Cumplimiento de la licencia de patrocinador: Obligaciones de notificación y sanciones

Introducción

Para los equipos de auditoría y los profesionales de la gestión de riesgos, garantizar el cumplimiento de las obligaciones de la UK Sponsor Licence es fundamental para mantener la legalidad de las operaciones y evitar sanciones severas. La licencia de patrocinio del Reino Unido, necesaria para emplear a ciudadanos no británicos a través de vías como el visado de trabajador cualificado o el visado de movilidad empresarial global, impone estrictas obligaciones de información a los empleadores. Con una aplicación más estricta en 2025, impulsada por el Libro Blanco sobre Inmigración de mayo de 2025, Restablecer el control sobre el sistema de inmigración, y la transición a eVisas el 31 de diciembre de 2026, es esencial comprender estas obligaciones y las posibles sanciones. Esta guía describe los requisitos de información, las estrategias de cumplimiento y las consecuencias del incumplimiento para apoyar una sólida gestión de riesgos.

Visión general del cumplimiento de la licencia de patrocinador

La licencia de patrocinio del Reino Unido permite a las empresas patrocinar a trabajadores extranjeros, pero conlleva responsabilidades permanentes impuestas por Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI). Entre ellas se incluyen el mantenimiento de registros precisos, la notificación rápida de cambios y el cumplimiento de las normas de inmigración. El incumplimiento puede dar lugar a la suspensión o revocación de la licencia, o a sanciones económicas, perturbando las operaciones y dañando la reputación. Los equipos de auditoría y los gestores de riesgos desempeñan un papel fundamental a la hora de mitigar estos riesgos mediante una supervisión proactiva y sistemas sólidos.

Funciones de información

Los patrocinadores deben notificar cambios y eventos específicos a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) dentro de los plazos definidos. Entre las principales funciones de 2025 se incluyen:

1. Cambios en los trabajadores patrocinados

• Hechos denunciables:
  
  • Cambio de función, salario o lugar de trabajo (por ejemplo, trabajo híbrido o a distancia).
  • Ausencias del trabajador superiores a 4 semanas (excepto permiso de maternidad/paternidad).
  • Renuncia, despido o no inicio de la relación laboral.
  • Reducción del visado o retirada del patrocinio.
• Plazo: En un plazo de 10 días laborables.
• Ejemplo: Si el salario de un trabajador cualificado desciende por debajo del umbral de 41 700 £ (o de 33 400 £ para los nuevos trabajadores), comunique el cambio para garantizar el cumplimiento de las normas de 2025.

2. Cambios en la organización

• Hechos denunciables:
  
  • Cambio en el tamaño de la empresa (por ejemplo, de grande a pequeña, lo que afecta a las tasas: 1.579 £ frente a 574 £).
  • Cambio de dirección, estructura o propiedad de la empresa (por ejemplo, fusiones, adquisiciones).
  • Nombramiento o sustitución de personal clave (ordenador, contacto clave, usuario de nivel 1).
  • Insolvencia, liquidación o administración.
• Plazo: En un plazo de 20 días laborables.
• Ejemplo: Si una empresa se reclasifica como pequeño patrocinador con arreglo a los criterios de 2025 (15 millones de libras esterlinas de volumen de negocios, ≤50 empleados), informará de que se beneficia de una tasa de inmigración por competencias más baja (364 libras esterlinas frente a 1 000 libras esterlinas).

3. Cumplimiento de las normas de inmigración

• Funciones:
  
  • Realizar comprobaciones del derecho al trabajo antes de la contratación y anualmente.
  • Mantener registros de los datos de contacto, funciones, salarios y documentos de inmigración de los trabajadores patrocinados.
  • Garantizar que los puestos de trabajo cumplen los requisitos de 2025 (por ejemplo, nivel 6 del RQF o lista de escasez temporal).
• Plazos: En curso, con registros conservados durante la duración del patrocinio más un año.
• Ejemplo: Verificar las credenciales de eVisa para los trabajadores que pasen del Permiso de Residencia Biométrico (BRP) antes del 31 de diciembre de 2026.

Acción de auditoría: Implantar un seguimiento automatizado en el SGS para garantizar la puntualidad de los informes. Realizar revisiones trimestrales de los cambios organizativos y de los trabajadores para ajustarse a los requisitos del Ministerio del Interior.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de las obligaciones de información o de las normas de inmigración puede acarrear graves consecuencias, agravadas en 2025 debido a una aplicación más estricta:

1. Baja de licencia

• Acción: UKVI rebaja la licencia de patrocinio a una calificación B, imponiendo un plan de acción con medidas correctoras.
• Coste: 1.476 £ para el plan de acción, más costes adicionales de cumplimiento (por ejemplo, honorarios legales, entre 2.000 y 5.000 £).
• Repercusiones: Prohibición de expedir nuevos certificados de patrocinio (CdS) hasta que se restablezca el cumplimiento, lo que retrasa la contratación.
• Ejemplo: Si no se comunica el cambio de función de un trabajador (por ejemplo, de un nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones a una función no admisible), se produce un descenso de categoría.

2. Suspensión de la licencia

• Acción: Suspensión temporal de la Licencia de Patrocinio, paralizando todas las actividades de patrocinio.
• Impacto: Impide expedir CdS, prorrogar visados o contratar a nuevos trabajadores patrocinados. Los trabajadores existentes pueden sufrir restricciones de visado.
• Duración: Hasta que UKVI resuelva el problema, a menudo entre 1 y 3 meses, dependiendo de la gravedad.
• Ejemplo: Las ausencias no declaradas superiores a 180 días en un periodo de 12 meses para un trabajador cualificado pueden dar lugar a una suspensión.

3. Revocación de la licencia

• Acción: Revocación permanente de la licencia de patrocinador, que requiere una nueva solicitud tras un periodo de reflexión de 12 meses.
• Impacto: Rescinde todos los visados de los trabajadores patrocinados, causando importantes daños operativos y de reputación.
• Costes: Pérdida de las tasas del CdS (525 libras por trabajador), la tasa por competencias en materia de inmigración (entre 364 y 1.000 libras al año) y los costes de una nueva solicitud (entre 574 y 1.579 libras).
• Ejemplo: La presentación de informes fraudulentos o la contratación de trabajadores en funciones no conformes (por ejemplo, con un salario inferior a 41.700 £) conlleva el riesgo de revocación.

4. Sanciones económicas y jurídicas

• Sanciones civiles: Hasta 20.000 £ por trabajador ilegal por no realizar comprobaciones del derecho al trabajo.
• Sanciones penales: Multas o penas de prisión (hasta 7 años) por emplear a sabiendas a trabajadores ilegales.
• Daños a la reputación: Inclusión pública en el registro de patrocinadores no conformes del Ministerio del Interior, lo que disuade a talentos y socios.

Acción de gestión de riesgos: Cuantificar las posibles sanciones en las evaluaciones de riesgos (por ejemplo, más de 50.000 libras por múltiples infracciones) y priorizar el cumplimiento para evitar pérdidas financieras y operativas.

Estrategias de cumplimiento para 2025

Mitigar los riesgos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones de la Licencia de Patrocinador:

1. Implantar sistemas robustos:
   
   • Utilice el software de RRHH para hacer un seguimiento de los datos de los trabajadores, la situación de los visados y los plazos de presentación de informes.
   • Automatice las actualizaciones de SMS para cumplir en tiempo real los requisitos de notificación a 10 y 20 días.
2. Realizar auditorías periódicas:
   
   • Realizar auditorías internas trimestrales de los registros del CdS, comprobaciones del derecho al trabajo y cambios organizativos.
   • Prepararse para las visitas de conformidad no anunciadas del Ministerio del Interior, garantizando que todos los registros sean accesibles.
3. Formar al personal clave:
   
   • Formar a los ordenadores y a los usuarios de nivel 1 sobre las obligaciones de notificación y cumplimiento del SMS.
   • Impartir formación anual sobre las actualizaciones de 2025, incluidas las normas del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones y las transiciones al visado electrónico.
4. Supervisar la transición al visado electrónico:
   
   • Apoyar a los trabajadores en la creación de cuentas UKVI antes del 31 de diciembre de 2026 para la verificación eVisa.
   • Actualizar los procesos de derecho al trabajo para adaptarlos a las credenciales digitales.
5. Contratar asesores de inmigración:
   
   • Consultar a expertos jurídicos para casos complejos (por ejemplo, reestructuración de empresas, respuestas a auditorías), presupuestando entre 2.000 y 5.000 £ de apoyo.
6. Documéntalo todo:
   
   • Conserve los registros de CdS, nóminas, contratos y registros de ausencias durante el periodo de patrocinio más un año.
   • Utilice plantillas normalizadas para agilizar la presentación de informes y la preparación de auditorías.

Acción de auditoría: Elaborar una lista de comprobación del cumplimiento y asignar un equipo dedicado a supervisar las actualizaciones del SGS y la preparación para las auditorías.

Actualizaciones y retos para 2025

Las reformas de la inmigración de 2025 amplifican la importancia del cumplimiento de las normas:

• Auditorías más estrictas: Aumento de las inspecciones del Ministerio del Interior, incluidas visitas virtuales e in situ, dirigidas a los informes inexactos y las funciones no conformes.
• Transición al visado electrónico: Para el 31 de diciembre de 2026, todos los BRP deben ser sustituidos por eVisas, lo que requiere que los patrocinadores verifiquen los estados digitales.
• Mayores sanciones: Las sanciones civiles aumentaron un 10% en abril de 2025, lo que refleja una aplicación más estricta.
• Requisito de nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones: Las funciones deben cumplir las normas de nivel de titulación o los criterios de la Lista Temporal de Escasez, lo que aumenta el escrutinio sobre el cumplimiento del puesto.

Desafíos:

• Trabajo híbrido o a distancia: Informar de los cambios de ubicación en el caso de acuerdos híbridos es complejo. Se puede mitigar documentando los patrones de trabajo en los contratos.
• Limitación de recursos: Los pequeños patrocinadores pueden tener problemas con los costes de cumplimiento. Presupueste software y formación para reducir riesgos.
• Plazos ajustados: El incumplimiento de los plazos de notificación de 10 o 20 días conlleva el riesgo de sanciones. Automatiza las alertas para garantizar el cumplimiento.

Acción de gestión de riesgos: Incorporar las actualizaciones de 2025 a los modelos de riesgo, dando prioridad a la preparación para el visado electrónico y la auditoría.

Conclusión

El cumplimiento de la licencia de patrocinador es una responsabilidad de alto riesgo para los equipos de auditoría y los profesionales de gestión de riesgos en 2025. Para evitar sanciones como la suspensión o revocación de la licencia, o multas de hasta 20.000 libras por trabajador, es esencial informar a tiempo, llevar un registro riguroso y prepararse para una auditoría proactiva. Aprovechando la tecnología, formando al personal y adaptándose a las actualizaciones de 2025 (por ejemplo, transición al visado electrónico, auditorías más estrictas), los equipos pueden salvaguardar las operaciones y mantener el cumplimiento de los requisitos del Ministerio del Interior.

Cláusula de exención de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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