Détachement de travailleurs en Espagne : guide relatif à la déclaration et au contrôle de l'ITSS

Un inspecteur du travail espagnol peut se présenter sur le site d’un client et vous demander votre dossier de détachement le jour même. Deux documents déterminent la suite des événements : le certificat A1 et la « Comunicación de Desplazamiento ». Ils sont délivrés par des autorités différentes, et les inspecteurs les comparent entre eux.

Quels sont les règlements de l'UE qui régissent le détachement d'un travailleur en Espagne ?

La directive relative au détachement des travailleurs (96/71/CE et sa révision de 2018)

L'Espagne a transposé ces deux textes par la loi n° 45/1999.

• Votre salarié bénéficie du salaire et des conditions de travail prévus par la convention collective applicable.
• Une affectation standard dure 12 mois.
• Une notification motivée déposée avant le 12e mois prolonge ce délai jusqu'au 18e mois.
• Au-delà de cela, la quasi-totalité du droit du travail espagnol s'applique.

La directive relative à l'application de la législation et ses pouvoirs d'inspection

La directive 2014/67/UE, transposée par le décret-loi royal n° 9/2017, est à l'origine de la situation actuelle en matière d'audit.

• L'ITSS peut vous demander de fournir vos documents, en espagnol, pendant et après votre détachement.
• Vous devez désigner un interlocuteur basé en Espagne.
• Les amendes infligées en Espagne peuvent faire l'objet d'une exécution forcée dans votre pays d'origine.

Le règlement n° 883/2004 et la coordination des régimes de sécurité sociale

• C'est ce qui détermine le régime de sécurité sociale dont relève votre salarié.
• Un agent en détachement peut conserver les cotisations versées par son pays d'origine pendant une période maximale de 24 mois.
• Le document A1 en est la preuve. Sans lui, l'Espagne peut réclamer le paiement des cotisations dès le premier jour.

De quel document de Sécurité sociale un travailleur détaché a-t-il besoin en Espagne ?

Formulaire A1 pour les expéditeurs de l'UE/EEE vs. attestation de couverture pour les pays signataires d'un accord

• UE, EEE ou Suisse : demandez le certificat A1 depuis votre pays.
• Pays signataires d'une convention, tels que les États-Unis, le Japon, le Brésil ou le Maroc : un certificat de couverture à la place.
• En l'absence de traité : affilier le salarié à la Sécurité sociale espagnole dès le premier jour.

Comment l'A1 s'intègre dans une affectation (il ne s'agit pas d'un transfert au sein du service des TIC)

• Un détachement permet à votre salarié de conserver son contrat et sa paie dans son entreprise d'origine.
• Un permis ICT est une voie d'immigration destinée aux ressortissants de pays hors UE qui sont mutés au sein de votre groupe ; il prévoit un régime de sécurité sociale différent.
• Commencez par choisir l'itinéraire. Les formalités administratives en découlent.

Où trouver les autorités compétentes pour la délivrance du formulaire A1 et connaître les délais

• L'A1 provient du pays d'origine, et non d'Espagne.
• À remplir avant le départ. Il est possible d'obtenir des formulaires A1 rétroactifs, mais cela fait mauvaise impression lors d'un contrôle.
• L'obtention des attestations de couverture peut prendre plusieurs mois ; il est donc conseillé de s'y prendre à l'avance.

Pour obtenir le détail complet des certificats A1, des attestations de couverture et des autorités émettrices par pays, consultez notre guide sur la sécurité sociale dans le secteur des TIC en Espagne.

Comment l'accord A1 s'articule-t-il avec la déclaration de publication espagnole ?

Pourquoi l'A1 ne suffit pas à lui seul à satisfaire les autorités du travail ?

Deux autorités, deux dossiers. Le formulaire A1 relève de la sécurité sociale ; la déclaration relative aux travailleurs détachés relève du droit du travail. Même un formulaire A1 irréprochable ne permettra pas d'échapper à une amende en cas de déclaration manquante.

Ordre de procédure : A1 en main avant le dépôt de la déclaration

• Lancez l'A1 dès que le projet aura été approuvé.
• Déposez la déclaration avant le premier jour ouvrable.
• Si le formulaire A1 est toujours en attente, déposez quand même votre demande et conservez le récépissé. Une déclaration tardive constitue une infraction grave ; un formulaire A1 en attente, non.

Veiller à ce que les deux documents soient prêts à être utilisés pour les devoirs

• Un fichier numérique par travailleur détaché, accessible en quelques minutes.
• Accusé de réception de la déclaration, formulaire A1, contrat, bulletins de paie, justificatifs de paiement, relevés d'heures.
• Traductions en espagnol préparées à l'avance, ou dans la langue co-officielle de la région.

Que doit contenir une déclaration de détachement en Espagne ?

Coordonnées du salarié, de l'employeur et de l'entreprise d'accueil

• Les coordonnées de votre entreprise et vos informations fiscales.
• Informations personnelles et professionnelles concernant chaque salarié détaché.
• La ou les entreprises espagnoles bénéficiaires du service.

Durée de la mission et description des prestations

• Date de début et durée prévue.
• Adresse professionnelle en Espagne.
• En quoi consiste réellement ce service ? Une formulation vague suscite des questions complémentaires.

L'interlocuteur désigné et l'adresse de service en Espagne

• Personne physique ou morale en Espagne chargée de recevoir les documents et notifications officiels.
• Un interlocuteur capable de vous représenter auprès des représentants du personnel.
• Une adresse postale espagnole valide. Un collègue qui est parti il y a plusieurs mois, c'est une aubaine qui ne demande qu'à se présenter.

Où et quand la déclaration de publication est-elle déposée ?

L'agence régionale pour l'emploi en tant que destinataire de la demande

• Effectuer la déclaration auprès de la communauté autonome où le travail est effectué, via le portail « Ley 45 » du ministère.
• Ceuta et Melilla relèvent quant à elles des délégations gouvernementales.
• Le fait d'exercer son activité dans trois régions implique trois déclarations distinctes.

La date limite « avant le début de l'activité »

• Déposez votre dossier avant le début des travaux, quelle que soit la durée de la mission.
• Certaines missions d'une durée maximale de huit jours font l'objet d'une dérogation. Cela ne s'applique en aucun cas aux agences d'intérim.
• Cette exemption ne concerne que la déclaration. Les principes d'égalité de traitement et les obligations A1 s'appliquent dès le premier jour.

Différences entre les communautés autonomes en matière de dépôt des documents auprès des autorités provinciales

• Plusieurs collectivités transmettent les demandes aux services provinciaux ou territoriaux de l'emploi.
• Certains considèrent votre premier dépôt comme une demande d'enregistrement.
• La Catalogne, le Pays basque, la Galice et Valence pourraient souhaiter des traductions dans les langues co-officielles.
• Cette construction ajoute une inscription dans le REA.

Comment l'A1 et la déclaration de détachement s'articulent-elles lors d'un contrôle ITSS ?

Ce que les inspecteurs vérifient en comparant les deux documents

• Les noms, dates et informations relatives à l'employeur figurant sur le formulaire A1 doivent correspondre à ceux indiqués dans la déclaration.
• Le service annoncé par rapport à ce que fait l'équipe sur place.
• Si l'entreprise expéditrice exerce réellement ses activités sur son marché national. Les opérations conjointes menées en Espagne et au Portugal visent précisément cet objectif.

Documents que vous devez conserver et durée de conservation

• Pendant l'affichage : sur le lieu de travail ou sous forme numérique, pour consultation immédiate.
• Une fois l'intervention terminée : établi à la demande de l'inspection du travail.
• La loi ne prévoit pas de délai de conservation spécifique. Les infractions peuvent faire l'objet de poursuites pendant trois ans ; considérez donc cette durée comme un minimum.

Lacunes courantes dans la documentation qui donnent lieu à des constatations

• Déclaration déposée un ou deux jours après le début des travaux.
• La personne de liaison indiquée sur le formulaire n'est plus joignable.
• Cession au cours des 12 derniers mois sans notification motivée.
• Les bulletins de paie sont disponibles uniquement dans la langue maternelle.
• Les indemnités journalières sont prises en compte dans le calcul du salaire minimum prévu par la convention collective.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de documents manquants ou erronés ?

Les niveaux de sanction prévus par la loi LISOS (mineur, grave, très grave)

En vertu de la LISOS, des amendes sont infligées pour chaque infraction, et une seule visite peut en donner lieu à plusieurs.

Responsabilité conjointe entre l'entreprise d'origine et l'entreprise d'accueil

• Votre client espagnol n'est pas un simple spectateur. Dans les chaînes de sous-traitance, la responsabilité est généralement partagée.
• Attendez-vous à ce que les organismes d'accueil vous demandent votre attestation de déclaration et des copies du formulaire A1 avant votre prise de fonction.

Conséquences sur les futurs dépôts de documents et audits

• Un dossier de sanctions augmente vos chances de faire l'objet d'une nouvelle inspection.
• Ces informations refont surface lorsque cette même personne dépose ultérieurement des demandes d'immigration.
• Les grands clients espagnols vérifient que leurs fournisseurs ne font pas l'objet de sanctions.

Comment les RH peuvent-elles harmoniser la conformité en matière de détachement sur plusieurs marchés de l'UE ?

Élaboration d'une liste de contrôle standardisée avant le départ

• Confirmez le mode de livraison : envoi postal, TIC ou location locale.
• Demandez le permis A1 ou l'attestation de couverture.
• Vérifiez que votre salaire est conforme à la convention collective.
• Désigner la personne de liaison et confirmer l'adresse en Espagne.
• Classer, enregistrer le justificatif, informer le responsable sur place.

Suivi centralisé des formulaires A1 et des déclarations

• Un enregistrement par mission, contenant les numéros de document et les deux dates de fin.
• Une alerte au 10e mois, afin de ne jamais manquer la prolongation de 18 mois.
• Analysez chaque marché séparément. Le système de notification néerlandais ne fonctionne pas du tout comme le système espagnol.

Les tableurs parviennent à gérer environ 20 tâches en cours d'exécution. Au-delà, ils cessent de fonctionner sans donner d'alerte.

Quand faire appel à un représentant local ?

• Vous ne disposez d'aucune entité ni d'aucun interlocuteur fiable dans la région.
• Les publications concernent plusieurs communautés ou remontent à plus de 12 mois.
• Une enquête a déjà été ouverte.

Jobbatical gère les formalités administratives, assure la liaison et tient à jour les dossiers relatifs au détachement de salariés en Espagne et dans toute l'Union européenne, afin que votre équipe puisse se concentrer sur le suivi des missions plutôt que sur la recherche de formulaires. Réservez une démonstration.

Avant de valider le prochain dossier d'espagnol, posez-vous cette question : seriez-vous en mesure de fournir l'attestation de déclaration et le formulaire A1 en moins d'une heure ?

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.