Sécurité sociale dans le secteur des TIC en Espagne : quel régime s'applique et ce que les RH doivent préparer

L'une des principales lacunes en matière de conformité auxquelles se heurtent les équipes RH lorsqu'elles transfèrent des employés en Espagne dans le cadre d'un permis ICT concerne la sécurité sociale. Quel régime s'applique ? Qui doit cotiser ? De quels documents l'entité d'accueil a-t-elle besoin avant de déposer la demande ?

La réponse dépend de l'existence ou non d'un accord bilatéral entre l'Espagne et le pays d'origine, et depuis un changement de pratique intervenu en 2024, une erreur peut entraîner des mois de retard, voire un rejet pur et simple.

La règle fondamentale : traité ou pas de traité

En Espagne, les obligations en matière de sécurité sociale pour les salariés mutés au sein d'une même entreprise se divisent en deux cas de figure, selon que le pays d'origine a conclu ou non un accord bilatéral de sécurité sociale avec l'Espagne.

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Processus décisionnel en matière de sécurité sociale dans le secteur des TIC en Espagne : accord bilatéral ou absence d'accord

Comparaison de scénarios : avec traité vs sans traité

L'Espagne a conclu des accords bilatéraux avec plus de 30 pays, dont les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Australie, le Canada, le Japon, la Corée du Sud, l'Inde et la plupart des pays d'Amérique latine. Pour connaître la procédure complète de demande sur place pour les ressortissants mexicains, consultez ce cas d'utilisation.

Le ministère espagnol de l'Inclusion, de la Sécurité sociale et de l'Immigration publie la liste en vigueur. Pour les expéditeurs établis dans l'Union européenne, le règlement (CE) n° 883/2004 s'applique automatiquement.

Les changements à adopter en 2024 que les équipes RH ne peuvent se permettre de manquer

Avant 2024, les services d'immigration espagnols autorisaient les entreprises à fournir une attestation confirmant que le salarié serait affilié à la sécurité sociale espagnole pendant que le certificat de couverture (COC) était encore en cours de traitement dans son pays d'origine. Cette pratique n'est plus acceptée.

Désormais, les salariés originaires de pays ayant conclu un accord de sécurité sociale avec l'Espagne doivent joindre le certificat de couverture social (COC) à leur demande de permis ICT. Si le COC n'est pas disponible, la demande de permis ICT ne peut pas être traitée.

C'est important car l'obtention d'un COC peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois, selon les pays. Si les équipes des ressources humaines ou de la paie attendent que les formalités d'immigration soient en cours de préparation, le processus de mutation risque d'être retardé.

La meilleure approche consiste à demander le COC dès que la mutation de l'employé est approuvée, plutôt que d'attendre que les documents de candidature soient rassemblés.

Ce que les RH doivent préparer en fonction des différents scénarios

Si le pays d'origine a conclu un accord bilatéral avec l'Espagne

En l'absence d'accord bilatéral

La paie pendant le transfert : les obligations de l'entité d'accueil espagnole

Pendant la mission ICT, le contrat de travail et la gestion de la paie de l'employé doivent rester entre les mains de l'entreprise d'origine. L'entité d'accueil espagnole ne devient pas l'employeur officiel dans le cadre du dispositif ICT. Le salaire est versé par l'entité du pays d'origine, et non par l'entreprise espagnole.

Toutefois, le salarié doit percevoir le salaire minimum espagnol, qui s'élève à environ 40 077 euros bruts par an en 2025, et l'entité d'accueil espagnole doit disposer de documents attestant que ce salaire est bien versé.

Pour les pays signataires d'une convention fiscale, l'entité du pays d'origine continue de gérer l'ensemble des cotisations sociales. L'entité d'accueil espagnole ne prélève pas séparément les cotisations espagnoles. Pour les pays non signataires d'une convention fiscale, l'entité d'accueil est chargée de l'affiliation à la sécurité sociale espagnole et du paiement des cotisations, même si la paie est établie à l'étranger, ce qui nécessite une coordination minutieuse entre les équipes des ressources humaines et de la paie dans les deux juridictions.

Le cas de l'UE et de l'EEE : un certificat A1 à la place du COC

Les salariés mutés depuis une entité d'origine située dans l'UE, l'EEE ou en Suisse suivent une procédure administrative différente. Le règlement (CE) n° 883/2004 régit la coordination de la sécurité sociale entre les États membres. Au lieu d'un certificat de couverture, le document requis est un certificat A1, délivré par l'autorité compétente en matière de sécurité sociale du pays d'origine.

Le certificat A1 précise quelle législation nationale s'applique et doit être automatiquement reconnu par les autorités espagnoles en vertu du droit de l'Union européenne. Aucune inscription supplémentaire en Espagne n'est requise lorsqu'un certificat A1 valide est en vigueur. Le traitement prend généralement entre 2 et 4 semaines pour les cas standard dans la plupart des pays de l'Union européenne.

Les erreurs courantes en matière de ressources humaines et comment les éviter

Attendre trop longtemps avant de demander le COC

Le certificat de couverture (COC) doit être prêt avant le dépôt de la demande d'ICT.

Pour les employés mutés depuis les États-Unis, la procédure peut prendre au moins 4 à 8 semaines. Dans certains pays, elle peut prendre de 3 à 6 mois. Un démarrage tardif peut retarder l'ensemble de la mutation.

Penser qu'un traité signifie l'absence de paperasse

Un accord de sécurité sociale avec l'Espagne permet aux salariés d'éviter de cotiser au système espagnol, mais certains documents restent obligatoires. Les services des ressources humaines doivent présenter au préalable le certificat COC ou A1.

Si ces documents font défaut, les autorités espagnoles pourraient considérer que le contrat n'existe pas, ce qui pourrait entraîner des frais d'enregistrement et de cotisations imprévus en Espagne.

Enregistrer le salarié dans les deux pays

Certaines entreprises déclarent leurs salariés en Espagne « au cas où », même lorsqu'un accord international en vigueur s'applique. Cela peut entraîner le paiement simultané de cotisations sociales dans deux pays.

Si le salarié dispose d'un certificat COC ou A1 en cours de validité, il devrait en principe rester affilié uniquement au régime de son pays d'origine.

Négliger la conformité de la filiale espagnole

L'entreprise d'accueil espagnole doit également s'être acquittée de ses propres obligations en matière de sécurité sociale avant de parrainer un permis ICT. Elle doit être dûment enregistrée auprès de la Trésorerie de la Sécurité sociale espagnole et être à jour dans ses obligations.

Si ces conditions ne sont pas remplies, la demande de visa ICT peut être rejetée. Pour en savoir plus, consultez les motifs de rejet les plus courants pour les visas ICT en Espagne.

Calendrier pratique pour les équipes RH

Calendrier recommandé pour la préparation de la retraite

Si votre organisation gère plusieurs transferts de personnel dans le domaine des TIC, la démarche relative à la sécurité sociale est celle qui risque le plus de raccourcir le délai d'intégration. Elle doit être considérée comme un volet parallèle à la demande de permis, et non comme une tâche en aval.

Pour en savoir plus sur l'incidence du type de permis sur les obligations de l'employeur, consultez la comparaison entre le permis ICT européen et le permis ICT national, ainsi que le guide complet à l'intention des employeurs concernant le permis ICT en Espagne.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.