Lista de comprobación para la gestión del portal de SMS en el Reino Unido

R: Para iniciar el proceso de incorporación, las empresas deben facilitar la carta de aprobación de la licencia de patrocinador, el número de dicha licencia, los datos de acceso al portal SMS para el usuario designado de Nivel 1, el registro actualizado de trabajadores patrocinados, los registros de los Certificados de Patrocinio (CoS) existentes y cualquier documentación relacionada con la correspondencia reciente con el UKVI o con medidas de cumplimiento. Facilitar estos documentos desde el principio permite a Jobbatical llevar a cabo una revisión completa del cumplimiento antes de hacerse cargo de la gestión del SMS.

R: Sí. La carta de aprobación de la licencia de patrocinador es uno de los documentos de cumplimiento más importantes, ya que confirma la categoría de la licencia, el número de licencia y el personal clave registrado en el UKVI. Jobbatical utiliza este documento para contrastar los datos de la licencia de patrocinador con la información que figura en el portal SMS e identificar cualquier discrepancia que pueda requerir una actualización.

R: Las empresas deben preparar un expediente completo para cada trabajador patrocinado, que incluya copias del pasaporte, pruebas del BRP o del visado electrónico, registros de la verificación del derecho a trabajar, contratos de trabajo, datos de la carta de apoyo (CoS), registros salariales, información de contacto y cualquier documento relacionado con cambios en el puesto de trabajo, el salario o el lugar de trabajo. Estos registros forman parte de la documentación que el UKVI puede solicitar durante una auditoría de cumplimiento.

R: Las empresas deben conservar las pruebas de todas las comprobaciones del derecho a trabajar realizadas antes del inicio de la relación laboral y, en su caso, de las comprobaciones de seguimiento. Esto suele incluir copias de pasaportes, pruebas del estatus migratorio, resultados de comprobaciones en línea del derecho a trabajar, registros de verificación con fecha y sello, y pruebas de que la persona sigue teniendo permiso para trabajar en el Reino Unido. La falta de documentación relativa al derecho a trabajar es un problema de cumplimiento habitual que se detecta durante las auditorías del UKVI.

R: Sí. Las empresas deben conservar los contratos de trabajo firmados de todos los trabajadores patrocinados, junto con cualquier modificación de los mismos. El contrato debe reflejar claramente el puesto, el salario, el horario laboral y las condiciones de empleo, que deben coincidir con la información que figura en el Certificado de Patrocinio del trabajador. El UKVI puede comparar estos documentos durante una inspección de cumplimiento.

R: Los empleadores deben conservar los registros de nóminas, las nóminas, los comprobantes de pago bancario, la documentación relativa a las revisiones salariales y los registros que confirmen que a los trabajadores patrocinados se les paga un salario igual o superior al nivel salarial indicado en su Certificado de Patrocinio (CoS). Estos documentos ayudan a demostrar el cumplimiento de los requisitos salariales de la licencia de patrocinio y suelen solicitarse durante las visitas de inspección del UKVI.

R: Los empleadores deben conservar pruebas justificativas de todos los cambios que deban notificarse, incluyendo cartas de ajuste salarial, documentación relativa a ascensos o cambios de cargo, contratos de trabajo actualizados, registros de traslados, registros de ausencias, cartas de renuncia y documentación relativa a despidos. Es fundamental conservar estas pruebas justificativas, ya que el UKVI puede solicitar pruebas de que los cambios notificados eran correctos y se presentaron dentro del plazo establecido.

R: Los documentos del Apéndice D deben conservarse en un formato seguro y de fácil acceso, ya sea en formato digital o en expedientes físicos. Cada trabajador patrocinado debe tener un expediente específico que contenga sus documentos de identidad, la documentación que acredite su derecho a trabajar, el contrato de trabajo, los registros del CoS, los documentos de nómina, los datos de contacto y cualquier registro de cambios que deban notificarse. Los empleadores deben poder presentar estos documentos de inmediato si se les solicitan durante una auditoría de cumplimiento del UKVI o una visita in situ.