Comment Typeform a simplifié la relocalisation internationale des talents grâce à Jobbatical

La situation

Une équipe internationale en pleine expansion, dont les données sont gérées par e-mail

Le recrutement international fait partie de l'ADN de Typeform depuis le tout premier jour. En tant qu’entreprise fondée sur la flexibilité et l’adaptabilité, Typeform a depuis longtemps compris qu’une équipe internationale et diversifiée n’est pas seulement une déclaration de valeurs, mais aussi un avantage concurrentiel, permettant à l’équipe des ressources humaines d’accéder à un vivier de talents plus vaste et plus riche.

Mais chaque recrutement à l’international s’accompagne d’une réalité opérationnelle que la plupart des équipes RH sous-estiment : le processus de relocation qui suit la lettre d’offre. Les demandes de visa, les documents administratifs et les échéances devaient tous être suivis manuellement et, en l’absence d’un système dédié, ce suivi se faisait presque exclusivement via de longs fils de discussion fragmentés par e-mail.

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Le déclencheur

Quand la réinstallation se résumait à des fils de discussion interminables par e-mail : Typeform

À mesure que le recrutement international de Typeform prenait de l'ampleur, la charge administrative liée à chaque embauche transfrontalière augmentait également. Chaque nouvelle installation impliquait de nouvelles demandes de visa, de nouveaux documents et une nouvelle série de délais, qui venaient s'ajouter à la charge de travail d'une équipe des ressources humaines déjà débordée par des priorités stratégiques.

La cause profonde ne résidait pas dans la complexité du processus d'immigration en soi. Elle était d'ordre structurel : chaque dossier faisait l'objet de longs fils de discussion par e-mail dispersés, sans tableau de bord ni vue d'ensemble permettant de suivre le statut des visas, les documents et les échéances pour l'ensemble des collaborateurs.

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La barrière

Pourquoi un processus reposant sur les e-mails n'est pas évolutif : Typeform

La gestion des déménagements par e-mail fonctionne… jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus. À mesure que le nombre de dossiers augmentait, l'équipe People Ops de Typeform a perdu l'élément indispensable à tout recrutement international : une vision claire et partagée de l'état d'avancement de chaque dossier.

Les documents, les statuts de visa et les échéances étaient dispersés dans des dizaines de fils de discussion, et les candidats se retrouvaient souvent dans l'incertitude quant aux prochaines étapes à suivre. En l'absence d'un système centralisé et d'un interlocuteur attitré, les lacunes passaient inaperçues jusqu'à ce qu'elles se transforment en problèmes.

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La solution

Un tableau de bord, un responsable dédié à la mobilité internationale : Typeform

Jobbatical a associé Typeform à un responsable dédié à la mobilité internationale et à un tableau de bord unique regroupant en un seul endroit tous les dossiers des employés, le statut de leurs visas et leurs documents.
Au lieu de courir après les informations dans leurs boîtes de réception, l’équipe des ressources humaines a pu bénéficier d’un interlocuteur attitré disponible 24 heures sur 24, d’une communication proactive permettant de tenir les candidats informés à chaque étape, ainsi que d’une gestion des dossiers pratique et empathique, remplaçant ainsi la coordination ponctuelle par e-mail.

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