Gestión de múltiples trabajadores patrocinados: Consejos de SMS para grandes empresas

Introducción

Para los equipos de sistemas de información de recursos humanos (SIRH) y los especialistas en mejora de procesos de las grandes empresas, la gestión de múltiples trabajadores patrocinados en virtud de una licencia de patrocinio del Reino Unido es una tarea compleja que requiere un uso eficiente del sistema de gestión de patrocinios (SMS). El SMS es la plataforma de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI) para gestionar los Certificados de Patrocinio (CoS), las obligaciones de información y el cumplimiento de visados como el de Trabajador Cualificado o el de Movilidad Empresarial Global (GBM). Con las regulaciones más estrictas de 2025 del Libro Blanco de Inmigración de mayo de 2025, Restaurando el Control sobre el Sistema de Inmigración, y la transición a eVisa para el 31 de diciembre de 2026, los procesos racionalizados son críticos para evitar sanciones. Esta guía proporciona consejos sobre SMS, estrategias de cumplimiento y mejores prácticas adaptadas a las grandes empresas que gestionan grandes volúmenes de trabajadores patrocinados.

Retos de la gestión de múltiples trabajadores patrocinados

Las grandes empresas que patrocinan a docenas o cientos de trabajadores se enfrentan a retos únicos:

• Sobrecarga de volumen: Seguimiento del CdS, de la situación de los visados y de los plazos de presentación de informes de varios trabajadores.
• Complejidad del cumplimiento: Garantizar el cumplimiento de 2025 normas (por ejemplo, nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones, umbrales salariales) en diversas funciones.
• Riesgos de auditoría: El aumento de las inspecciones del Ministerio del Interior (1.948 revocaciones de licencias de julio de 2024 a junio de 2025) exige sistemas robustos.
• Transición al eVisa: Verificar los estatus a través de las cuentas de UKVI para 2026 añade carga administrativa.
• Sanciones: El incumplimiento conlleva multas (20.000 £ por trabajador ilegal), suspensión de la licencia o revocación.

Acción HRIS: Desarrollar flujos de trabajo SMS escalables para gestionar el volumen y mitigar los riesgos.

Consejos para una gestión eficaz de los SMS

El SMS permite la emisión de CoS, la elaboración de informes y el mantenimiento de licencias. Estos consejos optimizan su uso para grandes empresas:

1. Centralizar la administración de SMS

• Asigne equipos dedicados: Designe varios usuarios de nivel 1 (residentes en el Reino Unido, sin problemas penales o de inmigración) para gestionar las tareas de SMS, con usuarios de nivel 2 para la asistencia.
• Definir funciones: Asegúrese de que el ordenador supervisa el cumplimiento, el contacto clave gestiona las comunicaciones con UKVI y los usuarios de nivel 1 se encargan de las operaciones diarias de SMS (p. ej., emisión de CoS, informes).
• Utilice controles de acceso: Limita el acceso al SMS al personal capacitado, asegurando las credenciales con autenticación de dos factores.

Acción de mejora del proceso: Crear una estructura de equipo SMS centralizada, documentada en un manual de flujo de trabajo del SIRH.

2. Automatizar la asignación y asignación de CoS

• Previsión de las necesidades de CdS: Utilizar los datos del HRIS para predecir las necesidades anuales de CdS en función de los planes de contratación (por ejemplo, 50 trabajadores cualificados, 20 visados GBM).
• Solicitudes de asignación masiva: Solicite CoS definidos (fuera del país) e indefinidos (dentro del país) a través de SMS, presupuestando 525 £ por CoS.
• Automatice la asignación: Integre SMS con herramientas HRIS (por ejemplo, Workday, SAP SuccessFactors) para rellenar automáticamente los datos del trabajador (nombre, pasaporte, función, salario) para la creación de CoS.
• Verificar el cumplimiento: Asegurarse de que las funciones cumplen el nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones o la lista de escasez temporal y de que los salarios se ajustan (41.700 £ para trabajadores cualificados, 48.500 £ para GBM senior/especialista).

Acción HRIS: Implementar integraciones API o scripts para automatizar la entrada de datos de CoS, reduciendo errores y ahorrando tiempo.

3. Racionalizar las tareas de información

• Cambios de trabajador (10 días laborables): Comunique por SMS cambios de función, salario, ubicación (por ejemplo, trabajo híbrido), ausencias superiores a 4 semanas o ceses.
• Cambios organizativos (20 días laborables): Actualización del tamaño de la empresa, dirección o cambios en el personal clave.
• Herramientas de automatización: Utilice las alertas del SIRH para realizar un seguimiento de los plazos, sincronizándolas con SMS para obtener informes en tiempo real.
• Informes por lotes: Para grandes grupos de trabajadores, utilice las funciones de carga masiva de SMS para informar de múltiples cambios de manera eficiente.

Acción de mejora del proceso: Establezca recordatorios automatizados por SMS y utilice informes por lotes para gestionar las actualizaciones de gran volumen.

4. Mejorar el mantenimiento de registros

• Registros obligatorios: Conservar CoS, nóminas, contratos y documentos de derecho al trabajo (BRP hasta 2026, después códigos de acción eVisa) durante la duración del apadrinamiento más 1 año.
• Almacenamiento digital: Almacene los registros en un módulo HRIS seguro, garantizando la accesibilidad para las auditorías.
• Registros de auditoría: Registre todas las acciones del SMS (por ejemplo, emisión de CoS, informes) para hacer un seguimiento del historial de cumplimiento.

Acción del SIRH: Configurar el SIRH para un almacenamiento seguro basado en la nube con controles de acceso listos para auditoría.

5. Preparar la transición al visado electrónico

• Fecha límite: Antes del 31 de diciembre de 2026, todos los trabajadores deberán utilizar eVisas a través de las cuentas UKVI para la verificación de su estatus.
• Trabajadores de apoyo: Ayudan a los empleados con la configuración de la cuenta UKVI, proporcionando soporte informático para problemas técnicos.
• Procesos de actualización: Trasladar los controles del derecho al trabajo a los códigos compartidos eVisa, eliminando progresivamente la dependencia de los BRP para el primer trimestre de 2026.

Acción de mejora de procesos: Integrar la verificación del eVisa en los flujos de trabajo del SIRH, creando portales de autoservicio de los empleados para la gestión de la cuenta UKVI.

Requisitos de conformidad en 2025

• Comprobaciones del derecho al trabajo: Realización de comprobaciones previas a la contratación y anuales, verificando los BRP o los códigos de compartición eVisa.
• Cumplimiento de los puestos: Asegúrese de que los puestos cumplen el nivel 6 del RQF o la lista de escasez temporal, con salarios de 41.700 £ (trabajador cualificado) o 48.500 £ (GBM).
• Auditorías: Prepárese para las visitas no anunciadas del Ministerio del Interior, con 2025 inspecciones centradas en los informes sobre trabajo híbrido y la preparación para el visado electrónico.
• Sanciones:
  
  • Reducción de la licencia: plan de acción de 1.476 £, paralización de nuevos CdS.
  • Suspensión: Cese de las actividades de patrocinio.
  • Revocación: Prohibición de reaplicación de 12 meses, £525/CoS pérdidas.
  • Multas civiles: 20.000 libras por trabajador ilegal.

Acción del SIRH: Crear cuadros de mando de cumplimiento en el SIRH para supervisar las funciones, los salarios y la preparación para las auditorías.

Costes a tener en cuenta

• Licencia de patrocinador: 1.579 £ (grandes patrocinadores).
• Tasa del CdS: 525 £ por trabajador.
• Immigration Skills Charge (ISC): 1.000 £/año (trabajador cualificado, grandes patrocinadores), no aplicable a GBM.
• Tasas de visado: £625-£1.423 por trabajador.
• Recargo sanitario de inmigración (IHS): 1.035 £/año.
• Ejemplo (10 trabajadores cualificados, 3 años): 1.579 £ (licencia) + 5.250 £ (10 CdS) + 30.000 £ (ISC) + 14.230 £ (tasas de visado) + 31.050 £ (IHS) = 82.109 £.
• Tramitación prioritaria: £500 (permiso, 10 días) o £500-£1.000 (visado, 5-1 días).

Acción de mejora del proceso: Previsión de costes en los presupuestos del SIRH, dando prioridad a la ISC para las funciones de trabajador cualificado y explorando el estatus de pequeño patrocinador si es elegible.

Buenas prácticas para grandes empresas

1. Integrar el SIRH con el SMS:
   
   • Utilice API o secuencias de comandos personalizadas para sincronizar los datos de los trabajadores, reduciendo los errores de introducción manual.
   • Ejemplo: Automatizar la creación de CoS con campos pre-rellenados desde HRIS.
2. Realizar auditorías periódicas:
   
   • Realización de auditorías internas trimestrales para verificar el cumplimiento del CdS, los salarios y el derecho al trabajo.
   • Simular visitas del Ministerio del Interior para comprobar la preparación.
3. Formar a los equipos de RRHH:
   
   • Impartir formación anual sobre SMS, normas 2025 y procesos eVisa (1.000 £ - 2.000 £ para formación externa).
   • Contratar asesores de inmigración para casos complejos (entre 2.000 y 5.000 libras).
4. Escala Procesos de notificación:
   
   • Utilice cargas masivas de SMS para informes de gran volumen.
   • Asigne usuarios de nivel 1 dedicados por departamento o región.
5. Aprovechar los análisis:
   
   • Utilice los cuadros de mando del SIRH para realizar un seguimiento del uso del CdS, la caducidad de los visados y las métricas de cumplimiento.
   • Previsión de las necesidades del CdS para evitar carencias.
6. Prepararse para las auditorías:
   
   • Mantener un centro de cumplimiento centralizado con plantillas, registros y protocolos de auditoría.
   • Documentar los acuerdos de trabajo híbrido para cumplir las normas de información de 2025.

Acción HRIS: Crear un módulo de SMS escalable en el SIRH que integre herramientas de análisis, automatización y cumplimiento.

Retos y estrategias de mitigación

• Gestión de grandes volúmenes: La introducción manual de SMS para cientos de trabajadores es propensa a errores. Redúzcalo con la automatización del SIRH y las cargas masivas.
• Incumplimiento de plazos: Los retrasos en la presentación de informes conllevan sanciones. Utiliza alertas automáticas para los plazos de 10 y 20 días.
• Complejidad del eVisa: Los problemas con la cuenta UKVI pueden interrumpir la verificación. Proporcione soporte informático y orientación para la configuración inicial.
• Fallos de auditoría: Las funciones o registros no conformes corren el riesgo de ser revocados. Realice auditorías simuladas y verifique el cumplimiento del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones.

Acción de mejora de procesos: Abordar los retos que plantean los flujos de trabajo del SIRH, dando prioridad a la automatización y la formación.

Conclusión

La gestión de múltiples trabajadores patrocinados en 2025 requiere equipos de HRIS y especialistas en mejora de procesos para optimizar el uso de SMS a través de la automatización, la formación y sistemas de cumplimiento robustos. Al centralizar la administración, agilizar los informes y prepararse para las auditorías y la transición al eVisa, las grandes empresas pueden minimizar los riesgos y apoyar la movilidad global del talento. La integración estratégica de los sistemas de información de recursos humanos garantiza una gestión rentable y conforme con la normativa de los patrocinios de gran volumen.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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