Desplazamiento de trabajadores a España: Guía sobre la declaración y la inspección del ITSS

Un inspector de trabajo de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puede realizar una inspección sin previo aviso en las instalaciones del cliente y solicitarle la documentación que acredite el cumplimiento de la normativa en el acto. Hay dos documentos esenciales que acreditan dicho cumplimiento: el certificado A1 y la Comunicación de Desplazamiento. Las autoridades evalúan estos documentos conjuntamente durante las inspecciones.

¿Qué normativas de la UE regulan el desplazamiento de trabajadores a España?

La Directiva sobre los trabajadores desplazados (96/71/CE y la revisión de 2018)

La Directiva 96/71/CE de la UE sobre trabajadores desplazados y su revisión 2018/957 establecen el marco transfronterizo, transpuesto al ordenamiento jurídico nacional español mediante la Ley 45/1999.

Entre las normas de cumplimiento más importantes se incluyen:

• Igualdad salarial y condiciones laborales: Los trabajadores desplazados deben percibir el salario mínimo local y las prestaciones establecidas en el convenio colectivo español correspondiente.  
• Duración estándar del destino: La condición de trabajador desplazado tiene una duración máxima de 12 meses.  
• Ampliación del plazo de publicación: la presentación de una notificación motivada antes del duodécimo mes amplía el plazo máximo de publicación a 18 meses.  
• Destinos de larga duración: cuando superan los 18 meses, la relación laboral queda sujeta directamente a casi toda la legislación laboral española fundamental.

Directiva de la UE sobre la aplicación de la normativa y las competencias de inspección del ITSS

La Directiva 2014/67/UE y el Real Decreto-Ley 9/2017 definen las competencias de auditoría del ITSS en relación con los trabajadores desplazados a España.

• Traducción de documentos: Los inspectores de ITSS pueden exigir que los documentos de cumplimiento se traduzcan al español durante o después de la misión.
• Enlace local: Las empresas deben designar a una persona de enlace con sede en España para gestionar las comunicaciones oficiales.
• Multas transfronterizas: Las sanciones administrativas españolas por incumplimiento pueden ejecutarse en tu país de origen.

Coordinación de la Seguridad Social y Reglamento (CE) n.º 883/2004

El Reglamento (CE) n.º 883/2004 regula la competencia en materia de seguridad social para los trabajadores transfronterizos en España.

• Duración de la cobertura: Los empleados destinados en el extranjero pueden mantener la cobertura de la Seguridad Social de su país de origen durante un máximo de 24 meses.
• Justificante del certificado A1: El certificado A1 sirve como prueba obligatoria de la cobertura de la Seguridad Social en el país de origen.
• Sanción por falta de cotización: Operar sin un certificado A1 permite a las autoridades españolas reclamar las cotizaciones a la Seguridad Social desde el primer día.

¿Qué documento de la Seguridad Social necesita un trabajador desplazado en España?

A1 para remitentes de la UE/EEE frente al Certificado de cobertura para países signatarios del tratado

• UE, EEE o Suiza: Los empleadores deben obtener un certificado A1 de la autoridad de la Seguridad Social del país de origen antes del desplazamiento.  
• Países con tratados bilaterales: Los empresarios de países con acuerdos de seguridad social, como EE. UU., Japón, Brasil o Marruecos, deben obtener un certificado oficial de cobertura.  
• Países sin convenio: Los trabajadores procedentes de países con los que no existe un convenio bilateral deben darse de alta en la Seguridad Social española desde el primer día.

Certificado A1 frente a traslado dentro de la misma empresa (ICT) a España

• Régimen de trabajadores desplazados: Los empleados siguen estando sujetos a los contratos de trabajo y a la nómina de su país de origen, al tiempo que utilizan un certificado A1 para la exención de la Seguridad Social.
• Vía de transferencia ICT: Los permisos de transferencia intraempresarial (ICT) ofrecen vías de inmigración para los ciudadanos de países no pertenecientes a la UE que se desplazan dentro de un grupo empresarial, siguiendo unas normas de seguridad social específicas.
• Secuencia de cumplimiento: La elección de la vía de movilidad adecuada determina, en primer lugar, todos los trámites posteriores relacionados con la inmigración, los impuestos y la Seguridad Social en España.

Dónde encontrar las autoridades emisoras del certificado A1 y los plazos

• El A1 procede del país de origen, no de España.
• Solicítalo antes de la salida. Se pueden tramitar certificados A1 con carácter retroactivo, pero no quedan bien en una inspección.
• Los certificados de cobertura pueden tardar meses en tramitarse, así que empieza con tiempo.

Para consultar el desglose completo de los certificados A1, los certificados de cobertura y las autoridades emisoras por país, consulta nuestra guía sobre la Seguridad Social en el sector de las TIC en España.

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¿Cómo se relaciona el modelo A1 con la declaración de envío a España?

• Requisitos de doble cumplimiento: Las autoridades de la Seguridad Social se encargan de supervisar el certificado A1, mientras que los inspectores de trabajo españoles evalúan la declaración del trabajador desplazado.
• Ámbitos normativos distintos: El certificado A1 acredita la cobertura de la Seguridad Social del país de origen, mientras que la declaración de desplazamiento confirma el cumplimiento de la legislación laboral española.
• Riesgo de sanciones: El hecho de disponer de un certificado A1 válido no exime a los empresarios del pago de multas administrativas en caso de que omitan la declaración obligatoria de desplazamiento a España.

Plazos para la declaración de residencia en España y el certificado A1

• Solicitud anticipada del certificado A1: Solicita el certificado A1 del país de origen inmediatamente después de que se apruebe el destino del trabajador en España.
• Plazo de presentación obligatorio: Presentar la declaración oficial de desplazamiento a España antes de que el empleado comience su primer día de trabajo en España.
• Protocolo para solicitudes pendientes: Presenta la declaración de desplazamiento dentro del plazo establecido, incluso si el certificado A1 sigue pendiente, y conserva el recibo de la solicitud para evitar sanciones graves por presentación fuera de plazo.

Requisitos relativos a los expedientes de preparación para la inspección y cumplimiento de ITSS

• Archivo digital centralizado: Mantén una carpeta digital de fácil acceso para cada trabajador desplazado que contenga el recibo de la declaración, el certificado A1, el contrato de trabajo, las nóminas, los justificantes de pago y los registros de horas.
• Cumplimiento normativo en materia de traducción: Prepara con antelación las traducciones necesarias al español o a la lengua cooficial regional correspondiente para garantizar su presentación inmediata durante una inspección laboral de ITSS.

¿Qué debe incluir una declaración de desplazamiento laboral en España?

Datos necesarios para presentar una declaración de desplazamiento a España

• Datos de identificación del empleador: Denominación social de la empresa remitente, datos de contacto y números de identificación fiscal en el extranjero.
• Datos del trabajador: datos de identificación personal, cargo y titulaciones profesionales de cada empleado incluido en la lista.
• Información sobre la empresa de acogida: Denominación social y número de identificación fiscal de la empresa española de acogida.
• Horario y lugar de las clases:
  
  • Fecha de inicio y duración prevista.
  • Dirección del lugar de trabajo en España.
  • En qué consiste realmente el servicio. Una redacción imprecisa da pie a preguntas adicionales.
• Alcance del servicio: Descripción detallada de los servicios transfronterizos prestados para cumplir los requisitos de conformidad con la ITSS y evitar consultas de auditoría.
• Enlace local designado: Datos de contacto de un representante designado en España, autorizado para recibir notificaciones legales oficiales y mantener contacto con los representantes de los trabajadores.
• Dirección del servicio en español:
  
  • Persona o entidad en España que recibe documentos y notificaciones oficiales.
  • Una persona de contacto que pueda representarte ante los representantes de los trabajadores.
  • Dirección postal activa y válida en España designada para recibir notificaciones oficiales del ITSS y comunicaciones administrativas.

¿Dónde y cuándo se presenta la declaración de envío?

Lugares de presentación de las declaraciones de envío de mercancías en español

• Autoridad Regional de Empleo: Las solicitudes deben presentarse en la comunidad autónoma concreta en la que se realiza el trabajo a través del portal electrónico oficial de la Ley 45.
• Presentación de solicitudes en Ceuta y Melilla: Las solicitudes relativas a Ceuta y Melilla deben presentarse directamente ante las delegaciones del Gobierno español en dichas ciudades.
• Desplazamientos multirregionales: Los desplazamientos transfronterizos que abarcan varias comunidades autónomas requieren la presentación de declaraciones de desplazamiento independientes en cada región.

Plazos de presentación y exenciones a corto plazo en España

• Presentación previa a la actividad: Las declaraciones correspondientes deben presentarse antes de que el empleado comience a trabajar, independientemente de la duración de la asignación.
• Exención de ocho días: Las asignaciones de ocho días o menos están exentas de la obligación de presentar una declaración, salvo en el caso de las asignaciones de agencias de trabajo temporal.
• Obligaciones legales inmediatas: La exención de ocho días solo se aplica a la presentación de la declaración, por lo que las normas relativas al certificado A1 y los requisitos de igualdad salarial siguen vigentes desde el primer día.

Variaciones regionales y requisitos sectoriales en España

• Tramitación a través de las oficinas provinciales: Los procedimientos administrativos varían según la comunidad autónoma, y en varias de ellas las solicitudes se tramitan a través de las oficinas provinciales de empleo.
• Requisitos relativos a las lenguas cooficiales: Las autoridades regionales de Cataluña, el País Vasco, Galicia y la Comunidad Valenciana pueden solicitar traducciones a las lenguas cooficiales.
• Inscripción en el REA para el sector de la construcción: Las ofertas de empleo en el sector de la construcción requieren la inscripción obligatoria en el Registro de Empresas Acreditadas (REA) antes de iniciar la actividad.

¿Cómo se complementan la A1 y la declaración de desplazamiento en una inspección del ITSS?

Qué datos comparan los inspectores entre ambos documentos

• Los nombres, las fechas y los datos de la empresa que figuran en el formulario A1 deben coincidir con los de la declaración.
• El servicio anunciado frente a lo que el equipo está haciendo sobre el terreno.
• Si la empresa remitente opera realmente en su país. Las operaciones conjuntas de España y Portugal tienen precisamente este objetivo.

Documentos que debes conservar y durante cuánto tiempo

• Durante el periodo de exposición: en el lugar de trabajo o en formato digital, para su consulta inmediata.
• Una vez finalizado: elaborado a petición de la inspección de trabajo.
• La ley no establece un plazo de conservación concreto. Las infracciones pueden perseguirse durante tres años, por lo que debes considerar esos tres años como el plazo mínimo.

Lagunas habituales en la documentación que dan lugar a observaciones

• Presentación tardía de declaraciones:la presentación de una declaraciónuno o dos días después del inicio de las obras conlleva la aplicación inmediata de sanciones por incumplimiento.
• ‍Enlaces locales inactivos: Enlace que figura en el formulario, pero con el que ya no es posible contactar.
• Límites de cesión no prorrogados: Cesión que supere los 12 meses sin notificación motivada.
• Registros salariales sin traducir: las nóminas solo están disponibles en la lengua materna.
• Dietas mal asignadas:El cálculo incorrectode las dietas de viaje o las dietas diarias a efectos de las normas sobre el salario mínimo establecidas en el convenio colectivo español da lugar a incumplimientos en materia salarial.

¿Cuáles son las sanciones por presentar documentación incompleta o incorrecta?

Los niveles de sanción del LISOS (leves, graves, muy graves)

Según la LISOS, se imponen multas por cada infracción, y una sola visita puede dar lugar a varias.

Responsabilidad solidaria entre la empresa de origen y la empresa de acogida

• Responsabilidad solidaria del empleador: Las empresas extranjeras de origen y las empresas españolas de acogida comparten la responsabilidad jurídica solidaria por las sanciones derivadas del incumplimiento de la normativa del ITSS en las cadenas de suministro.
• Normas de verificación de las empresas de acogida: Las empresas de acogida en España comprueban sistemáticamente los recibos de las declaraciones de desplazamiento y los certificados A1 antes de permitir el acceso de los trabajadores contratados a las instalaciones.

Repercusiones operativas de las sanciones laborales impuestas por el ITSS

• Motivo para una nueva inspección: Los antecedentes de sanciones administrativas aumentan considerablemente la probabilidad de que se realicen futuras inspecciones laborales sin previo aviso por parte del ITSS.
• Complicaciones en la tramitación de los expedientes de inmigración: las infracciones laborales registradas vuelven a salir a la luz y dificultan las futuras solicitudes de permiso de trabajo y de inmigración para los españoles.
• Obstáculos en la selección de contratistas: Las empresas clientes en España comprueban el historial de cumplimiento de los proveedores y excluyen a aquellos que tengan sanciones laborales vigentes.

¿Cómo puede el departamento de RR. HH. estandarizar el cumplimiento de la normativa sobre desplazamiento de trabajadores en varios mercados de la UE?

Elaboración de una lista de comprobación repetible previa a la salida

• Confirma la modalidad de envío: envío postal, TIC o alquiler local.
• Solicita el A1 o el Certificado de cobertura.
• Comprueba que el salario se ajusta al convenio colectivo.
• Nombra a la persona de enlace y confirma la dirección en España.
• Archiva el documento, guarda el recibo e informa al responsable in situ.

Seguimiento centralizado de los formularios A1 y las declaraciones

• Un registro por tarea, que contenga ambos números de documento y ambas fechas de finalización.
• Una alerta en el décimo mes, para que nunca se pase por alto la prórroga de 18 meses.
• Analiza cada mercado por separado. El sistema de notificación de los Países Bajos no se parece en nada al español.

Si utilizas hojas de cálculo, recuerda que solo pueden gestionar unas 20 tareas activas. A partir de ahí, empiezan a fallar sin que te des cuenta. La plataforma Jobbatical gestiona el seguimiento, los recordatorios, la documentación y el flujo de trabajo, todo ello de forma altamente automatizada, lo que reduce la carga de trabajo del equipo de RR. HH. Ponte en contacto con nosotros para verla en acción.

Cuándo designar a un representante local para el desplazamiento de trabajadores españoles

• Falta de presencia local: Las empresas que envían trabajadores y que no dispongan de una entidad jurídica en España ni de un contacto local permanente deben contratar a un representante local para cumplir con las normas de enlace.
• Destinos complejos o prolongados: Los destinos que abarcan varias comunidades autónomas o que se prolongan más allá de 12 meses requieren asesoramiento jurídico local especializado.
• Inspecciones de la ITSS en curso: Las empresas que se enfrenten a una inspección en curso de la Inspección de Trabajo española necesitan representación local inmediata para gestionar el procedimiento.

Cómo ayuda « Jobbatical » a las empresas que envían trabajadores a España

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Antes de dar por finalizada la próxima tarea de español, hazte una pregunta: ¿podrías presentar el recibo de la declaración y el formulario A1 en una hora?

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.