Guía para patrocinadores del Reino Unido, Apéndice D: Guía completa sobre el mantenimiento de registros por parte del empleador

¿En qué consiste el cumplimiento del Apéndice D en el Reino Unido?

El apéndice D es un anexo fundamental de la guía principal del Ministerio del Interior sobre el patrocinio. En él se detallan las categorías exactas de documentos, los formatos aceptables y los expedientes de justificación que los empleadores deben conservar para cumplir con sus obligaciones legales. Mantener el cumplimiento del apéndice D en el Reino Unido demuestra que su organización patrocina a trabajadores auténticos, paga salarios que cumplen los requisitos y realiza un seguimiento de la actividad laboral de forma legal.  

Por qué el Servicio de Visados e Inmigración del Reino Unido (UKVI) audita los registros de los patrocinadores

UKVI lleva a cabo auditorías tanto anunciadas como sin previo aviso para garantizar que los patrocinadores no hagan un uso indebido del sistema de inmigración. Durante una inspección, los inspectores de cumplimiento revisan los expedientes del Apéndice D para comprobar que:

• El empleado patrocinado cuenta con una autorización válida para trabajar.  
• El puesto cubierto responde a una necesidad operativa real.
• El salario abonado es igual o superior al umbral obligatorio establecido en el Certificado de Patrocinio (CoS).

Principales obligaciones de los patrocinadores de visados del Reino Unido según las últimas directrices

La titularidad de una licencia de patrocinador conlleva cuatro responsabilidades principales establecidas por el Ministerio del Interior:

1. Conservación de registros: Conservación de los documentos obligatorios relativos a la identificación, la contratación y la nómina, según lo establecido en el Apéndice D.  
2. Obligaciones de notificación: Notificar a UKVI a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) en un plazo de 10 días laborables tras producirse cambios importantes (por ejemplo, actualizaciones salariales, cambios de ubicación o ausencias no autorizadas).  
3. Seguimiento y cumplimiento normativo: Garantizar que los trabajadores patrocinados mantengan una situación migratoria válida y realizar un seguimiento de su asistencia.  
4. Cumplimiento normativo general: Cumplimiento de la legislación laboral general del Reino Unido, incluidas las normas sobre el salario mínimo nacional y la normativa sobre la jornada laboral.  

El mantenimiento de registros es solo una de las cuatro obligaciones; en nuestra guía sobre las obligaciones y sanciones relacionadas con el cumplimiento de la licencia de patrocinador en el Reino Unido se aborda el panorama completo en materia de presentación de informes, supervisión y aplicación de la normativa .

¿Qué documentos exige el apéndice D? (La lista de comprobación obligatoria)

1. Documentación acreditativa del derecho al trabajo y documentos de identidad

Todos los expedientes de los empleados patrocinados deben comenzar con una prueba clara de su identidad y de su derecho legal a trabajar.  

Cómo afrontar la transición al visado electrónico para los empresarios del Reino Unido

Con la transición del Ministerio del Interior hacia un sistema de inmigración totalmente digital, los permisos de residencia biométricos (BRP) físicos y las viñetas de entrada se han eliminado por completo. Los patrocinadores deben realizar comprobaciones digitales del derecho al trabajo utilizando el servicio en línea del Ministerio del Interior:  

• Genera un código para compartir y pídele al solicitante que te lo facilite.
• Realiza la comprobación mediante la herramienta oficial de GOV.UK «Comprobar el derecho a trabajar de un solicitante de empleo».  
• Conserva una copia en PDF o impresa del resultado de la verificación en línea en la que figuren la fotografía del trabajador y la fecha de caducidad.

Documentación de los números de la Seguridad Social y copias del pasaporte

• Copias del pasaporte: Guarda copias de las páginas de identificación de tu pasaporte vigente, incluyendo los datos personales, la fotografía y las fechas de caducidad.  
• Número de la Seguridad Social (NI): Conserva una prueba documentada del número de la Seguridad Social del trabajador mediante documentación oficial, como un formulario P45/P60, una carta de la HMRC o una nómina detallada.  

2. Pruebas de contratación: puesto apto frente a vacante real según las normas del Reino Unido

Para evitar el trabajo ilegal y la inflación del mercado laboral, los patrocinadores deben demostrar que todos los puestos patrocinados son válidos.  

Acreditación de los niveles de competencia y descripciones de los puestos de trabajo

Debe conservar pruebas formales de que el empleado cuenta con las cualificaciones o la experiencia necesarias para el código SOC asignado. Esto incluye títulos universitarios, licencias profesionales (por ejemplo, la inscripción en el GMC o el GDC para el personal médico) o referencias por escrito de antiguos empleadores.  

Pruebas estandarizadas de publicidad y selección

Incluso cuando no sea obligatorio realizar una prueba formal del mercado laboral para residentes (RLMT), conservar la documentación relativa a la contratación demuestra que la selección se ha llevado a cabo de forma genuina. Conservar:

• Copias o capturas de pantalla de los anuncios de empleo publicados en los que se indique la ubicación y la duración.  
• Listas de candidatos preseleccionados, baremos de puntuación de las entrevistas y notas explicativas sobre la selección de candidatos.

El cambio que se producirá en marzo de 2026, pasando del criterio de «puesto vacante real» al de «puesto elegible», más amplio, se explica en nuestra guía completa para 2026 sobre el Certificado de Patrocinio del Reino Unido: guía completa para RR. HH.

3. Documentación relativa a la nómina y al umbral salarial

El cumplimiento de las normas salariales se comprueba en cada período de pago. Los patrocinadores deben asegurarse de que los ingresos cumplan con las especificaciones del CoS y no incluyan deducciones no autorizadas.  

Nóminas, contratos y extractos de transferencias bancarias

• Contratos de trabajo: Contratos de trabajo firmados en los que se detallan el puesto de trabajo, el horario laboral y el salario bruto.  
• Nóminas detalladas: Nóminas mensuales o semanales en las que figuran los números de la Seguridad Social, las retenciones fiscales y el salario bruto.
• Justificante de pago: extractos de la cuenta bancaria de la empresa que acrediten que el salario neto se ha ingresado directamente en la cuenta del trabajador.

4. Datos de contacto de los trabajadores y registros de control de asistencia

• Datos de contacto actualizados: Historial de la dirección de residencia actual del trabajador en el Reino Unido, su número de móvil personal y su dirección de correo electrónico personal.  
• Gestión de las ausencias: Las ausencias deben registrarse. Conserve los registros de vacaciones anuales, los formularios de baja por enfermedad y los registros de cualquier ausencia no autorizada que supere los 10 días laborables consecutivos.  

Resumen de las cuatro obligaciones del patrocinador, las cuatro categorías de documentos, las normas de conservación y los indicios de riesgo que dan lugar a medidas relativas a la licencia

Normas de conservación de documentos: ¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los documentos relacionados con el derecho al trabajo en el Reino Unido?

La norma general: la duración del patrocinio más un año

La norma principal que regula el plazo de conservación de los documentos relativos al derecho al trabajo en el Reino Unido, según el Apéndice D, es la siguiente:

• Duración del patrocinio MÁS al menos un año; O BIEN
• Hasta que un responsable de cumplimiento de UKVI haya examinado y aprobado la documentación (si esto ocurre antes de que finalice el patrocinio).  

Excepciones relativas a las auditorías de cumplimiento y a los registros históricos

Algunos documentos requieren plazos de conservación diferentes:

• Patrocinios de deportistas internacionales: se conservan durante 2 años tras la fecha de vencimiento del patrocinio.  
• Documentación legal general sobre el regreso al trabajo (RTW): La legislación laboral vigente exige que se conserven los documentos básicos que acrediten el regreso al trabajo durante dos años tras la finalización de la relación laboral, con el fin de preservar las exenciones legales frente a sanciones civiles.

Almacenamiento digital seguro frente al archivo de documentos físicos (cumplimiento del RGPD en el Reino Unido)

UKVI admite tanto formatos digitales como físicos, siempre que los documentos sean legibles y se pueda acceder a ellos rápidamente. No obstante, los patrocinadores deben conciliar los requisitos de accesibilidad del Apéndice D con los del RGPD del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos de 2018:  

• Utiliza unidades digitales de RR. HH. cifradas y con restricciones de acceso según el rol.
• Evita conservar los datos personales más allá del plazo establecido por la ley, salvo que así lo exija la legislación.

Preparación para la auditoría: tu lista de comprobación para la auditoría de cumplimiento de UKVI

Simulación de auditoría paso a paso para equipos de RR. HH.

La realización de revisiones internas periódicas garantiza que tu equipo esté siempre preparado para una auditoría:

1. Comprobación de la correspondencia con el CoS: Comprobar los registros activos del CoS con respecto a las funciones realmente desempeñadas.
2. Comprobar el estado de RTW: Asegúrate de que se hayan realizado las comprobaciones del código compartido en línea antes de las fechas de inicio del empleo.  
3. Comprobación cruzada del salario: Comprueba que las nóminas confirmen que los ingresos cumplen los umbrales salariales establecidos por el CoS.  
4. Registros de contacto de auditoría: Actualiza sin demora las direcciones o los números de teléfono que falten.  

Notificación de cambios a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS)

Registra y comunica siempre los siguientes cambios en el SMS en un plazo de 10 días laborables:  

• Cambios en el lugar de trabajo o en las modalidades de trabajo híbrido.
• Ajustes salariales (por ejemplo, permisos no remunerados o actualizaciones relacionadas con el permiso de maternidad).  
• Rescisión anticipada del contrato de trabajo o incumplimiento de la obligación de incorporarse al puesto.

Todo cambio sujeto a notificación debe registrarse en el Servicio de Gestión de Licencias de Promotores (SMS) del Reino Unido, y es importante saber quién puede hacerlo.

Señales de alerta habituales del Apéndice D que dan lugar a la suspensión o revocación del permiso de conducir

• No presentar los documentos solicitados durante una inspección sin previo aviso del UKVI.  
• Falta de justificante de contratación o imposibilidad de demostrar que existe una vacante real.
• Las comprobaciones de RTW se han realizado una vez que el empleado ha comenzado a trabajar.
• Datos de contacto desactualizados o ausencias de los trabajadores que no se controlan.  

Buenas prácticas para mantener el cumplimiento de lo establecido en el apéndice D

Listas de comprobación para la incorporación y flujos de trabajo automatizados de RR. HH.

• Incorporar la captura obligatoria de los documentos del Apéndice D en los flujos de trabajo estándar de incorporación.
• Emitir declaraciones oficiales sobre los derechos de los empleados y conservar los acuses de recibo firmados por los trabajadores.
• Configura alertas automáticas en el calendario para los vencimientos de los visados y las revisiones programadas del derecho al trabajo.

Cómo subsanar la falta de documentos antes de una auditoría

Si una auditoría interna pone de manifiesto la falta de documentos:

• Realiza inmediatamente una nueva comprobación en línea del «derecho al trabajo».  
• Solicita a los departamentos de contabilidad los registros históricos de nóminas y transferencias bancarias.
• Documenta la discrepancia a nivel interno y adjunta una nota en el expediente en la que se expliquen las medidas correctoras adoptadas.

Para aquellas empresas que deseen que su personal reciba formación interna sobre las obligaciones en materia de presentación de informes y mantenimiento de registros, ofrecemos formación sobre gestión y cumplimiento de la norma SMS del Reino Unido.

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.