Formation à la conformité en matière d'immigration pour les équipes RH : Connaissances essentielles

Introduction

Pour les équipes de formation et les professionnels du développement des ressources humaines, il est essentiel de doter le personnel RH de connaissances sur la conformité en matière d'immigration afin de gérer les licences de parrainage britanniques et d'assurer l'emploi légal de ressortissants non britanniques dans le cadre d'itinéraires tels que les visas Skilled Worker ou Global Business Mobility (GBM). Avec les réglementations plus strictes de 2025 issues du Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Restoring Control over the Immigration System, et la transition vers le visa électronique d'ici le 31 décembre 2026, une formation complète est essentielle pour éviter des sanctions telles que des amendes pouvant aller jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur ou la révocation de l'autorisation. Ce guide présente les domaines de connaissances essentiels, les stratégies de formation et les meilleures pratiques pour préparer les équipes RH à la conformité en 2025.

Pourquoi la formation à la conformité en matière d'immigration est-elle importante ?

La conformité en matière d'immigration garantit le respect des réglementations de l'UKVI, protégeant ainsi les organisations contre les perturbations opérationnelles et les atteintes à la réputation. Les principales raisons de suivre une formation sont les suivantes

• Audits plus stricts: L'augmentation des inspections du ministère de l'Intérieur en 2025, avec 1 948 révocations de licence entre juillet 2024 et juin 2025, exige une conformité robuste.
• Des réglementations complexes: Les nouvelles règles, telles que les exigences du niveau 6 du RQF et les transitions vers le visa électronique, nécessitent des connaissances actualisées.
• Sanctions élevées: En cas de non-respect, des amendes (20 000 livres sterling par travailleur clandestin) peuvent être infligées, la licence peut être suspendue ou retirée.
• Soutien aux employés: Des équipes de RH formées guident les travailleurs tout au long des procédures d'obtention de visa, améliorant ainsi la fidélisation et le moral des employés.

Action de formation: Donner la priorité à la formation sur la conformité en matière d'immigration afin d'atténuer les risques et de soutenir la mobilité des talents à l'échelle mondiale.

Domaines de connaissances essentiels pour les équipes RH

Les programmes de formation doivent couvrir ces sujets essentiels pour garantir la conformité :

1. Responsabilités du sponsor en matière de licence

• Vue d'ensemble: Comprendre les obligations d'un parrain agréé, y compris la tenue de registres, les rapports et les vérifications du droit au travail.
• Rôles clés: Ordonnateur (supervise la conformité), contact principal (liaison avec l'UKVI), utilisateur de niveau 1 (tâches liées au SMS) et utilisateur de niveau 2 (assistance).
• Obligations de conformité:
  
  • Conserver les dossiers (CdS, fiches de paie, contrats) pour la durée du parrainage plus 1 an.
  • Signaler par SMS les changements concernant les travailleurs (rôle, salaire, etc.) dans les 10 jours ouvrables et les changements organisationnels (adresse, etc.) dans les 20 jours ouvrables.
• Objectif de la formation: Sensibiliser à la navigation dans le SMS, à l'attribution des rôles et aux obligations de conformité.

2. Gestion du certificat de parrainage (CoS)

• Objet: le CdS est un dossier électronique pour les demandes de visa, détaillant la fonction, le salaire et la durée.
• Types: Définis (travailleur qualifié hors du pays) et non définis (dans le pays, GBM).
• Processus:
  
  • Demande d'attribution de CdS par SMS (525 £ par CdS).
  • Attribuer le CdS avec des détails conformes (niveau 6 du CQR, 41 700 £ pour un travailleur qualifié ou 48 500 £ pour un salaire de base).
• Objectif de la formation: Former à l'attribution, à l'assignation et à la vérification des CoS afin d'éviter les erreurs.

3. Contrôles du droit au travail

• Exigence: Contrôles préalables à l'embauche et contrôles annuels obligatoires pour vérifier le statut de travailleur légal.
• Méthodes:
  
  • Contrôles manuels (jusqu'en 2026) : Vérifier les permis de séjour biométriques (BRP) ou les vignettes de passeport.
  • Contrôles en ligne : Utiliser les codes de partage eVisa via les comptes UKVI (obligatoire après 2026).
• Conservation: Les dossiers sont conservés pendant la durée de l'emploi plus 2 ans.
• Objectif de la formation: Enseigner les processus de vérification, les transitions vers le visa électronique et les normes de tenue des dossiers.

4. Mises à jour réglementaires pour 2025

• Exigence du niveau 6 du CQR: Les fonctions doivent répondre à des normes de niveau de diplôme ou aux critères de la liste des pénuries temporaires.
• Seuils salariaux: 41 700 £ (ouvrier qualifié), 48 500 £ (GBM Senior/Specialist), ou 25 410 £ (GBM Graduate Trainee).
• Transition vers le visa électronique: D'ici au 31 décembre 2026, tous les travailleurs utiliseront les eVisas pour la vérification de leur statut.
• Augmentation des frais: Augmentation de 7 % du CdS (525 £), des frais de visa (625 £ - 1 423 £) et de la surtaxe pour la santé des immigrants (1 035 £/an) en avril 2025.
• Focus sur la formation: Mettre à jour les équipes RH sur les nouvelles règles, les seuils et les processus relatifs aux visas électroniques.

5. Audits du ministère de l'intérieur

• Types d'inspections : Inspections annoncées, inopinées, sur pièces ou sur place.
• Domaines d'intervention: Précision du CdS, contrôles du droit du travail, conformité des salaires et systèmes de ressources humaines.
• Sanctions:
  
  • Rétrogradation : plan d'action de 1 476 £, arrêt des nouveaux CoS.
  • Suspension : Arrêt des activités de parrainage.
  • Révocation : Interdiction de présenter une nouvelle demande pendant 12 mois.
  • Amendes : 20 000 livres sterling par travailleur clandestin.
• Objectif de la formation: Préparer les équipes aux processus d'audit, à l'accessibilité des dossiers et aux protocoles de réponse.

Action de formation: Développer des modules couvrant ces domaines, en mettant l'accent sur l'application pratique et les mises à jour de 2025.

Stratégies de formation pour les équipes RH

1. Élaborer un programme d'études complet:
   
   • Créer des modules sur les obligations liées à la licence de parrainage, la gestion du CdS, les contrôles du droit du travail, les règles 2025 et la préparation de l'audit.
   • Inclure des études de cas (par exemple, la correction d'un CdS non conforme) pour un apprentissage pratique.
2. Tirer parti de la technologie:
   
   • Utiliser des plateformes d'apprentissage en ligne (par exemple Moodle, Workday Learning) pour une formation évolutive et à la demande.
   • Incorporer des simulations de tâches liées au SGS et des audits fictifs.
3. Programmer des formations régulières:
   
   • Organiser une formation annuelle pour l'ensemble du personnel des RH, avec des mises à jour trimestrielles pour le personnel clé (utilisateurs de niveau 1, ordonnateurs).
   • Prévoyez un budget de 1 000 à 2 000 £ pour des formateurs externes ou de 2 000 à 5 000 £ pour des conseillers en immigration.
4. Engager des méthodes interactives:
   
   • Utiliser des ateliers, des jeux de rôle (par exemple, des scénarios d'audit) et des quiz pour renforcer l'apprentissage.
   • Fournir des modèles pour le CdS, les rapports et les contrôles du droit du travail.
5. Focus sur la transition vers le visa électronique:
   
   • Former à la création d'un compte UKVI et aux processus de vérification des visas électroniques.
   • Créer des guides à l'intention des employés pour soutenir les travailleurs d'ici au premier trimestre 2026.
6. Contrôle des connaissances en matière de conformité:
   
   • Évaluer l'efficacité de la formation à l'aide de quiz ou d'audits de conformité.
   • Suivre les taux d'achèvement via le SIRH pour garantir une pleine participation.

Action de développement des RH: Créer un portail de formation avec des modules, des modèles et des outils de suivi pour garantir un apprentissage cohérent.

Meilleures pratiques pour la formation au respect de la législation

1. Personnaliser en fonction des rôles:
   
   • Adapter la formation aux généralistes des RH (vue d'ensemble), aux utilisateurs de niveau 1 (tâches liées au SGS) et aux ordonnateurs (contrôle stratégique).
2. Intégrer au SIRH:
   
   • Relier la formation aux plateformes SIRH pour le suivi du CdS, l'établissement de rapports et la conformité au droit du travail.
   • Utiliser des tableaux de bord pour contrôler l'achèvement de la formation et les mesures de conformité.
3. Restez informé:
   
   • Abonnez-vous aux mises à jour du ministère de l'intérieur (gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) pour connaître les changements réglementaires en temps réel.
   • Incorporer les règles de 2025 (par exemple, la déclaration de travail hybride) dans la formation.
4. Réaliser des audits fictifs:
   
   • Simuler des visites du ministère de l'intérieur pour tester les connaissances des RH et la préparation du système.
   • Combler les lacunes dans les processus d'enregistrement ou d'établissement de rapports.
5. Engager des experts:
   
   • Faire appel à des conseillers en immigration pour les sujets complexes (par exemple, les réponses aux audits), en prévoyant un budget de 2 000 à 5 000 livres sterling.
   • Travailler en partenariat avec les équipes juridiques pour valider le contenu de la formation.

Action de formation: Créer un calendrier de formation à la conformité, intégrant des audits fictifs et des consultations d'experts.

Défis et stratégies d'atténuation

• Lacunes en matière de connaissances: Le nouveau personnel des RH peut manquer d'expertise en matière d'immigration. Atténuer ces lacunes par une formation d'intégration et un mentorat.
• Complexité réglementaire: Les fréquentes mises à jour de 2025 (par exemple, eVisa, RQF niveau 6) peuvent submerger les équipes. Fournir des modules de mise à jour de taille réduite.
• Contraintes en matière de ressources: Une formation à grande échelle peut grever les budgets. Utilisez des plateformes d'apprentissage en ligne rentables ou des formateurs internes.
• Transition vers le visa électronique: Les problèmes techniques liés aux comptes UKVI peuvent perturber l'apprentissage. Inclure l'assistance informatique dans les plans de formation.

Action de développement des ressources humaines: Relever les défis grâce à un apprentissage en ligne modulable et à des remises à niveau régulières en matière de conformité.

Conclusion

La formation à la conformité en matière d'immigration en 2025 est essentielle pour que les équipes RH puissent s'acquitter des tâches liées à la licence de parrainage, à la gestion du CdS, aux vérifications du droit au travail et aux audits. En couvrant les domaines de connaissances essentiels, en tirant parti de la technologie et en tenant compte des mises à jour de 2025 telles que les transitions eVisa, les équipes de formation et les professionnels du développement des ressources humaines peuvent garantir la conformité et minimiser les risques. Des programmes de formation stratégiques permettront au personnel des RH de soutenir la mobilité des talents à l'échelle mondiale tout en protégeant les opérations de l'organisation.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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