Auditorías de cumplimiento de la normativa de inmigración en materia de RRHH: Cómo prepararse para las visitas del Ministerio del Interior

Introducción

Para los responsables de auditoría interna y cumplimiento, prepararse para las auditorías de cumplimiento del Ministerio del Interior es esencial para mantener una licencia de patrocinador del Reino Unido y garantizar el empleo legal de los trabajadores patrocinados. Estas auditorías, llevadas a cabo por Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI), verifican el cumplimiento de las obligaciones del patrocinador en el marco de vías como los visados de trabajador cualificado o de movilidad empresarial global. Con la intensificación de la aplicación en 2025 -incluyendo un récord de 1.948 revocaciones de licencias desde julio de 2024 a junio de 2025 y medidas más duras anunciadas en el Libro Blanco de Inmigración de mayo de 2025, Restaurando el Control sobre el Sistema de Inmigración-, una preparación sólida es crítica. En esta guía se describen los factores desencadenantes de las auditorías, lo que cabe esperar, las principales áreas de interés, las estrategias de preparación y las mejores prácticas para superar con éxito las auditorías durante la transición al visado electrónico antes del 31 de diciembre de 2026.

¿Qué son las auditorías de cumplimiento del Ministerio del Interior?

Las auditorías de cumplimiento del Ministerio del Interior, también conocidas como visitas de cumplimiento del UKVI, son inspecciones para garantizar que los patrocinadores cumplen sus obligaciones en virtud de las normas de inmigración. Estas obligaciones incluyen el mantenimiento de registros precisos, la presentación puntual de informes a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) y la prevención del trabajo ilegal. Las auditorías pueden ser previas (antes de conceder una licencia de patrocinador) o posteriores (para supervisar el cumplimiento continuo). El incumplimiento puede dar lugar a la reducción de la licencia, suspensión, revocación o sanciones civiles de hasta 20.000 libras por trabajador ilegal.

Desencadenantes de las visitas

Las visitas de cumplimiento pueden estar motivadas por diversos factores, entre ellos:

• Dudas previas a la licencia: Dudas sobre la capacidad de la organización para cumplir o verificar los detalles de la solicitud.
• Problemas posteriores a la licencia: Notificación tardía de SMS, información de agencias gubernamentales, denuncias anónimas o sospechas de infracción (por ejemplo, trabajo ilegal)‍.
• Supervisión rutinaria: Selecciones aleatorias o basadas en el riesgo, especialmente para sectores de alto riesgo o patrocinadores con problemas previos.
• Banderas rojas específicas: Cambios en la estructura de la empresa, alta rotación de trabajadores o funciones no conformes (por ejemplo, por debajo del nivel 6 del RQF).
  

Acción de cumplimiento: Supervisar los informes de SMS y las auditorías internas para abordar los posibles desencadenantes de forma proactiva.

Tipos de visitas

Las visitas del Ministerio del Interior varían en formato y aviso:

• Visitas anunciadas: Programadas con antelación, dejando tiempo para la preparación.
• Visitas sin previo aviso: Inspecciones sorpresa para evaluar el cumplimiento en tiempo real.‍
• Auditorías documentales: Revisiones a distancia que requieren la carga de documentos en un plazo de 5 a 10 días laborables, seguidas de llamadas o solicitudes adicionales‍.
• Inspecciones in situ: Implican que los funcionarios examinen los expedientes, entrevisten al personal y a los trabajadores y verifiquen los sistemas de RRHH.

En 2025, se han introducido inspecciones digitales de cumplimiento, centradas en las modalidades de trabajo a distancia e híbridas.

Principales ámbitos de interés en 2025

Las auditorías de 2025 hacen hincapié en una aplicación más estricta, con controles clave que incluyen:

• Conservación de registros: Asignaciones de CdS, nóminas, contratos y documentos de derecho al trabajo conservados durante la duración del patrocinio más 1 año.
• Obligaciones de información: Actualizaciones oportunas por SMS de los cambios de trabajadores (10 días laborables) y de organización (20 días laborables), incluido el trabajo híbrido/a distancia.‍
• Verificaciones del derecho al trabajo: Verificaciones previas a la contratación y anuales, transición a los códigos compartidos eVisa para 2026‍.
• Cumplimiento de los requisitos del puesto: Los puestos cumplen los criterios del nivel 6 del RQF o de la lista de escasez temporal, con salarios de 41.700 £ (trabajador cualificado) o 48.500 £ (GBM Senior/Especialista)‍.
• Sistemas de RRHH: Procesos sólidos para controlar a los trabajadores, evitar el trabajo ilegal y formar al personal clave‍.
• Nuevas medidas para 2025: Prohibición de repercutir las tasas del CdS a los trabajadores, obligaciones de los trabajadores deslocalizados y planes de acción ampliados (hasta 24 meses) para los incumplimientos.‍
• Acción de auditoría interna: Centrar las auditorías en estas áreas, incorporando actualizaciones de 2025 como periodos de reflexión más largos (24 meses para las revocaciones).

Pasos de preparación: Lista de comprobación para la auditoría

Para preparar las visitas:

1. Revisar políticas y procedimientos: Asegurarse de que las políticas de RRHH cubren la gestión de los trabajadores patrocinados, las comprobaciones del derecho al trabajo y los informes SMS. Actualizar en función de los cambios que se produzcan en 2025 (por ejemplo, informes sobre trabajo híbrido)

2. Formar al personal. 2. Formar al personal: Formar al personal clave (ordenador, usuarios de nivel 1) sobre las obligaciones y los procesos de auditoría. Incluir formación sobre verificación de eVisa

3. Realizar auditorías simuladas: Simular visitas con revisiones internas de registros, entrevistas y sistemas de RRHH. Subsanar las deficiencias con prontitud

4. 4. Organizar los registros: Mantener archivos digitales de CdS, nóminas, contratos y pruebas del derecho al trabajo. Garantizar la accesibilidad para las auditorías documentales

5. Verificar el cumplimiento de los puestos de trabajo. Verificar el cumplimiento del puesto: Comprobar las funciones en relación con el nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones y los umbrales salariales. Documentar las prácticas de contratación

6. Preparar el visado electrónico: Ayudar a los trabajadores con las cuentas UKVI para la verificación del código de acciones para 2026

7. Utilizar el software de RR. HH. Utilizar software de RRHH: Automatizar el seguimiento de plazos, registros e informes para garantizar el cumplimiento.

Acción de cumplimiento: Elabore una lista de comprobación y programe auditorías simuladas trimestrales para estar preparado.

Durante la visita

• Cooperar plenamente: Facilite el acceso a las instalaciones, los registros y el personal. Sea honesto y receptivo‍.
• Disponga de personal clave: Asegúrese de que el AO y los usuarios de nivel 1 estén presentes o localizables‍.
• Documente la visita: Anote las preguntas formuladas y la información facilitada para el seguimiento posterior a la visita.
• Acción de auditoría interna: Designar un contacto principal para las visitas a fin de coordinar las respuestas.

Acciones posteriores a la visita

• Revisar los comentarios: Abordar las cuestiones planteadas, como los planes de acción para infracciones leves (ahora hasta 24 meses)‍.
• Aplicar mejoras: Actualizar los procesos en función de los resultados para evitar problemas futuros.
• Recurrir si es necesario: Impugnar las penalizaciones o sanciones en un plazo de 28 días si procede
  .‍

Acción de cumplimiento: Registrar las acciones posteriores a la visita en los sistemas de RRHH para realizar auditorías.

Errores comunes y cómo evitarlos

• Registros incompletos: Evítelos mediante el almacenamiento digital y comprobaciones periódicas al azar‍.
• Notificación tardía: Mitigar con alertas SMS automatizadas‍
• Funciones no conformes: Verificación con 2025 normas durante la incorporación‍.
• Personal sin formación: Proporcionar formación continua para colmar las lagunas de conocimientos
  

Acción de auditoría interna: Incluir las trampas en los marcos de auditoría para identificar los riesgos de forma proactiva.

Conclusión

Las auditorías de cumplimiento en materia de inmigración de RRHH en 2025 exigen una preparación proactiva por parte de los responsables de auditoría interna y cumplimiento. Mediante la comprensión de los factores desencadenantes, centrándose en áreas clave como el mantenimiento de registros y las transiciones eVisa, y la aplicación de listas de comprobación y simulacros de auditorías, los equipos pueden superar con éxito las visitas del Ministerio del Interior. Unos sistemas y una formación sólidos mitigarán los riesgos, garantizarán la conservación de las licencias y apoyarán una gestión de la mano de obra que cumpla las normas.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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