Documents relatifs au droit au travail : documents admissibles des listes A et B pour les employeurs britanniques

Les documents attestant du droit au travail sont les pièces spécifiques sur lesquelles le ministère de l'Intérieur vous autorise à vous appuyer. Ce guide présente les documents acceptables des listes A et B, ceux que vous ne devez pas accepter, ainsi que la manière de procéder à une vérification manuelle qui soit réellement valable.

Qu'est-ce qui est considéré comme un document attestant du droit au travail ?

Un document attestant du droit au travail désigne tout document figurant sur la liste A ou la liste B du ministère de l'Intérieur qui prouve qu'une personne est légalement autorisée à travailler pour vous au Royaume-Uni. En vérifiant correctement le document approprié, vous bénéficiez d'une excuse légale. Cette excuse vous protège contre toute sanction civile si, par la suite, il s'avère que le salarié travaillait illégalement.

Quand vous avez encore besoin d'une vérification sur support papier

La plupart des travailleurs non britanniques et non irlandais justifient désormais leur statut en ligne à l'aide d'un code de partage, et non plus sur papier. Les contrôles de documents physiques restent toutefois en vigueur dans un nombre de plus en plus restreint de cas :

• Les citoyens britanniques qui présentent un passeport
• citoyens irlandais
• Les personnes dont le passeport comporte une autorisation de séjour illimité (ILR) datant de plusieurs années ou des mentions sans limitation de durée
• Citoyens britanniques et irlandais dont l'identité a été vérifiée à l'aide de la technologie de validation des documents d'identité (IDVT)

Si un salarié dispose d'un statut d'immigration numérique, vous pouvez le vérifier en ligne sans avoir à traiter aucun document.

Comparaison rapide entre la liste A et la liste B

Liste A : Documents attestant d'un droit permanent à travailler

Les documents de la liste A attestent d'un droit de travail en cours. Il suffit d'en vérifier un correctement pour ne plus jamais avoir à refaire cette vérification pour cet employé.

Documents acceptés tels quels

• Un passeport britannique, en cours de validité ou périmé
• Un passeport ou une carte de passeport irlandais, en cours de validité ou périmé(e)
• Un passeport en cours de validité comportant une mention attestant d'un titre de séjour à durée indéterminée, du droit de résidence ou d'un titre de séjour sans limitation de durée

Documents à joindre à la preuve de votre numéro NI

Certains documents de la liste A ne sont valables que s'ils sont accompagnés d'un justificatif officiel du numéro de sécurité sociale :

• Un acte de naissance ou d'adoption britannique ou irlandais
• Un certificat de naturalisation ou d'enregistrement en tant que citoyen britannique

Pris isolément, aucun de ces éléments ne suffit à prouver le droit au travail. Ce sont les justificatifs relatifs au numéro NI qui permettent de valider la vérification.

Quels documents constituent une preuve du numéro de sécurité sociale ?

Les justificatifs acceptés doivent mentionner le nom et le numéro du salarié et être délivrés par un organisme public ou un ancien employeur. Il peut s'agir notamment d'un formulaire P45 ou P60, d'un avis de codification PAYE, d'une lettre du HMRC ou d'une lettre émanant d'un service public tel que le DWP ou Jobcentre Plus. Une carte en plastique indiquant le numéro d'assurance nationale n'est pas acceptée.

Liste B : Documents requis pour l'obtention d'un droit de travail à durée déterminée

La liste B concerne les travailleurs dont l'autorisation a une date d'expiration. Vous bénéficiez d'une dérogation légale à durée déterminée et vous devez programmer un contrôle de suivi avant l'expiration de leur autorisation. La liste B se divise en deux groupes.

Groupe 1 : Valable jusqu'à l'expiration de l'autorisation

Le groupe 1 regroupe les personnes dont le congé est confirmé et dont la date est fixée :

• Un passeport en cours de validité comportant une mention attestant que son titulaire est autorisé à séjourner et à exercer l'activité en question
• Un document attestant de votre statut d'immigration en cours de validité, muni d'une photo et comportant la même mention, ainsi qu'un justificatif officiel de votre numéro d'assurance sociale (NI)

Votre dérogation légale est valable jusqu'à la date d'expiration indiquée sur l'autorisation.

Groupe 2 : Documents devant faire l'objet d'une vérification par le ministère de l'Intérieur

Le groupe 2 concerne les salariés dont la demande est en cours de traitement, qui ont introduit un recours ou qui sont titulaires d'une carte d'enregistrement de demande. Ces éléments ne peuvent pas être vérifiés à partir du seul document. Vous devez les vérifier via le Service de vérification des employeurs, qui délivre un avis de vérification positive. Cet avis vous confère une excuse légale de six mois, et l'ensemble de la procédure est décrite dans ce guide.

Comparaison des documents relatifs au droit au travail entre la liste A et la liste B.

Documents que vous ne pouvez pas accepter

De nombreux documents d'apparence officielle n'ont aucune valeur en matière de droit au travail. Refusez-les systématiquement :

• Permis de conduire. Ni le permis britannique ni le permis étranger ne figurent sur l'une ou l'autre de ces listes.
• Les cartes ou numéros d'assurance nationale pris isolément. Une attestation d'assurance nationale ne peut servir de justificatif que s'elle est accompagnée de certains documents de la liste A ; elle ne peut en aucun cas être présentée seule.
• Les BRP, BRC et autres cartes physiques. Celles-ci ont expiré fin 2024. Les titulaires justifient désormais de leur statut à l'aide d'un eVisa et d'un code de partage ; les anciennes cartes ne constituent donc plus une preuve valable.
• Photocopies, numérisations et images envoyées par e-mail. Vous devez consulter l'original ou effectuer une vérification en ligne. Une capture d'écran du statut d'une personne ne constitue pas une vérification.

Scénarios de traitement des documents par type de collaborateur

Les cas réels correspondent rarement à ce qu'on trouve dans les manuels. Voici comment gérer les cas les plus courants.

Comment chaque salarié justifie-t-il son droit au travail ?

Ressortissants de l'UE, de l'EEE et de la Suisse

Depuis juillet 2021, un passeport européen ne suffit plus à lui seul à justifier le droit de travailler. Ces travailleurs bénéficient d’un statut de résident permanent ou provisoire et le justifient à l’aide d’un code de partage en ligne. Les travailleurs frontaliers suivent une procédure numérique similaire ; consultez notre guide sur le permis de travail frontalier pour plus de détails.

Changements de nom et documents ne correspondant pas

Si le nom figurant sur un document diffère de celui que le salarié utilise, demandez-lui de fournir une preuve de ce changement, comme un acte de mariage ou un acte unilatéral de changement de nom. Conservez-en une copie avec le document principal, sinon votre piste d'audit risque de présenter des incohérences par la suite.

Comment effectuer une vérification manuelle des documents

Le ministère de l'Intérieur définit trois étapes : obtenir, vérifier, photocopier. Si l'une d'entre elles n'est pas respectée, votre justification légale peut être rejetée, même si le salarié dispose bel et bien du droit de travailler. Dans la pratique, c'est là que naissent la plupart des problèmes lors des contrôles.

Se procurer les documents originaux

Procurez-vous les documents originaux, et non des copies, et vérifiez-les en présence du salarié. Les photos et les scans ne sont pas acceptés à ce stade. Vous devez avoir le document original sous les yeux.

Vérifier s'il y a eu altération et examiner l'état du produit

Avec le salarié face à vous :

• Vérifiez que la photo et la date de naissance correspondent bien à la personne et à tout autre document
• Vérifiez que les dates de validité ne sont pas dépassées, sauf dans les cas où la liste A autorise la présentation d'un passeport britannique ou irlandais périmé.
• Vérifiez qu'il ne présente pas de traces d'altération ou de coin rogné (un passeport dont un coin a été rogné ne constitue pas une pièce d'identité valable)
• Vérifiez que les conditions du visa autorisent l'emploi que vous proposez

Faites des copies de vos documents et datez-les

Faites une copie lisible et non modifiable, conservez-la en lieu sûr et notez la date à laquelle vous avez établi le chèque. Une copie sans date ne constitue pas une justification légale. Conservez ces documents pendant toute la durée de l’emploi, plus deux ans après le départ du salarié. C’est précisément sur ces lacunes dans la conservation des documents que les contrôles des licences de parrainage mettent en évidence des problèmes.

Au sein d'une équipe qui ne cesse de s'agrandir, cela devient rapidement un fardeau. Si vous parrainez des travailleurs, les attestations de droit au travail ont une incidence directe sur le risque lié à la licence de parrainage, et le ministère de l'Intérieur peut suspendre une licence précisément en raison de ce type de lacune.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.

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