Seguridad Social en el sector de las TIC en España: qué régimen se aplica y qué debe preparar el departamento de RR. HH.

Una de las principales dificultades en materia de cumplimiento normativo a las que se enfrentan los equipos de RR. HH. al trasladar a empleados a España con un permiso ICT es la cuestión de la Seguridad Social. ¿Qué sistema se aplica? ¿Quién debe cotizar? ¿Qué documentos necesita la entidad de acogida antes de presentar la solicitud?

La respuesta depende de si existe un acuerdo bilateral entre España y el país de origen; y, desde un cambio en la práctica introducido en 2024, un error en este sentido puede suponer meses de retraso o incluso la denegación directa de la solicitud.

La regla fundamental: ¿Tratado o no tratado?

Las obligaciones en materia de seguridad social en España para los trabajadores trasladados dentro de una misma empresa se dividen en dos supuestos, dependiendo de si el país de origen tiene un convenio bilateral de seguridad social con España.

Comparación de escenarios: con tratado frente a sin tratado

España tiene acuerdos bilaterales con más de 30 países, entre ellos Estados Unidos, Reino Unido, Australia, Canadá, Japón, Corea del Sur, India y la mayor parte de América Latina. El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones de España publica la lista actualizada. En el caso de los remitentes con sede en la UE, se aplica automáticamente el Reglamento (CE) n.º 883/2004.

Los cambios en las prácticas de 2024 que los equipos de RR. HH. no pueden permitirse pasar por alto

Antes de 2024, las autoridades españolas de inmigración permitían a las empresas presentar una carta en la que se confirmara que el empleado estaría afiliado a la Seguridad Social española mientras se tramitaba el Certificado de Cobertura (COC) en el país de origen. Esto ya no se acepta.

Ahora, los empleados procedentes de países que tienen un convenio de seguridad social con España deben presentar el Certificado de Cobertura vigente junto con la solicitud de ICT. Si el Certificado de Cobertura no está listo, la solicitud de ICT no podrá tramitarse.

Esto es importante porque la obtención de un COC puede llevar desde unas pocas semanas hasta varios meses, dependiendo del país. Si los equipos de recursos humanos o de nóminas esperan hasta que se esté preparando la documentación de inmigración, el proceso de traslado podría retrasarse.

Lo mejor es solicitar el COC tan pronto como se apruebe el traslado del empleado, en lugar de esperar a que se recopilen los documentos de la solicitud.

Lo que el departamento de RR. HH. debe preparar según cada situación

Si el país de origen tiene un acuerdo bilateral con España

Si no existe ningún acuerdo bilateral

Nómina durante el traslado: lo que debe abonar la entidad de acogida española

Durante el destino en el marco del programa ICT, el contrato de trabajo y la nómina del empleado deben permanecer en manos de la empresa del país de origen. La entidad española de acogida no se convierte en el empleador oficial en el marco del programa ICT. El salario lo abona la entidad del país de origen, no la empresa española.

No obstante, el empleado debe cumplir el umbral salarial mínimo en España, que en 2025 será de aproximadamente 40 077 euros brutos anuales, y la entidad española de acogida debe disponer de documentación que acredite el pago de dicho salario.

En el caso de los países con convenio, la entidad del país de origen sigue encargándose de todas las cotizaciones a la Seguridad Social. La entidad española de acogida no retiene por separado las cotizaciones españolas. En el caso de los países sin convenio, la entidad de acogida es responsable de la inscripción en la Seguridad Social española y del pago de las cotizaciones, aunque la nómina se genere en el extranjero, lo que requiere una coordinación minuciosa entre los equipos de recursos humanos y de nóminas de ambas jurisdicciones.

El caso de la UE y el EEE: certificado A1 en lugar del COC

Los empleados trasladados desde una entidad de origen de la UE, del EEE o de Suiza siguen un procedimiento documental diferente. El Reglamento (CE) n.º 883/2004 regula la coordinación de la seguridad social entre los Estados miembros. En lugar del certificado de cobertura, el documento pertinente es el certificado A1, expedido por la autoridad competente en materia de seguridad social del país de origen.

El certificado A1 confirma qué legislación nacional es aplicable y debe ser reconocido automáticamente por las autoridades españolas en virtud de la legislación de la UE. No es necesario realizar ningún registro adicional en España cuando se dispone de un certificado A1 válido. La tramitación suele tardar entre 2 y 4 semanas en los casos habituales en la mayoría de los países de la UE.

Errores habituales en recursos humanos y cómo evitarlos

Esperar demasiado para solicitar el COC

El Certificado de Cobertura (COC) debe estar listo antes de presentar la solicitud de ICT.

En el caso de los empleados que se trasladan desde Estados Unidos, el proceso puede durar entre 4 y 8 semanas como mínimo. En algunos países, puede prolongarse entre 3 y 6 meses. Si se empieza tarde, se puede retrasar todo el traslado.

Asumir un acuerdo implica que no hay papeleo

Un convenio de seguridad social con España permite a los empleados evitar cotizar al sistema español, pero sigue siendo necesario presentar la documentación correspondiente. Los equipos de recursos humanos deben presentar el certificado COC o A1 con antelación.

Si faltan estos documentos, las autoridades españolas podrían considerar que no existe ningún acuerdo, lo que podría dar lugar a gastos inesperados de registro y cotización en España.

Dar de alta al empleado en ambos países

Algunas empresas dan de alta a sus empleados en España «por si acaso», incluso cuando existe un convenio vigente. Esto puede dar lugar a que se paguen cotizaciones a la Seguridad Social por duplicado en dos países al mismo tiempo.

Si el empleado dispone de un certificado COC o A1 válido, por lo general seguirá estando cubierto únicamente por el sistema de su país de origen.

Sin tener en cuenta el cumplimiento normativo de la propia entidad española

La empresa española de acogida también debe cumplir con sus propias obligaciones en materia de Seguridad Social antes de patrocinar un permiso ICT. La empresa debe estar debidamente inscrita en la Tesorería General de la Seguridad Social y al corriente de sus obligaciones.

Si no se cumplen estos requisitos, la solicitud de visado ICT puede ser denegada. Consulte los motivos más comunes de denegación del visado ICT en España para obtener más información al respecto.

Calendario práctico para equipos de RR. HH.

Calendario recomendado para la preparación de la Seguridad Social

Si su organización gestiona múltiples traslados de personal del sector de las TIC, el trámite de la Seguridad Social es el que más probablemente acortará el plazo de incorporación. Debe abordarse como una línea de trabajo paralela a la solicitud del permiso, y no como una tarea posterior.

Jobbatical gestiona todo el proceso de TIC en España, incluyendo la clasificación en la Seguridad Social, la coordinación del Certificado de Cobertura y el cumplimiento normativo desde el primer día para las entidades de acogida. Solicita una demostración para descubrir cómo ayudamos a los equipos de RR. HH. con los traslados internos complejos.

Para obtener más información sobre cómo el tipo de permiso afecta a las obligaciones del empleador, consulte la comparación entre el permiso ICT de la UE y el permiso ICT nacional, así como la guía completa para empleadores sobre el permiso ICT en España.

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.