Usuario de la licencia de patrocinador de nivel 1 del Reino Unido: lo que el departamento de RR. HH. debe saber en 2026

La mayoría de los equipos de RR. HH. no saben quién es su usuario de nivel 1

Parece un simple detalle administrativo. En realidad, es uno de los motivos más habituales por los que a las empresas del Reino Unido se les suspende o revoca la licencia de patrocinador. Si tu usuario de nivel 1 abandona la empresa mañana y no hay nadie preparado para sustituirlo, tu organización incumplirá las condiciones de su licencia, independientemente de lo bien que funcione el resto del negocio.

En esta guía se detalla qué hace realmente un usuario de nivel 1, en qué se diferencia de un usuario de nivel 2 y cuáles son los errores más comunes que cometen los equipos de RR. HH. a la hora de gestionar el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS).

¿Qué es un usuario con licencia de patrocinador de nivel 1 del Reino Unido?

Para obtener una licencia de patrocinador en el Reino Unido, su organización debe designar a personal clave que se encargue de gestionar las obligaciones derivadas del patrocinio. El «usuario de nivel 1» es la persona (o personas) que se encarga de la gestión diaria de su licencia de patrocinador a través del portal en línea del Ministerio del Interior, el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS).

Los usuarios de nivel 1 tienen acceso completo al SMS. Sus responsabilidades incluyen:

El Ministerio del Interior también exige a los usuarios de nivel 1 que accedan a su cuenta SMS con regularidad, al menos una vez al mes. Los retrasos en las actualizaciones o la falta de informes se encuentran entre los motivos más habituales para una rebaja de la calificación de cumplimiento.

En el momento de presentar la solicitud, solo puedes designar a un usuario de nivel 1. Esa persona debe ser un empleado, un directivo o un socio de tu organización. Una vez concedida la licencia, podrás añadir más usuarios a través del SMS.

Usuarios de nivel 1 frente a usuarios de nivel 2: ¿en qué se diferencian realmente?

La diferencia fundamental radica en el alcance del acceso. Un usuario de nivel 2 tiene una función limitada y delegada, lo cual resulta útil en equipos grandes en los que varios miembros del personal necesitan asignar patrocinios, pero sin necesidad de tener control total sobre la licencia.

Usuarios de nivel 1 frente a usuarios de nivel 2: comparación de accesos

Los usuarios de nivel 2 solo pueden añadirse una vez que se haya concedido la licencia. No es obligatorio contar con ellos, pero para las organizaciones de tamaño medio y grande, constituyen una forma práctica de distribuir las tareas de asignación de CoS sin ceder el acceso completo a la licencia.

Un punto importante: el Ministerio del Interior considera a tu responsable de autorizaciones responsable de las acciones de todos los usuarios del SMS. Cuantos más usuarios añadas, más difícil resultará mantener una supervisión adecuada. Mantén el número de usuarios bajo y controla el acceso de forma selectiva.

Los riesgos de recursos humanos que la mayoría de las empresas no ven venir

En la práctica, los problemas de cumplimiento de la licencia de patrocinador suelen concentrarse en unos pocos puntos débiles previsibles. No se trata de casos aislados y poco comunes, sino de los mismos problemas que aparecen una y otra vez en las medidas coercitivas del Ministerio del Interior.

1. Rotación de personal sin un plan de sucesión: si tu único usuario de nivel 1 dimite y no lo notificas al Ministerio del Interior ni designas a un sustituto con prontitud, estarás incumpliendo la normativa. El Ministerio del Interior puede revocar las licencias cuando no haya ningún usuario de nivel 1 en activo. Lee «¿Qué ocurre si se revoca tu licencia de patrocinador?».
2.  Códigos de ocupación incorrectos en el Certificado de Patrocinio: un código SOC erróneo o una descripción del puesto inexacta en el Certificado de Patrocinio pueden provocar la denegación del visado y dar lugar a medidas de cumplimiento. Los usuarios de Nivel 2 que asignan Certificados de Patrocinio sin la orientación adecuada son una causa habitual de este error.
3.  Incumplimiento de los plazos de notificación de 10 días laborables: los cambios de puesto, los ajustes salariales, las ausencias superiores a cuatro semanas y las bajas de trabajadores deben notificarse en un plazo de 10 días laborables. No hay periodo de gracia. El incumplimiento de los plazos es la causa más frecuente de la rebaja de categoría de la licencia.
4.  Registros de usuarios obsoletos: Nivel 1. Los usuarios que han dejado su organización pero siguen activos en el SMS suponen tanto un riesgo para la seguridad como un incumplimiento normativo. El UKVI espera que los registros de usuarios estén actualizados en todo momento.‍
5. Confusión sobre quién es el responsable de cada tarea: en equipos en los que conviven usuarios de nivel 1 y de nivel 2, es habitual que las tareas críticas de elaboración de informes se pasen por alto cuando las funciones no están claramente definidas.

La verdad es quela mayoría de las empresas tardan demasiado en subsanar estas deficiencias, a menudo hasta que llega una carta de la Agencia de Protección de Datos. Para entonces, el coste de la subsanación es considerablemente mayor de lo que habría sido con una gestión proactiva.

Consulte aquí cómo se debe notificar la baja de un empleado a la sede central para mantener la licencia en regla.

Cómo gestiona Jobbatical el cumplimiento de tu licencia de patrocinador

Si tu equipo de RR. HH. se encarga de gestionar a los trabajadores patrocinados además de todas sus demás tareas, la gestión del cumplimiento de la normativa sobre SMS suele carecer de los recursos necesarios. El servicio de gestión de patrocinadores de Jobbatical en el Reino Unido te libera de esa carga sin que tengas que contar con personal especializado en inmigración dentro de tu empresa.

Así es como se desarrolla realmente la colaboración con Jobbatical para tu equipo:

Otras áreas en las que Jobbatical puede ayudar a tu equipo: 

1. Además de los SMS, Jobbatical ofrece  : 
   
   1. todo el proceso de patrocinio, desde la solicitud inicial de la licencia de patrocinador, 
   2. mediante la expedición de un certificado de patrocinio, 
   3. Solicitudes de visado para trabajadores cualificados, 
   4. y las renovaciones de visado de sus empleados.
   5. Además, la tramitación de visados para familiares a cargo como prolongación del ciclo de vida laboral de los trabajadores patrocinados.
2. Si quieres comprobar tu situación actual en materia de cumplimiento normativo antes de contratar un servicio, utiliza la evaluación gratuita de cumplimiento de la licencia de patrocinador de Jobbatical; solo te llevará unos minutos y te permitirá detectar las deficiencias más importantes antes de que se produzca una visita del Ministerio del Interior.

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.