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Cuando el visado de un empleado no perteneciente a la UE caduca durante el plazo de preaviso, el departamento de RR. HH. debe garantizar el cumplimiento de la normativa alemana en materia de residencia. Una solicitud de permiso de residencia en trámite, acompañada de un «Fiktionsbescheinigung», puede garantizar la continuidad jurídica tanto de la residencia como del empleo. A continuación se explica cómo se aplica y qué debe hacer el departamento de RR. HH.
¿Puede un empleado seguir trabajando en Alemania mientras está pendiente la tramitación de su solicitud de permiso de residencia, sobre todo si su visado actual caduca antes de que le concedan una cita?
Sí, los empleados pueden seguir trabajando legalmente mientras se tramita el permiso de residencia gracias al sistema alemán de permiso ficticio (Fiktionsbescheinigung). Cuando se presenta una solicitud de permiso de residencia antes de que caduque el visado, el efecto ficticio se aplica automáticamente, lo que permite continuar con la relación laboral. Si se necesita documentación adicional, los empleadores pueden solicitar un certificado ficticio oficial a la oficina de inmigración como prueba de la autorización para trabajar. Para los empleados que tengan previsto abandonar Alemania tras cumplir su plazo de preaviso, este procedimiento ofrece la cobertura legal suficiente sin necesidad de solicitar visados alternativos, como la «Opportunity Card».
Garantizar el empleo legal en Alemania
Contexto y antecedentes
Una empresa internacional con sede en Alemania se enfrentó a un dilema habitual en materia de cumplimiento normativo: uno de sus empleados extranjeros había presentado una solicitud de renovación del permiso de residencia en Leipzig, pero aún no había recibido ninguna resolución ni fecha de cita. Mientras tanto, el empleado había presentado su dimisión y se encontraba cumpliendo un plazo de preaviso de tres meses, pero su visado vencía a mitad de dicho plazo. La empresa necesitaba tener la seguridad de que el empleado pudiera seguir trabajando legalmente hasta su marcha.
El desafío
El departamento de Recursos Humanos tenía dudas sobre:
- Si el empleado podría seguir trabajando legalmente tras la fecha de caducidad del visado.
- Si se podría expedir un «Fiktionsbescheinigung» a pesar de que la solicitud de permiso de residencia aún estuviera pendiente de tramitación.
- ¿Qué pruebas se exigían para cumplir con los requisitos de las autoridades internas de cumplimiento normativo y de inmigración durante la transición?
Normativa aplicable: Efecto ficticio
De conformidad con los apartados 3 y 4 del artículo 81 de la Ley de Residencia alemana (Aufenthaltsgesetz), el efecto ficticio (Fiktionswirkung) entra en vigor de forma inmediata una vez que se presenta la solicitud de renovación del permiso de residencia antes de que caduque el visado vigente. Este efecto prorroga tanto el derecho de residencia legal como los derechos laborales hasta que la oficina de extranjería emita una resolución. Esto se aplica incluso si aún no se ha expedido físicamente el documento Fiktionsbescheinigung. El correo electrónico de confirmación o el acuse de recibo de la solicitud pueden servir temporalmente como prueba mientras se espera la cita. Lea qué hacer cuando la expiración del visado coincida con una entrevista de seguridad del KVR.
Resultados
En este caso concreto, dado que la solicitud de renovación del permiso de residencia se presentó antes de que caducara el visado, se consideró que el empleado residía legalmente en el país y estaba autorizado a seguir trabajando en virtud del efecto ficticio.
Si el empleado deseaba permanecer en Alemania para buscar empleo tras la finalización de su contrato, solicitar la «Chancenkarte» (Tarjeta de Oportunidades) podría ser el siguiente paso. Sin embargo, dado que su intención era abandonar Alemania, bastaba con obtener la «Fiktionsbescheinigung».
Pasos para empresas y candidatos
Para empresas (equipos de RR. HH.):
- Comprueba que la solicitud de renovación del permiso de residencia se haya presentado antes de que caduque el visado.
- Solicita un recibo de presentación o un acuse de recibo oficial a la oficina local de inmigración.
- Informe a los equipos de nóminas y de cumplimiento normativo de que el empleado sigue estando autorizado a trabajar en virtud del Fiktionswirkung
- Ayuda al empleado a concertar una cita para recoger el certificado de residencia ficticia
Para el personal (empleados):
- Guarda copias de todos los documentos presentados y de la correspondencia con la oficina de inmigración.
- Sigue haciendo un seguimiento de la expedición del certificado de ficción.
- Si tiene previsto salir de Alemania tras haber presentado el preaviso, mantenga su permiso de residencia en vigor hasta su salida.
Principales conclusiones
- La presentación de una solicitud de permiso de residencia antes de que caduque el visado activa el efecto ficticio, lo que garantiza la residencia legal y la autorización para trabajar.
- El departamento de RR. HH. puede basarse en el comprobante de presentación mientras espera el certificado de residencia provisional oficial (Fiktionsbescheinigung)
- Una comunicación clara entre el departamento de RR. HH., el equipo de selección de personal y las autoridades de inmigración evita que se produzcan incumplimientos normativos durante los plazos de preaviso.
- Solicitar una «ChancenKarte»: es opcional si el candidato tiene intención de seguir trabajando o buscando empleo una vez finalizada la relación laboral.
Preguntas frecuentes
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