Requisitos de registro para los patrocinadores de visados del Reino Unido

Introducción

Para los profesionales de la gestión de datos y los responsables del cumplimiento de la normativa, llevar un registro meticuloso es la piedra angular para mantener una licencia de patrocinador del Reino Unido y garantizar el cumplimiento de la normativa de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI). Una documentación adecuada respalda el empleo de ciudadanos no británicos en el marco de vías como los visados de trabajador cualificado o de movilidad empresarial global (GBM), al tiempo que protege contra sanciones durante las auditorías del Ministerio del Interior. Con una aplicación más estricta en 2025, como se indica en el Libro Blanco sobre Inmigración de mayo de 2025, Restablecer el control sobre el sistema de inmigración, y la transición a la eVisa el 31 de diciembre de 2026, es esencial contar con sistemas sólidos de mantenimiento de registros. Esta guía detalla los requisitos obligatorios de mantenimiento de registros, los periodos de conservación, la preparación de auditorías y las mejores prácticas para el cumplimiento de 2025.

Por qué es importante llevar registros

Un mantenimiento eficaz de los registros garantiza el cumplimiento de las obligaciones de la licencia de patrocinador, facilita las auditorías del Ministerio del Interior y mitiga los riesgos de sanciones, incluidas multas de hasta 20.000 libras por trabajador ilegal o la revocación de la licencia. Entre las principales ventajas se incluyen:

• Preparación para auditorías: Los registros organizados agilizan las respuestas a las auditorías no anunciadas o de oficina.
• Verificación del cumplimiento: Los documentos demuestran el cumplimiento de los umbrales salariales, los controles del derecho al trabajo y las obligaciones de información.
• Evitación de sanciones: Los registros adecuados evitan sanciones como la suspensión o revocación del permiso (1.948 revocaciones de julio de 2024 a junio de 2025).
• Transición al eVisa: Los registros digitales apoyan la verificación de los códigos de compartición eVisa para 2026.

Acción de gestión de datos: Dar prioridad a sistemas de registro seguros y accesibles para cumplir la normativa de 2025.

Requisitos obligatorios de registro

UKVI obliga a los patrocinadores a mantener registros específicos para todos los trabajadores patrocinados y detalles de la organización, como se indica en el Apéndice D de la Guía del Patrocinador.

1. Registros de trabajadores patrocinados

Los patrocinadores deben retener lo siguiente para cada trabajador en rutas como Trabajador cualificado o GBM:

• Certificado de patrocinio (CdS):
  
  • Número de referencia del CDS, cargo, salario y duración.
  • Pruebas del cumplimiento de los criterios del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones o de la Lista Temporal de Escasez.
• Documentos sobre el derecho al trabajo:
  
  • Copias de permisos de residencia biométricos (BRP) o viñetas de pasaporte (hasta el 31 de diciembre de 2026).
  • Códigos de compartición eVisa o datos de verificación de la cuenta UKVI (post-2026).
  • Registros de las comprobaciones previas a la contratación y anuales del derecho al trabajo.
• Registros de empleo:
  
  • Contratos de trabajo en los que se detallan la función, el salario (41.700 £ para el trabajador cualificado, 48.500 £ para el GBM Senior/Especialista) y el lugar de trabajo.
  • Nóminas con los pagos de salarios, alineadas con los detalles del CdS.
  • Registros de ausencias por bajas superiores a 4 semanas (excepto maternidad/paternidad).
• Pruebas de contratación:
  
  • Anuncios de empleo, CV o notas de entrevistas que demuestren la existencia de una vacante real.
  • Para las rutas GBM, prueba de empleo previo de 12 meses (o 3 meses para los becarios graduados) en la entidad extranjera.
• Documentos de cualificación:
  
  • Certificados o expedientes académicos para funciones que requieran cualificaciones específicas (por ejemplo, RQF Nivel 6).
  • Resultados del examen de inglés (por ejemplo, MCER B1/B2 para trabajadores cualificados).

2. Registros de la organización

Los patrocinadores deben mantener registros para demostrar la legitimidad operativa y el cumplimiento de las normas:

• Documentos de la licencia de patrocinio:
  
  • Registros de solicitudes de licencia, incluidas las hojas de presentación y los documentos justificativos (por ejemplo, registro en el Registro Mercantil, certificado de IVA).
  • Datos del personal clave (ordenador, contacto clave, usuarios de nivel 1).
• Registros financieros:
  
  • Extractos bancarios, cuentas auditadas o registros fiscales para demostrar la solvencia.
  • Prueba del tamaño de la empresa (por ejemplo, ≤50 empleados, 15 millones de libras de volumen de negocios para el estatus de pequeño patrocinador).
• Vinculación empresarial (Rutas GBM):
  
  • Acuerdos entre accionistas u organigramas que demuestren la vinculación entre entidades del Reino Unido y del extranjero.
• Sistemas de cumplimiento:
  
  • Políticas de RRHH para el seguimiento de los trabajadores, la notificación de cambios y la realización de controles del derecho al trabajo.
  • Registros de notificación de SMS (por ejemplo, cambios de trabajadores o de organización).

3. Períodos de conservación

• Registros de trabajadores patrocinados: Conservar durante la duración del patrocinio más 1 año, o hasta que se complete una auditoría del Ministerio del Interior, lo que sea más largo.
• Registros de derecho al trabajo: Conservar durante la duración del empleo más 2 años.
• Registros de la organización: Conservar durante la vigencia de la Licencia de Patrocinador (4 años, renovables) o según lo exijan otras leyes del Reino Unido (por ejemplo, registros fiscales durante 6 años).

Acción de cumplimiento: Crear un calendario de conservación de registros en los sistemas de gestión de datos para cumplir los requisitos de UKVI.

Consideraciones sobre el cumplimiento de la Directiva 2025

El panorama normativo de 2025 introduce retos específicos en materia de mantenimiento de registros:

• Auditorías más estrictas: El aumento de las inspecciones se centra en el cumplimiento de los salarios (41.700 £/48.500 £), los informes sobre trabajo híbrido y la verificación del visado electrónico.
• Transición al eVisa: Antes del 31 de diciembre de 2026, los registros deberán incluir los códigos de acción del eVisa y los datos de la cuenta UKVI para las comprobaciones del derecho al trabajo.
• Normas del RQF Nivel 6: Documentar las funciones del puesto para demostrar los estándares de nivel de titulación o la elegibilidad para la Lista Temporal de Escasez.
• Documentación de tasas: Conservar registros de CoS (£525), Immigration Skills Charge (£1,000/año para grandes patrocinadores, Skilled Worker), y Immigration Health Surcharge (£1,035/año).

Acción de gestión de datos: Actualizar los sistemas de registro para capturar los datos de eVisa y los detalles de cumplimiento de 2025 salarios/empleos.

Sanciones por incumplimiento

Si no se conservan o presentan los registros, se corre el riesgo de sufrir graves consecuencias:

• Rebaja de la licencia: calificación B con un plan de acción de 1.476 £, que paraliza la emisión de nuevos CdS.
• Suspensión de la licencia: Cese temporal de las actividades de patrocinio, con riesgo de reducción de visados.
• Revocación de la licencia: Pérdida permanente, con prohibición de volver a solicitarla durante 12 meses y pérdidas de 525 £/CoS.
• Sanciones civiles: Hasta 20.000 libras por trabajador ilegal que no haya superado los controles del derecho al trabajo.
• Sanciones penales: Hasta 7 años de prisión por emplear a sabiendas a trabajadores ilegales.

Acción de cumplimiento: Cuantificar los riesgos de sanción (entre 20.000 y 100.000 libras en caso de infracciones múltiples) en las auditorías de gestión de datos para justificar la existencia de sistemas sólidos.

Buenas prácticas para el mantenimiento de registros

1. Implantar sistemas digitales:
   
   • Utilizar plataformas HRIS (por ejemplo, Workday, SAP SuccessFactors) para almacenar de forma segura los registros de CoS, derecho al trabajo y empleo.
   • Garantice copias de seguridad en la nube con cifrado y registros de auditoría.
2. Automatizar el seguimiento del cumplimiento:
   
   • Integre el HRIS con el SMS para obtener CoS en tiempo real y actualizaciones de informes.
   • Establezca alertas automáticas para las comprobaciones del derecho al trabajo y los plazos de retención.
3. Realizar auditorías periódicas:
   
   • Realizar auditorías internas trimestrales para verificar la exhaustividad de los registros y el cumplimiento del nivel 6 del MCR y de las normas salariales.
   • Simular visitas del Ministerio del Interior para comprobar la accesibilidad de los registros.
4. Centralizar la gestión de registros:
   
   • Crear un centro de cumplimiento de la normativa para el CdS, el derecho al trabajo y los registros organizativos, accesible al personal clave (usuarios de nivel 1, ordenador).
   • Utilizar convenciones de denominación normalizadas (por ejemplo, "NombreTrabajador_CoS_2025.pdf").
5. Prepararse para la transición al visado electrónico:
   
   • Almacenar los códigos de compartición eVisa y los detalles de la cuenta UKVI en HRIS para el primer trimestre de 2026.
   • Formar al personal en los procesos de verificación en línea del derecho al trabajo.
6. Involucrar a expertos:
   
   • Consultar a asesores de inmigración para casos complejos (por ejemplo, respuestas a auditorías), con un presupuesto de entre 2.000 y 5.000 £.
   • Colabore con los equipos jurídicos para validar las políticas de mantenimiento de registros.

Acción de gestión de datos: Construir un módulo HRIS centralizado para el almacenamiento de registros, integrando herramientas de automatización y auditoría.

Retos y estrategias de mitigación

• Sobrecarga de volumen: La gestión de los registros de varios trabajadores es compleja. Redúzcalo con la automatización del SIRH y las funciones de carga masiva.
• Registros incompletos: La falta de documentos puede dar lugar a fallos en las auditorías. Utilice listas de comprobación y verificaciones periódicas para asegurarse de que están completos.
• Complejidad del eVisa: Los problemas técnicos con las cuentas de UKVI pueden interrumpir la verificación. Proporcione soporte informático y orientación para la configuración inicial.
• Informes sobre trabajo híbrido: Documentar los lugares de trabajo remotos es fundamental en 2025. Incluya los patrones de trabajo en los contratos y los informes SMS.

Acción de cumplimiento: Incorporar los retos a los flujos de trabajo de gestión de datos, dando prioridad a la automatización y la formación.

Conclusión

El mantenimiento de registros es una función crítica para los patrocinadores de visados del Reino Unido en 2025, lo que requiere que la gestión de datos y los responsables de cumplimiento mantengan registros completos y accesibles para los trabajadores y las organizaciones. Al aprovechar los sistemas de información de recursos humanos, automatizar el cumplimiento y prepararse para las auditorías y la transición al visado electrónico, los equipos pueden garantizar el cumplimiento de las normas del UKVI y evitar sanciones. La gestión estratégica de registros apoya el patrocinio sin fisuras y la movilidad global del talento.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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