Caso práctico de EOR Immigration Partner: 8 países, 90 casos, 16 000 € ahorrados

Convertir la inmigración en una capacidad de producto escalable para las plataformas globales de EOR.

Una empresa líder en tecnología de recursos humanos y SaaS, especializada en servicios de «Employer of Record», ha incorporado la experiencia de Jobbatical en movilidad global a su producto, prestando servicio a profesionales internacionales con una puntuación de satisfacción de 4,8 estrellas.

Principales conclusiones

Amplio alcance global

Gestión fluida de los trámites de inmigración y la movilidad internacional a través de Jobbatical en ocho mercados internacionales clave (Emiratos Árabes Unidos, Alemania, España, Reino Unido, India, México, Polonia y Estados Unidos), diseñada específicamente para un proveedor global de servicios de EOR.

Alta eficiencia volumétrica

Gestionó con éxito 90 casos complejos de inmigración a lo largo de 12 meses utilizando la plataforma Jobbatical, logrando despliegues globales ultrarrápidos con un procesamiento integral en tan solo una semana.

Optimización significativa de los recursos

Gracias a los flujos de trabajo automatizados de Jobbatical, los equipos internos de tecnología de RR. HH. ahorraron 81,1 horas de trabajo administrativo, lo que supuso un ahorro total en costes operativos de 16 220 €.

Una experiencia excepcional para el talento

Ha obtenido una puntuación de satisfacción del talento de 4,8 sobre 5,0 —casi perfecta— a través de la experiencia de los empleados trasladados de Jobbatical, lo que garantiza una incorporación fluida, el cumplimiento normativo y la retención del personal en plantillas globales distribuidas.

Colaboración entre Jobbatical y EOR para la prestación de servicios de inmigración

Ponte en contacto con Jobbatical

Situación

Una plataforma de EOR que crece más rápido que su capacidad para gestionar la inmigración

Las empresas de «empleador oficial» (EOR) asumen una responsabilidad única: son legalmente el empleador en todos los países en los que sus clientes contratan personal, lo que significa que todos los visados, permisos de residencia y autorizaciones de trabajo de cada trabajador contratado pasan por ellas. Para una plataforma EOR en rápido crecimiento que presta servicio a clientes en varios continentes, esto plantea un problema de gestión de la inmigración que se agrava con cada nuevo mercado al que se accede.

Este proveedor de servicios de EOR había creado una sólida plataforma para la gestión global del empleo —nómina, prestaciones, cumplimiento normativo—, pero su servicio de asistencia en materia de inmigración se había quedado rezagado. Los casos se gestionaban de forma reactiva, las respuestas eran lentas y los trabajadores que se desplazaban entre los Emiratos Árabes Unidos, Alemania, España, el Reino Unido, la India, México, Polonia y los Estados Unidos sufrían retrasos e inconsistencias. La plataforma necesitaba un socio de movilidad global fiable y escalable para EOR, uno que pudiera integrarse en su experiencia de producto sin que tuvieran que contratar internamente a un equipo de inmigración multinacional.

Fue entonces cuando se asociaron con Jobbatical.

Países incluidos en el acuerdo de colaboración en materia de inmigración de la EOR

8 mercados activos

EAU

Visado de negocios

Alemania

Visado de trabajo

España

Inmigración

Reino Unido

Trabajador cualificado

Portugal

Evaluación del caso

México

Inmigración

Polonia

Permiso de residencia

Estados Unidos

Visado de negocios

Consúltanos sobre inmigración

Disparador

El obstáculo de la escalabilidad: un sistema de inmigración que funcionaba con 10 empleados dejó de hacerlo al llegar a los 100

La cartera de clientes de la plataforma EOR crecía de forma constante, y con cada nueva empresa llegaba una nueva oleada de trabajadores que necesitaban asistencia en materia de inmigración en diferentes jurisdicciones. Los casos que se recibían eran muy variados: evaluaciones de visados de negocios, solicitudes de visados para trabajadores cualificados, renovaciones de permisos de residencia, asesoramiento sobre visados familiares y clasificación de casos urgentes para trabajadores que ya se encontraban en el país.

Su enfoque actual —una combinación de personal de RR. HH. generalista interno y consultas puntuales a abogados locales— generaba tres problemas que se agravaban mutuamente:

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Puntos de inflexión antes de la asociación con Jobbatical

✕ No existía una única fuente de información fiable sobre el estado de los casos en los ocho países; los equipos de RR. HH. de las empresas clientes no podían obtener plazos claros ni información actualizada.

✕ Los tiempos de respuesta a las consultas sobre inmigración se medían en días, no en horas, lo cual era inaceptable para los trabajadores que tenían que cumplir plazos de visado o ventanas de viaje.

✕ Las normas de inmigración específicas de cada país se aplicaban de forma inconsistente; estaban surgiendo incumplimientos a medida que el EOR se expandía a nuevos mercados como Polonia y México.

✕ La calidad de la evaluación de los casos variaba mucho en función de la persona interna que se encargara de la solicitud; no existía un nivel de revisión a cargo de expertos.

✕ No existía un proceso estructurado para los casos de visados familiares ni para la reserva de citas, lo que significaba que los trabajadores dependientes se gestionaban de forma totalmente improvisada.

Jobbatical intervino para estabilizar y estandarizar las operaciones de inmigración fragmentadas del cliente, combinando su plataforma de movilidad global con una experiencia práctica y específica de cada país en todos los mercados activos. En lugar de gestionar los casos de forma aislada, Jobbatical implantó un sistema centralizado que creó una única fuente de información fiable para el seguimiento de los casos, lo que proporcionó a los equipos de RR. HH. visibilidad en tiempo real sobre los plazos, los hitos y los siguientes pasos en los ocho países.

Lo que dijo el empleador

Responsable de movilidad global, plataforma EOR

«La gestión de la inmigración no es un servicio opcional para una empresa de gestión de personal (EOR), sino su producto principal. Cuando se retrasa el visado de un trabajador contratado, toda la relación laboral queda en peligro. Necesitábamos un verdadero socio en materia de inmigración que pudiera trabajar a nuestro ritmo y a nuestra escala».

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Solución‍

Jobbatical se consolida como el pilar global de la EOR en materia de inmigración

Jobbatical puso en marcha un modelo de colaboración en materia de inmigración que abarcaba todo el ciclo de tramitación de los visados y los trámites de movilidad de los trabajadores contratados por este proveedor de servicios de EOR. La colaboración se articuló en torno a tres pilares de servicio.

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Evaluación de casos y análisis de requisitos Para cada nueva contratación o traslado, Jobbatical llevó a cabo evaluaciones previas estructuradas de cada caso, determinando la vía de visado adecuada, identificando los riesgos relacionados con los requisitos y trazando la ruta de inmigración óptima antes de presentar cualquier solicitud. Esto eliminó las conjeturas y redujo el riesgo de que los casos fracasaran.
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Gestión integral de expedientes de inmigración Jobbatical gestionó 90 expedientes de inmigración a lo largo de 12 meses, lo que incluyó solicitudes de visado, permisos de residencia y tramitación de visados de negocios en ocho países. Todos los expedientes se supervisaron en la plataforma de Jobbatical, y el equipo de RR. HH. del EOR pudo acceder a actualizaciones de estado en tiempo real.
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Asistencia en los trámites de visados familiares y de familiares a cargo Se gestionaron tres expedientes de visadosfamiliares junto con los de los trabajadores principales, garantizando así que las parejas y los hijos a cargo no tuvieran que lidiar solos con los trámites de inmigración y que los plazos familiares se coordinaran con el calendario de visados del propio trabajador.
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Contratación de citas y logística en el país Se concertaron siete citas en nombre de los trabajadores —franjas horarias en el consulado, citas para la toma de datos biométricos y registros ante las autoridades locales—, lo que liberó tanto al trabajador como al equipo de RR. HH. del EOR de una tarea que requiere mucho tiempo y que varía según el país.
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Gestión de consultas y acuerdo de nivel de servicio (SLA) con respuesta en 24 horas Jobbatical gestionó las consultas sobre inmigración tanto del equipo de RR. HH. del EOR como de los propios trabajadores contratados, manteniendo una tasa de respuesta en el mismo día del 82 %, lo que convirtió un proceso anteriormente poco fiable en un servicio predecible y de alta calidad.

Cómo se gestiona un caso a través de la integración de Jobbatical y EOR

Flujo de trabajo integral

Se ha activado la contratación de un nuevo empleado

EOR incorpora a un trabajador en un nuevo país

Día 0

Evaluación del caso

Jobbatical comprueba los requisitos y la ruta

Día 1-2

Preparación de documentos

Documentación de trabajadores y empleadores recopilada

Días 3 a 7

Solicitud presentada

Visado o permiso presentado tras una revisión por parte de expertos

Días 7 a 10

Aprobación e incorporación

Inicio de la contratación de trabajadores, presentación de la documentación de cumplimiento

En tan solo una semana

Colabora con nosotros

90 casos, 8 países, 16 220 € ahorrados... y una valoración de 4,8

A lo largo de doce meses, Jobbatical gestionó la totalidad de los trámites de inmigración de los trabajadores contratados por este proveedor de servicios de EOR, ofreciendo resultados consistentes y de calidad profesional en todos los mercados, sin incumplir plazos ni registrar denegaciones de visado atribuibles a errores en la gestión de los expedientes.

Total de casos de inmigración resueltos en 12 meses

€16,220

Ahorro total de costes en comparación con la gestión interna o puntual

81,1 horas

Horas de trabajo de RR. HH. ahorradas: tiempo dedicado a tareas estratégicas

4.8 ★

Índice de satisfacción del talento en todos los casos

82%

Las consultas se responden en el plazo de un día laborable

1 semana

Se ha logrado el plazo más breve para todo el proceso de inmigración

Desglose de casos por tipo — 12 meses

Casos de talento

90 en total

Casos de visados

78 casos

Permisos de residencia

16 permisos

Solicitudes de visado familiar

Citas concertadas

Responsable de movilidad global, plataforma EOR

¿Necesitas ayuda con los trámites de inmigración?

Antes y después

El cambio operativo: de un enfoque reactivo y fragmentado a una experiencia integrada

Zona	Antes de Jobbatical	Después de Jobbatical
Información sobre inmigración	Remisiones puntuales y locales por país: no existe un enfoque unificado	Un único socio que abarca ocho países con estándares uniformes
Gestión de casos	Se lleva un seguimiento en cadenas de correo electrónico y hojas de cálculo, sin visibilidad en tiempo real	Plataforma centralizada con información en tiempo real sobre el estado de los expedientes para los equipos de RR. HH.
Tiempo de respuesta de la consulta	Días: sin acuerdo de nivel de servicio; los equipos de RR. HH. tuvieron que insistir a las personas para obtener información actualizada	El 82 % de las consultas se responden en el plazo de un día laborable
Asistencia para la tramitación de visados familiares	No está estructurado; los dependientes se gestionan por separado con directrices poco coherentes	Los casos familiares se tramitan en paralelo con los casos laborales, con plazos coordinados
Gestión de citas	Los trabajadores y los responsables de RR. HH. encargados de concertar citas en el consulado o para la toma de datos biométricos	Jobbatical se encarga de todo el proceso de reserva de citas de principio a fin
Tiempo dedicado a recursos humanos	Se calcula que cada coordinador de recursos humanos dedica más de 81 horas al año a tareas administrativas relacionadas con la inmigración.	81,1 horas dedicadas a tareas estratégicas de recursos humanos
Coste financiero total	Mayor coste por caso debido a la fragmentación del gasto en servicios jurídicos y a la ineficiencia	Un ahorro total de 16 220 € en 12 meses
Experiencia de talento	Los trabajadores se sentían desamparados; la incertidumbre sobre la situación de sus visados era habitual	Puntuación de satisfacción de 4,8/5,0 otorgada por los trabajadores contratados

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Por qué es importante para los proveedores de EOR: La inmigración es una decisión relacionada con el producto

Para las empresas de EOR, la gestión de la inmigración no es una simple tarea administrativa: es un factor determinante directo de la calidad del producto y la fidelización de los clientes. Si se retrasa, se gestiona incorrectamente o se deniega el visado de un trabajador contratado, esto repercute directamente en la plataforma de EOR. Los clientes eligen a sus socios de EOR, en parte, por la solidez de su apoyo en materia de inmigración, y los abandonan cuando ese apoyo falla.

La cuestión a la que se enfrenta toda empresa de EOR en expansión no es si invertir en servicios de apoyo a la inmigración para sus servicios de EOR, sino si desarrollarlos internamente, adquirirlos o asociarse con un socio. Desarrollarlos internamente lleva años. Adquirirlos de forma fragmentada genera la fragmentación que este caso práctico ha resuelto. Asociarse con un socio especializado en movilidad global para EOR, como Jobbatical, ofrece resultados de calidad profesional, ahorros cuantificables y una experiencia para el talento que refuerza la propia marca de la empresa de EOR.

La tasa de respuesta a las consultas en el mismo día del 82 %, la puntuación de satisfacción del talento de 4,8 y el ahorro de costes de 16 220 € no son el resultado de una relación transaccional con un proveedor. Son el resultado de una colaboración estructurada en materia de servicios de inmigración EOR, en la que Jobbatical opera como parte integrante del producto, y no como un proveedor independiente.

«La lección que aprendimos fue que la inmigración es una decisión relacionada con el producto. Cuando la tratamos como tal —y encontramos un socio que cumplía con ese criterio—, toda nuestra propuesta al cliente se vio reforzada».

— Director general, EOR Platform

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Cómo una plataforma global de EOR prestó apoyo en materia de inmigración en ocho países con Jobbatical