Guide à l'intention des sponsors britanniques 2026 : Annexe D et respect des droits des travailleurs

Depuis le 6 mars 2026, le Home Office est passé d'une approche passive de contrôle de la conformité à une politique active de protection du bien-être des travailleurs. Il ne suffit plus de verser simplement le salaire correct ; les titulaires d'une licence de parrainage au Royaume-Uni sont désormais légalement tenus d'informer les travailleurs parrainés de leurs droits spécifiques en matière d'emploi et de conserver des preuves vérifiables de cette information. Le fait de ne pas intégrer ces notifications dans votre processus d'intégration RH constitue désormais un motif direct de retrait de licence, conformément aux obligations de conservation des documents prévues dans l'annexe D mise à jour.

L'évolution des exigences réglementaires en 2026 : au-delà des « postes réellement vacants »

La mise à jour de mars 2026 du document « Travailleurs et travailleurs temporaires : lignes directrices à l'intention des parrains » marque un tournant majeur dans la manière dont le gouvernement britannique appréhende la relation de parrainage. Le ministère de l'Intérieur définit désormais explicitement le parrainage comme un avantage accordé à titre volontaire, à sa seule discrétion.

Avec l'introduction de la nouvelle définition du « poste éligible » – qui remplace l'ancien concept de « poste vacant réel » –, l'accent est davantage mis sur la question de savoir si le poste reflète fidèlement les tâches quotidiennes énumérées dans le certificat de parrainage (CoS).

Informations obligatoires relatives aux droits des travailleurs

Conformément aux nouvelles directives des parties 1 et 3, les promoteurs doivent s'assurer que les travailleurs sont pleinement informés des éléments suivants :

• Salaire minimum national (SMN) : droits et protection contre les retenues illégales.
• Réglementation sur le temps de travail : durée hebdomadaire maximale et pauses obligatoires.
• Affiliation automatique à un régime de retraite : droits d'adhésion et de désaffiliation aux régimes de retraite d'entreprise.
• Congés légaux : droit aux indemnités de maladie, au congé de maternité/paternité et aux congés annuels.
• Santé et sécurité : le droit à un environnement de travail sûr.
• Procédures de réclamation : comment faire valoir officiellement ses préoccupations au travail sans craindre de représailles.

Annexe D : Le mandat en matière de preuves

La règle d'or pour 2026 est la suivante : si ce n'est pas documenté, cela n'a pas eu lieu. Afin de se conformer à la section 5(l) de l'annexe D, vos systèmes RH doivent conserver des preuves spécifiques. Les formats acceptés sont les suivants :

1. Confirmation écrite : copies des lettres ou des courriels envoyés au salarié détaillant ses droits.
2. Listes de contrôle d'intégration signées : document signé par le salarié confirmant qu'il a bien reçu et compris le règlement intérieur.
3. Dossiers de formation : documents attestant que le salarié a suivi une session intitulée « Introduction au droit du travail britannique » ou a validé un module de formation en ligne interne.

Application des règles relatives à la période de paie

À compter du 8 avril 2026, le respect des règles salariales sera contrôlé à chaque période de paie. Au lieu de calculer la moyenne salariale sur une année, le Home Office vérifiera si le seuil minimum est respecté sur chaque fiche de paie. Cela permettra de détecter presque instantanément tout sous-paiement grâce au partage de données avec le HMRC.

Recommandations à l'intention des équipes RH

• Vérifiez votre processus d'intégration : mettez à jour vos dossiers d'intégration afin d'y inclure une « Déclaration des droits des travailleurs » spécifique et veillez à obtenir une signature numérique ou manuscrite attestant de leur réception.
• Consultez les fichiers de l'annexe D : effectuez un audit simulé de vos travailleurs parrainés actuels. Si vous ne trouvez aucune trace de leur « sensibilisation aux droits », remédiez immédiatement à cette situation en leur fournissant ces informations a posteriori.
• Mettez rapidement à jour le SMS : utilisez le système de gestion des parrains (SMS) pour signaler tout changement de lieu de travail ou toute réduction de salaire (par exemple, en cas de congé sans solde) dans un délai de 10 jours ouvrables afin d'éviter de déclencher un « soupçon raisonnable ».

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