Requisitos de registro para los patrocinadores de visados del Reino Unido

Introducción

Para los profesionales de la gestión de datos y los responsables del cumplimiento normativo, el mantenimiento meticuloso de registros es fundamental para conservar la licencia de patrocinador del Reino Unido y garantizar el cumplimiento de la normativa del Servicio de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI). Una documentación adecuada respalda la contratación de ciudadanos no británicos en virtud de visados como los de trabajador cualificado o movilidad empresarial global (GBM), al tiempo que protege contra sanciones durante las auditorías del Ministerio del Interior. Con la implantación total de los visados electrónicos a partir de enero de 2026 y la aplicación cada vez más estricta de la normativa, según el Libro Blanco de Inmigración de mayo de 2025, Restoring Control over the Immigration System (Restablecimiento del control sobre el sistema de inmigración), es esencial contar con sistemas de mantenimiento de registros sólidos. Esta guía detalla los requisitos obligatorios de mantenimiento de registros, los períodos de conservación, la preparación de auditorías y las mejores prácticas para el cumplimiento de la normativa en 2026.

Por qué es importante llevar registros

Un mantenimiento eficaz de los registros garantiza el cumplimiento de las obligaciones de la licencia de patrocinador, facilita las auditorías del Ministerio del Interior y mitiga los riesgos de sanciones, incluidas multas de hasta 20.000 libras por trabajador ilegal o la revocación de la licencia. Entre las principales ventajas se incluyen:

• Preparación para auditorías: Los registros organizados agilizan las respuestas a las auditorías no anunciadas o de oficina.
• Verificación del cumplimiento: Los documentos demuestran el cumplimiento de los umbrales salariales, los controles del derecho al trabajo y las obligaciones de información.
• Evitación de sanciones: Los registros adecuados evitan sanciones como la suspensión o revocación del permiso (1.948 revocaciones de julio de 2024 a junio de 2025).
• Implementación de eVisa: los registros digitales ahora admiten plenamente la verificación mediante códigos compartidos de eVisa.

Acción de gestión de datos: Dar prioridad a los sistemas de archivo seguros y accesibles para cumplir con la normativa digital de 2026.

Requisitos obligatorios de registro

El UKVI exige a los patrocinadores que mantengan registros específicos de todos los trabajadores patrocinados y los datos de la organización, tal y como se describe en el apéndice D de la Guía para patrocinadores (versión de noviembre de 2025).

1. Registros de trabajadores patrocinados

Los patrocinadores deben retener lo siguiente para cada trabajador en rutas como Trabajador cualificado o GBM:

• Certificado de patrocinio (CdS):
  • Número de referencia del CDS, cargo, salario y duración.
  • Pruebas del cumplimiento de los criterios del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones o de la Lista Temporal de Escasez.
• Documentos sobre el derecho al trabajo:
  • Códigos compartidos de eVisa o datos de verificación de la cuenta UKVI (obligatorio para las nuevas solicitudes a partir del 15 de enero de 2026; permisos de residencia biométricos (BRP) antiguos o viñetas de pasaporte válidas hasta su fecha de caducidad).
  • Registros de las comprobaciones previas a la contratación y anuales del derecho al trabajo.
• Registros de empleo:
  • Contratos de trabajo en los que se detallan la función, el salario (41.700 £ para el trabajador cualificado, 48.500 £ para el GBM Senior/Especialista) y el lugar de trabajo.
  • Nóminas con los pagos de salarios, alineadas con los detalles del CdS.
  • Registros de ausencias por bajas superiores a 4 semanas (excepto maternidad/paternidad).
• Pruebas de contratación:
  • Anuncios de empleo, CV o notas de entrevistas que demuestren la existencia de una vacante real.
  • Para las rutas GBM, prueba de empleo previo de 12 meses (o 3 meses para los becarios graduados) en la entidad extranjera.
• Documentos de cualificación:
  • Certificados o expedientes académicos para funciones que requieran cualificaciones específicas (por ejemplo, RQF Nivel 6).
  • Resultados de la prueba de inglés (MCER B2 para trabajadores cualificados, en vigor desde el 8 de enero de 2026).

2. Registros de la organización

Los patrocinadores deben mantener registros para demostrar la legitimidad operativa y el cumplimiento de las normas:

• Documentos de la licencia de patrocinio:
  • Registros de solicitudes de licencia, incluidas las hojas de presentación y los documentos justificativos (por ejemplo, registro en el Registro Mercantil, certificado de IVA).
  • Datos del personal clave (ordenador, contacto clave, usuarios de nivel 1).
• Registros financieros:
  • Extractos bancarios, cuentas auditadas o registros fiscales para demostrar la solvencia.
  • Prueba del tamaño de la empresa (por ejemplo, ≤50 empleados, 15 millones de libras de volumen de negocios para el estatus de pequeño patrocinador).
• Vinculación empresarial (Rutas GBM):
  • Acuerdos entre accionistas u organigramas que demuestren la vinculación entre entidades del Reino Unido y del extranjero.
• Sistemas de cumplimiento:
  • Políticas de RRHH para el seguimiento de los trabajadores, la notificación de cambios y la realización de controles del derecho al trabajo.
  • Registros de notificación de SMS (por ejemplo, cambios de trabajadores o de organización).

3. Períodos de conservación

• Registros de trabajadores patrocinados: Conservar durante la duración del patrocinio más 1 año, o hasta que se complete una auditoría del Ministerio del Interior, lo que sea más largo.
• Registros de derecho al trabajo: Conservar durante la duración del empleo más 2 años.
• Registros organizativos: Conservar mientras la licencia de patrocinador esté vigente más un año después de su renuncia o revocación (las licencias ya no requieren renovación y permanecen activas indefinidamente a menos que se revoquen).

Acción de cumplimiento: Crear un calendario de conservación de registros en los sistemas de gestión de datos para cumplir los requisitos de UKVI.

Consideraciones sobre el cumplimiento normativo en 2026

El panorama normativo de 2026 se basa en los cambios de 2025 y se centra en la transformación digital:

• Auditorías más estrictas: el aumento de las inspecciones hace hincapié en el cumplimiento de los salarios (41 700 £/48 500 £), la presentación de informes sobre el trabajo híbrido y la verificación de visados electrónicos mediante códigos compartidos.
• Implementación completa del visado electrónico: a partir del 15 de enero de 2026, todos los visados nuevos serán digitales; los registros deberán dar prioridad a los códigos compartidos de los visados electrónicos y a los datos de las cuentas UKVI para comprobar el derecho al trabajo.
• Normas del RQF Nivel 6: Documentar las funciones del puesto para demostrar los estándares de nivel de titulación o la elegibilidad para la Lista Temporal de Escasez.
• Documentación de tasas: Conservar los registros de CoS (525 £), tasa de inmigración por cualificación (1320 £ al año para patrocinadores grandes, trabajadores cualificados; aumento a partir del 16 de diciembre de 2025) y recargo sanitario por inmigración (1035 £ al año).

Acción de gestión de datos: Actualizar los sistemas de registro para integrar completamente los datos de eVisa, las pruebas de inglés B2 y los detalles elevados de ISC.

Sanciones por incumplimiento

Si no se conservan o presentan los registros, se corre el riesgo de sufrir graves consecuencias:

• Rebaja de la licencia: calificación B con un plan de acción de 1.476 £, que paraliza la emisión de nuevos CdS.
• Suspensión de la licencia: Cese temporal de las actividades de patrocinio, con riesgo de reducción de visados.
• Revocación de la licencia: Pérdida permanente, con prohibición de volver a solicitarla durante 12 meses y pérdidas de 525 £/CoS.
• Sanciones civiles: Hasta 20.000 libras por trabajador ilegal que no haya superado los controles del derecho al trabajo.
• Sanciones penales: Hasta 7 años de prisión por emplear a sabiendas a trabajadores ilegales.

Acción de cumplimiento: Cuantificar los riesgos de sanción (entre 20.000 y 100.000 libras en caso de infracciones múltiples) en las auditorías de gestión de datos para justificar la existencia de sistemas sólidos.

Buenas prácticas para el mantenimiento de registros

1. Implantar sistemas digitales:
   • Utilizar plataformas HRIS (por ejemplo, Workday, SAP SuccessFactors) para almacenar de forma segura los registros de CoS, derecho al trabajo y empleo.
   • Garantice copias de seguridad en la nube con cifrado y registros de auditoría.
2. Automatizar el seguimiento del cumplimiento:
   • Integre el HRIS con el SMS para obtener CoS en tiempo real y actualizaciones de informes.
   • Establezca alertas automáticas para las comprobaciones del derecho al trabajo y los plazos de retención.
3. Realizar auditorías periódicas:
   • Realizar auditorías internas trimestrales para verificar la integridad de los registros y el cumplimiento del nivel 6 de RQF, las normas salariales y los estándares de inglés B2.
   • Simular visitas del Ministerio del Interior para comprobar la accesibilidad de los registros.
4. Centralizar la gestión de registros:
   • Crear un centro de cumplimiento de la normativa para el CdS, el derecho al trabajo y los registros organizativos, accesible al personal clave (usuarios de nivel 1, ordenador).
   • Utilice convenciones de nomenclatura estandarizadas (por ejemplo, «WorkerName_CoS_2026.pdf»).
5. Aproveche la integración completa de eVisa:
   • Almacene de forma rutinaria los códigos compartidos de eVisa y los datos de la cuenta UKVI en el HRIS.
   • Forma al personal en los procesos de verificación online del derecho al trabajo para que las comprobaciones digitales se hagan sin problemas.
6. Involucrar a expertos:
   • Consultar a asesores de inmigración para casos complejos (por ejemplo, respuestas a auditorías), con un presupuesto de entre 2.000 y 5.000 £.
   • Colabore con los equipos jurídicos para validar las políticas de mantenimiento de registros.

Acción de gestión de datos: Construir un módulo HRIS centralizado para el almacenamiento de registros, integrando herramientas de automatización y auditoría.

Retos y estrategias de mitigación

• Sobrecarga de volumen: La gestión de los registros de varios trabajadores es compleja. Redúzcalo con la automatización del SIRH y las funciones de carga masiva.
• Registros incompletos: La falta de documentos puede dar lugar a fallos en las auditorías. Utilice listas de comprobación y verificaciones periódicas para asegurarse de que están completos.
• Integración de eVisa: Las transiciones heredadas de BRP pueden causar problemas de verificación. Proporcione soporte y orientación de TI para una adopción digital completa.
• Informes sobre el trabajo híbrido: sigue siendo fundamental documentar los lugares de trabajo remoto. Incluya los patrones de trabajo en los contratos y los informes SMS.

Medida de cumplimiento: Incorporar los retos en los flujos de trabajo de gestión de datos, dando prioridad a la automatización y la formación para los mandatos digitales de 2026.

Conclusión

El mantenimiento de registros es una función fundamental para los patrocinadores de visados del Reino Unido en 2026, lo que requiere que los responsables de la gestión de datos y del cumplimiento normativo mantengan registros digitales completos y accesibles para los trabajadores y las organizaciones. Al aprovechar los sistemas de información de recursos humanos (HRIS), automatizar el cumplimiento normativo y prepararse para las auditorías y las operaciones completas de visados electrónicos, los equipos pueden garantizar el cumplimiento de las normas de UKVI y evitar sanciones. La gestión estratégica de registros favorece un patrocinio fluido y la movilidad global del talento.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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