Uso del sistema de gestión de patrocinadores (SMS): buenas prácticas de RRHH

Introducción

Para los funcionarios de inmigración y los equipos de cumplimiento, el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) es la piedra angular de la gestión de una Licencia de Patrocinador del Reino Unido, que permite a los empleadores patrocinar a ciudadanos no británicos bajo rutas como el Trabajador Cualificado o los visados de Movilidad Empresarial Global. El uso eficaz del SMS garantiza el cumplimiento de la normativa del Ministerio del Interior, en particular con auditorías más estrictas y la transición a la eVisa para el 31 de diciembre de 2026, como se indica en el Libro Blanco sobre Inmigración de mayo de 2025, Restablecer el control sobre el sistema de inmigración. Esta guía detalla las mejores prácticas para utilizar el SMS, abarcando la configuración, los informes, el cumplimiento y las estrategias para evitar sanciones en 2025.

¿Qué es el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS)?

El SMS es una plataforma en línea proporcionada por Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI) para que los patrocinadores autorizados gestionen las actividades de patrocinio. Se utiliza para emitir Certificados de Patrocinio (CoS), informar de cambios, renovar licencias y mantener el cumplimiento de las normas del Ministerio del Interior. La correcta gestión del SMS es fundamental para evitar sanciones como la suspensión de la licencia o multas de hasta 20.000 libras por incumplimiento.

Configuración y gestión del SMS

El uso eficaz de los SMS comienza con una configuración y una asignación de funciones adecuadas:

1. Nombrar al personal clave:
   
   • Ordenador de pagos (OA): Alto directivo responsable del cumplimiento de las normas de patrocinio.
   • Contacto clave: Principal punto de contacto para las comunicaciones de UKVI.
   • Usuario de nivel 1: Gestiona las tareas cotidianas de SMS (por ejemplo, emitir CdS, informar de cambios).
   • Usuario de Nivel 2 (opcional): Realiza tareas SMS limitadas bajo la supervisión del Nivel 1.
   • Requisitos: Todo el personal debe estar afincado en el Reino Unido, sin condenas penales relevantes ni infracciones de inmigración.
2. Acceder al SMS:
   
   • Tras la aprobación de la licencia de patrocinador, UKVI proporciona las credenciales de inicio de sesión (normalmente en un plazo de 5 días laborables).
   • Proteja las credenciales con contraseñas seguras y autenticación de dos factores.
3. Formar al personal:
   
   • Impartir formación sobre las funciones del SMS, las obligaciones de información y los requisitos de cumplimiento de 2025 (por ejemplo, funciones de nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones, verificación del visado electrónico).
   • Presupuestar entre 500 y 1.000 libras para formación externa o apoyo de asesores de inmigración.

Acción de cumplimiento: Investigar al personal clave para determinar si cumple los requisitos e impartir formación anual sobre SMS para garantizar su competencia.

Funciones básicas de los SMS

El SMS apoya tareas de patrocinio críticas, cada una con requisitos específicos:

1. Expedición de certificados de patrocinio (CdS)

• Finalidad: Asignar CdS a los trabajadores patrocinados, detallando el puesto de trabajo, el salario y la duración del visado.
• Coste: 525 £ por CdS (incrementado en abril de 2025).
• Proceso:
  
  • Inicie sesión en SMS y seleccione "Crear CoS".
  • Introduzca los datos del trabajador, su función (alineada con el nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones o la Lista de Escasez Temporal) y su salario (41.700 £ para un trabajador cualificado, 48.500 £ para un GBM Senior/Especialista).
  • Sométalo a aprobación (normalmente instantánea para CdS definidos, 1-2 días para indefinidos).
• Mejor práctica: Verifique los detalles del trabajo con los criterios del Ministerio del Interior para evitar la emisión de CoS no conformes.

2. Cambios en los informes

• Cambios de trabajador (10 días laborables):
  
  • Cambios de función, salario o ubicación (por ejemplo, ajustes por trabajo híbrido).
  • Ausencias superiores a 4 semanas (excepto permiso de maternidad/paternidad).
  • Dimisión, despido o no incorporación al trabajo.
• Cambios organizativos (20 días laborables):
  
  • Cambio en el tamaño de la empresa (por ejemplo, pequeño patrocinador: 15 millones de libras de facturación, ≤50 empleados).
  • Cambios de dirección, estructura o propiedad de la empresa.
  • Actualizaciones del personal clave (por ejemplo, nuevo ordenador).
• Buena práctica: Utilizar recordatorios automáticos en el software de RRHH para cumplir los plazos de presentación de informes.

3. Renovación de la licencia de patrocinador

• Requisito: Las licencias tienen una validez de 4 años; es necesario renovarlas 90 días antes de su vencimiento.
• Coste: 574 £ (pequeños patrocinadores) o 1.579 £ (grandes patrocinadores).
• Proceso: Presentar la renovación por SMS, incluyendo documentos actualizados (por ejemplo, estados financieros, políticas de RRHH).
• Buena práctica: Establezca alertas de calendario 6 meses antes de la expiración para preparar los documentos y evitar interrupciones.

4. Gestión de los registros de conformidad

• Requisitos: Mantener registros de CoS, comprobaciones de derecho al trabajo, nóminas y contratos durante el periodo de apadrinamiento más 1 año.
• Buenas prácticas: Almacenar los registros digitalmente en el SMS o en los sistemas de RRHH integrados para facilitar el acceso a la auditoría.

Acción de cumplimiento: Asignar un usuario de nivel 1 dedicado a gestionar la emisión de CoS y la elaboración de informes, garantizando la precisión y la puntualidad.

Mejores prácticas de RRHH para la gestión de SMS

Optimizar el uso de los SMS y garantizar su cumplimiento en 2025:

1. Aprovechar la tecnología:
   
   • Integre el SMS con el software de RRHH (por ejemplo, Workday, BambooHR) para automatizar el seguimiento del CdS, los plazos de presentación de informes y las comprobaciones del derecho al trabajo.
   • Utilice el almacenamiento en la nube para mantener registros seguros y listos para auditorías.
2. Realizar auditorías periódicas:
   
   • Realizar auditorías internas trimestrales para verificar la exactitud del CdS, la conformidad salarial (41.700 £ o 48.500 £) y el cumplimiento de los informes.
   • Simular visitas de cumplimiento del Ministerio del Interior para identificar lagunas.
3. Formar y actualizar al personal:
   
   • Impartir formación anual sobre las actualizaciones del SMS, las normas de 2025 (por ejemplo, RQF Nivel 6, transiciones eVisa) y la preparación para auditorías.
   • Presupuestar entre 500 y 1.000 libras para formación externa o entre 2.000 y 5.000 libras para apoyo de asesores de inmigración.
4. Prepararse para la transición al visado electrónico:
   
   • Antes del 31 de diciembre de 2026, verificar la situación de los trabajadores a través de los códigos de acción eVisa en las cuentas de UKVI.
   • Formar a los usuarios de nivel 1 en los controles en línea del derecho al trabajo, eliminando progresivamente la dependencia del permiso de residencia biométrico (BRP).
5. Procesos documentales:
   
   • Cree un manual de cumplimiento en el que se detallen los flujos de trabajo del SMS, los plazos de presentación de informes y los protocolos de auditoría.
   • Utilizar plantillas normalizadas para el CdS y la presentación de informes.
6. Supervisar los cambios normativos:
   
   • Manténgase al día de las orientaciones del Ministerio del Interior (por ejemplo, gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) para los cambios de 2025, como el aumento de las tasas (7% en abril de 2025) o los protocolos de auditoría.

Acción de los funcionarios de inmigración: Desarrollar un centro de gestión de SMS centralizado con recursos de formación, plantillas y rastreadores de cumplimiento para agilizar las operaciones.

Retos y estrategias de mitigación

• Incumplimiento de los plazos de notificación: Si no se informa en un plazo de 10-20 días laborables, se corre el riesgo de que la licencia sea sancionada. Redúzcalo con alertas automáticas y personal especializado en SMS.
• Fallos de auditoría: Los registros inexactos o las funciones no conformes (por ejemplo, por debajo del nivel 6 del RQF) pueden dar lugar a la suspensión. Realice auditorías simuladas trimestralmente.
• Complejidad de la transición al eVisa: Los problemas técnicos con las cuentas UKVI pueden interrumpir la verificación. Proporcione apoyo informático y orientación para la configuración temprana de la cuenta.
• Limitación de recursos: Los pequeños patrocinadores pueden carecer de experiencia en SMS. Invierta en software rentable o subcontrate a asesores (entre 2.000 y 5.000 libras).

Acción de cumplimiento: Dar prioridad a la automatización y la formación para hacer frente a las limitaciones de recursos y garantizar la preparación para las auditorías.

Sanciones por incumplimiento

No utilizar el SMS con eficacia puede acarrear graves consecuencias en 2025:

• Rebaja de la licencia: calificación B con un plan de acción de 1.476 £, que paraliza la emisión de nuevos CdS.
• Suspensión de la licencia: Paralización temporal de las actividades de patrocinio, con riesgo de reducción de visados.
• Revocación de la licencia: Pérdida permanente, que requiere una prohibición de reaplicación de 12 meses y cuesta 525 £ por CdS en pérdidas.
• Sanciones civiles: Hasta 20.000 libras esterlinas por trabajador ilegal que no supere los controles del derecho al trabajo.
• Sanciones penales: Hasta 7 años de prisión por emplear a sabiendas a trabajadores ilegales.

Acción de los funcionarios de inmigración: Cuantificar los riesgos de sanción (por ejemplo, más de 50.000 libras por infracciones múltiples) en los marcos de cumplimiento para justificar la inversión en sistemas y formación.

Conclusión

El sistema de gestión de patrocinadores es una herramienta fundamental para los funcionarios de inmigración y los equipos de cumplimiento que gestionan las licencias de patrocinio del Reino Unido en 2025. Mediante la aplicación de las mejores prácticas -aprovechando la tecnología, realizando auditorías, formando al personal y preparándose para la transición al eVisa- los equipos pueden garantizar el cumplimiento, evitar sanciones y apoyar la contratación internacional sin problemas. La gestión proactiva del SMS se alinea con las normativas más estrictas de 2025, salvaguardando las operaciones y permitiendo la movilidad de la mano de obra.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

‍