Comment une entreprise technologique en pleine expansion a délivré plus de 20 certificats de parrainage au Royaume-Uni sans commettre la moindre erreur de conformité

Situation

Une entreprise en forte croissance qui doit relever un défi de taille en matière de recrutement

À la suite d'un tour de table de série B, une entreprise de SaaS basée à Londres s'est lancée dans une campagne de recrutement intensive de six mois ciblant des ingénieurs logiciels, des data scientists et des spécialistes produit. Une part importante des meilleurs candidats de leur vivier n'étaient pas de nationalité britannique, ce qui a nécessité de parrainer chaque embauche dans le cadre du programme britannique de visa pour travailleurs qualifiés.

L'entreprise détenait une licence de parrainage britannique en cours de validité, mais n'avait, par le passé, traité que trois à cinq embauches parrainées par an. Son équipe des ressources humaines ne disposait d'aucun processus structuré pour gérer simultanément les certificats de parrainage de plusieurs employés, ne comptait aucun expert en immigration dédié et avait une connaissance limitée du système de gestion des parrainages (SMS).

Avec plus de 20 demandes de certificat de parrainage à traiter dans des délais très courts, la marge d'erreur était pratiquement nulle. Chaque certificat de parrainage est un document juridiquement contraignant soumis au ministère de l'Intérieur. Les erreurs — montants de salaire erronés, codes SOC incorrects, informations sur les employés ne correspondant pas — entraînent directement des problèmes au niveau des certificats de parrainage britanniques, pouvant conduire au refus du visa et mettre en péril la licence de parrainage de l'entreprise.

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Déclencheur

La première tentative en interne a mis en évidence la véritable complexité de la gestion des stocks de CoS

L'équipe des ressources humaines a commencé à délivrer des certificats de parrainage de manière autonome. Dès les deux premières semaines, plusieurs problèmes sont apparus, qui ont freiné leurs progrès et les ont incités à faire appel à des spécialistes.

Jobbatical est intervenu pour stabiliser et normaliser les processus liés aux certificats de parrainage (CoS) du client en associant sa plateforme de mobilité internationale à une expertise pratique en matière d'immigration au Royaume-Uni. Au lieu de traiter les demandes de CoS comme des tâches isolées, Jobbatical a mis en place un système structuré qui aligne la sélection des codes SOC sur la liste des professions qualifiées du Home Office, valide les seuils salariaux avant les demandes de CoS définies et sépare clairement les flux de travail des CoS définies et non définies afin d'éliminer les erreurs d'attribution.

Résultats

Plus de 20 recrutements menés à bien, aucune erreur, conformité totale avec la licence de sponsor

Jobbatical a délivré plus de 20 certificats de parrainage pour le compte de l'employeur — à la fois des certificats de parrainage « définis » pour les candidats étrangers et des certificats de parrainage « non définis » pour les candidatures au Royaume-Uni. Chaque dossier a été traité sans qu'il y ait eu la moindre demande de précisions de la part du Home Office ni aucun refus de visa lié à des erreurs dans les certificats de parrainage.

Au-delà de la première vague de recrutements, cette mission a permis de mettre en place une infrastructure de conformité durable : une correspondance normalisée avec le code SOC pour les postes clés en ingénierie et en développement de produits, une liste de contrôle standardisée à remplir avant l'affectation, ainsi qu'un interlocuteur interne formé chargé de la gestion continue des SMS. L'entreprise dispose désormais des processus nécessaires pour gérer de manière autonome les certificats de parrainage au Royaume-Uni pour plusieurs employés de manière autonome — avec Jobbatical à ses côtés pour les cas complexes.