La guía definitiva sobre el mantenimiento de registros de patrocinadores de visados en el Reino Unido y el cumplimiento del Apéndice D

Todo patrocinador con licencia en el Reino Unido está sujeto a dos obligaciones paralelas e ineludibles: llevar los registros adecuados y mantenerlos correctamente. El Ministerio del Interior considera que las lagunas en la documentación constituyen una prueba de incumplimiento, independientemente de si la actividad laboral subyacente era legal.  

Dado que las inspecciones de cumplimiento normativo no dejan de aumentar en todo el Reino Unido, esta guía explica exactamente qué información debe conservar su equipo de movilidad internacional, durante cuánto tiempo debe conservarla y cómo evitar los errores más comunes en el mantenimiento de registros que pueden dar lugar a la revocación de la licencia.

Por qué las empresas deben dar prioridad al mantenimiento de registros de inmigración

El mantenimiento de registros no es solo una tarea administrativa, sino una obligación legal fundamental vinculada a la posesión de una licencia de patrocinador del Reino Unido. El Ministerio del Interior considera que la documentación física y digital constituye la prueba principal de tu cumplimiento de la legislación en materia de inmigración.  

• Pruebas de cumplimiento sistémico: Durante las inspecciones del Ministerio del Interior, ya sean anunciadas o sin previo aviso, los inspectores buscan «deficiencias sistémicas». Si faltan documentos fundamentales, como nóminas, contratos o comprobaciones del derecho al trabajo, para una parte significativa de la plantilla patrocinada (por ejemplo, el 40 %), esto puede dar lugar a la suspensión o revocación inmediata de la licencia.  
• Cómo evitar sanciones civiles cuantiosas: Unos registros sólidos demuestran que ha comprobado el derecho legal a trabajar de cada empleado. El incumplimiento de la obligación de conservar estos registros puede acarrear sanciones civiles de hasta 60 000 £ por cada trabajador en situación irregular.  
• Cómo proteger tu privilegio de patrocinio: La posesión de una licencia se considera legalmente un «privilegio», no un derecho. El Ministerio del Interior considera que la falta de documentación constituye un incumplimiento, incluso si el trabajador se encuentra en situación totalmente regular.  
• Prepárate para la auditoría en 10 días: ante el aumento de las revocaciones de licencias, contar con una infraestructura digital y centralizada de gestión de registros te garantiza poder responder a las solicitudes de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI) dentro de los estrictos plazos establecidos, que suelen ser de 10 días laborables. La plataforma Jobbatical te ayuda a gestionar todo esto sin complicaciones.

Requisitos del apéndice D: lo que deben conservar los empleadores

El apéndice D de la guía para patrocinadores de trabajadores y trabajadores temporales del Ministerio del Interior establece los registros obligatorios para cada trabajador patrocinado. Sus expedientes de cumplimiento deben dividirse en cuatro pilares fundamentales:  

1. Documentos sobre el derecho al trabajo

• Una copia nítida del pasaporte vigente del trabajador (página de la fotografía y cualquier visado o sello de entrada pertinente).  
• Registros de verificación del código compartido de eVisa: incluyen la fecha de verificación y la referencia única del servicio de verificación.  
• En el caso de los trabajadores con un permiso de duración limitada, la fecha documentada de su próxima reverificación (ya que los códigos compartidos caducan cada 90 días).  

2. Registros del Certificado de Patrocinio (CoS)

• El número de referencia único del CoS asignado al trabajador.  
• El cargo exacto, el código de la Clasificación Ocupacional Estándar (SOC), el salario y la fecha de incorporaciónque figuran en la hoja de verificación (CoS).  
• Cualquier certificado de empleo posterior que se haya expedido en caso de que el trabajador haya cambiado de puesto o de entidad dentro de su empresa.  

3. Documentos de empleo y nóminas

• El contrato de trabajo firmado o las condiciones de empleo por escrito.  
• Nóminas o registros de nómina que confirmen el salario bruto exacto abonado en cada período de pago.  
• Registro de cualquier cambio en el horario laboral, el salario o la ubicación, junto con pruebas digitales de que dichos cambios se comunicaron a través del Sistema de Gestión de Patrocinios (SMS) dentro del plazo obligatorio de 10 días laborables.  
• Registros exhaustivos de las ausencias de los trabajadores patrocinados, incluidas las bajas no remuneradas que den lugar a la obligación de comunicar cualquier variación salarial.  

4. Datos de contacto y datos personales

• La dirección de residencia actual del trabajador en el Reino Unido y su número de teléfono, que se actualizan automáticamente cada vez que se muda.  
• Los datos de contacto de emergencia del trabajador.  
• El número de la Seguridad Social (NI) del trabajador (una vez expedido).  

Nota sobre el cumplimiento normativo: El Ministerio del Interior actualiza periódicamente el Apéndice D. Asegúrese de que su calendario interno de cumplimiento normativo de RR. HH. incluya una revisión de las directrices oficiales para patrocinadores publicadas en gov.uk cada seis meses, a fin de evitar basarse en procesos obsoletos.  

Requisitos avanzados de cumplimiento normativo para los equipos de RR. HH.

Para estar totalmente preparados para una auditoría, los equipos de movilidad internacional deben tener en cuenta las estructuras laborales modernas, que van más allá de la documentación básica.

1. El Apéndice D frente al RGPD del Reino Unido: el equilibrio entre la conservación de datos y la privacidad

• Conservar documentos confidenciales (pasaportes, nóminas, direcciones particulares) durante años entra en conflicto con los principios de minimización de datos del RGPD del Reino Unido. 
• Sin embargo, dado que la conservación de datos para cumplir con las auditorías del Ministerio del Interior se enmarca en la base jurídica del «deber legal» para el tratamiento de datos, los requisitos de inmigración prevalecen sobre los plazos de supresión habituales.

Importante: Los equipos de RR. HH. deben implementar una automatización clara en sus sistemas de gestión documental para que los archivos del anexo D se eliminen automáticamente exactamente dos años y un día después de que un trabajador abandone la empresa, garantizando así que no incumplan inadvertidamente el RGPD por conservar los datos durante un tiempo excesivo.

2. Documentación justificativa para los trabajadores híbridos y a distancia

• El Ministerio del Interior examina minuciosamente el teletrabajo. Si un empleado con permiso de residencia trabaja desde casa varios días a la semana, no basta con indicar únicamente su domicilio particular.
• El departamento de Recursos Humanos debe llevar un registro actualizado del lugar de trabajo habitual del empleado y controlar su asistencia. 
• Para ello, es necesario conservar los acuerdos de teletrabajo firmados, los registros geográficos de inicio de sesión en los sistemas informáticos o los datos del sistema de reserva de puestos de trabajo, a fin de demostrar que el trabajador se encuentra físicamente en el Reino Unido y asiste al trabajo tal y como se indica en su Certificado de Apoyo (CoS).

3. Herencia de registros de patrocinadores en fusiones y adquisiciones y traspasos en virtud de la TUPE

• Cuando una empresa adquiere otra, el nuevo titular asume toda la responsabilidad respecto a los trabajadores de la empresa adquirida y su historial laboral. 
• Durante una transferencia TUPE, debe notificar el cambio organizativo a través del SMS en un plazo de 20 días hábiles.
• Es fundamental que, durante este plazo, obtengas del vendedor todos los archivos históricos del Apéndice D (antiguos certificados de servicio, comprobaciones históricas del derecho al trabajo y nóminas anteriores).
• Si la empresa adquirida presentara registros incompletos o con errores, su empresa podría ser considerada responsable en caso de una futura inspección del UKVI.

4. Seguimiento de las ubicaciones en sitios web de terceros y de los clientes

• Si sus trabajadores patrocinados están destinados en las instalaciones de los clientes (algo habitual en las consultoras de TI y las empresas de ingeniería), el Ministerio del Interior comprobará que su empresa no esté actuando como una agencia de empleo ilegal.
• Tu documentación debe incluir copias de los contratos comerciales formales celebrados entre tu empresa y el cliente externo. 
• Estos documentos deben indicar explícitamente la duración del proyecto y demostrar que su empresa mantiene el control total de los recursos humanos (nómina, supervisión directa, autorización de permisos) sobre el trabajador.

Plazos de conservación: ¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros de patrocinio?

Los plazos de conservación están estrictamente definidos en el anexo D. Debe asegurarse de que los registros se conserven de forma accesible y no se archiven de manera que impida su recuperación inmediata en caso de una inspección sorpresa.  

La transición al visado electrónico: cumplimiento normativo digital a partir de diciembre de 2026

Los permisos de residencia biométricos físicos (BRP) se eliminarán por completo a más tardar el 31 de diciembre de 2026. Esto supone un cambio radical en su estrategia de gestión de registros digitales:  

• Olvídate de las copias del BRP: deja de guardar escaneos del BRP como prueba principal de tu derecho a trabajar. A partir de ahora, los registros de verificación del código compartido del visado electrónico (eVisa) son el único formato reconocido legalmente.  
• Marcas de tiempo y datos del usuario: Asegúrate de que tu sistema de almacenamiento de documentos registre los registros de verificación con marcas de tiempo explícitas y los datos del usuario. Una simple captura de pantalla o una entrada manual en una hoja de cálculo sin una fecha verificable no será válida en caso de una auditoría del UKVI.  
• Integración de la lista de comprobación para la incorporación: Haz que la creación de una cuenta en UKVI sea un paso obligatorio en tus listas de comprobación previas a la incorporación y durante la misma. Los trabajadores que no hayan actualizado su estatus a una cuenta digital en línea de UKVI no pueden generar un código para compartir, lo que interrumpe la cadena de cumplimiento.  

7 errores graves en la gestión de registros de los patrocinadores (y cómo solucionarlos)

Estos son los incumplimientos que el Ministerio del Interior detecta con mayor frecuencia durante las visitas de inspección. Todos ellos se pueden evitar por completo si se aplican los procesos adecuados:  

1. Error: Almacenar copias del BRP en lugar de los registros de verificación del visado electrónico.  
   • Solución: Realice una auditoría exhaustiva de sus expedientes activos relacionados con el derecho al trabajo. Asegúrese de que todos los trabajadores patrocinados actualmente cuenten con un registro válido de verificación del código compartido del visado electrónico (eVisa) en el expediente.  
2. Error: registros aislados almacenados en bandejas de entrada de correo electrónico individuales o en discos duros locales.  
   • Solución: Centralizar todos los registros de cumplimiento normativo en un sistema en la nube compartido y con acceso controlado (o utilizar una plataforma específica como Jobbatical). Si un responsable de RR. HH. o un usuario de nivel 1 abandona la empresa de forma repentina, los registros deben seguir estando disponibles de forma inmediata.  
3. Error: No hay constancia de la fecha en que se realizó la comprobación del derecho al trabajo.  
   • Solución: Cada comprobación del derecho al trabajo debe registrarse explícitamente indicando la fecha exacta en que se llevó a cabo, el código de acción concreto utilizado y el nombre completo del miembro del personal interno que la verificó.  
4. Error: Los registros de nóminas no coinciden con el libro mayor debido a deducciones o bonificaciones.  
   • Solución: El Ministerio del Interior supervisa el cumplimiento de los requisitos salariales en materia de inmigración de forma estricta por cada período de pago. Realice una conciliación mensual automatizada en la que se compare el salario bruto real con el umbral salarial establecido por el CoS para cada trabajador patrocinado. Señale y notifique las discrepancias de inmediato.  
5. Error: Datos de contacto y personales desactualizados.  
   • Solución: Incorpora en tu calendario de cumplimiento de los requisitos para los trabajadores patrocinados un paso para volver a confirmar los datos de contacto una o dos veces al año. El UKVI espera que mantengas actualizadas las direcciones de residencia en todo momento.  
6. Error: Eliminar los registros en cuanto un empleado deja la empresa.  
   • Solución: Conserve todos los archivos estándar durante el periodo de retención (duración del patrocinio + 1 año) y los registros de permiso de trabajo durante 2 años tras la finalización del empleo. Incorpore estos periodos de retención de forma fija en su sistema de gestión documental, en lugar de eliminar los archivos al finalizar la relación laboral.  
7. Error: Compartir las credenciales de SMS entre varios miembros del equipo de RR. HH.  
   • Solución: El uso compartido de credenciales constituye una grave infracción de las normas de cumplimiento. Cada usuario de SMS debe disponer de sus propias credenciales de inicio de sesión únicas. Se debe revocar el acceso de inmediato cuando un empleado deje de desempeñar una función de movilidad internacional.

Consejo profesional: Si detectas alguna deficiencia en materia de cumplimiento durante una auditoría interna trimestral, comunícala de forma proactiva a través del SMS y documenta claramente las medidas correctivas que hayas tomado. El Ministerio del Interior valora mucho más positivamente la notificación voluntaria que las deficiencias detectadas durante una inspección sorpresa.

Cómo preparar los registros de los patrocinadores para una auditoría: la lista de comprobación trimestral

Las empresas patrocinadoras que superan sin problemas las auditorías de UKVI son aquellas que consideran sus registros de cumplimiento como datos actualizados y dinámicos, en lugar de simples archivos. Aplica esta lista de comprobación cada trimestre:  

‍

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.