PUNTOS CLAVE: Documentos sobre el derecho al trabajo en el Reino Unido
- Solo puedes aceptar documentos que figuren en la Lista A o en la Lista B del Ministerio del Interior; cualquier otro documento no te servirá como justificación legal.
- Los documentos de la Lista A acreditan un derecho permanente a trabajar y no requieren comprobación posterior; los documentos de la Lista B tienen una vigencia limitada y deben volver a comprobarse antes de que caduque el permiso.
- Un certificado de nacimiento del Reino Unido o de Irlanda solo es válido si se acompaña de un documento oficial que acredite el número de la Seguridad Social, como un P45, un P60 o una carta de la HMRC.
- Los permisos de conducir, las tarjetas NI independientes, los antiguos BRP y BRC, así como cualquier fotocopia o escaneo enviado por correo electrónico, nunca se aceptan como documentos que acrediten el derecho a trabajar.
- Cometer un error al realizar una comprobación conlleva el riesgo de una sanción civil de hasta 60 000 £ por trabajador y, en el caso de los patrocinadores, pone en peligro directamente su licencia de patrocinador.
Los documentos que acreditan el derecho al trabajo son aquellos que el Ministerio del Interior te permite aceptar. Esta guía recoge los documentos aceptables de la Lista A y la Lista B, aquellos que no puedes aceptar y cómo realizar una comprobación manual que sea realmente válida.
¿Qué se considera un documento que acredite el derecho al trabajo?
Un documento que acredite el derecho a trabajar es cualquier documento incluido en la Lista A o en la Lista B del Ministerio del Interior que demuestre que una persona puede trabajar legalmente para ti en el Reino Unido. Si compruebas correctamente cuál es el documento adecuado, obtendrás una exención legal. Esa exención te protege de una sanción civil en caso de que, posteriormente, se descubra que el trabajador está trabajando de forma ilegal.
Cuándo sigue siendo necesario comprobar un documento en papel
La mayoría de los trabajadores que no son británicos ni irlandeses acreditan ahora su situación a través de Internet mediante un código compartido, en lugar de con un documento en papel. Las comprobaciones de documentos físicos siguen aplicándose en un número cada vez más reducido de casos:
- Los ciudadanos británicos que presenten un pasaporte
- Ciudadanos irlandeses
- Personas con un permiso de residencia de larga duración (ILR) antiguo o con anotaciones sin límite de tiempo en el pasaporte
- Ciudadanos británicos e irlandeses cuya identidad se ha verificado mediante la tecnología de validación de documentos de identidad (IDVT)
Si un trabajador tiene un permiso de residencia digital, puedes comprobarlo por Internet sin necesidad de tramitar ningún documento.
Comparación rápida entre la Lista A y la Lista B
| Característica | Lista A | Lista B |
|---|---|---|
| Derecho al trabajo | Permanente, en curso | Por tiempo limitado |
| Justificación legal | Empleo continuo y a tiempo completo | Por tiempo limitado |
| Revisión de seguimiento | No es necesario | Es necesario hacerlo antes de que caduque el permiso |
| Soportes habituales | Ciudadanos británicos e irlandeses, titulares de un permiso de residencia indefinido (ILR) | Trabajadores con un visado con fecha de caducidad |
Lista A: Documentos que acreditan el derecho permanente a trabajar
Los documentos de la Lista A acreditan que el derecho a trabajar sigue vigente. Si se comprueba uno de ellos correctamente, no es necesario volver a realizar la comprobación para ese empleado.
Documentos aceptados por sí mismos
- Un pasaporte de ciudadano británico, vigente o caducado
- Un pasaporte o una tarjeta de pasaporte irlandeses, vigentes o caducados
- Un pasaporte vigente en el que conste un permiso de residencia indefinido, el derecho de residencia o la ausencia de límite de tiempo
Documentos que debes presentar junto con el justificante del número NI
Algunos documentos de la Lista A solo son válidos si se presentan junto con un justificante oficial del número de la Seguridad Social:
- Un certificado de nacimiento o de adopción del Reino Unido o de Irlanda
- Un certificado de naturalización o de inscripción como ciudadano británico
Por sí solas, ninguna de estas pruebas demuestra que se trate de un «right to work». Los datos del número NI son los que completan la verificación.
¿Qué se considera prueba válida del número de la Seguridad Social?
Se considera prueba válida cualquier documento en el que figuren el nombre y el número del trabajador, expedido por un organismo público o por un antiguo empleador. Esto incluye los formularios P45 o P60, una notificación de código PAYE o una carta de la HMRC, o bien una carta de un departamento público como el DWP o Jobcentre Plus. La tarjeta de plástico con el número de la Seguridad Social no se acepta.
Lista B: Documentos para obtener un derecho de trabajo de duración limitada
La Lista B incluye a los trabajadores cuyo permiso tiene una fecha de vencimiento. Se te concede una exención legal de duración limitada y debes programar una revisión de seguimiento antes de que caduque su permiso. La Lista B se divide en dos grupos.
Grupo 1: Válido hasta que caduque el permiso
El grupo 1 incluye a las personas cuya baja está confirmada y tiene fecha:
- Un pasaporte vigente en el que conste que el titular puede permanecer en el país y realizar el trabajo en cuestión
- Un documento que acredite la situación actual en materia de inmigración, con fotografía y visado de la misma forma, además de un justificante oficial del número de la Seguridad Social
Tu exención legal es válida hasta la fecha de vencimiento que figura en el permiso.
Grupo 2: Documentos que deben ser verificados por la Oficina Central
El Grupo 2 corresponde a los trabajadores con una solicitud pendiente, un recurso o una tarjeta de registro de solicitud. No es posible confirmarlo solo a partir del documento. La verificación se realiza a través del Servicio de Verificación de Empleadores, que emite un «Aviso de verificación positiva». Dicho aviso te otorga una exención legal de seis meses, y todo el proceso se describe en esa guía.
Comparación de los documentos sobre el derecho al trabajo de la Lista A y la Lista B.
Documentos que no se pueden aceptar
Hay muchos documentos que parecen oficiales, pero que no tienen ningún valor en lo que respecta al derecho al trabajo. Recházalos siempre:
- Permisos de conducir. Ni el permiso del Reino Unido ni el extranjero figuran en ninguna de las dos listas.
- Las tarjetas o los números de la Seguridad Social por sí solos. La acreditación de la Seguridad Social solo sirve como justificante junto con determinados documentos de la Lista A; nunca es válida por sí sola.
- Las tarjetas BRP, BRC y otras tarjetas físicas. Estas caducaron a finales de 2024. Ahora, los titulares acreditan su condición mediante un visado electrónico y un código compartido, por lo que las tarjetas antiguas ya no son una prueba válida.
- Fotocopias, escaneos e imágenes enviadas por correo electrónico. Debes ver el original o realizar una comprobación en línea. Una captura de pantalla del estado de otra persona no se considera una comprobación.
Escenarios de documentos por tipo de trabajador
Los casos reales rara vez se ajustan a lo que se explica en los libros de texto. A continuación te explicamos cómo abordar los casos más habituales.
Cómo demuestra cada trabajador su derecho al trabajo
| Trabajador | Ruta correcta |
|---|---|
| Ciudadano británico con pasaporte | Verificación manual o IDVT a través de un proveedor de servicios de identidad |
| Ciudadano británico sin pasaporte | Partida de nacimiento y documento oficial que acredite el número de la Seguridad Social |
| ciudadano irlandés | Pasaporte o tarjeta de pasaporte; o bien, partida de nacimiento y un documento que acredite el número de la Seguridad Social |
| Antiguo ILR o anotación «sin límite de tiempo» | Comprobación manual de la Lista A del pasaporte visado |
| Ciudadano de la UE, del EEE o de Suiza | Comprobación del código de acciones en línea; el pasaporte ya no es prueba de estatus |
Ciudadanos de la UE, del EEE y de Suiza
Desde julio de 2021, el pasaporte de la UE ya no es por sí solo una prueba del derecho a trabajar. Estos trabajadores tienen el estatus de «residente permanente» o «residente provisional» y lo acreditan mediante un código compartido en línea. Los trabajadores fronterizos siguen un procedimiento digital similar; consulta nuestra guía sobre el permiso de trabajador fronterizo para obtener más detalles.
Cambios de nombre y documentos que no coinciden
Si el nombre que figura en un documento difiere del que utiliza el trabajador, solicita una prueba del cambio, como un certificado de matrimonio o una escritura de cambio de nombre. Guarda una copia de dicho documento junto con el documento principal; de lo contrario, tu registro de auditoría podría parecer incoherente más adelante.
Cómo realizar una comprobación manual de documentos
El Ministerio del Interior establece tres pasos: obtener, comprobar y copiar. Si se omite cualquiera de ellos, tu justificación legal puede no ser válida, incluso cuando el trabajador tenga realmente derecho a trabajar. En la práctica, aquí es donde surgen la mayoría de los problemas en las auditorías.
Consigue los documentos originales
Consigue los documentos originales, no copias, y compruébalos en presencia del trabajador. En esta fase no se aceptan fotografías ni escaneos. Necesitas tener el documento original delante de ti.
Comprueba si hay signos de manipulación y el estado del producto
Con el trabajador delante de ti:
- Comprueba que la foto y la fecha de nacimiento coincidan con las de la persona y con las de cualquier otro documento.
- Comprueba que las fechas de validez no hayan caducado, salvo en los casos en que la Lista A permita la presentación de un pasaporte británico o irlandés caducado.
- Fíjate si hay signos de manipulación o si tiene una esquina recortada (un pasaporte con una esquina recortada no es una prueba válida).
- Comprueba que las condiciones del visado permitan el trabajo que estás ofreciendo
Haz una copia de tus documentos y ponles la fecha
Haz una copia legible que no se pueda alterar, guárdala en un lugar seguro y anota la fecha en la que extendiste el cheque. Una copia sin fecha no te sirve como justificación legal. Conserva los registros durante todo el periodo de empleo más dos años después de que el trabajador haya dejado la empresa. Las lagunas en la conservación de los registros son precisamente donde se detectan problemas en la revisión de la licencia de patrocinador.
En un equipo en expansión, esto se complica rápidamente. Si eres patrocinador de trabajadores, las irregularidades en los certificados de derecho al trabajo repercuten directamente en el riesgo de la licencia de patrocinador, y el Ministerio del Interior puede suspender una licencia precisamente por este tipo de deficiencias.
Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.
Preguntas frecuentes — Documentos sobre el derecho al trabajo en el Reino Unido
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