La revolución del SaaS llega a las agencias de reubicación y a los equipos de movilidad global

Hace un año, cualquiera habría sido perdonado por pensar que el negocio de la reubicación de empleados y la movilidad global es un área sencilla y predecible en la que trabajar.

El papeleo entra, la gente sale. 

Hoy en día, no hay un solo aspecto de la reubicación de talentos que no haya cambiado gracias a Covid-19.

La reubicación sigue siendo, en general, una industria tradicional y humana: personas que trasladan a otras personas. Pero el mundo en el que existe ha cambiado rápidamente y de forma irreconocible. Las restricciones de viaje, los retrasos y los problemas de salud en general han añadido niveles de complejidad a los traslados. Sin embargo, el movimiento de personas no puede detenerse, porque las empresas siguen necesitando y contratando activamente talento internacional. Y alguien tiene que hacer que todo funcione. 

El peso de esta nueva responsabilidad en una partida ya de por sí complicada de ajedrez humano global recae desproporcionadamente en las agencias de reubicación, los equipos de movilidad global y los abogados de inmigración que trabajan a destajo para trasladar a las personas de forma segura.

Las empresas mundiales de software de movilidad están dando un paso adelante para modernizar esta industria, ofreciendo soluciones de movilidad adecuadas para la década de 2020.

Se acabó la rutina para las agencias de reubicación y los equipos de movilidad global 

Antes de Covid-19, el movimiento mundial de personas se estaba acelerando, lo que hacía insostenibles las cargas de trabajo para el tipo de sistemas manuales de reubicación que la mayoría de las empresas y organismos tienen implantados. La actuación de los gobiernos de todo el mundo ha sido lenta a la hora de simplificar los procesos de inmigración, lo que ha convertido a la burocracia en un importante cuello de botella incluso antes de la pandemia. A los profesionales de la reubicación y la movilidad global se les acumulaba el trabajo.

Cuando llegó la COVID-19, las agencias de reubicación y cualquiera que aún buscara contratar personal a nivel internacional se encontraron en una situación en la que se combinaban lo peor de ambos mundos: trasladar a las personas parecía casi imposible. Las restricciones y los cierres de fronteras iban y venían, y se implantaban nuevas normas de la noche a la mañana. Pero seguía siendo necesario trasladar a las personas, por lo que los proveedores de servicios de reubicación tuvieron que buscar soluciones. En 2020, el volumen de reubicaciones de talento gestionadas por Jobbatical creció más de un 365 por ciento, lo que demuestra la magnitud de esta paradoja de la movilidad global.

Cualquiera que sea el giro que tome la situación mundial, las agencias de reubicación no volverán a las andadas. La experiencia de la reubicación seguirá siendo primordial, pero persistirán los obstáculos para garantizarla. 

En este contexto de incertidumbre global, los agentes de reubicación deberían poder realizar su trabajo de forma fluida y eficiente, y seguir centrando la mayor parte de su energía en ofrecer una experiencia espectacular a los talentos. Pero, ¿cuál es la realidad? Las interminables cadenas de correos electrónicos y los seguimientos, el papeleo manual y la recopilación redundante de datos están haciendo que las conexiones humanas auténticas pasen a un segundo plano. Empresas como Jobbatical están decididas a no permitir que eso ocurra.

Cubrir el vacío tecnológico de las agencias de reubicación

Tanto si es usted un agente de reubicación independiente o un abogado de inmigración, como si pertenece a un equipo interno de movilidad global, conoce la lucha: la suya propia y la de las personas que traslada.

En el transcurso de una reubicación típica, una persona tiene que pasar por múltiples rondas de recopilación manual de información y documentos. De hecho, hasta un 30-40 por ciento de la información que las personas tienen que proporcionar durante el proceso de reubicación de empleados es redundante, lo que subraya la necesidad de un software de movilidad global eficiente.

Para los agentes, ésta y otras ineficiencias del sistema suponen horas de cumplimentación manual de formularios y de seguimiento que agotan unos recursos que podrían y deberían emplearse mejor en otras cosas.

Tras haber experimentado estos retos de primera mano, Jobbatical ha lanzado recientemente su software propio de movilidad global, una herramienta clave para las agencias de movilidad global y reubicación. Creado inicialmente para el propio equipo de agentes de reubicación de Jobbatical, el software permitió a la empresa ahorrar 10 000 horas de trabajo a sus clientes en 2020. 

Gracias a la recopilación de datos única en la plataforma de inmigración de Jobbatical, los empleados no tienen que introducir ninguna información más de una vez. Los formularios de solicitud de visados y permisos se rellenan automáticamente con la información del perfil del empleado, y se pueden descargar en cuestión de segundos. Esta automatización reduce el tiempo de creación manual de las solicitudes entre 6 y 7 horas por cada caso de traslado.

El software extrae la información de los talentos para los formularios, reduciendo el esfuerzo de introducción de datos para los talentos entre un 15 y un 20 por ciento. Para los candidatos, esta mayor rapidez y eficacia se traduce en una experiencia simplificada y notablemente más fluida. Lo que, a su vez, se traduce en un aumento de la satisfacción de los empleados, quizá el mayor indicador de un trabajo bien hecho para los proveedores de servicios de inmigración y reubicación. 

En general, el rápido intercambio de información que permite la plataforma Jobbatical se traduce en una reducción del 20 al 30 por ciento del trabajo manual tanto para los empleadores como para los empleados, lo que agiliza y acorta considerablemente todo el proceso de inmigración. 

La milla extra: La política de las agencias de reubicación

El software que puede utilizarse para automatizar y agilizar las cargas de trabajo es una necesidad absoluta para las agencias de reubicación y los equipos de movilidad global hoy en día. Pero cuando te enfrentas a las ruedas que giran lentamente de la burocracia, un buen software puede llevarte lejos, pero no puede llevarte hasta el final. 

Para Jobbatical, una empresa líder en movilidad global, no basta con poner parches al problema: están comprometidos con la resolución de las causas subyacentes en la gestión de la movilidad global. Fundada en Estonia, un país conocido por sus procesos de inmigración relativamente sencillos, la empresa se propuso combatir la burocracia y abordar el problema de la inmigración desde la raíz. El año pasado, Jobbatical anunció su colaboración con la ciudad de Berlín, lo que permitió a las personas acceder a un proceso de inmigración acelerado para instalarse en la ciudad alemana. En Estonia, Jobbatical lleva años influyendo en las políticas y ayudando al Gobierno a adoptar la tecnología. En 2020, Estonia puso en marcha su singular programa de visados para nómadas digitales, un proyecto impulsado por los expertos en inmigración de Jobbatical. 

A largo plazo, el objetivo de Jobbaticales crear mejores sistemas de inmigración que permitan al software llevar la rapidez de la reubicación a un nivel completamente nuevo. 

Cómo el SaaS para agencias de reubicación y equipos de movilidad global mantiene la reubicación humana

Con todo esto de la velocidad y la eficiencia, vale la pena señalar que, en cierto modo, el uso de software para automatizar y agilizar los procesos no hace que el sector de la reubicación sea menos humano. Al contrario, permite que sea lo más humano posible.

El objetivo de las agencias y especialistas en reubicación no es ser máquinas de archivar papeles. Esa tarea debería corresponder a máquinas de verdad. Con el software adecuado, cualquier profesional de la reubicación puede permitirse el tiempo y la energía necesarios para ofrecer una experiencia de reubicación que haga que la gente se sienta segura, incluso en los momentos más inéditos. 

Por eso no solo las grandes empresas con mucho dinero pueden justificar la inversión en software de reubicación. Las pequeñas agencias e incluso los abogados especializados en inmigración y los especialistas internos en movilidad global pueden reducir significativamente los errores y simplificar la gestión de sus casos con el SaaS adecuado.

Al fin y al cabo, para eso está el software. Para que la gente pueda hacer lo que mejor sabe hacer y lo que más necesita: invertir más tiempo y energía en crear conexiones humanas que conduzcan a las experiencias de reubicación más positivas que puedan imaginarse. 

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