Evitar escollos: Cumplimiento, supervisión y mantenimiento de registros para patrocinadores de CdS

Para los equipos de RRHH que gestionan un Certificado de Patrocinio (CoS) bajo la ruta de Trabajador Cualificado u otras categorías de visados patrocinados, el cumplimiento de los requisitos de conformidad es crítico. El incumplimiento de las obligaciones puede acarrear sanciones, la suspensión de la licencia o la pérdida total de la licencia de patrocinio, lo que repercute directamente en la capacidad de la organización para contratar talentos extranjeros.

Este artículo describe las principales áreas de cumplimiento para los profesionales de RRHH, centrándose en la supervisión, la notificación de cambios y el mantenimiento de registros.

Responsabilidades de cumplimiento de los patrocinadores del CdS

El Ministerio del Interior británico espera que todos los patrocinadores autorizados cumplan estrictas normas de conformidad. RRHH debe garantizar:

• Emisión precisa y puntual de certificados de patrocinio
  
• Prevención del uso indebido o fraudulento de la documentación
  
• Mantenimiento de las condiciones legales de empleo de los trabajadores patrocinados
  
• Cumplimiento de las normas de inmigración en materia de salarios, funciones y horas de trabajo
  

Si no se aplican estas normas en los procesos de RRHH, aumenta el riesgo de que se tomen medidas para hacerlas cumplir.

Seguimiento de los empleados patrocinados

El control continuo garantiza que los trabajadores patrocinados cumplen las condiciones de su visado:

• Seguimiento de la asistencia y el lugar de trabajo (especialmente cuando se aplican acuerdos de trabajo híbrido o a distancia).
  
• Verificación de la concordancia de las funciones con el CdS original
  
• Control del cumplimiento salarial de los mínimos de la categoría de visado
  
• Detectar los primeros signos de incumplimiento, como la reducción de jornada o el cambio de funciones sin informar.
  

Una supervisión eficaz incluye la integración de los sistemas de RRHH con herramientas de información en tiempo real y revisiones periódicas de las fechas de caducidad de los visados.

Notificación de cambios al Ministerio del Interior

Cualquier cambio material en las circunstancias de los trabajadores patrocinados debe comunicarse sin demora:

• Cambio de puesto o de responsabilidades
  
• Ajustes salariales
  
• Cambio de domicilio profesional o de establecimiento
  
• Ausencia superior a los niveles permitidos
  
• Cese anticipado de la relación laboral
  

Los equipos de RRHH deben establecer flujos de trabajo internos para activar la generación automática de informes en el sistema de gestión de patrocinadores (SMS).

Obligaciones de registro

Un registro riguroso protege tanto al patrocinador como al trabajador:

• Copias de los pasaportes, visados y controles del derecho al trabajo de los trabajadores patrocinados
  
• Contratos de trabajo y descripciones de puestos
  
• Registros de ausencias, formación y medidas disciplinarias
  
• Documentos de nómina que confirmen el cumplimiento de los salarios
  
• Pruebas de las prácticas de contratación utilizadas para cubrir el puesto
  

Los registros deben ser fácilmente accesibles para las auditorías del Ministerio del Interior y conservarse durante el periodo de patrocinio más un año adicional.

Estrategias de reducción de riesgos

Para evitar la suspensión de la licencia o las multas, los RH deben:

• Realizar periódicamente auditorías internas de cumplimiento
  
• Formar al personal de RRHH y a los directivos sobre los requisitos específicos de los visados
  
• Utilizar plataformas centralizadas para las obligaciones de control y notificación
  
• Prepararse para las inspecciones sin previo aviso del Ministerio del Interior
  

Al integrar el cumplimiento en las operaciones de RRHH, las organizaciones reducen la exposición a los riesgos de inmigración, al tiempo que protegen su capacidad de contratar internacionalmente.