Cumplimiento, seguimiento y mantenimiento de registros de CoS: guía para patrocinadores del Reino Unido

Para los equipos de RR. HH. que gestionan un Certificado de Patrocinio (CoS) en el marco de la vía de trabajadores cualificados u otras categorías de visados patrocinados, es fundamental cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo. El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones, la suspensión de la licencia o la pérdida total de la licencia de patrocinador, lo que afectaría directamente a la capacidad de la organización para contratar talento extranjero. Consulte nuestra guía sobre «Qué ocurre cuando se revoca una licencia de patrocinador».

Este artículo describe los aspectos clave en materia de cumplimiento normativo para los profesionales de recursos humanos, centrándose en la supervisión, la notificación de cambios y el mantenimiento de registros.

Responsabilidades de cumplimiento de los patrocinadores del CdS

El Ministerio del Interior británico espera que todos los patrocinadores autorizados cumplan estrictas normas de conformidad. RRHH debe garantizar:

• Emisión precisa y puntual de certificados de patrocinio
  
• Prevención del uso indebido o fraudulento de la documentación
  
• Mantenimiento de las condiciones legales de empleo de los trabajadores patrocinados
  
• Cumplimiento de la normativa de inmigración en materia de salarios, funciones laborales y horarios de trabajo. Consulte el apéndice D de la Guía para patrocinadores del Reino Unido y los derechos de los trabajadores.
  

Si no se aplican estas normas en los procesos de RRHH, aumenta el riesgo de que se tomen medidas para hacerlas cumplir.

Seguimiento de los empleados patrocinados por CoS

El control continuo garantiza que los trabajadores patrocinados cumplen las condiciones de su visado:

• Seguimiento de la asistencia y el lugar de trabajo (especialmente cuando se aplican acuerdos de trabajo híbrido o a distancia).
  
• Verificación de la concordancia de las funciones con el CdS original
  
• Supervisión del cumplimiento de los requisitos salariales mínimos según la categoría de visado. Nuestra guía sobre los requisitos de inglés y salario para el visado de trabajador cualificado B2 del Reino Unido en 2026 te ayuda a mantenerte al día sobre los requisitos de visado.
  
• Detectar los primeros signos de incumplimiento, como la reducción de jornada o el cambio de funciones sin informar.
  

Una supervisión eficaz incluye la integración de los sistemas de recursos humanos con herramientas de generación de informes en tiempo real y revisiones periódicas de las fechas de caducidad de los visados. Evite los problemas de cumplimiento de la CoS con una supervisión profesional.

Automatización de la supervisión del cumplimiento de los requisitos de origen (CoS)

El seguimiento manual de las fechas de caducidad de los visados, los plazos de presentación de informes y las actualizaciones de los registros es donde la mayoría de los patrocinadores cometen errores. La automatización de estos flujos de trabajo reduce los errores humanos y genera un registro listo para auditoría que el Ministerio del Interior puede inspeccionar cuando lo solicite.

• Alertas automáticas sobre la caducidad de los visados: el software de recursos humanos avisa con suficiente antelación de las próximas fechas de caducidad de los visados y de las cartas de apoyo (CoS), de modo que las renovaciones y las comprobaciones del derecho a trabajar nunca pasen desapercibidas.
• Avisos por SMS: los sistemas integrados avisan de la necesidad de comunicar cambios significativos en el cargo, el salario o la dirección de trabajo en un plazo de 10 días laborables, lo que evita que se incumplan los plazos del Sistema de Gestión de Patrocinadores.
• Centralización de registros preparados para auditorías: los pasaportes, los códigos de acciones, los contratos y los documentos relativos a las nóminas se almacenan en un único lugar, se conservan durante el plazo exigido y se pueden consultar al instante en caso de inspección.
• Integración de HRIS/ATS: La sincronización de los datos de inmigración con los sistemas de recursos humanos existentes elimina las entradas duplicadas y garantiza la exactitud de los registros de los trabajadores patrocinados en todas las plataformas.

Centralizar el seguimiento del cumplimiento normativo en una única plataforma permite a los promotores estar preparados para las inspecciones durante todo el año. Descubre el módulo de seguimiento del cumplimiento normativo de Jobbatical y sus integraciones con sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y sistemas de selección de personal (ATS).

Modificaciones en la presentación de informes del CoS al Ministerio del Interior

Los patrocinadores deben comunicar cualquier cambio sustancial en las circunstancias de un trabajador patrocinado en un plazo de 10 días laborables a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS). Entre los cambios que deben comunicarse se incluyen:

• Cambio de puesto o de responsabilidades
  
• Ajustes salariales
  
• Cambio de domicilio profesional o de establecimiento
  
• Ausencia superior a los niveles permitidos
  
• Cese anticipado de la relación laboral
  

Los equipos de RR. HH. deben establecer flujos de trabajo internos para activar la generación automática de informes dentro del sistema de gestión de patrocinadores (SMS). Lee nuestra guía completa en el portal del sistema de gestión de patrocinadores del Reino Unido.

Obligaciones de mantenimiento de registros de CoS

Un registro riguroso protege tanto al patrocinador como al trabajador:

• Copias de los pasaportes, visados y certificados de permiso de trabajo de los trabajadores patrocinados. Para más información sobre los requisitos de mantenimiento, consulta nuestro blog «Requisitos de mantenimiento y certificación de visados del Reino Unido para empleadores».
  
• Contratos de trabajo y descripciones de puestos
  
• Registros de ausencias, formación y medidas disciplinarias
  
• Documentos de nómina que confirmen el cumplimiento de los salarios
  
• Pruebas de las prácticas de contratación utilizadas para cubrir el puesto
  

Los registros deben ser fácilmente accesibles para las auditorías del Ministerio del Interior y conservarse durante el periodo de patrocinio más un año adicional.

Estrategias para evitar la suspensión del permiso de conducir y la pérdida de la licencia

Para evitar la suspensión de la licencia o las multas, los RH deben:

• Realizar periódicamente auditorías internas de cumplimiento
  
• Formar al personal de RRHH y a los directivos sobre los requisitos específicos de los visados
  
• Utilizar plataformas centralizadas para las obligaciones de control y notificación
  
• Prepárese para las inspecciones sin previo aviso del Ministerio del Interior. Para más información, consulte nuestra guía HC 1691 «Cambios en los visados del Reino Unido en 2026: lo que deben saber los empleadores».
  

Al integrar el cumplimiento en las operaciones de RRHH, las organizaciones reducen la exposición a los riesgos de inmigración, al tiempo que protegen su capacidad de contratar internacionalmente.

Descargo de responsabilidad:

Las normas de inmigración cambian con bastante frecuencia; por favor, consulte fuentes oficiales o póngase en contacto con nosotros para obtener la información más reciente antes de tomar cualquier decisión.