Scaled, líder mundial en herramientas para desarrolladores, amplió su proceso de contratación en tres países con Jobbatical

Acerca del cliente

Nuestro cliente es una empresa de software reconocida a nivel mundial especializada en herramientas de productividad para desarrolladores y entornos de desarrollo integrados (IDE). Con un equipo de ingeniería distribuido por varios continentes, la empresa contrata a ingenieros de software altamente especializados y a profesionales técnicos de todo el mundo para sus oficinas, situadas principalmente en Alemania, España y los Países Bajos.

Ante el rápido crecimiento de su plantilla a nivel internacional, la empresa necesitaba un socio de movilidad global fiable y con capacidad de adaptación para gestionar la complejidad de los trámites de inmigración transfronteriza, las renovaciones de permisos de trabajo y la reubicación de familias, sin sobrecargar a su equipo interno de recursos humanos.

Retos de los clientes

Antes de asociarse con Jobbatical, la empresa se enfrentaba a varios retos de movilidad internacional que se agravaban entre sí, típicos de las organizaciones tecnológicas en rápido crecimiento:

La complejidad de los trámites de visados e inmigración a gran escala

• Gestión de expedientes de inmigración en tres jurisdicciones de la UE —Alemania, España y los Países Bajos—, cada una con requisitos normativos, normas documentales y plazos de tramitación distintos.
• El elevado volumen de renovaciones de permisos de trabajo y de casos de cambio de empleador exige un seguimiento riguroso del cumplimiento normativo para evitar interrupciones en la autorización de trabajo.
• Información sobre los requisitos para obtener la Tarjeta Azul de la UE, las vías de obtención de visados para trabajadores cualificados y los requisitos de registro local para la contratación de personal internacional.

Traslado familiar y ayuda para personas a cargo

• Una parte considerable del personal trasladado necesitaba ayuda para la reagrupación familiar, lo que complicaba los plazos de tramitación de los casos y los procesos de gestión de la documentación.
• La gestión simultánea de las solicitudes de visados para familiares a cargo y de los permisos de trabajo principales supuso una gran carga administrativa para el departamento de Recursos Humanos.

Limitaciones de capacidad en materia de recursos humanos

• Los equipos internos de RR. HH. carecían de los recursos necesarios para gestionar la carga administrativa de más de 160 trámites de inmigración y, al mismo tiempo, garantizar una experiencia de calidad para los empleados.
• Los canales de comunicación fragmentados y la gestión manual de los documentos provocaron retrasos e incoherencias.

Expectativas en materia de experiencia del talento

• Los candidatos técnicos de alto nivel esperaban un proceso de reubicación ágil, transparente y bien orientado; los retrasos o las malas experiencias podían provocar el rechazo de las ofertas y la pérdida de talento.

Solución: Cómo ayudó Jobbatical

Plataforma centralizada de gestión de casos

Los más de 160 casos se gestionaron a través de la plataforma unificada de Jobbatical, lo que permitió tanto a los responsables de RR. HH. como a los empleados trasladados disponer de una visibilidad completa del progreso de los casos, las tareas pendientes y los próximos plazos, todo ello desde un único panel de control.

• Asignación automática de tareas con recordatorios de fechas de vencimiento integrados y seguimiento del estado
• Flujos de trabajo estructurados para la carga y descarga de documentos, lo que reduce las idas y venidas en la comunicación
• Gestión de casos familiares con una práctica opción para copiar información entre casos vinculados

Asistencia especializada en materia de inmigración en tres jurisdicciones

Los agentes de Jobbatical especializados en inmigración —cada uno de ellos experto en la legislación de inmigración alemana, española y neerlandesa— nos ofrecieron un asesoramiento proactivo en cada paso del proceso, desde las listas de verificación iniciales de la documentación hasta la expedición y renovación de los permisos.

• Gestión de citas y comunicación con las autoridades en nombre de los artistas
• Supervisión del cumplimiento normativo en tiempo real para señalar las próximas renovaciones y los cambios normativos previstos para 2025-2026
• Una comunicación proactiva que garantizaba que el personal nunca se viera sorprendido por los cambios en los procesos

Automatización y eficiencia en los flujos de trabajo

• Los formularios inteligentes, con campos ya rellenados e instrucciones claras, redujeron los errores en la introducción de datos
• Sistema de notificaciones configurado para avisar a los profesionales y al departamento de RR. HH. en el momento oportuno, sin saturar los buzones de correo electrónico
• La mensajería centralizada, con funciones completas de búsqueda y filtrado, agilizó la comunicación sobre los casos

Nacionalidades reubicadas y desglose por destinos

Jobbatical gestionó traslados en una amplia variedad de rutas internacionales, y la mayoría de los profesionales se trasladaron a Alemania, España y los Países Bajos desde los principales mercados mundiales de talento:

Resultados operativos: Servicios de Jobbatical

La colaboración ha dado lugar a resultados medibles y cuantificables en todos los aspectos de las operaciones de movilidad global:

Logros operativos clave

• Ampliación de la gestión de casos individuales a una operación de inmigración totalmente gestionada y multinacional sin aumentar la plantilla
• La documentación estandarizada para la incorporación y los flujos de trabajo con formularios prellenados redujeron los errores en el envío al eliminar la necesidad de volver a introducir los datos manualmente
• Reserva centralizada de citas en las oficinas de la Ausländerbehörde alemana, el IND neerlandés y la Extranjería española, lo que elimina un importante cuello de botella administrativo
• El seguimiento de los casos en tiempo real proporcionó a los responsables de RR. HH. una visibilidad completa sin necesidad de realizar llamadas para actualizar el estado

Rentabilidad de la inversión y ahorro para el cliente al utilizar los servicios de Jobbatical

Según la metodología estándar de ROI de Jobbatical —que tiene en cuenta el tiempo dedicado por los especialistas en RR. HH., los costes de asesoramiento jurídico, la corrección de errores y los gastos generales relacionados con la experiencia del talento—, el cliente logró un ahorro total de 437 820 € durante el periodo de colaboración. Al recuperarse 2189 horas de RR. HH., se pudo reasignar a actividades de gestión de personal de mayor valor el equivalente a más de una carga de trabajo anual de un coordinador de inmigración a tiempo completo.

Estos ahorros reflejan el impacto directo de la capa de automatización de Jobbatical: la eliminación de tareas manuales repetitivas, la reducción de la repetición de trabajos debida a solicitudes incompletas y la prevención de costosos retrasos en el cumplimiento normativo que pueden impedir que los candidatos empiecen a trabajar a tiempo.

‍

Una colaboración satisfactoria y cómo ayudó al cliente

Comentarios sobre la plataforma por parte de los equipos de RR. HH. y Operaciones

• «Respuesta rápida del agente encargado del caso»: especialistas dedicados a su disposición para resolver rápidamente los problemas de los equipos de RR. HH.
• «La frecuencia de las notificaciones es adecuada»: un ritmo inteligente de notificaciones que mantiene informados a los responsables de RR. HH. sin generar ruido
• «Añadir un nuevo miembro de la familia es muy fácil»: una gestión simplificada de los familiares a cargo que reduce las tareas administrativas de coordinación
• «La vista de los formularios es fácil de entender»: un diseño intuitivo que reduce los errores y las reenvíos
• «Vista de mensajes clara e intuitiva»: registros de comunicación estructurados que evitan malentendidos
• «La opción de copiar información a los expedientes familiares resulta muy práctica»: la automatización reduce la introducción duplicada de datos

Actualizaciones normativas para 2025-2026 gestionadas por Jobbatical

Los especialistas en inmigración de Jobbatical asesoraron de forma proactiva al cliente sobre las recientes modificaciones normativas que afectan a la contratación de personal internacional en la UE, entre las que se incluyen los cambios en la Ley alemana de inmigración de trabajadores cualificados (Fachkräfteeinwanderungsgesetz), los nuevos plazos de tramitación de las autoridades de inmigración neerlandesas (IND) y la evolución de los requisitos para obtener el permiso de trabajador altamente cualificado en España, garantizando así que no se produjeran incumplimientos normativos en ninguno de los casos en curso.