Comment une entreprise internationale a muté 14 spécialistes en Espagne — sans manquer la date limite fixée par l'UGE

Situation

À propos du client et de la stratégie espagnole en matière de TIC

Un groupe de conseil en ingénierie et en informatique, dont le siège social est situé aux Pays-Bas et qui compte 3 800 employés à travers l'Europe, devait mettre en place un centre d'excellence à Madrid et renforcer rapidement son équipe opérationnelle à Barcelone. Le permis TIC espagnol, régi par la loi 14/2013 relative au soutien aux entrepreneurs, constituait la seule solution viable.

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Jusqu'alors, l'entreprise gérait en interne les mutations individuelles, mais le transfert simultané de plusieurs employés vers l'Espagne a mis en évidence la complexité du dispositif TIC : quatre catégories d'éligibilité distinctes, des exigences documentaires différentes selon les profils, ainsi que les délais de traitement notoirement courts de l'UGE-CE en Espagne.

La Ley de Emprendedores (loi sur les entrepreneurs, de 2013, modifiée en 2022 et mise à jour pour se conformer aux exigences de 2026) a instauré en Espagne une procédure spécifique dédiée aux TIC, traitée exclusivement par l'UGE-CE — l'unité centrale d'immigration chargée des grandes entreprises et des collectifs stratégiques. Contrairement aux bureaux locaux de l'immigration, l'UGE-CE applique un délai standardisé et accéléré de 20 jours ouvrables, à condition que le dossier soit complet au moment du dépôt.
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Défis et conformité en matière de TIC en Espagne

Le transfert simultané de 14 employés, répartis dans trois catégories d'éligibilité, vers deux entités juridiques espagnoles distinctes a mis en évidence une série de difficultés en matière de conformité et de logistique qu'aucun tableur ne pouvait suivre de manière fiable.

Une première complication : l'entité bénéficiaire, basée à Barcelone, n'était en activité que depuis huit mois et ne disposait pas des documents financiers que l'UGE-CE attend d'un employeur bien établi. Il a donc fallu fournir des preuves supplémentaires de sa solidité financière — une situation à laquelle l'équipe des ressources humaines ne s'était pas préparée et pour laquelle elle ne disposait d'aucun modèle.

Jobbatical est intervenu pour stabiliser et harmoniser les opérations d'immigration fragmentées du client en associant sa plateforme de mobilité internationale à une expertise pratique et spécifique à chaque pays sur l'ensemble des marchés concernés. Au lieu de gérer les dossiers de manière cloisonnée, Jobbatical a mis en place un système centralisé qui a permis de créer une source unique et fiable pour le suivi des dossiers, offrant ainsi aux équipes RH une visibilité en temps réel sur les délais, les étapes clés et les prochaines actions à mener dans les huit pays concernés.

Solution, résultats et impact — Jobbatical

Jobbatical a été mandaté six semaines avant la date de début prévue. Grâce à sa plateforme centralisée dédiée à l'immigration et à un spécialiste de l'immigration en Espagne, l'équipe a réorganisé l'ensemble du processus de traitement du dossier dans les 72 heures suivant l'intégration.

La date de mise en service du centre d'excellence de Madrid a été respectée comme prévu. L'équipe de déploiement de Barcelone était opérationnelle dans les quatre jours ouvrables suivant l'obtention du dernier permis — un résultat que le service des ressources humaines de l'entreprise a qualifié de « impossible à atteindre sans la connaissance des procédures spécifiques à l'Espagne dont dispose Jobbatical ».

À l'intention des équipes RH et des responsables de la mobilité internationale chargés de la planification des transferts de professionnels des TIC vers l'Espagne en 2026, la principale leçon à tirer de ce cas est d'ordre opérationnel : la procédure accélérée UGE-CE est véritablement rapide — mais seulement si chaque document est correct, si chaque classification d'éligibilité est justifiable et si le traitement des dossiers familiaux est géré de manière proactive. C'est précisément là qu'intervient le service de relocation en Espagne de Jobbatical apporte le plus de valeur ajoutée.

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90 cas, 8 pays, 16 220 € économisés — et une note de 4,8 sur 5

Sur une période de douze mois, Jobbatical a géré l'ensemble des dossiers d'immigration concernant les travailleurs placés par ce prestataire de services EOR, en garantissant des résultats constants et de qualité professionnelle sur tous les marchés, sans aucun retard ni refus de visa imputable à des erreurs de gestion des dossiers.

Avant et après

L'évolution opérationnelle : passer d'une approche réactive et fragmentaire à une expertise intégrée

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