Proceso de asignación y atribución del certificado de patrocinio (CdS)

Introducción

Para los gestores de procesos y sistemas de información de RRHH, dominar el proceso de asignación y asignación del Certificado de Patrocinio (CoS) es esencial para gestionar las licencias de patrocinio del Reino Unido y garantizar el cumplimiento de la normativa de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI). El CoS es un componente crítico para la contratación de ciudadanos no británicos bajo rutas como la de trabajador cualificado o movilidad empresarial global (GBM) - visados de trabajador senior o especializado. Con una aplicación más estricta en 2025, impulsada por el Libro Blanco sobre Inmigración de mayo de 2025, Restablecer el control sobre el sistema de inmigración, y la transición a la eVisa el 31 de diciembre de 2026, es vital agilizar los procesos para evitar sanciones. Esta guía detalla el proceso de asignación y asignación de CoS, los requisitos de cumplimiento y las mejores prácticas para optimizar los flujos de trabajo de RRHH en 2025.

¿Qué es un Certificado de Patrocinio (CdS)?

Un CoS es un registro electrónico emitido por un patrocinador autorizado a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) a un ciudadano no británico, en el que se confirma su puesto de trabajo, salario y elegibilidad para el visado. Es necesario para la mayoría de las solicitudes de visado relacionadas con el trabajo, como los visados de Trabajador Cualificado, GBM e Innovador Fundador. Hay dos tipos de CdS:

• CoS definido: Para los solicitantes de trabajadores cualificados que solicitan desde fuera del Reino Unido, que requieren la aprobación del Ministerio del Interior.
• CdS indefinido: Para solicitudes dentro del país (por ejemplo, prórrogas de visado, rutas GBM) o funciones que no requieren aprobación previa.

Acción de RRHH: Comprender la distinción entre CdS definido e indefinido para seleccionar el tipo correcto para la solicitud de visado de cada trabajador.

Proceso de asignación de CoS

La asignación se refiere al proceso de obtención de cuotas de CdS de UKVI para asignar a los trabajadores. Los patrocinadores deben solicitar suficientes CoS para cubrir las necesidades de contratación.

Pasos para la asignación

1. Evaluar las necesidades de contratación:
   
   • Prever el número de trabajadores no británicos que se patrocinarán anualmente, basándose en los planes de contratación y las vías de visado (por ejemplo, trabajador cualificado, GBM).
   • Considere la duración de los visados (por ejemplo, de 3 a 5 años) y las posibles prórrogas.
2. Solicitar asignación de CoS:
   
   • Inicie sesión en el SMS y envíe una solicitud de CoS definida o indefinida en "Solicitar asignación de CoS".
   • Para un CdS definido (trabajador cualificado, fuera del Reino Unido), presente su solicitud por SMS con los datos del puesto, el salario y la justificación de la función (nivel 6 de RQF o lista de escasez temporal).
   • Para CoS no definidos, solicite una cuota anual en función de las necesidades previstas.
   • Tiempo de tramitación: 1-2 días para CdS no definidos; hasta 2 semanas para CdS definidos.
3. Revisión del Ministerio del Interior:
   
   • UKVI evalúa el historial de cumplimiento y la elegibilidad para el puesto de trabajo del patrocinador.
   • El CdS definido requiere pruebas de una vacante genuina y del cumplimiento de los umbrales salariales (por ejemplo, 41.700 £ para trabajador cualificado, 48.500 £ para GBM Senior/Especialista).
4. Aprobación de la asignación:
   
   • Las CdS aprobadas se añaden a la cuenta SMS del patrocinador para su asignación.
   • Las solicitudes rechazadas (por ejemplo, debido a funciones no conformes) requieren un nuevo envío con correcciones.

Costes

• Tasa del CdS: 525 £ por CdS (incrementada en abril de 2025).
• Immigration Skills Charge (ISC): Sólo para visados de trabajador cualificado, 364 £/año (pequeños patrocinadores) o 1 000 £/año (grandes patrocinadores). No aplicable a las rutas GBM.

Acción de RRHH: Planificar las solicitudes de CdS con 3-6 meses de antelación para alinearlas con los plazos de contratación. Presupuestar las tasas del CdS y el ISC para las funciones de trabajador cualificado.

Proceso de asignación de CoS

La asignación implica la expedición de un CdS a un trabajador concreto para su solicitud de visado.

Pasos para la asignación

1. Verificar la admisibilidad de los trabajadores:
   
   • Confirmar que el trabajador cumple los requisitos del visado (por ejemplo, empleo previo para GBM, dominio del inglés para trabajador cualificado).
   • Asegurarse de que el puesto de trabajo cumple los criterios y los umbrales salariales del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones o de la Lista de Escasez Temporal (por ejemplo, 41.700 £ para trabajadores cualificados, 48.500 £ para trabajadores por cuenta ajena).
2. Asignar CoS por SMS:
   
   • Inicie sesión en SMS y seleccione "Crear CoS".
   • Introduzca los datos del trabajador: nombre, nacionalidad, número de pasaporte, cargo, salario y lugar de trabajo.
   • Especifique el tipo de visado (por ejemplo, trabajador cualificado, GBM Senior/Especialista) y la duración (hasta 5 años para trabajador cualificado, 5-9 años para GBM).
   • Adjunte documentos justificativos (por ejemplo, descripción del puesto, contrato).
3. Emitir número de referencia de CdS:
   
   • Una vez creado, el CdS genera un número de referencia único para la solicitud de visado del trabajador.
   • Facilitar el número de referencia al trabajador en un plazo de 3 meses (el CDS caduca transcurrido este periodo).
4. Solicitud de visado de apoyo:
   
   • Guiar al trabajador para que utilice la referencia del CdS en su solicitud en línea al UKVI, junto con documentos como el pasaporte y los resultados de la prueba de la tuberculosis (si procede).
   • Supervisar el progreso de la solicitud, ya que el CdS está vinculado a la cuenta SMS del patrocinador.

Plazos de tramitación

• Creación de CdS: Instantánea para CoS no definidos; 1-2 días para aprobación de CoS definidos.
• Solicitud de visado: 3 semanas (fuera del Reino Unido) u 8 semanas (dentro del Reino Unido) estándar; 5 días (prioritario, £500-£800) o al día siguiente (super prioritario, £800-£1.000).

Acción de RRHH: Asignar el CdS con prontitud tras la asignación y verificar los datos del trabajador para evitar errores. Utilizar servicios prioritarios para las contrataciones urgentes, presupuestando los costes adicionales.

Requisitos de conformidad en 2025

El cumplimiento de los procesos de CdS es fundamental para evitar sanciones, especialmente con las auditorías más estrictas de 2025 (1.948 revocaciones de licencias de julio de 2024 a junio de 2025).

• Detalles exactos del CdS:
  
  • Asegúrese de que las funciones, los salarios y las ubicaciones de los puestos coinciden con las entradas del SMS y cumplen las normas de 2025 (por ejemplo, nivel 6 del RQF, umbrales salariales de 41.700 £/48.500 £).
• Funciones de información:
  
  • Informar por SMS de los cambios de los trabajadores (por ejemplo, función, salario, lugar de trabajo) en un plazo de 10 días laborables.
  • Notificar los cambios organizativos (por ejemplo, dirección, propiedad) en un plazo de 20 días laborables.
• Controles del derecho al trabajo:
  
  • Realizar controles antes de la contratación y anualmente, utilizando permisos de residencia biométricos (BRP) hasta el 31 de diciembre de 2026, y después códigos de compartición eVisa.
• Mantenimiento de registros:
  
  • Conserve los registros del CdS, las nóminas, los contratos y los documentos de derecho al trabajo durante el periodo de patrocinio más 1 año.
• Transición al visado electrónico:
  
  • Antes del 31 de diciembre de 2026, verificar la situación de los trabajadores a través de los códigos de acción eVisa en las cuentas de UKVI.

Acción del gestor de procesos: Integrar el seguimiento del CdS en los sistemas de RR.HH. para automatizar la elaboración de informes y garantizar registros aptos para auditorías.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de los procesos del CdS puede tener graves consecuencias:

• Rebaja de la licencia: calificación B con un plan de acción de 1.476 £, que paraliza la emisión de nuevos CdS.
• Suspensión de licencias: Suspensión temporal del patrocinio, con riesgo de reducción de visados.
• Revocación de la licencia: Pérdida permanente, con prohibición de volver a solicitarla durante 12 meses y pérdidas de 525 £/CoS.
• Sanciones civiles: Hasta 20.000 libras por trabajador ilegal que no haya superado los controles del derecho al trabajo.
• Sanciones penales: Hasta 7 años de prisión por emplear a sabiendas a trabajadores ilegales.

Acción de RRHH: Cuantificar los riesgos de sanción (entre 20.000 y 100.000 libras en caso de infracciones múltiples) en las auditorías de procesos para justificar las inversiones en cumplimiento.

Buenas prácticas para los sistemas de información de RRHH

1. Automatizar la gestión de CoS:
   
   • Utilizar software de RRHH (p. ej., Workday, BambooHR) para realizar un seguimiento de las asignaciones de CdS, las asignaciones y los plazos de presentación de informes.
   • Establezca alertas automáticas para los requisitos de notificación por SMS a los 10 y 20 días.
2. Realizar auditorías internas:
   
   • Realización de revisiones trimestrales de los registros de CoS, conformidad laboral (Nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones) y comprobaciones del derecho al trabajo.
   • Simule auditorías del Ministerio del Interior para identificar y corregir deficiencias.
3. Formar al personal:
   
   • Instruir a los usuarios de nivel 1 y a los equipos de RRHH sobre los procesos de SMS, las normas 2025 y la verificación eVisa.
   • Presupueste entre 500 y 1.000 libras para formación o entre 2.000 y 5.000 libras para asesores de inmigración.
4. Racionalizar las solicitudes de asignación:
   
   • Previsión anual de las necesidades de CdS, en consonancia con los planes de contratación y ampliación de visados.
   • Solicite con antelación un CdS definido para las contrataciones fuera del país a fin de evitar retrasos.
5. Apoyar la transición al visado electrónico:
   
   • Ayudar a los trabajadores a crear una cuenta UKVI antes del primer trimestre de 2026 para la verificación del visado electrónico.
   • Actualizar los procesos de derecho al trabajo para utilizar códigos de acciones después de 2026.
6. Procesos documentales:
   
   • Crear un manual de gestión del CdS con plantillas para las entradas de SMS y la preparación de auditorías.

Acción del gestor de procesos: Desarrollar un flujo de trabajo de CdS centralizado en los sistemas de RRHH, que integre la previsión, la asignación y el seguimiento del cumplimiento.

Retos y estrategias de mitigación

• Funciones no conformes: Las funciones por debajo del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones o de los umbrales salariales corren el riesgo de ser rechazadas. Compruébelo con el apéndice de ocupaciones cualificadas antes de la asignación.
• Incumplimiento de los plazos de notificación: Las actualizaciones tardías de los SMS desencadenan auditorías. Utilice recordatorios automáticos para cumplir los plazos de 10 y 20 días.
• Complejidad del eVisa: Los problemas técnicos con las cuentas de UKVI pueden retrasar la verificación. Proporcione soporte informático y orientación para la configuración temprana.
• Limitación de recursos: Los pequeños patrocinadores pueden carecer de experiencia en SMS. Invierta en software rentable o subcontrate a asesores (entre 2.000 y 5.000 libras).

Acción de RRHH: Incorporar estos retos a los flujos de trabajo de los procesos, priorizando la automatización y la formación para reducir los riesgos.

Conclusión

El proceso de asignación y asignación de CoS es una función crítica para los sistemas de información de RR.HH. y los gestores de procesos en 2025. Al prever las necesidades, garantizar el cumplimiento de las normas laborales y salariales y aprovechar la tecnología, los equipos de RRHH pueden agilizar los flujos de trabajo y evitar sanciones. Prepararse para auditorías más estrictas y para la transición a la eVisa garantiza un patrocinio sin problemas y apoya los objetivos de contratación internacional.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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