Desplazamiento de trabajadores a España: Guía sobre la declaración y la inspección del ITSS

Un inspector de trabajo español puede presentarse ese mismo día en las instalaciones de un cliente y solicitarte el expediente de desplazamiento. Hay dos documentos que determinan cómo se gestiona el proceso: el certificado A1 y la Comunicación de Desplazamiento. Los emiten autoridades diferentes, y los inspectores comparan uno con otro.

¿Qué normativas de la UE regulan el desplazamiento de trabajadores a España?

La Directiva sobre los trabajadores desplazados (96/71/CE y la revisión de 2018)

España incorporó ambas disposiciones mediante la Ley 45/1999.

• Tu empleado disfruta del salario y las condiciones previstas en el convenio colectivo correspondiente.
• Un destino tiene una duración de 12 meses.
• Si se presenta un escrito motivado antes del mes 12, el plazo se amplía hasta el 18.
• Aparte de eso, se aplica casi toda la legislación laboral española.

La Directiva sobre el cumplimiento y sus facultades de inspección

La Directiva 2014/67/UE, transpuesta mediante el Real Decreto-Ley 9/2017, ha dado lugar a la situación de auditoría actual.

• El ITSS puede solicitarte la documentación, en español, tanto durante el período de desplazamiento como después de este.
• Debes designar a una persona de contacto con sede en España.
• Las multas impuestas en España pueden ejecutarse en tu país de residencia.

El Reglamento (CE) n.º 883/2004 y la coordinación de la seguridad social

• Determina en qué sistema de la Seguridad Social permanece tu empleado.
• Una persona destinada en el extranjero puede conservar las cotizaciones del país de origen durante un máximo de 24 meses.
• La A1 es la prueba. Sin ella, España puede reclamar las cotizaciones desde el primer día.

¿Qué documento de la Seguridad Social necesita un trabajador desplazado en España?

A1 para remitentes de la UE/EEE frente al Certificado de cobertura para países signatarios del tratado

• UE, EEE o Suiza: solicita el certificado A1 desde tu país.
• Países con los que existe un convenio, como EE. UU., Japón, Brasil o Marruecos: en su lugar, un certificado de cobertura.
• Si no existe ningún convenio: da de alta al empleado en la Seguridad Social española desde el primer día.

Cómo se integra el A1 en un destino (no en un traslado de TIC)

• Un destino en el extranjero permite que tu empleado siga estando sujeto al contrato y a la nómina de la sede central.
• Un permiso ICT es una vía de inmigración para ciudadanos no pertenecientes a la UE que se trasladan dentro de tu grupo, y se rige por normas de seguridad social diferentes.
• Decide primero la ruta. Los trámites se derivan de ahí.

Dónde encontrar las autoridades emisoras del certificado A1 y los plazos

• El A1 procede del país de origen, no de España.
• Solicítalo antes de la salida. Se pueden tramitar certificados A1 con carácter retroactivo, pero no quedan bien en una inspección.
• Los certificados de cobertura pueden tardar meses en tramitarse, así que empieza con tiempo.

Para consultar el desglose completo de los certificados A1, los certificados de cobertura y las autoridades emisoras por país, consulta nuestra guía sobre la Seguridad Social en el sector de las TIC en España.

¿Cómo se relaciona el modelo A1 con la declaración de envío a España?

Por qué el A1 por sí solo no satisface a la autoridad laboral

Dos organismos, dos expedientes. El formulario A1 corresponde a la Seguridad Social; la notificación sobre trabajadores desplazados corresponde a la legislación laboral. Un formulario A1 sin errores no evitará que se imponga una multa por falta de declaración.

Orden de presentación: A1 en poder del solicitante antes de presentar la declaración

• Empieza con el A1 en cuanto se apruebe el trabajo.
• Presenta la declaración antes del primer día laborable.
• Si el formulario A1 sigue pendiente, preséntalo de todos modos y guarda el recibo de la solicitud. Una declaración tardía constituye una infracción grave; un formulario A1 pendiente, no.

Mantener ambos documentos listos para su entrega

• Un archivo digital por cada trabajador desplazado, al que se puede acceder en cuestión de minutos.
• Recibo de declaración, A1, contrato, nóminas, justificante de pago, registros de horas.
• Traducciones al español preparadas con antelación, o a la lengua cooficial de la región.

¿Qué debe incluir una declaración de desplazamiento laboral en España?

Datos del trabajador, del empresario y de la empresa de acogida

• Datos de identificación de su empresa y datos fiscales.
• Datos personales y profesionales de cada empleado destinado en el extranjero.
• La empresa o empresas españolas que reciben el servicio.

Duración del encargo y descripción del servicio

• Fecha de inicio y duración prevista.
• Dirección del lugar de trabajo en España.
• En qué consiste realmente el servicio. Una redacción imprecisa da pie a preguntas adicionales.

El enlace designado y la dirección de servicio en España

• Persona o entidad en España que recibe documentos y notificaciones oficiales.
• Una persona de contacto que pueda representarte ante los representantes de los trabajadores.
• Una dirección postal válida en España. Un compañero que se marchó hace meses es un hallazgo a la espera de suceder.

¿Dónde y cuándo se presenta la declaración de envío?

La autoridad laboral regional como organismo de presentación

• Presentar la solicitud en la comunidad autónoma donde se realiza el trabajo, a través del portal «Ley 45» del Ministerio.
• Ceuta y Melilla, en cambio, dependen de las Delegaciones del Gobierno.
• Trabajar en tres regiones implica presentar tres declaraciones distintas.

El plazo «antes de que comience la actividad»

• Presenta la solicitud antes de empezar a trabajar, independientemente de la duración del encargo.
• Están exentos determinados desplazamientos de ocho días o menos. Nunca en el caso de las agencias de trabajo temporal.
• La exención se limita únicamente a la presentación de la declaración. La igualdad de trato y las obligaciones del régimen A1 siguen siendo de aplicación desde el primer día.

Diferencias en la presentación de documentos a nivel provincial entre las comunidades autónomas

• Varias comunidades remiten las solicitudes a las oficinas provinciales o territoriales de empleo.
• Hay quienes consideran que la primera presentación es una solicitud de registro.
• Es posible que Cataluña, el País Vasco, Galicia y la Comunidad Valenciana quieran traducciones a las lenguas cooficiales.
• La construcción añade un registro en la REA.

¿Cómo se complementan la A1 y la declaración de desplazamiento en una inspección del ITSS?

Qué datos comparan los inspectores entre ambos documentos

• Los nombres, las fechas y los datos de la empresa que figuran en el formulario A1 deben coincidir con los de la declaración.
• El servicio anunciado frente a lo que el equipo está haciendo sobre el terreno.
• Si la empresa remitente opera realmente en su país. Las operaciones conjuntas de España y Portugal tienen precisamente este objetivo.

Documentos que debes conservar y durante cuánto tiempo

• Durante el periodo de exposición: en el lugar de trabajo o en formato digital, para su consulta inmediata.
• Una vez finalizado: elaborado a petición de la inspección de trabajo.
• La ley no establece un plazo de conservación concreto. Las infracciones pueden perseguirse durante tres años, por lo que debes considerar esos tres años como el plazo mínimo.

Lagunas habituales en la documentación que dan lugar a observaciones

• La declaración se presentó uno o dos días después de que comenzaran las obras.
• La persona de contacto que figura en el formulario ya no está localizable.
• Asignación durante los últimos 12 meses sin notificación justificada.
• Las nóminas solo están disponibles en la lengua materna.
• Las dietas se tienen en cuenta a efectos del mínimo establecido en el convenio colectivo.

¿Cuáles son las sanciones por presentar documentación incompleta o incorrecta?

Los niveles de sanción del LISOS (leves, graves, muy graves)

Según la LISOS, se imponen multas por cada infracción, y una sola visita puede dar lugar a varias.

Responsabilidad solidaria entre la empresa de origen y la empresa de acogida

• Tu cliente español no es un mero espectador. En las cadenas de subcontratación, la responsabilidad suele ser compartida.
• Ten en cuenta que los anfitriones te pedirán el recibo de la declaración y las copias del formulario A1 antes de la mobilización.

Repercusiones posteriores en futuras presentaciones y auditorías

• Un historial de sanciones aumenta las probabilidades de que se realice una nueva inspección.
• Estos datos vuelven a salir a la luz cuando la misma entidad presenta posteriormente solicitudes de inmigración.
• Los grandes clientes españoles comprueban si sus proveedores están sujetos a sanciones.

¿Cómo puede el departamento de RR. HH. estandarizar el cumplimiento de la normativa sobre desplazamiento de trabajadores en varios mercados de la UE?

Elaboración de una lista de comprobación repetible previa a la salida

• Confirma la modalidad de envío: envío postal, TIC o alquiler local.
• Solicita el A1 o el Certificado de cobertura.
• Comprueba que el salario se ajusta al convenio colectivo.
• Nombra a la persona de enlace y confirma la dirección en España.
• Archiva el documento, guarda el recibo e informa al responsable in situ.

Seguimiento centralizado de los formularios A1 y las declaraciones

• Un registro por tarea, que contenga ambos números de documento y ambas fechas de finalización.
• Una alerta en el décimo mes, para que nunca se pase por alto la prórroga de 18 meses.
• Analiza cada mercado por separado. El sistema de notificación de los Países Bajos no se parece en nada al español.

Las hojas de cálculo aguantan unas 20 tareas en tiempo real. A partir de ahí, dejan de funcionar sin dar aviso.

Cuándo recurrir a una representación local

• No tienes ninguna entidad ni ningún contacto fiable en la región.
• Las publicaciones abarcan varias comunidades o tienen más de 12 meses de antigüedad.
• Ya se ha iniciado una inspección.

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Antes de dar por finalizada la próxima tarea de español, hazte una pregunta: ¿podrías presentar el recibo de la declaración y el formulario A1 en una hora?

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.