Personio: atraer a los mejores talentos con una experiencia de movilidad de primer nivel

Personio es una solución de software de RR.HH. todo en uno que agiliza los procesos de RR.HH., desde la gestión central de RR.HH. hasta el seguimiento de la adquisición de talento, nóminas sin fisuras y mucho más, incluyendo cientos de integraciones flexibles con herramientas populares en el lugar de trabajo. Ahora con oficinas en seis países diferentes y un equipo internacional diverso, Personio impulsa a más de 1 millón de personas en todo el mundo en su lugar de trabajo.

Necesidad de experiencia local y apoyo sobre el terreno

A pesar de que la empresa opera en cinco países, el equipo de movilidad global de Personio tenía su sede en Alemania. Reece Procter, responsable de movilidad global en Personio, relata cómo esta situación planteó al equipo retos lingüísticos y dificultades relacionadas con las complejidades de los trámites de visados e inmigración. Esto se hizo especialmente patente en la oficina de Madrid, que se enfrentaba a problemas recurrentes y a bajos índices de satisfacción por parte del personal trasladado.

Trabajar con un socio generalista, sin «personal sobre el terreno que conociera el sistema al dedillo», supuso que el equipo de dos personas de Reece se viera obligado a gestionar internamente una parte importante del proceso: «Por mucho que intentáramos interactuar con las autoridades españolas, resulta difícil cuando ninguno de los dos habla español ni comprende realmente algunos de los intrincados trámites que hay que realizar para establecerse en un país como España». 
Para dar respuesta a estas dificultades y ofrecer apoyo especializado sobre el terreno a sus candidatos que se trasladaban, Personio se asoció con Jobbatical. «Queríamos apostar por un socio que tuviera presencia en España, buenas valoraciones, experiencia con los trámites españoles de visados e inmigración, y personal sobre el terreno que pudiera ayudarnos a nosotros y a nuestros empleados, y mejorar la experiencia de reubicación de nuestros candidatos». 

Escalado sencillo

Desde que se asoció con Jobbatical, Personio ha crecido de forma considerable como empresa y ha realizado una importante inversión en movilidad internacional y casos de reubicación, no solo en Madrid, sino también en una nueva oficina en Barcelona. Con un enorme crecimiento previsto, mejorar la experiencia de movilidad de sus candidatos significaba impulsar el crecimiento de la empresa. Como dice Reece: «No podríamos seguir contratando a los mejores profesionales para esa ubicación si las personas que se trasladaban allí no tuvieran una buena experiencia y no lo recomendaran a otros». Durante este periodo de crecimiento y mayor afluencia de personal a sus oficinas españolas, Jobbatical resultó de gran utilidad, ya que proporcionó al equipo de movilidad de Personio una visión general y el control de todo el proceso de movilidad.

Reece destaca cómo obtener actualizaciones de estado en tiempo real, saber en qué punto se encuentra el proceso y poder marcar rápidamente cualquier problema "simplemente hace la vida mucho más fácil". El acceso a un historial completo del caso y la visibilidad de cada paso del proceso permite a los distintos miembros del equipo hacer un seguimiento eficaz de los casos individuales y faculta al equipo para perseguir a los propios empleados cuando falta información o acciones por su parte. - "Tenemos toda la documentación en un solo lugar. Es un sistema de registro realmente importante para nosotros".

No sólo visados e inmigración

«Cada caso es particular y único», afirma Reece, lo que requiere algo más que unos trámites de visado e inmigración simplificados. Aunque la automatización de Jobbatical destaca en ese aspecto, también supone una ventaja a la hora de ofrecer apoyo para la adaptación. Reece explica: «Está muy bien que la gente tenga la documentación en regla, pero hay muchas otras cosas que gestionar además de eso. La gente se traslada con sus familias, tiene que buscar vivienda, organizar la escolarización de los niños… Es un paso enorme para ellos».

Poder seguir todo el proceso de movilidad, de principio a fin, en una única plataforma es una gran ventaja para Personio a la hora de ayudar a sus empleados a instalarse en sus nuevos hogares. Además, Reece destaca las crecientes integraciones con proveedores externos que apoyan aún más la reubicación más allá del visado y la inmigración.

Prestar a los candidatos "la atención que merecen"

Para Personio, el ahorro de tiempo fue una de las principales ventajas de colaborar con Jobbatical. Desde la creación de un caso hasta su gestión, la automatización de la plataforma elimina tareas repetitivas como copiar y pegar, ofrece actualizaciones en tiempo real y envía alertas sobre las acciones necesarias. Por su parte, los agentes especializados de Jobbatical ofrecen asistencia experta durante todo el proceso, lo que garantiza que todo vaya sobre ruedas. «Podemos desentendernos en gran medida porque confiamos en que los gestores de casos se encargan de todo».

Este ahorro de tiempo permitió a Reece y a su equipo «centrarse en las personas que se mudan y brindarles el cuidado y la atención que se merecen». Este cambio transformó la experiencia de la mudanza, pasando de ser una experiencia poco satisfactoria a una mejora del 30 % en los índices de satisfacción casi inmediatamente después de asociarse con Jobbatical. Estas altas puntuaciones se mantuvieron constantes, y en algunos trimestres se alcanzó un 100 % de valoraciones positivas. 

Para Reece, gran parte de este éxito se debe a los agentes de Jobbatical: «Además de la oferta tecnológica, que es fantástica, los propios gestores de casos son brillantes. Se preocupan de verdad por los empleados de Personio. Hacen todo lo posible por ofrecerles una experiencia excelente, les ayudan con cualquier duda que tengan y les tranquilizan respecto a sus inquietudes. Cuando recibimos comentarios por escrito, los empleados siempre se dirigen a los agentes por su nombre». 

Los resultados en cifras

Jobbatical resultó ser entre un 10 % y un 15 % más rentable, lo que supuso un ahorro medio de entre 300 y 400 € por caso. Además de estas ventajas económicas, el equipo de movilidad global de Personio ha podido reducir significativamente el tiempo dedicado a cada caso: «Teníamos que dedicar muchas horas de trabajo manual a intentar resolver los procesos. Poder confiar en que esos procesos se completan nos ahorra probablemente entre cinco y diez horas, como mínimo, en cada caso. Hemos calculado que el ahorro de tiempo asciende a cientos de horas en comparación con hacerlo manualmente».

Reece explica cómo el tiempo ahorrado gracias a Jobbatical permitió a su equipo volver a centrarse en la mejora de los procesos internos y destinar recursos a otros retos, como la ayuda para la búsqueda de vivienda. Aprovechando la plataforma y los socios de Jobbatical, Personio cuenta ahora con un sólido servicio de ayuda para la búsqueda de vivienda, que aborda una de las áreas más complejas para los empleados que se trasladan: «Hemos observado un aumento considerable de los comentarios sobre la experiencia de las personas con la búsqueda de vivienda». 

La colaboración entre Personio yJobbatical ha impulsado el crecimiento no solo gracias al ahorro de costes y tiempo, sino también al facilitar el acceso a los mejores talentos. «Estamos recibiendo muchas recomendaciones de boca en boca para las oficinas de España porque las personas que se han trasladado anteriormente han tenido una experiencia excelente, y eso amplía nuestra red para contratar mejor y cerrar ofertas que quizá antes no habríamos cerrado tan rápidamente», explica Reece. «La inversión que hemos realizado ha dado sus frutos, no solo para mí, sino también para todas las demás áreas de la empresa que han podido contratar gracias a estas recomendaciones».

Una asociación en expansión

A la luz del éxito de la colaboración hasta la fecha, Personio amplía su asociación con Jobbatical para abarcar los traslados al Reino Unido. Reece añadió: «Nos complace reforzar nuestra relación con Jobbatical en una zona que promete ser un área de fuerte crecimiento para nosotros. Estamos muy agradecidos de saber que podemos confiar en nuestra asociación con Jobbatical , dado el éxito que hemos tenido hasta ahora, a medida que seguimos contratando talento clave, y podemos estar seguros de la calidad del servicio y la asistencia a la hora de atraer a esas personas para que se unan a Personio».

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