Règles relatives à la preuve de salaire pour les sponsors reconnus aux Pays-Bas

Points clés à retenir pour la conformité IND

Les sponsors agréés doivent conserver la preuve que le salaire mensuel des migrants hautement qualifiés (HSM) et des titulaires d'une carte bleue européenne est versé sur un compte bancaire au nom de l'employé.

Une preuve simple et acceptable comprend le relevé bancaire de votre entreprise ou un aperçu des paiements groupés qui montre clairement le virement vers le compte de l'employé désigné.

Tous les dossiers doivent être conservés pendant cinq années complètes après que votre entreprise ait cessé d'être le parrain.

Cette règle renforce la surveillance de l'IND et contribue à protéger à la fois votre statut de sponsor et les permis de séjour de vos employés.

Des contrôles faciles des salaires permettent désormais d'éviter des problèmes coûteux liés à la conformité.

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Les sponsors reconnus aux Pays-Bas doivent conserver les documents prouvant que les salaires des migrants hautement qualifiés et des titulaires de la carte bleue européenne sont versés chaque mois sur un compte bancaire au nom de l'employé. L'exigence officielle de l'IND (mise à jour en janvier 2026) accepte un relevé de compte bancaire professionnel ou un aperçu des paiements groupés qui montre explicitement le virement versé à l'employé désigné. Conservez ces documents pendant cinq ans après la fin du parrainage et mettez-les à disposition sur demande.

Pourquoi cette mise à jour sur la conformité IND est importante pour les équipes RH internationales

Si votre organisation bénéficie du statut de sponsor reconnu pour les permis de séjour liés au travail, vous gérez déjà les contrats de travail, les fiches de paie et les contrôles des seuils salariaux. L'IND a désormais clarifié le niveau de preuve suivant : la réception effective des fonds par l'employé.

Sur la page consacrée aux obligations officielles, l'IND précise, à l'intention des migrants hautement qualifiés et des titulaires d'une carte bleue européenne :

« Documents attestant que l'employé a perçu son salaire chaque mois. Par exemple, un relevé de votre compte bancaire professionnel ou un aperçu d'un paiement groupé. Ces documents doivent montrer que le salaire a été versé sur un compte de paiement au nom de l'employé. »

Cette exigence s'ajoute à l'obligation existante de conserver le contrat de travail (indiquant le montant du salaire et les dates de paiement) et les bulletins de paie ou les spécifications.

Qui est concerné ?

Tous les sponsors reconnus qui emploient des migrants hautement qualifiés (HSM).
Tous les sponsors reconnus qui emploient des titulaires de la carte bleue européenne.
La même norme s'applique à d'autres catégories d'emploi rémunéré, mais l'IND met l'accent sur le HSM et la carte bleue, car ce sont les voies les plus courantes pour les talents internationaux.

Que devez-vous conserver exactement ?

Contrat de travail ou décision de nomination – doit indiquer le montant du salaire et la date de paiement.
Fiches de paie ou relevés de salaire – un par mois.
Preuve du transfert effectif – relevé bancaire ou fichier de paiement groupé indiquant :
- Date de paiement
- Montant
- Nom complet du destinataire
- Numéro de compte bancaire du bénéficiaire (au nom de l'employé)

Une capture d'écran de votre service bancaire en ligne ou un fichier CSV exporté depuis votre prestataire de paie suffit, à condition que les trois éléments d'information ci-dessus soient clairement visibles.

Période de conservation et accès IND

Conservez tous les dossiers pendant cinq ans après que votre entreprise ait cessé d'être le sponsor reconnu de l'employé. L'IND peut demander ces documents à tout moment lors d'un audit ou d'un contrôle aléatoire. Le fait de ne pas les présenter peut entraîner :

Amendes administratives
Perte temporaire ou permanente du statut de promoteur agréé
Complications ou révocation des permis existants des employés

Mesures pratiques pour les équipes RH et mobilité internationale

Mettez à jour votre liste de contrôle des salaires afin de signaler automatiquement les employés HSM et Blue Card.
Conservez les preuves de paiement dans une archive numérique sécurisée et consultable (dossier cloud ou plateforme de conformité) en utilisant une convention de nommage claire : EmployeeID_YYYY-MM_SalaryProof.pdf.
Effectuer un contrôle ponctuel trimestriel sur un échantillon de fichiers HSM/Blue Card actifs afin de vérifier que la règle relative aux comptes nominatifs est respectée.
Lorsqu'un employé quitte l'entreprise ou change de sponsor, archivez immédiatement l'ensemble des documents relatifs aux cinq dernières années.

Les sponsors reconnus qui utilisent déjà des prestataires de services de paie automatisés (fichiers batch SEPA avec les coordonnées complètes des bénéficiaires) satisfont généralement à cette exigence sans effort supplémentaire.

Comment Jobbatical soutient le recrutement conforme à l'IND aux Pays-Bas

Notre plateforme gère les notifications aux sponsors, la collecte de documents et l'archivage prêt pour l'audit pour les placements HSM et Blue Card. Nous intégrons les dernières obligations IND directement dans nos flux de travail afin que votre équipe ne manque jamais une date limite de preuve de salaire.

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Foire aux questions (FAQ)

Cette règle relative à la preuve de paiement du salaire s'applique-t-elle uniquement aux nouveaux permis ou également aux titulaires actuels d'un HSM et d'une carte bleue ?

Elle s'applique à tous les parrainages actifs et futurs. Les employeurs qui sont déjà reconnus comme parrains doivent fournir chaque mois la preuve du versement du salaire de chaque migrant hautement qualifié (HSM) et de chaque employé titulaire d'une carte bleue européenne à compter de la date d'entrée en vigueur de cette obligation. Cela ne se limite pas aux permis nouvellement délivrés.

Un bulletin de paie suffit-il, ou ai-je vraiment besoin du relevé bancaire ?

Une fiche de paie seule ne suffit plus. Bien que la fiche de paie indique le salaire calculé, l'IND exige une preuve que le salaire a bien été versé. Un relevé bancaire ou un aperçu des paiements groupés indiquant le virement est obligatoire en plus de la fiche de paie.

Le salaire de l'employé peut-il être versé sur un compte joint ou un compte d'entreprise ?

Non. Les documents doivent prouver que le salaire a été versé sur « un compte de paiement au nom de l'employé ». Les comptes joints ne peuvent être acceptés que si l'employé est le seul ou le principal titulaire du compte et si le relevé identifie clairement le virement comme étant un salaire. Les paiements versés sur des comptes d'entreprise ou de tiers ne sont pas acceptés.

Combien de temps après le départ de l'employé des Pays-Bas dois-je conserver les dossiers ?

Les registres de paiement des salaires doivent être conservés pendant cinq ans après que votre entreprise a cessé d'être un sponsor reconnu. Cela s'applique que l'employé reste aux Pays-Bas ou retourne dans son pays d'origine.

Où puis-je trouver le texte officiel ?

Le texte officiel est publié sur le site web de l'IND sous la rubrique « Obligations des sponsors et sponsors reconnus ». Le guide a été mis à jour pour la dernière fois le 28 janvier 2026 et doit être consulté régulièrement afin de prendre connaissance des modifications éventuelles.

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