Cómo comprobar la autorización de trabajo de un empleado en Francia: guía sobre el código QR

Cómo interpretar el resultado de la exploración

El análisis arroja uno de estos tres resultados. Infórmate de lo que significa cada uno antes de que el empleado empiece a trabajar.

Si el escaneo falla, no permitas que la persona comience a trabajar y confirma la situación con la prefectura antes de continuar. La incorporación de personal con un resultado fallido o que no coincida es precisamente la situación que da lugar a las multas que se indican a continuación.

¿Y si el documento no tiene código QR?

No todos los documentos que veas incluyen un código QR escaneable. Los permisos expedidos antes de la implantación de 2026 y algunos documentos de la ANEF tienen un formato diferente. A continuación se indica la solución alternativa en cada caso.

• Tarjetas físicas de formato antiguo: si la tarjeta es anterior a la implantación del código QR, la solicitud de autenticación a la prefectura (paso 2) se convierte en tu vía principal de verificación. Envíala y conserva el acuse de recibo.
• Documentos digitales de la ANEF: El código QR suele aparecer en el «attestation de prolongation d'instruction» o en la «décision favorable» de la ANEF, no en la tarjeta de plástico. Escanea el código que figura en el propio certificado.
• No hay ningún código en ninguna parte: compruébalo todo a través de la solicitud a la prefectura. La norma de los dos días laborables te sigue ofreciendo una vía que cumple con la normativa.

Esto suele ocurrir sobre todo cuando se verifica la identidad de empleados ya en plantilla o de una persona recién contratada cuya tarjeta se haya expedido según el formato anterior. La ausencia de un código QR nunca exime de la obligación, solo cambia la forma de demostrarla.

Paso 3: Presentar y conservar el recibo

El «recibo» es la prueba de que se ha llevado a cabo la verificación. Es la confirmación que devuelve la herramienta o la prefectura, y es lo primero que te pide el inspector.

Qué guardar

• Confirmación de la verificación: el resultado del escaneo o la respuesta de la prefectura (o el comprobante de tu solicitud, junto con la expiración del plazo de 2 días laborables).
• Una copia del permiso: anverso y reverso, o el documento de la ANEF certificado.
• Marca de tiempo del análisis: la fecha y la hora en que se realizó la comprobación.
• Referencia de la prefectura: el número de solicitud o el acuse de recibo, en caso de que hayas utilizado esa vía.

Guarda toda esta documentación en el expediente personal del empleado durante al menos 5 años tras la finalización de la relación laboral.

Nota sobre la protección de datos

Según el RGPD, los documentos de inmigración se consideran datos personales, por lo que solo debes conservar lo estrictamente necesario para cumplir con la normativa y durante un plazo que no supere los cinco años. Guarda las copias de forma segura, limita el acceso al departamento de RR. HH. y elimínalas una vez que haya vencido el plazo de conservación. Conservar copias de los permisos de forma indefinida «por si acaso» supone en sí mismo un riesgo para la protección de datos, y no es una práctica segura por defecto.

Qué hacer si descubres que un empleado no está autorizado

Si el resultado de una comprobación es negativo para alguien que ya está trabajando, actúa con rapidez y documenta cada paso. Tanto el pánico como la inacción empeoran la situación.

• Suspender el trabajo: Suspender al empleado de sus funciones hasta que se resuelva la situación.
• Busca asesoramiento jurídico: antes de rescindir el contrato o presentar una denuncia, solicita asesoramiento sobre tu situación en materia de derecho de inmigración.
• Evaluar la regularización: en algunos casos, una renovación pendiente o una nueva solicitud pueden restablecer la autorización.
• Colaborar con la inspección: la colaboración con la inspección de trabajo se valora mucho más positivamente que el encubrimiento.
• Documenta las medidas correctivas: Anota lo que has detectado, cuándo y todas las medidas que se hayan tomado.

Las consecuencias van más allá de las multas. Los empresarios se enfrentan a responsabilidad penal, a la prohibición de contratar a trabajadores extranjeros durante un máximo de cinco años y a un daño a su reputación que perdura más allá de cualquier sanción. Demostrar que se realizan verificaciones de forma sistemática y que se actuó en cuanto se detectó un problema es la mejor forma de mitigar las consecuencias.