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Puntos clave sobre las TIC y la Seguridad Social en España
- Que un trabajador del sector de las TIC cotice a la Seguridad Social española o siga afiliado al sistema de su país de origen depende de si existe un acuerdo bilateral entre España y el país de origen.
- España eliminó la solución provisional de la carta de compromiso en 2024. Ahora, el departamento de recursos humanos debe obtener un certificado de cobertura antes de presentar la solicitud de permiso de trabajo para profesionales de la tecnología de la información (ICT), y no después.
- Los trabajadores procedentes de países que no tengan un convenio bilateral con España deben estar afiliados al sistema de la Seguridad Social española desde el primer día.
- La tramitación del certificado de cobertura puede llevar varios meses, por lo que es imprescindible, tanto desde el punto de vista jurídico como operativo, actuar con antelación.
- La configuración de las nóminas, la cobertura sanitaria y los plazos de incorporación dependen de que se resuelva correctamente la cuestión del número de la Seguridad Social antes de presentar la solicitud de permiso.
One of the most common compliance gaps HR teams hit when transferring an <strong>ICT posted employee</strong> to Spain for a <strong>professional work placement</strong> is the social security question. For a <strong>posted worker</strong>, which system applies? Who contributes? What documents does the host entity need before the application goes in?
La respuesta depende de si existe un acuerdo bilateral entre España y el país de origen y, desde un cambio en la práctica introducido en 2024, un error en este sentido puede suponer meses de retraso o incluso la denegación directa de la solicitud.
La regla fundamental: ¿Tratado o no tratado?
Las obligaciones en materia de Seguridad Social en España para los trabajadores trasladados dentro de una misma empresa se dividen en dos supuestos, en función de si el país de origen tiene un convenio bilateral de Seguridad Social con España.
Flujo de decisiones sobre la seguridad social en el sector de las TIC en España: convenio bilateral frente a ausencia de convenio
Comparación de escenarios: con tratado frente a sin tratado
España tiene acuerdos bilaterales con más de 30 países, entre ellos Estados Unidos, Reino Unido, Australia, Canadá, Japón, Corea del Sur, India y la mayor parte de América Latina. Para conocer el proceso completo de solicitud en el país para los ciudadanos mexicanos, consulte este caso práctico.
El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones de España publica la lista vigente. En el caso de los remitentes con sede en la UE, se aplica automáticamente el Reglamento (CE) n.º 883/2004.
Para obtener información detallada sobre el permiso ICT en España, consulta la guía completa para empresas sobre el permiso ICT en España.
Actualización normativa de 2024: la eliminación de la solución alternativa de la carta de compromiso
Antes de 2024, las autoridades españolas de inmigración permitían a las empresas presentar una carta en la que se confirmara que el empleado estaría afiliado a la Seguridad Social española mientras se tramitaba el Certificado de Cobertura (COC) en el país de origen. Esto ya no se acepta.
Ahora, los empleados procedentes de países que tienen un convenio de seguridad social con España deben presentar el Certificado de Cobertura vigente junto con la solicitud de ICT. Si el Certificado de Cobertura no está listo, la solicitud de ICT no podrá tramitarse.
Esto es importante porque la obtención de un COC puede llevar desde unas pocas semanas hasta varios meses, dependiendo del país. Si los equipos de recursos humanos o de nóminas esperan hasta que se esté preparando la documentación de inmigración, el proceso de traslado podría retrasarse.
Lo mejor es solicitar el COC tan pronto como se apruebe el traslado del empleado, en lugar de esperar a que se recopilen los documentos de la solicitud.
Lo que el departamento de RR. HH. debe preparar según cada situación
Si el país de origen tiene un acuerdo bilateral con España
Si no existe ningún acuerdo bilateral
Nómina durante el traslado: lo que debe abonar la entidad de acogida española
Durante el destino en el marco del programa ICT, el contrato de trabajo y la nómina del empleado deben permanecer en manos de la empresa del país de origen. La entidad española de acogida no se convierte en el empleador oficial en el marco del programa ICT. El salario lo abona la entidad del país de origen, no la empresa española.
No obstante, el empleado debe cumplir el umbral salarial mínimo en España, que en 2025 será de aproximadamente 40 077 euros brutos anuales, y la entidad española de acogida debe disponer de documentación que acredite el pago de dicho salario.
En el caso de los países con convenio, la entidad del país de origen sigue encargándose de todas las cotizaciones a la Seguridad Social. La entidad española de acogida no retiene por separado las cotizaciones españolas. En el caso de los países sin convenio, la entidad de acogida es responsable de la inscripción en la Seguridad Social española y del pago de las cotizaciones, aunque la nómina se genere en el extranjero, lo que requiere una coordinación minuciosa entre los equipos de recursos humanos y de nóminas de ambas jurisdicciones.
El caso de la UE y el EEE en virtud del Reglamento (CE) n.º 883/2004: certificado A1 en lugar del COC
Los empleados trasladados desde una entidad de origen de la UE, del EEE o de Suiza siguen un procedimiento documental diferente. El Reglamento (CE) n.º 883/2004 regula la coordinación de la seguridad social entre los Estados miembros. En lugar del certificado de cobertura, el documento pertinente es el certificado A1, expedido por la autoridad competente en materia de seguridad social del país de origen.
El certificado A1 confirma qué legislación nacional es aplicable y debe ser reconocido automáticamente por las autoridades españolas en virtud de la legislación de la UE. No es necesario realizar ningún registro adicional en España cuando se dispone de un certificado A1 válido. La tramitación suele tardar entre 2 y 4 semanas en los casos habituales en la mayoría de los países de la UE.
Errores habituales en recursos humanos y cómo evitarlos
La falta de un certificado de cobertura o su presentación fuera de plazo es uno de los siete motivos habituales de denegación de la UGE-CE:«7 razones por las quese rechazan las solicitudes de visado TIC en España».
Esperar demasiado para solicitar el COC
El Certificado de Cobertura (COC) debe estar listo antes de presentar la solicitud de ICT.
En el caso de los empleados que se trasladan desde Estados Unidos, el proceso puede durar entre 4 y 8 semanas como mínimo. En algunos países, puede prolongarse entre 3 y 6 meses. Si se empieza tarde, se puede retrasar todo el traslado.
Asumir un acuerdo implica que no hay papeleo
Un convenio de seguridad social con España permite a los empleados evitar cotizar al sistema español, pero sigue siendo necesario presentar la documentación correspondiente. Los equipos de recursos humanos deben presentar el certificado COC o A1 con antelación.
Si faltan estos documentos, las autoridades españolas podrían considerar que no existe ningún acuerdo, lo que podría dar lugar a gastos inesperados de registro y cotización en España.
Dar de alta al empleado en ambos países
Algunas empresas dan de alta a sus empleados en España «por si acaso», incluso cuando existe un convenio vigente. Esto puede dar lugar a que se paguen cotizaciones a la Seguridad Social por duplicado en dos países al mismo tiempo.
Si el empleado dispone de un certificado COC o A1 válido, por lo general seguirá estando cubierto únicamente por el sistema de su país de origen.
Sin tener en cuenta el cumplimiento normativo de la propia entidad española
La empresa española de acogida también debe cumplir con sus propias obligaciones en materia de Seguridad Social antes de patrocinar un permiso ICT. La empresa debe estar debidamente inscrita en la Tesorería General de la Seguridad Social y al corriente de sus obligaciones.
Calendario práctico para equipos de RR. HH.
Calendario recomendado para la preparación de la Seguridad Social
Si su organización gestiona múltiples traslados de personal del sector de las TIC, el trámite de la Seguridad Social es el que más probablemente acortará el plazo de incorporación. Debe abordarse como una línea de trabajo paralela a la solicitud del permiso, y no como una tarea posterior.
Para obtener más información sobre cómo el tipo de permiso afecta a las obligaciones del empresario, consulta la comparación entre el permiso ICT de la UE y el permiso ICT nacional.
Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.
Preguntas frecuentes — Seguridad Social de las TIC en España para equipos de RR. HH.
¿Tiene que cotizar a la Seguridad Social en España una persona trasladada dentro de la misma empresa?
Depende del país de origen. Si España tiene un convenio bilateral de seguridad social con el país de origen del trabajador, este puede seguir estando cubierto por el sistema de su país de origen y evitar el pago de las cotizaciones españolas. Si no existe ningún convenio, el trabajador debe darse de alta en el sistema de seguridad social español desde el primer día de trabajo.
¿Qué es un certificado de cobertura y por qué lo necesita el departamento de Recursos Humanos antes de presentar la solicitud de ICT?
Un certificado de cobertura es un documento oficial expedido por la autoridad de la Seguridad Social del país de origen en el que se confirma que el empleado sigue estando cubierto en dicho país. Dado que España eliminó la práctica de la carta de compromiso en 2024, el certificado de cobertura debe presentarse como parte de la solicitud del permiso ICT. La tramitación administrativa suele tardar varios meses, por lo que el departamento de Recursos Humanos debe solicitarlo desde el inicio del proceso de planificación del traslado.
¿Qué cambios se han producido en los requisitos de la Seguridad Social en materia de TIC en España en 2024?
Anteriormente, las autoridades españolas aceptaban una carta de compromiso de la empresa anfitriona como prueba provisional de la cobertura de la Seguridad Social mientras se tramitaba el Certificado de Cobertura. Esa práctica se suprimió en 2024. Los solicitantes del visado ICT procedentes de países con tratado deben ahora incluir siempre el Certificado de Cobertura vigente al presentar la solicitud. Los solicitantes que no puedan presentarlo corren el riesgo de que se rechace su solicitud.
¿Qué países tienen acuerdos bilaterales de seguridad social con España?
España tiene acuerdos bilaterales con más de 30 países, entre ellos Estados Unidos, Reino Unido, Australia, Canadá, Japón, Corea del Sur, India y la mayor parte de América Latina. Todos los miembros de la UE y del EEE quedan cubiertos automáticamente en virtud del Reglamento (CE) n.º 883/2004. El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones de España publica la lista completa actualizada.
¿Qué ocurre con la nómina si el empleado sigue afiliado al sistema de la Seguridad Social de su país de origen?
Si el Certificado de Cobertura confirma la cobertura en el país de origen, la entidad de acogida española no retiene ni ingresa las cotizaciones a la Seguridad Social española. La gestión de nóminas continúa según el sistema de la empresa de origen. No obstante, el empleado debe cumplir el umbral salarial mínimo español, que en 2025 será de aproximadamente 40 077 euros al año, y la empresa de acogida debe seguir estando registrada ante las autoridades españolas de inmigración.
¿Puede el departamento de RR. HH. dar de alta al empleado en la Seguridad Social española como medida de precaución, aunque exista un convenio?
No. En el caso de los trabajadores procedentes de países con los que se ha firmado un convenio, la doble afiliación plantea un problema de doble cotización. El acuerdo bilateral está concebido precisamente para evitarlo. Lo correcto es obtener el Certificado de Cobertura y asegurarse de que la entidad española de acogida no afilie por su cuenta al trabajador en el sistema español.
¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un certificado de cobertura?
Los plazos de tramitación varían según el país. En EE. UU., la Administración de la Seguridad Social suele tardar entre 4 y 8 semanas en los casos estándar. Algunos países tramitan las solicitudes en un plazo de 2 a 4 semanas; en otros, el proceso puede prolongarse entre 3 y 6 meses. Los equipos de RR. HH. deben solicitar el COC tan pronto como se confirme la decisión de traslado, y no cuando se esté preparando la solicitud de ICT.
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