¿Cómo retirar un certificado de patrocinio (CoS) en el Reino Unido? Guía de RR. HH.

¿Qué significa retirar una declaración de responsabilidad?

Retirar una declaración de patrocinio (CoS) implica cancelarla en el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) antes de que dé lugar a la concesión de un visado. Hay dos situaciones en las que se aplica esto:

• Se ha asignado el CoS, pero aún no se ha solicitado el visado; el trabajador dispone de un número de referencia del CoS, pero aún no ha presentado su solicitud de visado ante el UKVI.
• Se ha asignado el CoS, ya se ha presentado la solicitud de visado y el trabajador ha utilizado la referencia del CoS en una solicitud en curso. Este caso es considerablemente más complejo y requiere notificarlo al UKVI.

Una vez que se haya retirado el CoS,

• El número de referencia del CoS queda anulado y no puede volver a utilizarse.
• La retirada se deduce de tu asignación anual y la tasa de 525 £ no es reembolsable.

La retirada de la CoS en el caso de que ya se haya asignado dicha CoS y se haya presentado la solicitud de visado conlleva un riesgo real para la situación migratoria del trabajador y no debe llevarse a cabo sin el asesoramiento de un especialista.

Cronología que muestra el ciclo de vida de la CoS y el momento a partir del cual ya no es posible su retirada

7 razones válidas para retirar una declaración de conformidad

Un Certificado de Patrocinio (CoS) solo puede retirarse antes de que el trabajador presente su solicitud de visado. Si se da alguna de las siguientes situaciones, cancele el CoS en el portal SMS de inmediato.

• Oferta de empleo retirada: El puesto se ha suprimido o la oferta se ha cancelado antes de que el trabajador presente su solicitud.
• Despido por exceso de personal o reestructuración: Una reorganización de la empresa supone la supresión del puesto. Asegúrate de documentar internamente el motivo empresarial para tus archivos.
• El candidato se ha echado atrás: el trabajador rechaza el puesto o retira su aceptación después de que se haya generado el CoS.
• Errores irreparables en el CoS: errores graves (como un código SOC incorrecto o un nivel salarial erróneo) que no pueden subsanarse mediante una nota del patrocinador. Debes retirar el CoS y emitir uno nuevo.
• Comprobaciones de antecedentes fallidas: El candidato no supera las comprobaciones obligatorias previas a la contratación, las referencias o las comprobaciones de antecedentes. Guarda estos resultados fallidos en tus archivos de cumplimiento del Apéndice D.
• No se ha respetado la fecha de caducidad: El candidato no ha presentado su solicitud de visado dentro del plazo estricto de 3 meses de validez tras la asignación del CoS.
• Congelación interna de la contratación: una congelación a nivel de toda la empresa hace que la contratación sea imposible. La Ministerio del Interior espera que, durante las auditorías, se presente una justificación empresarial clara y documentada al respecto.

Situaciones críticas en las que no se puede retirar una declaración de compromiso (CoS)

Cuándo NO se puede retirar un CoS

Un CoS solo puede cancelarse antes de que se tome una decisión sobre el visado. No puedes retirar un CoS si:

• Ya se ha concedido el visado.
• El trabajador ha entrado en el Reino Unido.
• El empleado ha empezado a trabajar.

Cualquier cambio en su situación laboral debe comunicarse a través del sistema de notificación por SMS.

Lo que debe hacer el departamento de RR. HH. en su lugar

• Utiliza el sistema de notificación por SMS: si una relación laboral finaliza tras la concesión del visado, notifica a el Ministerio del Interior a través de la sección «Notificar nueva actividad» del portal SMS. De este modo se pone en marcha el proceso adecuado de reducción de la duración del visado.
• Respeta el plazo de 10 días: debes notificar una baja o la rescisión de un contrato en un plazo de 10 días laborables a partir del último día de trabajo del empleado.  

⚠️ El riesgo de incumplimiento: intentar «retirar» un certificado de aptitud (CoS) de un empleado en activo o que haya dejado la empresa deja un vacío importante en los registros del sistema de gestión de la seguridad (SMS). Los inspectores del Ministerio del Interior buscan activamente estas discrepancias en los informes durante las auditorías.

Cómo retirar una declaración de solvencia: paso a paso

Paso 1: Inicia sesión en el SMS

Solo los usuarios de nivel 1 y nivel 2 pueden tramitar una baja del CoS. Los usuarios de nivel 1 tienen acceso completo a la licencia; los usuarios de nivel 2 pueden gestionar las tareas del CoS, pero no la configuración de la licencia. Inicia sesión en el portal SMS del Ministerio del Interior con tus credenciales personales; el uso de credenciales compartidas constituye una infracción de las normas de cumplimiento.

Paso 2: Comprueba el estado del CoS antes de actuar

Busca el CoS en la sección «Gestionar CoS activos» del panel de control de SMS. Comprueba su estado: asignado (aún no utilizado en una solicitud), utilizado (presentado junto con una solicitud de visado) o caducado. Actuar sin comprobar primero el estado puede dar lugar a problemas de cumplimiento irreversibles, especialmente si la solicitud ya está en trámite en UKVI.

Paso 3: Iniciar la retirada

En «Obligaciones de patrocinio» → «Gestionar CoS activos», busca el registro de CoS correspondiente. Selecciona «Retirar CoS» y confirma. El SMS generará una confirmación. Guarda una captura de pantalla o anota la fecha y hora de la confirmación para tu archivo del Apéndice D.

Paso 4: Informar al trabajador

Tienes la obligación legal y ética de informar al trabajador sin demora. Explícale con claridad qué ha ocurrido, por qué y qué implicaciones tiene para el trámite de su visado. Si ya ha presentado una solicitud utilizando esta CoS, aconséjale que solicite asesoramiento en materia de inmigración de inmediato, ya que es posible que tenga que retirar o suspender su solicitud. Documenta tu notificación por escrito y consérvala en tus registros de cumplimiento del Apéndice D.

Paso 5: Actualiza tus registros internos

Elimina el CoS de tu registro activo de seguimiento de patrocinios, actualiza tu sistema de recursos humanos y conserva toda la documentación relativa a la baja. El Ministerio del Interior recomienda conservar los registros de baja durante al menos un año tras la baja, o más tiempo si surge alguna consulta relacionada con el cumplimiento normativo.

Paso 6: Valorar si es necesario un nuevo CoS

Si se vuelve a ofrecer el mismo puesto, ya sea al mismo trabajador o a un nuevo candidato, se deberá asignar un nuevo Certificado de Patrocinio. El Certificado de Patrocinio retirado no se puede reutilizar. Hay que presupuestar de nuevo la tasa de 525 £; no hay exención ni crédito por un Certificado de Patrocinio retirado anteriormente.

Repercusiones de la retirada del CoS en el trabajador

La retirada de un CoS afecta a cada solicitante de forma diferente, dependiendo de en qué fase del proceso de solicitud de visado se encuentre:

• Visa aún no solicitada: El número de referencia del CoS deja de ser válido al instante. El candidato no podrá continuar hasta que usted emita uno nuevo.
• Solicitud de visado en trámite: se debe notificar a UKVI. La solicitud será denegada a menos que el solicitante la retire formalmente antes.
• Trabajador que ya se encuentra en el Reino Unido: Actúe con extrema precaución. Si el trabajador se acoge a la autorización prevista en la sección 3C (permanencia legal a la espera de una resolución sobre el visado), la retirada de la CoS puede poner fin de inmediato a su estancia legal en el Reino Unido. Solicite asesoramiento jurídico antes de actuar.

Buenas prácticas de RR. HH.: Comunica los cambios de inmediato. Los candidatos asumen importantes riesgos económicos y personales al trasladarse al Reino Unido. Ser transparente y documentarlo todo protege tu reputación como empresa internacional.

Repercusiones en tu licencia de patrocinador

• Es poco probable que una única retirada, siempre que se justifique por motivos comerciales documentados, dé lugar a una revisión de cumplimiento.
• Las retiradas repetidas, sobre todo si no van acompañadas de una documentación clara, pueden levantar sospechas durante una auditoría del Ministerio del Interior. El UKVI busca patrones que sugieran una asignación especulativa de CoS.
• Documenta siempre el motivo de cada retirada en los registros del Apéndice D. «Puesto suprimido» o «el trabajador ha retirado su aceptación» son motivos justificables. Una retirada no documentada, en cambio, no lo es.
• Si la baja afecta a un trabajador que ya ha presentado una solicitud de visado, las implicaciones en materia de cumplimiento normativo son mayores; por lo tanto, se recomienda consultar con un especialista en gestión de CoS antes de continuar.

Para tener una visión completa de tus obligaciones de cumplimiento normativo actuales, realiza la evaluación de cumplimiento de la licencia de patrocinador del Reino Unido de Jobbatical para detectar cualquier deficiencia antes de que se convierta en un problema.

Buenas prácticas para evitar retiradas innecesarias de CoS

• Comprueba dos veces los datos fundamentales: verifica el código SOC, el umbral salarial y la descripción del puesto según las normas del UKVI antes de pulsar «Enviar». Compáralos con la lista de comprobación del documento CoS.
• Comprueba que los datos de los pasaportes coincidan exactamente: verifica el nombre, la fecha de nacimiento y la nacionalidad del candidato. Los errores tipográficos en estos campos no suelen poder subsanarse con una nota del patrocinador y requieren volver a iniciar todo el proceso desde el principio.
• Consigue una confirmación por escrito: nunca asignes un CoS definido basándote en un acuerdo verbal. Obtén primero una confirmación por escrito del candidato para asegurarte de que está comprometido.
• Establecer aprobaciones internas: exigir la aprobación conjunta de RR. HH. y del responsable de contratación antes de generar una carta de oferta, con el fin de detectar cambios de última hora en el puesto o el salario.
• Realiza un seguimiento de las fechas de caducidad: configura alertas automáticas para el plazo de validez de 3 meses del CoS definido. Dejar que un CoS caduque implica tener que pagar nuevas tasas y retrasar la contratación.
• Consulte a expertos en casos complejos: solicite asesoramiento especializado de inmediato si un candidato ya ha presentado su solicitud de visado, o si la cancelación se debe a un despido por exceso de personal, conducta indebida o resultados negativos en la verificación de antecedentes.

Aprovecha la tecnología de movilidad global: evita por completo los errores manuales utilizando un servicio gestionado como Jobbatical. Realizamos comprobaciones de cumplimiento normativo en cada CoS antes de su envío para detectar errores antes de que lleguen al portal SMS. Reserva una demostración para ver cómo funciona.

Resumen

• Retirar la solicitud de CoS es fácil cuando el trabajador aún no ha solicitado el visado; pero se complica, y tiene consecuencias, una vez que la solicitud de visado está en trámite.
• Es importante comprender la diferencia entre la notificación de baja y la de rescisión, ya que ello conlleva un riesgo de incumplimiento normativo y de graves problemas para la situación migratoria de tus trabajadores.
• Si no estás seguro de si la retirada es la medida adecuada, o si estás tramitando una solicitud de visado en curso, habla con el equipo de inmigración de Jobbatical en el Reino Unido antes de llevar a cabo cualquier acción indicada en el SMS.

Aviso legal: Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.