Allemagne : autorisation au titre de l'article 16b arrivant à échéance en milieu d'année : les 140 jours ouvrables sont-ils calculés au prorata ?

Le défi : deux limites distinctes, un seul employé

Les services des ressources humaines chargés de la gestion des employés titulaires d'un permis de séjour étudiant allemand au titre de l'article 16b sont régulièrement confrontés à une question de conformité : lorsque le permis arrive à expiration, combien de jours l'employé peut-il encore travailler ?

La confusion provient du fait que deux paramètres juridiques distincts s'appliquent simultanément : la date d'expiration du permis et la limite annuelle du nombre de jours de travail. Ces deux éléments sont régis par des règles différentes et n'interagissent pas comme le supposent la plupart des professionnels des ressources humaines. De nombreuses équipes pensent à tort qu'un permis expirant, par exemple, dans quatre mois ne permet de bénéficier que d'une fraction du quota de 140 jours, car il ne couvre pas une année complète.

Cette hypothèse est erronée. L'article 16b, paragraphe 3, de la loi sur le séjour fixe le quota de travail à 140 jours ouvrables complets par année civile — un quota annuel fixe qui s'étend du 1er janvier au 31 décembre. Ni l'Office des étrangers ni l'Agence fédérale pour l'emploi ne calculent cette limite au prorata en fonction de la date de délivrance ou d'expiration du permis. Si l'étudiant a utilisé, par exemple, 60 jours plus tôt dans l'année, il lui reste 80 jours complets — et ces 80 jours peuvent tous être travaillés avant l'expiration du permis, même si celle-ci n'est prévue que dans quatre mois.

Le risque concret est tout autre : les employeurs laissent parfois le travail se poursuivre après l'expiration du permis, en partant du principe que le solde de jours restants vaut autorisation de continuer. Ce n'est pas le cas. Une fois le permis expiré, l'autorisation de travail prend fin, quel que soit le nombre de jours non utilisés du quota annuel.

L'approche de Jobbatical

Jobbatical aide les équipes RH à suivre simultanément le nombre de jours travaillés et la durée de validité des permis, afin de s'assurer qu'aucune de ces limites n'est dépassée. Pour les employés dont le permis arrive à expiration, l'équipe chargée des questions d'immigration de Jobbatical recommande d'entamer les démarches pour obtenir un permis de travail qualifié allemand ou tout autre permis de remplacement approprié bien avant l'expiration — généralement 8 à 12 semaines à l'avance — afin de ne pas interrompre la continuité de l'emploi.

Comment la règle des 140 jours s'applique-t-elle dans la pratique ?

En vertu de l'article 16b, paragraphe 3, de la loi sur le séjour des étrangers (AufenthG), les étudiants étrangers en Allemagne sont autorisés à travailler jusqu'à 140 jours de travail complets (définis comme des jours comportant plus de quatre heures de travail) ou 280 demi-journées de travail (quatre heures ou moins) par année civile. Ces deux catégories peuvent être combinées.

L'année civile sert de période de référence. Cela a été confirmé par les directives officielles des autorités chargées de l'immigration, notamment le Landesamt für Einwanderung (LEA) de Berlin. Un étudiant qui commence ses études en septembre, par exemple, dispose de la totalité des 140 jours prévus de septembre à décembre — et non d'un montant réduit au prorata.

Ce qui compte et ce qui ne compte pas. Les jours où aucun travail n'est effectué (maladie, congés) ne sont pas pris en compte. Les absences rémunérées sont également exclues. Les stages obligatoires dans le cadre du cursus universitaire ne sont pas pris en compte dans le calcul de la limite de 140 jours. Les postes d'assistant étudiant (Hiwi) au sein d'organismes affiliés à l'université sont généralement exclus, à condition qu'il existe un lien académique clair.

L'obligation de suivi incombant à l'employeur. Les employeurs sont tenus de consigner le nombre total d'heures travaillées, y compris toute activité exercée simultanément pour d'autres employeurs. Lorsqu'un salarié occupe plusieurs emplois, tous les jours de travail effectués pour l'ensemble des employeurs sont pris en compte dans le cadre du quota annuel unique de 140 jours.

L'expiration du permis constitue un obstacle insurmontable. Le quota de 140 jours et la date d'expiration du permis sont des variables indépendantes, mais cette dernière agit comme un plafond : aucun travail n'est autorisé une fois le permis expiré, même s'il reste des jours non utilisés. Les équipes RH doivent considérer la date d'expiration et le décompte des jours comme des critères de conformité distincts nécessitant un suivi séparé.

À l'attention des employeurs / des équipes RH

1. Vérifiez le nombre de jours déjà utilisés depuis le début de l'année. Avant de planifier de nouvelles affectations, vérifiez combien des 140 jours ont déjà été utilisés depuis le 1er janvier. Cela doit inclure tout travail effectué par le salarié auprès d'autres employeurs.
2. Calculez le nombre de jours autorisés restants. Soustrayez les jours déjà utilisés du nombre total de 140 (jours entiers) ou 280 (demi-journées). Il s'agit du volume maximal de travail disponible avant la fin de l'année civile ou l'expiration du permis, selon la première éventualité.
3. Déterminez la date limite à respecter. Vérifiez la date exacte d'expiration du permis. Tous les travaux autorisés doivent cesser au plus tard à cette date, quel que soit le nombre de jours restants.
4. Lancez la procédure de renouvellement ou d'obtention d'un nouveau permis suffisamment à l'avance. Si l'employé poursuit ses études, demandez une prolongation du permis 16b au moins 8 à 12 semaines avant son expiration. Si l'obtention du diplôme approche, commencez à étudier les possibilités offertes par le permis d'emploi qualifié allemand ou la Carte bleue européenne.
5. Consignez ces informations au fur et à mesure. Tenez un registre à jour des jours travaillés par employeur pour l'année civile. Ce registre est exigé par l'Agence fédérale pour l'emploi et protège l'employeur en cas de contrôle de conformité.

Pour les employés / Les talents

1. Vérifiez votre solde journalier. Additionnez tous les jours où vous avez travaillé depuis le 1er janvier, quel que soit votre employeur. Ce total s'applique à un budget annuel commun — et non par employeur.
2. Vérifiez la date d'expiration de votre permis. Notez la date exacte figurant sur votre permis de séjour. Tout travail effectué sans autorisation après cette date constitue une infraction, quel que soit le nombre de jours restants sur votre quota annuel.
3. Informez votre employeur de vos emplois multiples. Si vous travaillez pour plusieurs employeurs, indiquez à chacun d'entre eux le nombre total d'heures que vous effectuez dans l'ensemble de vos fonctions afin qu'ils puissent vérifier avec précision le respect des règles.
4. Demandez le renouvellement ou le statut de successeur suffisamment à l'avance. Contactez le service des étrangers (Ausländerbehörde) compétent pour prolonger votre permis 16b ou passer à un permis de recherche d'emploi après l'obtention du diplôme au moins 8 à 10 semaines avant l'expiration.
5. Conservez une trace de vos jours de travail. Conservez vos bulletins de paie, contrats et feuilles de présence qui attestent du nombre de jours travaillés par employeur au cours de l'année civile, au cas où une enquête serait menée.

Principaux enseignements

• La limite de 140 jours s'applique sur une base annuelle et n'est pas calculée au prorata. Elle correspond à l'année civile (janvier-décembre) et non à la période de validité du permis. L'expiration d'un permis en cours d'année ne réduit pas le nombre de jours disponibles.
• La date d'expiration du permis marque la fin définitive de l'autorisation de travail. Le solde de jours non utilisés du quota de 140 jours ne donne plus droit à travailler une fois le permis expiré.
• Suivez simultanément deux limites distinctes. Il est nécessaire de surveiller à la fois le nombre de jours utilisés depuis le début de l'année et la date d'expiration du permis ; aucune de ces deux données ne permet à elle seule de dresser un tableau complet de la conformité.
• Les jours où aucun travail n'a été effectivement effectué ne sont pas pris en compte. Les jours de congé maladie, les jours fériés et les congés payés ne sont pas décomptés du quota de 140 jours ; seuls les jours où un travail a effectivement été effectué sont pris en compte.
• Plusieurs employeurs se partagent un budget annuel. La limite de 140 jours s'applique à chaque personne, et non par employeur. Les fonctions exercées simultanément dans différentes entreprises sont toutes imputées sur ce même budget annuel.
• Les stages obligatoires dans le cadre des études et la plupart des postes d'assistants universitaires (Hilfswissenschaftler) sont exemptés. Les stages obligatoires intégrés au programme d'études et la plupart des postes d'assistants étudiants dans des institutions affiliées à l'université ne sont pas pris en compte dans la limite des 140 jours.
• Commencez les démarches de renouvellement de votre permis 8 à 12 semaines avant son expiration. Les demandes de renouvellement tardives risquent d'entraîner des interruptions dans votre autorisation de travail, même si un certificat provisoire (Fiktionsbescheinigung) est délivré — assurez-vous que vos droits au travail sont explicitement mentionnés sur tout document de prolongation.