Comment l'Jobbatical a muté 18 employés chinois en Espagne et au Royaume-Uni sans commettre la moindre infraction réglementaire

La situation

Une entreprise technologique dont le siège social se trouve à Shenzhen était en pleine expansion en Europe. En l'espace de 14 mois, elle devait affecter des cadres supérieurs, des ingénieurs en R&D et des équipes de projet spécialisées à ses nouvelles filiales à Madrid et à Londres.

Chaque situation présentait un profil juridique distinct : courts séjours d'affaires, permis de séjour de longue durée pour travailleurs qualifiés, changements de visa en cours de procédure, déploiements urgents dans le cadre de projets et protection du statut pendant les renouvellements de permis. L'équipe des ressources humaines gérant la paie sur trois fuseaux horaires avait besoin d'un partenaire capable de prendre en charge l'ensemble du processus d'immigration.

Visa d'affaires pour les démarches préalables à la constitution d'une société - Espagne

Avant même de pouvoir déposer une seule demande de permis de travail, l'entreprise avait besoin que son directeur régional et deux responsables juridiques soient présents à Madrid pour assister aux réunions de constitution de la société, signer les baux et assurer la liaison avec les banques locales. Aucun d'entre eux ne disposait d'un titre de séjour Schengen. La pression pour respecter les délais était intense : le rendez-vous chez le notaire était fixé dans trois semaines.

Jobbatical Nous avons coordonné simultanément les demandes de visa d'affaires pour l'Espagne (Schengen C) des trois dirigeants. Nous avons rassemblé les pièces justificatives, les lettres d'invitation, les preuves d'intention commerciale, les assurances voyage et les itinéraires, afin de garantir que les dossiers présentés au consulat soient complets dès le premier dépôt. Les trois visas ont été délivrés dans un délai de 12 jours ouvrés, ce qui a permis de respecter le délai fixé par le notaire avec cinq jours d'avance.

Visa pour professionnels hautement qualifiés destiné aux cadres chinois – Espagne

Visa HQP pour l'Espagne

Une fois la filiale espagnole constituée, l'entreprise avait besoin que son vice-président de l'ingénierie et son responsable produit, tous deux de nationalité chinoise et gagnant plus de 40 000 € par an, s'installent définitivement à Madrid pour diriger le bureau local. La procédure standard d'obtention d'un permis de travail aurait pris des mois. Le visa espagnol pour professionnels hautement qualifiés (HQP) s'est avéré être la solution idéale : un traitement plus rapide, moins de restrictions liées au marché du travail et une voie claire vers la résidence de longue durée.

Jobbatical a géré l'intégralité du dossier de demande HQP, depuis la confirmation de l'éligibilité de l'employeur et l'analyse comparative des salaires par rapport aux barèmes espagnols, jusqu'à l'évaluation des diplômes et le dépôt des dossiers auprès de l'UIE et du SEPE. Les deux cadres ont obtenu leurs autorisations dans le délai accéléré légal de 20 jours, ce qui leur a permis de s'installer avant l'inauguration officielle du bureau de Madrid.

La procédure HQP a également permis d'éviter la nécessité d'un test du marché du travail favorable, ce qui représente un gain de temps considérable par rapport à la procédure standard de demande de visa de travail espagnol pour les travailleurs qualifiés, qui aurait allongé les délais de 4 à 8 semaines.

Déploiement d'urgence à court terme de spécialistes chinois - Espagne

Autorisation de travail de courte durée

Six mois après le lancement de l'opération à Madrid, un projet crucial d'intégration d'infrastructures s'est retrouvé au point mort. Le client avait besoin de trois ingénieurs backend chinois maîtrisant le système propriétaire sur place dans un délai de dix jours. Aucun d'entre eux ne disposait d'un permis de travail espagnol, et les pénalités prévues par le contrat de niveau de service (SLA) s'élevaient à 15 000 € par semaine de retard.

Jobbatical Nous avons évalué les options juridiques en moins de 24 heures : un permis de travail intra-entreprise de courte durée, prévu par la législation espagnole en matière d’immigration pour les missions d’experts d’une durée inférieure à 90 jours. Nous avons coordonné nos efforts avec le représentant légal de la société espagnole, déposé le dossier d’urgence et obtenu des rendez-vous consulaires à Shanghai dans les 48 heures suivant notre intervention. Les trois ingénieurs ont atterri à Madrid le 9e jour.

Passage du visa pour diplômés au visa pour travailleurs qualifiés - Royaume-Uni

Changement de visa au Royaume-Uni

La succursale londonienne a repéré un ressortissant chinois à fort potentiel, récemment diplômé d'une université britannique et occupant un poste subalterne dans le domaine des données grâce à un visa pour jeunes diplômés, en vue de lui confier un poste d'ingénieur senior. Le visa pour jeunes diplômés n'ouvre pas la voie à la résidence permanente et a une durée de validité limitée. Le client devait faire passer cette personne sous le régime du visa de travailleur qualifié britannique avant l'expiration de son permis de séjour pour jeunes diplômés, sans interrompre son emploi.

Jobbatical Nous avons vérifié que le poste répondait aux critères du code SOC et aux exigences en matière de salaire prévus par le système britannique à points. Nous avons pris en charge la demande de certificat de parrainage, rédigé la lettre de motivation du candidat et déposé la demande de changement de statut sur le territoire britannique. Le visa de travailleur qualifié a été accordé en 8 jours ouvrés, bien avant l'expiration du visa de jeune diplômé, et l'employé a pu effectuer la transition sans aucune interruption de son activité professionnelle.

Retards dans l'attribution des certificats de parrainage - Royaume-Uni

Direction du CoS

Alors que l'équipe londonienne prenait de l'ampleur, le client s'est heurté à un problème courant mais coûteux : son quota d' s de certificats de parrainage (CoS)était épuisé. Avec quatre recrues chinoises en cours de recrutement et des dates d'entrée en fonction déjà communiquées, l'équipe des ressources humaines s'est retrouvée face à un choix délicat : retarder l'intégration ou demander des quotas supplémentaires de CoS à l'UKVI, une procédure pouvant prendre des semaines sans les connaissances spécialisées nécessaires pour formuler la demande.

Jobbatical a soumis une demande d'allocation groupée de CoS au nom du client, accompagnée d'une justification détaillée issue de la planification des effectifs et de la documentation relative à l'analyse de rentabilité. Des CoS supplémentaires ont été attribués dans un délai de 7 jours ouvrés. Aucun des quatre recrutements en cours n'a subi de modification de date de prise de fonction. Jobbatical a également mis en place un processus de suivi de l'utilisation des CoS afin d'éviter que la situation ne se reproduise, en alertant le client lorsque le solde d'allocation reste en dessous d'un seuil de sécurité.

Procédures « Priority » et « Super Priority » de l'UKVI pour les ressortissants chinois - Royaume-Uni

Services prioritaires

Deux des recrues chinoises destinées à Londres faisaient l’objet d’engagements d’intégration au niveau du conseil d’administration ; l’une d’entre elles devait être présentée publiquement comme une recrue clé à un poste de direction. Les délais de traitement habituels pour les travailleurs qualifiés (jusqu’à 8 semaines) étaient incompatibles avec le calendrier de l’entreprise. Jobbatical a évalué l’éligibilité des deux candidats au titre du « Priority Service » ( 5 jours ouvrés) et du « Super Priority Service » (décision le jour ouvré suivant) de l’UKVI .

Un demandeur a bénéficié du service «Super Priority» et a reçu la décision concernant son visa le jour ouvrable suivant son enregistrement biométrique. Le second a utilisé le service «Priority», avec un délai de traitement de trois jours ouvrables. Tous deux se trouvaient à Londres avant la date prévue pour la notification, sans qu'aucune modification de la communication interne n'ait été nécessaire.

Section 3C Protection en matière de congés pour les employés chinois - Royaume-Uni

Loi sur l'immigration de 1971

Au cours de la période de parrainage, le visa de travailleur qualifié d'un employé chinois a expiré alors que sa demande de prolongation était encore en cours d'examen auprès de l'UKVI. Faute de conseils d'experts, l'employé et son responsable ne savaient pas si le maintien de l'emploi était légal, une situation pouvant conduire à un travail illégal involontaire et entraîner un risque important pour la licence de parrainage.

Jobbatical Nous avons immédiatement fourni des instructions écrites relatives au congé prévu à l’article 3C, confirmant que le droit de l’employé à rester et à travailler était automatiquement prolongé en vertu de la loi de 1971 sur l’immigration, à condition que la demande de prolongation ait été déposée avant l’expiration du visa (ce qui avait été le cas). Nous avons rédigé une note de conformité sur mesure à l’intention des équipes RH et juridiques du client, et avons assuré un suivi régulier tout au long de la période d’attente, jusqu’à l’octroi du nouveau visa.