Los mejores consejos para gestionar el sistema de gestión de patrocinadores en grandes empresas

Más información sobre el SMS: El reto que supone el cumplimiento del SMS aumenta a medida que crece la plantilla. Realizar un seguimiento de las asignaciones de CoS, las fechas de caducidad de los visados, los plazos de notificación de 10 días y las nuevas comprobaciones del derecho a trabajar de decenas de trabajadores patrocinados es una tarea realmente compleja. Esta guía aborda las estructuras, las herramientas y los hábitos que permiten evitar las deficiencias que dan lugar a medidas coercitivas.

¿Eres nuevo en el SMS? Empieza con nuestra Guía de RR. HH. del SMS 2026 para conocer los conceptos básicos: funciones de los usuarios, plazos de presentación de informes, tipos de CoS y la transición al visado electrónico. Esta guía continúa donde aquella lo dejó.

Crea la estructura de equipo adecuada para gestionar el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS)

Que un solo usuario de nivel 1 se encargue de gestionar una plantilla numerosa de trabajadores patrocinados supone un riesgo estructural en materia de cumplimiento normativo. Cuando esa persona está de baja, de baja por enfermedad o abandona la empresa, se incumplen los plazos de presentación de informes. La estructura recomendada para los empleadores con más de 10 trabajadores patrocinados es la siguiente:

• Varios usuarios de nivel 1: divida la plantilla patrocinada en carteras. Cada usuario de nivel 1 es responsable de un segmento y de todos los informes que se generen en él.
• Sustitutos designados para cada usuario de nivel 1: una segunda persona que pueda asumir sus funciones en caso de baja, enfermedad o cese, sin que se produzca ninguna interrupción en la cobertura.
• Un responsable de cumplimiento normativo en materia de inmigración: un alto cargo del departamento de Recursos Humanos o del departamento jurídico que revisa mensualmente la actividad del sistema de gestión de la seguridad (SMS), se encarga de la relación con los auditores y remite los problemas al responsable de la autorización.
• Usuarios de nivel 2: destinados al personal subalterno de RR. HH. que necesita acceso de lectura, pero que no debe asignar CoS de forma independiente.

Cuando un usuario de nivel 1 abandone la empresa, retírele inmediatamente el acceso al SMS y reasigne su cartera de tareas antes de su último día, no después.

Integra tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) con tu flujo de trabajo de SMS

El SMS no está integrado directamente con sistemas de RR. HH. de terceros y no dispone de función de carga masiva. Cada registro de empleado debe actualizarse de forma individual. Sin embargo, es posible crear flujos de trabajo que eviten errores en el seguimiento manual:

• Configure las alertas del sistema de información de recursos humanos (HRIS) para que se activen cuando se actualice el expediente de un trabajador patrocinado; la alerta debe indicar el tipo de cambio y señalar que debe enviarse un informe por SMS en un plazo de 10 días laborables.
• Mantenga un registro actualizado del cumplimiento normativo (una hoja de cálculo compartida o su plataforma de inmigración) que incluya la referencia del CoS de cada trabajador patrocinado, la fecha de caducidad del visado, el salario actual en comparación con el umbral, la última fecha de verificación del derecho a trabajar y cualquier obligación de notificación pendiente.
• Utilice un software de gestión de expedientes de inmigración para automatizar las alertas de caducidad de visados cuando falten 6 meses, 3 meses y 1 mes.
• Guarda todos los registros de cumplimiento normativo en un sistema basado en la nube con controles de acceso, y no en carpetas locales o cadenas de correos electrónicos que desaparecen cuando alguien deja la empresa.

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Gestión de cambios masivos: revisiones salariales, reestructuraciones y traslados de oficinas

Cuando una revisión salarial, una reestructuración o un traslado de oficinas afecta a varios trabajadores patrocinados a la vez, la carga administrativa se multiplica. No hay atajos: cada trabajador requiere una notificación individual por SMS.

• Planifica los plazos de la revisión salarial de modo que quede tiempo suficiente antes de que finalice el plazo de 10 días hábiles para presentar los informes tras la fecha de entrada en vigor.
• En caso de traslados de oficinas o cambios en la política de trabajo híbrido, identifique con antelación a todos los trabajadores patrocinados afectados y programe el envío de mensajes SMS como parte del plan del proyecto de cambio.
• Lleve un registro del proyecto en el que consigne la fecha en que se completó cada actualización del SMS. Este registro le servirá como prueba en caso de que surja alguna duda sobre el cumplimiento normativo más adelante.
• En el caso de reestructuraciones que impliquen cambios en los títulos de los puestos de trabajo o en los códigos SOC, se recomienda solicitar asesoramiento en materia de inmigración antes de emitir una nueva carta de apoyo (CoS), ya que podría ser necesario volver a evaluar la idoneidad del puesto.

Lista de verificación trimestral de auditoría interna

Las empresas patrocinadoras que evitan las medidas coercitivas gestionan sus registros del SMS como si en cualquier momento pudiera producirse una inspección de cumplimiento. Realice esta comprobación cada trimestre:

• Todos los registros activos de CoS muestran el cargo, el salario, el código SOC y el lugar de trabajo correctos.
• Todos los cambios sujetos a notificación del último trimestre se presentaron dentro del plazo de 10 o 20 días hábiles.
• Se han actualizado los registros de «derecho al trabajo» de los trabajadores cuyos códigos compartidos de eVisa han caducado (límite de 90 días).
• Todos los salarios de los trabajadores patrocinados siguen cumpliendo los umbrales vigentes (41 700 £ para los trabajadores cualificados; 48 500 £ para los trabajadores sénior o especialistas de GBM).
• Todos los puestos subvencionados siguen correspondiendo al nivel 6 del RQF o figuran en la lista actual de escasez temporal.
• El acceso de los usuarios de SMS está actualizado: no hay cuentas inactivas y se han confirmado las copias de seguridad de todos los usuarios activos de Nivel 1.
• Se ha acusado recibo de toda la correspondencia del Ministerio del Interior y se ha respondido a ella dentro del plazo establecido.

Si detecta alguna deficiencia durante una auditoría interna, comuníquela de forma proactiva a través del SMS y documente que lo ha hecho. La notificación voluntaria se valora más positivamente que las deficiencias detectadas durante una visita del Ministerio del Interior.

Prepárate para una visita de inspección si has recibido una notificación

Las visitas de inspección, tanto anunciadas como sin previo aviso, han aumentado considerablemente desde 2024. Si recibe una notificación:

• Confirme su recepción de inmediato. En el caso de las auditorías documentales, los documentos suelen tener que presentarse en un plazo de entre 5 y 10 días laborables.
• Recopila la documentación de todos los trabajadores patrocinados: asignaciones de CoS, comprobaciones del derecho al trabajo, nóminas, contratos y cualquier correspondencia relacionada con cambios.
• No modifique ni antedate los registros de SMS. El Ministerio del Interior puede detectar cualquier manipulación y esto empeorará considerablemente el resultado.
• Le recomendamos que consulte a un abogado especializado en inmigración antes de responder, sobre todo si sabe que hay lagunas en su documentación.‍

Cláusula de exención de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.