficient d’un accompagnement adéquat font état d’un engagement professionnel plus élevé, mais la réalité est plus nuancée. Une étude menée par IMPACT Group a révélé que, si l’enthousiasme reste élevé tout au long du processus de mutation, 21 % des salariés mutés expriment également un niveau élevé d’anxiété et, pour beaucoup d’entre eux, le sentiment de solitude double après le déménagement.

Un bon processus de relocation permet d'atténuer cette peur et ce sentiment de solitude tout en préservant l'enthousiasme. Le signe le plus évident que cela fonctionne, c'est un collaborateur satisfait ; ainsi, si un prestataire dispose de témoignages de talents, cela montre qu'il accorde de l'importance à l'expérience qu'il offre.

Avez-vous besoin d'un logiciel de gestion des déménagements ou d'un service complet ?

Si votre équipe souhaite bénéficier d'une meilleure visibilité sans tout externaliser, il peut être intéressant de comparer un logiciel de gestion des déménagements à un service géré.

Les meilleures plateformes de gestion des mutations vous permettent, en un seul et même endroit, de suivre chaque dossier, d’automatiser la collecte des documents, de gérer les renouvellements et d’établir des rapports sur les délais : ce sont des outils avancés de gestion de la mobilité qui remplacent les feuilles de calcul éparpillées. Le choix de la solution la plus adaptée dépend de vos capacités internes :

• Optez pour un logiciel lorsque vous disposez de ressources internes en matière de mobilité et que vous souhaitez bénéficier d'un contrôle et d'une transparence optimaux.
• Optez pour un service géré si vous préférez confier entièrement à un tiers les démarches relatives aux visas, à la logistique et à l'installation.
• Optez pour ces deux solutions lorsque vous développez votre recrutement à l'international et que vous avez besoin à la fois d'un accompagnement d'experts et d'un système de référence unique.

Jobbatical associe une plateforme d'immigration basée sur l'IA à des experts en immigration expérimentés, ce qui vous permet d'adapter le niveau d'accompagnement à l'évolution de vos besoins.

Apprendre à connaître leurs méthodes

Demandez à un partenaire potentiel spécialisé dans la relocalisation comment il fonctionne concrètement et dans quelle mesure ses méthodes s'harmoniseront avec les vôtres. Par exemple :

• Qu'est-ce qui garantit qu'ils pourront continuer à traiter tous les dossiers si la demande venait à augmenter brusquement ?
• Comment assurent-ils le suivi des progrès et s'assurent-ils que rien ne passe entre les mailles du filet : grâce à des tableurs ou à une plateforme de gestion des dossiers adaptée ?
• Comment vous tiendront-ils informé, et quel niveau d'implication attendent-ils de votre part ? L'objectif est de gagner du temps tout en conservant une transparence totale sur l'avancement du processus de recrutement ; choisissez un prestataire qui vous envoie des rapports à la fréquence qui vous convient.
• Quelle est leur approche en matière de service client ? De nombreux imprévus peuvent survenir lors d'un déménagement, qu'il s'agisse de retards de vol ou de problèmes d'immigration ; vous avez donc besoin d'un prestataire qui reste joignable. Renseignez-vous sur les délais de réponse.
• Communiquent-ils comme des êtres humains ? Une grande partie du jargon utilisé en matière d'immigration relève d'un langage juridique incompréhensible. Assurez-vous que votre partenaire soit capable d'expliquer des questions juridiques complexes dans un langage simple.

Vérifier leurs connaissances locales

Lorsque vous recherchez un partenaire spécialisé dans la relocalisation des salariés, vous devez vous assurer qu’il dispose de l’expertise locale nécessaire pour exploiter toutes les possibilités juridiques existantes.

Il n'existe pas de solution universelle dans ce domaine : la législation en matière d'immigration de chaque pays obéit à ses propres règles et comporte ses propres pièges. Pour vérifier si un prestataire est à la hauteur de la tâche, soumettez-lui quelques-uns de vos cas les plus épineux :

• Combien de personnes ont-ils déjà installées dans les pays que vous visez, par exemple en Allemagne, en Espagne ou aux Pays-Bas?
• De quel type de permis votre nouvel employé aura-t-il besoin ?
• Quelle est la durée de la procédure ?
• Quels sont les obstacles les plus courants, et quelles solutions ont-ils trouvées ?
• Que se passe-t-il si votre nouvel employé démissionne ?
• Si votre employé déménage avec un partenaire, doivent-ils être mariés pour que le partenaire obtienne un permis de séjour ?

Compte tenu du nombre important de variables, trouver le bon partenaire demande du temps et des recherches, mais cela en vaut la peine.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.